Klartext und Minimalismus: Erfolgreiches Projektmanagement ohne Chaos

Kann assertive Kommunikation in Kombination mit minimalistischem Projektmanagement wirklich das Chaos im Arbeitsalltag beseitigen? In dieser Episode von Einfachprojekte verspreche ich, Jörg Tausendfreund, dass ihr genau das lernen werdet. Wir setzen uns mit den Herausforderungen auseinander, denen Projektleitende oft gegenüberstehen, nämlich Projekte effizienter zu gestalten, obwohl sie keine disziplinarische Macht besitzen. Dabei zeige ich euch, wie man Teams durch Einladungen und Wertschätzung motiviert, um ein gesundes Arbeitsklima zu schaffen, das zu besseren Projektergebnissen führt. Ihr könnt erwarten, mehr über die Kunst der klaren Kommunikation zu entdecken, die weder aggressiv noch passiv wirkt, und erfahrt, wie ihr die Klaviatur der Projektmethoden virtuos spielen könnt, um Unnötiges zu eliminieren und Prioritäten klar zu bestimmen.

Gemeinsam gehen wir der Frage nach, wie konstruktiver Klartext und minimalistische Ansätze echte Produktivitäts- und Zufriedenheitsschübe auslösen können. Ich teile praktische Tipps, wie ihr in Teamrunden unwichtige Aufgaben aufdecken und streichen könnt, um den Fokus auf das Wesentliche zu lenken. Der Schlüssel liegt darin, ehrlich und direkt zu kommunizieren, ohne verletzend zu sein, und den Ballast sowohl in der Kommunikation als auch in den Prozessen zu minimieren. Abschließend lade ich euch ein, die besprochenen Ansätze in der Praxis auszuprobieren und eventuell tiefer in die Themen einzusteigen, um mit eurem Team gemeinsam echte Erfolge zu feiern.

Transcript

Jörg: 0:00

Hey, kennst du das auch? Du hast endlos To-Do's, zu viele Tools, zu viele Meetings, und am Ende des Tages weiß niemand, was wirklich geschafft wurde. Gleichzeitig schwirren Gerüchte, halbwahrheiten durch die Flure, und niemand traut sich, die Probleme beim Namen zu nennen, geschweige denn, klare Worte zu finden, ohne beleidigend zu sein. Wenn du das oder was ähnliches kennst, dann sollten wir heute gemeinsam über das spannende Thema konstruktiver Projektminimalismus nachdenken, oder ganz einfach weniger Chaos und mehr Klartext Sei dabei. Hand in Hand, building bridges of trust that forever stand.

Jörg: 0:47

Herzlich willkommen bei Einfachprojekte. Mein Name ist Jörg Tausendfreund, und du kannst hier für deine Projektarbeit Strategien, ansätze und Tipps bekommen, vor allem immer im Klartext gesprochen und für dich, damit du direkt was damit anfangen kannst. Sei einfach dabei.

Jörg: 1:14

Ganz herzlich willkommen zu dieser neuen Folge, in der es darum geht, weniger Chaos und mehr Klartext miteinander zu verbinden. Das heißt, zwei methodische Ansätze einmal die assertive Kommunikation und andererseits das minimalistische Projektmanagement zu kombinieren. Und das ist ja die Kunst. Die Kunst in der Projektarbeit ist es ja nicht, nur einzelne Methoden herauszugreifen und die dann für sich nutzbar zu machen, sondern die Kunst ist es ja tatsächlich, auf der Klaviatur der Projektmethoden virtuos zu spielen und Methoden und Methoden miteinander zu verbinden. Das wollen wir uns heute mal anschauen. Also wir schauen uns assertive, klar positionierte Kommunikation an und kombinieren diese mit minimalistischen Methoden, damit du weniger Stress hast, aber mehr Ergebnisse erzielst und einem guten, wertschätzenden Miteinander mit deinem Team auf jeden Fall näher kommst. Projektleitende haben häufig eher das Dilemma sie wollen auf der einen Seite niemanden vor den Kopf stoßen, aber im Kern brauchen wir Klarheit, wir brauchen Zuarbeit und wir brauchen konkrete Aussagen. Was passiert, wenn wir das nicht haben? Das Projekt dümpelt halt so vor sich hin, und keiner weiß so genau, was passiert. Keiner weiß so genau, was passiert, und es gibt eben einfach Wege und Möglichkeiten, klar und direkt, aber dennoch wertschätzend zu kommunizieren. Das ist also die Perspektive, die wir heute einnehmen wollen, und wir bringen eben diese beiden Methoden zusammen.

