Du hast keine Chance ohne richtige Vorbereitung!

Jeder Projektstart ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. In dieser Episode von „Einfach Projekte“ teilen wir wichtige Einsichten darüber, warum viele Projekte scheitern, und geben dir praktische Strategien an die Hand, um deine Projekte von Beginn an erfolgreich zu machen.

Wir beleuchten die Schlüsselaspekte Klarheit, Commitment und Flexibilität, die als drei essentielle Game Changer fungieren. Was bedeutet es, klare Ziele zu formulieren? Wie kannst du sicherstellen, dass dein Team und das Management hinter dem Projekt stehen? Und wie bleibst du flexibel, wenn plötzliche Änderungen auftreten? Unsere Diskussion bietet nicht nur theoretische Grundlagen, sondern auch praktische Tipps, die du sofort umsetzen kannst.

Hör rein und entdecke wertvolle Ansätze, um dein nächstes Projekt besser zu gestalten. Und nicht vergessen: Dein Erfolg beginnt mit einem durchdachten Projektstart! Teile deine Erfahrungen und melde dich bei uns, wenn du weitere Fragen hast – wir freuen uns immer über Feedback und Anregungen! 

Transcript

 Jörg: 0:00

Heute machen wir mal was ganz Praktisches. Wir schauen uns an, warum so viele Projekte schon in der Startphase zum Scheitern verurteilt sind und wie du es richtig machen kannst. Dabei habe ich für dich ein paar harte Wahrheiten im Gepäck, aber auch klare Lösungen. Also, los geht's und sei dabei. Herzlich Willkommen bei Einfach Projekte. Mein Name ist Jörg Tausendfreund, und du kannst hier für deine Projektarbeit Strategien, ansätze und Tipps bekommen, vor allem immer im Klartext gesprochen und für dich, damit du direkt was damit anfangen kannst, sei einfach dabei.

Jörg: 0:56

Hand aufs Herz, kennst du das Alle sind euphorisch, endlich geht's los. Aber schon nach wenigen Wochen gibt's Chaos, fehlende Rollenklärung, frust im Team und unausgesprochene Erwartungen. Und du denkst, das hätte ich gleich am Anfang besser regeln müssen. Ja, so oder so ähnlich geht das ganz, vielen Projektleitungen. Und ja, da kommt mir immer wieder eine ganz, ganz alte Projektweisheit in den Kopf Sag mir, wie ein Projekt beginnt, und ich sage dir, wie es endet. Das ist so wahr, denn genau hier passieren die meisten Fehler. Projekte werden oft ohne klare Ziele, ohne eindeutige Unterstützung und ohne vernünftige Kommunikation gestartet und wundern sich dann, dass alles zerbröselt, bevor es richtig losgeht. Wenn dir das auch schon mal passiert ist, weißt du, wovon ich rede, und deswegen lasst uns heute ganz praxisorientiert einfach mal darauf schauen, wie es anders geht, oder mal drauf zu gucken, warum richtig aufsetzen so entscheidend ist. Wer nämlich glaubt, man könnte die anfangsfehler unterwegs schon noch mal erklären, tappt in eine mega böse Falle. Das führt ins Drama, denn später haben wir Eskalationen, budgetprobleme und Krisensitzungen en masse, und keiner erinnert sich mehr daran, dass wir eigentlich am Anfang mit Unsicherheiten losgegangen sind, sondern es ist dann einfach nur noch das mega Fingerpointing unterwegs. Deshalb die wichtigste Frage ganz am Anfang sind Ziele und Verantwortungen klar? Steht das Management wirklich dahinter oder winkt es nur beim Kick-Off-Meeting freundlich zu grinst und geht dann wieder? und gibt es eine Kommunikationsstruktur, die transparent und ich glaube, das ist noch viel wichtiger ehrlich ist? Wenn du das nicht hast, dann wird dein Problem, dass du früher oder später im Projekt bekommst, oder vielleicht die Summe an Problemen, die du früher oder später im Projekt bekommst, zum absoluten Killer deines Projekterfolgs werden, führt keinen Weg dran vorbei und habe ich leider schon viel zu oft erlebt. Deswegen lasse mich dir in drei übergeordneten Bereichen, und zwar Klarheit, commitment und Flexibilität, einfach mal ein paar Dinge aufzeigen, die du, wie es die Natur dieses Podcasts ist, direkt für dich umsetzen kannst und die natürlich auch darauf einzahlen, dass Projektarbeit in deiner Organisation über den Verlauf besser werden kann. Ich nenne das ja immer ganz gerne Game Changer, deswegen starten wir mal mit dem Game Changer 1.