Jörg: 2:58

Wir bringen konstruktiven, klartext also assertive Kommunikation zusammen mit minimalistischem PM. Nochmal assertive Kommunikation bedeutet, ohne Aggression oder Passivität zu sagen, was Sache ist, um wirkliche Lösungen gemeinsam zu finden. Und minimalistisches PM ist eben einfach weniger Overhead, weniger Formulare, weniger in Dinge irgendwas eintragen und notieren. Es ist damit weniger Ablenkung und dafür einfach mehr Fokus auf das, um was es eigentlich im Projekt geht, auf wertvolle, nutzenstiftende Aufgaben. Wir versuchen also, kurz gesagt, verschwendung zu vermeiden. Stell dir also vor, du hättest einen klaren Blick auf die Prioritäten in deinem Team und könntest Missverständnisse oder Probleme direkt ansprechen, ohne jemanden zu demotivieren. Das bringt nicht nur bessere Projektergebnisse, sondern natürlich auch ein gesünderes Klima, und das ist ja so essentiell. Du hast ja als Projektleitung häufig keine disziplinarische Macht. Das heißt, du bist die einladende Person für die Menschen, die in deinen Projekten mitarbeiten, und wer eben keine Lust hat, mit dir zu arbeiten, der wird es dich und den Fortschritt im Projekt ziemlich wahrscheinlich spüren lassen Lass uns also drei Punkte anschauen.

Jörg: 4:32

Ich nenne die ja gerne Game Changer, die jetzt hier sehr, sehr konkret und sehr, sehr wichtig für dich sein können. Zum einen positiver Klartext, also die Frage wie geht assertive Kommunikation ohne Verletzungen? Und dieses, assertiv im Gespräch zu sein, bedeutet eben, du sprichst ehrlich und direkt, aber immer mit dem Ziel, gemeinsam voranzukommen. Übrigens, wen das interessiert, zum Thema assertive Kommunikation kannst du ganz, ganz viel auch im Internet finden, weil es nämlich nicht nur einfach ein Buzzword ist, sondern dahinter tatsächlich eine tiefe Methode steht, die ich heute für uns einfach mal einpacken möchte. Es geht um einen Mix aus Empathie und Klarheit, nicht um Beleidigung oder Rückzug, das ist ganz wichtig. Und Klarheit, nicht um Beleidigung oder Rückzug, das ist ganz wichtig. Also, wir wollen klar kommunizieren, mit einer entsprechend empathischen Note, mit echter Empathie mit dabei, und wir schauen uns das jetzt mal ganz konkret an für konstruktives, wertschätzendes Ansprechen einer Situation.

Jörg: 5:43

Als allererstes wähle ich botschaften statt du botschaften. Ich streue einfach hier so ein kleines beispiel mit ein also ich botschaften statt du botschaften könnte sein. Ich nehme, war, dass unser letztes meeting sehr unstrukturiert verlief und uns alle frustriert hat. Ich möchte dies ändern, weil wir sonst wertvolle Zeit verlieren. Ich-botschaft, kein Du-Angriff in dem Moment, jetzt im nächsten Schritt positive Absicht klar machen. Also, was ist mein positiver Antritt im Moment?

Jörg: 6:20

Mein Ziel ist es, dass wir schneller zu Entscheidungen kommen, damit wir als Team weniger Stress haben. Da steckt natürlich drin weniger Zeit in Meetings verbringen und dadurch natürlich weniger Zeit für die echte Arbeit im Projekt haben. Also positive Absicht, dann konkreter Vorschlag, also lösungsorientiert agieren. Mein Ziel ist, dass wir schneller zu Entscheidungen kommen. Das haben wir gerade schon gehabt. Lass uns ab sofort in jedem Meeting ein klares Zeitlimit pro Thema setzen. So bleibt es konstruktiv, und wir enden nicht in endlosen Diskussionen.

Jörg: 7:06

Da kann man auch ein bisschen was vorbereiten, indem man den Content für das Meeting auch schon vorher teilt und so weiter und so fort. Das ist also durchaus eine Möglichkeit. Also, das war der konkrete Vorschlag. Und jetzt letzter Schritt einladen statt vorwerfen. Also wie siehst du das? oder wie seht ihr das? Welche Ideen hast du, damit wir es gemeinsam besser hinbekommen? Wenn du also nochmal schaust ich Botschaft statt du Botschaft, positive Absicht klar machen, konkreter Vorschlag und einladen statt vorzuwerfen.

Jörg: 7:42

Wenn alles gut läuft, ist dieser Ansatz nicht verletzend, sondern eher hilfreich, weil du niemandem die Schuld zuschiebst, sondern deine Beobachtung, deine Bedürfnisse und deinen Lösungsvorschlag offenlegst. Du beziehst andere aktiv ein und zeigst Respekt, während du dennoch unmissverständlich bist. Das kommt dann wieder auf deinen persönlichen Stil an, den du hast, so kannst du es dir ungefähr vorstellen, und du produzierst wahrscheinlich messbare Ergebnisse. Also mehr Vertrauen, weniger Konflikte, weil jeder weiß, dass Probleme nicht verschwiegen, sondern offen und fair angesprochen werden. Gleichzeitig weniger Zeitverlust, weil Klartext immer schneller zum Punkt führt als Nebelkerzen. Wenn ich raten muss, dann geht es halt nicht so schnell, als wenn wir uns gemeinsam austauschen. Ich glaube, das ist eh klar.

Jörg: 8:45

Game Changer Nummer 2. Minimalistisches Projektmanagement. Man könnte auch sagen, schluss mit Overkill und rein in den Fokus Stehe ich sowieso total drauf. Es könnte ja theoretisch sein. Also, wir ersticken oft in Tools und Meetings wahrscheinlich kennst du das und verlieren dabei durchaus manchmal den Fokus, weil wir eben so viele Tools bedienen müssen, weil wir so viele Meetings haben. Manche erleben es tatsächlich so, dass ihr Tag eher angefüllt ist von Meetings und sie dann irgendwann nur am Anfang beziehungsweise am Ende des Tages zum echten Arbeiten kommen. Da kann ich nur sagen finde den Fehler.

Jörg: 9:27

Minimalistisches PM räumt damit auf. Also weniger parallele Kommunikationskanäle, mehr Klarheit, was wirklich getan werden muss. Kann ich mich an ein eigenes Beispiel erinnern, hatte ich letztens in einem Gespräch, wo mir dann jemand gesagt hat ich habe dir die Info zukommen lassen, ich weiß aber nicht mehr, in welchem Kanal. Kurzer Hinweis an der Stelle, dann haben wir definitiv zu viele Kanäle offen. Also, hier geht es einfach darum, sich auf das Wesentliche zu reduzieren, dass nicht die Suche die Zeit kostet, sondern dass wir am Thema arbeiten können. Vielleicht ein kleines Beispiel dazu Ein Team hat sich entschieden, nur noch ein zentrales Taskboard und einen fest definierten Chatkanal zu nutzen.