Jörg: 4:25

Klarheit, das heißt Ziele, rollen und Kommunikation. Das sollte so das erste Game Changer Paket sein. Ohne Klarheit hast du keine Chance, denn egal, wie klein oder wie groß dein Projekt ist, wenn niemand weiß, wohin die Reise gehen soll, projekt ist. Wenn niemand weiß, wohin die Reise gehen soll, dann wird es verzeih mir das, wenn ich das so sage einfach nur unnötig kompliziert und von vornherein Grütze. Stell dir folgendes Beispiel vor. Zum Thema Ziele Wir brauchen eine neue Software, ist die Aussage. Das ist von hinten bis vorne nichts. Ein klares Ziel könnte sein wir wollen die Kundenverwaltung um 20% effektiver machen, um Budget XYZ einzusparen. Noch nicht perfekt, aber immerhin schon eine gute Spur, um dein Projekt an den Start zu bringen. Oder Thema Rollen Wer ist wirklich verantwortlich? Wer darf Entscheidungen treffen? Wenn wir aus der Perspektive arbeiten, jeder macht einfach, was er denkt dann sind wir schon, bevor es losgeht, im vollen Durcheinander.

Jörg: 5:39

Niemand fühlt sich zuständig, und alle haben irgendwie was anderes zu tun. Oder stell dir Kommunikationsw als den dritten Aspekt. Wir haben ja E-Mail, und lass uns doch über E-Mail kommunizieren. Das ist einfach zu wenig. Du brauchst einen Kommunikationsplan, du brauchst klar definierte Kanäle, meeting-frequenzen und Strukturen für Feedback. Wer auf das von Anfang an verzichtet, landet im kommunikativen Chaos, kann man probieren, wird schief gehen. Was kannst du also machen aus der Perspektive Klarheit? Naja, ganz einfach. Du kannst mit klar definierten Zielen starten. Stichwort sind hier die berühmten smarten Ziele, also spezifisch, messbar, attraktiv oder akzeptiert, realistisch und mit einem Termin versehen, und nicht einfach nur überlegen, sondern schriftlich festhalten und vor allem auch freigeben lassen gibt und ich bin ja nicht der Fan von allzu vielen Formularen, aber ein klarer Projektauftrag gehört auf jeden Fall dazu dann sollte ich mir das wenigstens auf irgendeine andere Art und Weise freigeben lassen, diese Zielstellung.

Jörg: 7:15

Zweiter Aspekt aus der Rollenperspektive würde ich die RACI Matrix empfehlen, kennen ganz, ganz viele also RACI für Responsiblelen. Wir kennen ganz, ganz viele Also RACI für Responsible, accountable, consulted und Informed, um eben einfach die Zuständigkeiten zu klären. Oder wenn er eine andere Variante wählen will, der wählt die VMI Matrix Verantwortung, mitarbeit, information, egal was, wichtig ist eben einfach nur, dass klar beschrieben und auch aufgeschrieben und wirklich auch verstanden ist, wer im Projekt was macht. Ja, und dann braucht es einfach nur noch die Kommunikationsstrategie. Das heißt, wir haben besprochen, dass wir vielleicht regelmäßige Stand-Ups machen Die mag ich ja besonders gern Also Meetings von maximal 15 Minuten dass wir wöchentliche Report-Meetings haben, wenn es das braucht, und alle Infos in ein einheitliches Tool geben.

Jörg: 8:18

Ob das jetzt Teams ist, slack oder irgendein anderes Projektmanagement-Tool, lassen wir hier erstmal dahingestellt. Was erreichst du damit? Naja, wenn am Projektstart jeder weiß, wofür das Projekt steht und wie er sich einbringen soll Natürlich meine ich da auch immer sie Und wo die Infos herkommen, dann sinkt das Durcheinander und die Unsicherheit natürlich ganz extrem, und du hast hohe Chancen, dass die Moral von Anfang an eine gute ist. Übrigens kurzer weiterer Hinweis da ist auch das Kick-Off-Meeting megamäßig dafür geeignet. Sollt man sich nicht sparen, sondern mach das auch nett Gerne, was weiß ich, mit einem lutscher mit einer brezel, egal was. Ja, das ist ein schönes erlebnis für alle, ist gerne auch mit team building kombiniert, je nachdem, was dein projekt und dein budget hergeben, weil ja, so wie du das projekt startest, so setzt er natürlich auch den ton für die gesamte weitere Zusammenarbeit.

Jörg: 9:25

Game Changer Nummer zwei Also Commitment war das ja, und hier Commitment von oben und dem Team, weil nichts killt deine Projekte schneller, als wenn die Geschäftsführung sagt ja, klar, wir unterstützen euch, und sich dann monatelang nicht blicken lässt. Oder ein Team, das von vornherein keinen Rückhalt spürt. Wie sollen die motiviert sein, wenn die Projektleitung auch nicht so richtig weiß und alle keine Ahnung haben, wie die Geschäftsleitung einfach zum Projekt steht? Das heißt, du musst dir von vornherein Unterstützung sichern, das ist essentiell. Hier ist das Stichwort Management Support.

Jörg: 10:14

Das heißt, budget, ressourcen, priorisierung und so weiter müssen klar sein, müssen dir zugeteilt sein, denn ohne eine echte Bonsor-Chip-Zusage, wie sich das so schön neudeutsch in der Projektsprache nennt, wird es halt einfach ganz schnell eng. Fällt mir gerade ein Beispiel ein, das ich letztens erlebt habe. Das war so ein Interview mit einem Projektleiter mit der Fragestellung, ob ich gegebenenfalls das Projekt mit begleiten, mit beraten möchte, und auf die Frage, wie es denn zum Budget aussieht, einfach nur, ich würde schon fast sagen verzweifeltes Achselzucken, weil die Geschäftsleitung eben das einfach gar nicht für notwendig befunden hat, irgendeine Aussage zum Budget zu treffen. Wir wissen alle, wie das endet Das Budget wird überzogen, das keiner kennt, und somit ist es ein willkürliches Budget. Und wer kriegt dann nachher auf die Mütze? Die Projektleitung, und das muss einfach nicht sein.

Jörg: 11:22

Übrigens zweites Unterstützungsthema ist hier natürlich das Team, also Team Commitment. Thema ist hier natürlich das Team, also Team Commitment, und das heißt, was wir im Team auf jeden Fall zumindest anfangen können aufzubauen zu Beginn, das ist eine Fehler und gemeinsame Lernkultur, so dass wir auf jeden Fall statt Schuldzuweisungen immer in einem positiven Fahrwasser bleiben. Das heißt, wer Angst vor Fingerpointing hat, der meldet Probleme entweder gar nicht oder zu spät. In beiden Fällen Das Projekt liegt dann schon schief im Graben, und du als Projektleitung hast wieder alle Hände voll zu tun. Das Ding auf Kurs zu kriegen, wollen wir nicht, sondern es geht eben einfach darum, dass Kommunikation im Team, aber auch mit der Geschäftsleitung hier ganz klar ist und wir ein Commitment aus beiden Perspektiven haben.

Jörg: 12:33

Wie können wir das umsetzen? Naja, wir brauchen eine klare Sponsorrolle, das heißt, wer ist für uns Ansprechpartner in der Führungsetage? Also wo klopfen oder klingeln wir, wenn wir Unterstützung brauchen? Welche Entscheidungsbefugnisse hat diese Person Übrigens Klammer auf. Dabei wäre es auch nochmal cool zu klären, welche Entscheidungsbefugnisse du als Projektleitung so hast.

Jörg: 12:57

Das ist manchmal nämlich auch ziemlich unklar. Offene Lernkultur etablieren, das ist das Zweite. Das heißt, fehler sind willkommen, wenn wir daraus lernen. Wir suchen keine Schuldigen, sondern Lösungen. Leicht gesagt, gar nicht so leicht getan, weil man muss sich immer wieder klar machen Fehler sind ja aus einer Projektsicht eben einfach nur ungünstige oder ungewollte Ausgänge oder Ergebnisse von Entscheidungen.