Jörg: 10:13

Alle Dokumente werden am selben Ort abgelegt, und das theoretische Ergebnis, aber auch das sehr praktische Ergebnis kann hier natürlich sein, dass wir einen deutlich reduzierten E-Mail-Verkehr haben, sehr viel weniger Meetings, und jeder sieht sofort, was wichtig ist. Und darum geht es, dass wir Transparenz schaffen. Du weißt ja, im Projekt geht es darum, dass alle Transparenz haben und verstehen, was passiert bzw was sollte passieren, vor allem dann, wenn die Projektleitung, meine ich, da ist. Konkrete Umsetzungsschritte dafür könnten zum Beispiel sein du erstellst eine Nicht-Mehr-Liste, also eine Liste, die die Frage beantwortet welche Meetings bringen kaum Mehrwert, welche Berichte liest eigentlich eh keiner? Das muss jetzt wieder nicht so eine super ausgearbeitete Liste sein, aber einfach mal kritisch zu hinterfragen Also, was bringt eigentlich was? oder können wir eben Dinge auch ganz bewusst weglassen?

Jörg: 11:17

Reduziere Tools auf maximal zwei Hauptsysteme, zum Beispiel Aufgaben und Kommunikation. Das ist eine gute Trennung, und da kann man auch im Regelfall in fast jeder Organisation gut damit arbeiten, in Projekten sowieso. Also keine Kaffee, tee, plätzchen, meetings, sondern nicht falsch verstehen Ich finde sozialen Austausch und so weiter mega. Aber das machen wir nicht in einem Meeting, wenn es darum geht, was zu arbeiten. Kurzes, hallihallo, kurzes, gemeinsam synchronisieren, alles gut, alles fein, und dann in maximal 15 Minuten drei Fragen Was lief, was steht an, wo hakt es?

Jörg: 12:02

Das kennen wir von der Systematik her aus der agilen Projektarbeit, und da funktioniert das im Regelfall ganz gut, wenn es gut moderiert wird.

Jörg: 12:14

Auch hier könnten messbare Ergebnisse zum Beispiel sein, dass wir schnellere Entscheidungen haben, dass wir uns weniger verzetteln, und vor allem einen Motivationsanstieg im Team, weil niemand sich unnötig mit administrativen Wahnsinn irgendwie beschäftigen muss, wo man sich dann fragt okay, verstehe nicht, warum ich das ausfüllen soll, das ist doch das, was wir ganz oft in Projektsituationen haben.

Jörg: 12:42

So und jetzt schon direkt zum nächsten Game Changer, game Changer Nummer 3. Also, gemeinsam gewinnen könnte hier die Überschrift sein, und der wichtige Punkt ist hier, dass, wenn du diesen assertiven Minimalismus betreibst, dann sollte der zur Teamkultur werden. Es reicht eben nicht, wenn nur die Projektleitung klar und minimalistisch sein will und das Team und die Stakeholder eben mitziehen müssen oder vielleicht gar nicht mitziehen wollen an der Stelle und das dann auch dementsprechend verweigern und gar nicht tun. Das erfordert also einen stetigen Dialog, in dem man sich auch gegenseitig Feedback gibt und über dieses Feedback dann versucht, gemeinsam zu einer optimalen Lösung zu kommen. Nur weil ich das heute hier erzähle, heißt es ja nicht, dass es genau so eins zu eins umgesetzt werden soll, sondern ich möchte dir ja praxisorientierte und ganz praktische Ideen mitgeben, mit denen du experimentieren sollst, und dann natürlich dein eigenes draus machen.

Jörg: 13:57

Wichtig mal so auf typische kleine Fallstricke und so weiter drauf geschaut Also was ist so typisches Troubleshooting? vielleicht Könnte ja sein, dass du zum Beispiel in deinem Projekt einen Stakeholder hast, der immer mehr Features will. Hier gehen wir jetzt mit konstruktivem Klartext. Also denkt dran, assertiver Minimalismus ist ja gerade unser Thema mal einfach ins Gespräch. Könnte zum Beispiel so aussehen Also ich verstehe, dass sie viel vorhaben, ich verstehe, dass sie ein gigantisches Produkt haben wollen, gleichzeitig ist unser Ressourcenbudget begrenzt, und ich schlage vor, wir priorisieren gemeinsam was hat den größten Mehrwert, was kann warten, und so erreichen wir das bestmögliche Ergebnis, ohne das Team zu überfordern und das Projekt unnötig auszuweiten, so oder so ähnlich. Unnötig auszuweiten, so oder so ähnlich. Oder stell dir aus der Perspektive Troubleshooting vor, du hättest einen Teamkollegen, der Meetings dominieren will.