Jörg: 13:25

Wer das nicht versteht, der wird mit Projekten und dem Ansatz einer offenen Fehlerkultur eben einfach nur Schiffbruch erleiden. Fehler im Projekt sind eben was ganz, ganz anderes, als vielleicht ansonsten eine Organisation über Fehler nachdenkt. Und dann brauchst du halt einfach nur eine klare und regelmäßige Abstimmung, das heißt mit dem Management regelmäßige meetings oder status calls oder was auch immer, ganz egal, so dass wir das management gut informiert halten, aber auch nicht mit projekt details langweilen, sondern eben immer dafür sorgen, dass wir rückendeckung haben. Ein projekt, das so eine verbindliche rückendeckung und ein angstfreies Team hat, wird natürlich viel, viel seltener in irgendwelche Krisen reinrutschen beziehungsweise, wenn es dann so wäre, in gemeinsamer Anstrengung auch wieder gut daraus kommen.

Jörg: 14:27

Also, das war jetzt der Game Changer Nummer 2, commitment von oben und im Team. Lass uns da mal dann gleich einen Schritt weiter machen, das heißt Game Changer Nummer 3 betrachten. Flexibilität statt starrem Tunnelblick Könnte man das als Überschrift vielleicht sogar wählen. Das heißt, dein Projektplan ist natürlich nicht in Stein gemeißelt und darf auch nichts Dogmatisches sein. Es gibt ja manchmal Leute, die tatsächlich glauben, dass alles bis zum Schluss geplant und durchgezogen werden kann, egal was passiert.

Jörg: 15:09

Solche Menschen scheitern natürlich an der Realität der Projektwelt, weil nichts ist beständiger im Projekt, als dass du dich anpassen und wandeln musst. Die Welt dreht sich weiter, kundenanforderungen ändern sich, technologien entwickeln sich. Kommt ja auch ein bisschen auf die Projektlaufzeit an, die du hast und und und Kommt ja auch ein bisschen auf die Projektlaufzeit an, die du hast und und und. Das heißt, der Plan dient nicht dazu, ein unveränderliches Vorgehensmodell zu sein, sondern der Plan dient als Orientierung und muss sich natürlich ständig an neue Realitäten anpassen. Und dann kann man nämlich auch die typischen Fehler, also dass die Planung voll auf K und berücksichtigt ist, sondern eben irgendwie so ein Augen zu und durch Hat noch nie geklappt, weil es werden voraussichtlich sogar mehr Risiken eintreten, als wir von vornherein antizipiert haben. Das heißt auch hier Risikobetrachtung, risikomanagement muss im gesamten Projektverlauf einfach immer wieder auf der Tagesordnung stehen.

Jörg: 16:38

Aus der Perspektive Praxisbeispiele könnte man sagen iteratives Vorgehen, also so Scrum-haft, kanban-haft oder zumindest in einem klassischen Projekt mit klar definierten Change-Management-Prozessen ist absolut von Vorteil. Change-management-prozessen ist absolut von Vorteil. Change-management-prozess im Klassischen bedeutet eben einfach, dass wir den Änderungsantrag parat haben und auch bereit sind, da gut damit umzugehen, das sauber aufzusetzen, sauber zu entscheiden und auch sauber zu kommunizieren. Und dann tut es auch keinem weh. Das Projektteam, das sollte bewusst Meilensteine nutzen.

Jörg: 17:19

Da gehörst du ja auch dazu als Projektleitung, um zu fragen sind wir noch auf Kurs oder müssen wir was anpassen? Die Info kriegst du wieder von ganz oben, wenn die Zusammenarbeit da gut läuft. Also immer guter Kontakt zum Steuerungskreis oder zur Geschäftsleitung in deinem Projekt. Mach keine U-Boot-Projekte, die irgendwie abtauchen, sondern sei immer gut sichtbar. Was kannst du denn machen, um darauf gut einzuzahlen? Immer wieder aufs Risikobewusstsein achten, also zu gucken, was könnte schief gehen und wie gehen wir damit um. Risiko sollte ja in jedem Projektstatus-Meeting ohnehin Tagesordnungspunkt sein Bau agile Elemente mit ein, also irgendwie regelmäßige Mini-Retrospektiven Sprints da, wo es Sinn macht, oder Timeboxing, und das geht sogar in der klassischen Projektarbeit ganz, ganz gut Und total wichtig Signale ernst nehmen.