Jörg: 15:11

Wer kennt das nicht? Was könnte hier positiver Klartext sein? Ich merke, dass du vieles zu sagen hast, was grundsätzlich super ist. Da muss man sich noch überlegen, ob grundsätzlich da ein passendes Wort ist, aber wir lassen es mal so stehen. Gleichzeitig geht es uns dann so, dass wir die Zeit für andere Themen nicht mehr haben. Ich möchte, dass wir alle zu Wort kommen. Was hältst du davon, wenn wir jeder maximal zwei Minuten pro Thema haben, bevor wir uns auf eine Entscheidung zubewegen? Auch wieder positiv. Klar kann man da so ein bisschen Rahmenbedingungen schaffen, wieder, dass Informationen vorab zur Verfügung gestellt werden und und und.

Jörg: 15:55

Du kennst das. Wie können sich jetzt vielleicht und das ist ja eh total spannend wenn wir Methoden kombinieren, wie können sich jetzt also dieser konstruktive Klartext und der Minimalismus gegenseitig verstärken? Du brauchst halt einfach auch Mut, um Meetingzeiten zu kürzen oder Tools zu streichen. Das geht nur, wenn du das klar kommunizierst und alle Beteiligten die Vorteile erkennen. Du hast aber einmal Klarheit geschaffen, du profitierst davon, und alle können fokussierter arbeiten.

Jörg: 16:37

Schon allein deswegen lohnt es sich. Schon allein deswegen lohnt es sich. Wenn man daraus jetzt eine Erfolgsformel basteln würde, dann könnte man sagen Klartext plus weniger Overkill, also mehr Minimalismus, gleich konzentrierteres Team, weniger Reibungsverluste, schnelleres Erreichen gemeinsamer Ziele. Also Formeln sind ja immer was Nettes. Also Klartext plus weniger Overkill, gleich konzentrierteres Team, weniger Haltungsverluste, schnelleres Erreichen gemeinsamer Ziele, so oder so ähnlich, und aus der Perspektive direkt in die Praxis zu übertragen, möchte ich dir einfach mal an der Stelle drei Reflexionsfragen und ein kleines Mini-Experimentchen anbieten.

Jörg: 17:29

Folgende Reflexionsfragen für Deine Projektarbeit In welchen Situationen traue ich mich nicht, klartext zu reden, und warum eigentlich nicht? Das ist eine sehr spannende Frage, weil da muss man sich ehrlich machen. Wir alle kennen diese Situationen, und da geht es gar nicht darum, mit sich dann ins Gericht zu gehen und zu sagen ah nee, wie ist das doof, sondern es geht hier dann so ein Stück weit rauszufinden. Warum geht es hier für mich nicht? weil du bestimmt an anderen Stellen durchaus Klartextfähig bist, hoffe ich zumindest. Also erste Frage. Zweite Frage Welches Tool oder welches Meeting hat mich in letzter Zeit besonders genervt oder aufgehalten? Das ist eine total konstruktiv positive Frage, auch wenn sie sich erstmal ein bisschen negativ anhört. Wir untersuchen ja die Tools schon aus einer professionellen Perspektive, in der wir davon ausgehen, dass Tools dazu da sind, um gut genutzt zu werden und uns Vorteile zu bringen, nicht einfach nur ein Tool, damit ein Tool benutzt ist. Das bringt natürlich gar nichts, das wissen wir auch. Und dritte Frage Welche drei Schritte kann ich noch diese Woche gehen, um Team oder Stakeholder klare Vorschläge zu machen, statt alles in mich reinzufressen.

Jörg: 18:54

Also das wäre dann schon ein Stück weit Praxistransfer Nach außen. Gehen an der Stelle und dann mal schauen, also, wie kann ich denn die anderen mit ins Boot holen, was kann ich denn machen? Und wenn du so einen Dreischritt dir da aufschreibst, dann kann es durchaus hilfreich sein, also zum Beispiel ins Gespräch gehen, mal gemeinsam hinterfragen, ob unser prozesshaftes Vorgehen im Projekt gerade noch ein gutes ist, und natürlich auch den Input der anderen des Teams für dich nutzbar machen. Ich habe ja gesagt, ich hätte auch noch ein Mini-Experimentchen für dich, und das ist eigentlich ganz einfach Streich ein unnützes Meeting oder verslanke ein überladenes Tool, kommuniziere allen klar und freundlich, warum. Und du hast dann sozusagen so direkt so die Frage ja, was nutzen das? Da brauchst du halt eine gute Idee mit dabei, und beobachte einfach mal, ob Ja, was nutzen das, da brauchst du halt eine gute Idee mit dabei, und beobachte einfach mal, ob sich deine Woche dadurch entlastet. Also einfach mal ein Meeting verschlanken, weglassen oder ein Tool dementsprechend vielleicht einfach mal reduzieren. Und damit sind wir schon ganz schön weit heute gekommen, und ich möchte für dich nochmal dieses Takeaway des Tages oder dieses Takeaway des heutigen Podcasts so ein Stück weit nochmal rausschälen.

Jörg: 20:29

Konstruktiver Klartext heißt also, du bist ehrlich und direkt, ohne zu verletzen, und minimalistisches PM heißt du fokussierst dich auf das Wesentliche. Zusammengenommen räumst du Ballast weg, sowohl in der Kommunikation als auch in den Prozessen. Das Ergebnis Gemeinsam gewinnen statt Chaos und Konflikte. Und ich glaube, das muss das zentrale Ziel sein. Gemeinsam gewinnen statt Chaos und Konflikte. Und ich glaube, das muss das zentrale Ziel sein Gemeinsam gewinnen statt Chaos und Konflikte, weil allein kannst du es nicht. Du magst die begnadetste Projektleitung auf diesem Planeten sein, allein kannst du es nicht machen. Du brauchst dein Team.

Jörg: 21:06

Zwei Tipps für jetzt gleich Wenn du fertig bist mit Hören, plane eine kurze Teamrunde mit der Frage was können wir streichen, damit wir Zeit für Wichtigeres haben, und übe assertive Kommunikation. Formuliere eine Sache, die dich stört, zum Beispiel unklare To-Dos, endlose Diskussionen in einem freundlichen, aber bestimmten Satz mit konkretem Vorschlag. Und das war es an dieser Stelle auch schon wieder mit dieser Folge. Und wir haben gesehen, dass nur durch einen klaren, wertschätzenden Umgangston und das radikale Streichen von unnötigem Ballast echte Produktivitäts und Zufriedenheitsschübe entstehen können. Da gebe ich dir also Brief und Siegel dazu. Schübe entstehen können. Da gebe ich dir also Brief und Siegel dazu. Und wenn du gerne mehr über assertive Kommunikation oder minimalistische Prozesse erfahren möchtest, dann schreib mir wie immer gerne, lass mir eine Nachricht da und mit einem konkreten Bedarf natürlich, und dann schaue ich mal, was ich dir da Gutes zur Verfügung stellen kann.

Jörg: 22:16

Danke heute fürs Zuhören und viel Erfolg beim Umsetzen, viel Erfolg bei deinen Projekten, und ich freue mich, wenn es das nächste Mal für uns wieder gemeinsam heißt einfach Projekte. Vielen Dank, dass du heute mit dabei warst, und schalte einfach das nächste Mal wieder ein, wenn das heißt einfach Projekte.