Jörg: 18:24

Das heißt, wenn das Team sagt, wir haben uns beim Umfang verschätzt, dann muss man eben einfach reagieren und darf das nicht ignorieren, irgendwie so nach dem Motto ja kriegen wir schon irgendwie hin. Je früher wir mit Unwuchten oder irgendwelchen Unstimmigkeiten im Projekt umgehen, desto früher kriegen wir sie geregelt. Große Katastrophen waren irgendwann mal kleine Katastrophen oder noch gar keine, und da hätte man wahrscheinlich dann viel früher damit umgehen können. Also, wer flexibel plant, kann sich besser an Veränderungen anpassen und vermeidet natürlich den Blindflug ins Aus. Das Team fühlt sich in so einer Situation in der Folge sicherer, weil Plananpassungen total normal sind und nicht irgendwie oh, jetzt müssen wir den Plan anpassen. Was kannst du also machen, um das ganz einfach in deine Praxis zu integrieren? Ich möchte dir ein paar Reflexionsfragen anbieten.

Jörg: 19:34

Das heißt also, einfach mal zu gucken, welche dieser Aspekte Klarheit, commitment und Flexibilität sind bei uns im Projekt unterrepräsentiert oder gar nicht beachtet? Das könnte die erste Frage sein. Die zweite Frage könnte sein was können wir noch diese Woche konkret tun, um Ziele, rollen und Kommunikationswege eindeutig festzuziehen? Kann man einfach mal stellen die Frage Und dritter Frage haben wir wirklich einen Sponsor in der Führungsebene, oder ist es alles nur Fassade? Auch da kann man sich mal ehrlich machen. Kommt ja dann darauf an, wie du im Weiteren damit umgehst. Und vielleicht nach der Reflexionsfrage noch eine kleine Mini-Übung für dich, die du auch direkt umsetzen kannst Setz dich doch einfach mal mit deinem Team zusammen und gehe das, was wir jetzt so entwickelt haben, vielleicht als Form einer Checkliste durch. Das heißt, schau auf Ziele, rollen, auf den Kommunikationsplan, management-unterstützung, teamkultur, flexibilität und macht bei jedem Punkt entweder einen grünen Haken oder definiert, welche konkrete Aktion zur Verbesserung notwendig ist. Also nochmal Ziele.

Jörg: 21:04

Rollen, Kommunikationsplan, Managementunterstützung, Teamkultur und Flexibilität Und denk immer wieder daran, worüber wir gerade sprechen. das ist der Start deines Projekts. Mühe daran, Worüber wir gerade sprechen. das ist der Start deines Projekts, Wenn du das einigermaßen in den Griff kriegst.

Speaker 2: 21:36

dem Anfang Hier legst du die.

Jörg: 21:39

Grundlage, indem du klare Ziele, klare Rollen, echte Unterstützung und die Bereitschaft, flexibel zu sein, etablierst. Und wenn du das schaffst und wenn du das machst, dann hast du zumindest in der Phase schon halb gewonnen. Takeaway und Praxistipp Nimm dir morgen 15 Minuten Zeit, um sämtliche Projektziele nach dem SMART-Prinzip zu präzisieren. Wenn du merkst, sie sind noch zu schwammig, kläre das einfach sofort mit deinem Team oder und mit den Stakeholdern und hol dir ein klares Bekenntnis von deinem Sponsor, deiner Führungskraft ab für dein Projekt. Denn wenn du weißt, wer dir wirklich zur Seite steht und was passiert, wenn mehr Budget benötigt wird, dann kannst du da auch ganz, ganz tolle grüne Haken dran machen. Und lass mich so den letzten Gedanken fassen, und dann sind wir für heute auch schon wieder da.

Jörg: 22:50

Der Projektstart ist die entscheidende Phase im Projekt. Wer das versemmelt, der wird so gut wie keine Chance haben, das Ziel sauber zu erreichen. In diesem Sinne wünsche ich dir natürlich nicht nur mega Projekte, sondern natürlich auch mega Projektstarts. Dir natürlich nicht nur mega Projekte, sondern natürlich auch mega Projektstarts. Und wenn dich das eine oder andere noch vertiefend interessiert, dann wie immer die Einladung.

Jörg: 23:28

Schreib mir, melde dich bei mir und sag mit, was ich dir konkret weiterhelfen kann. Und so lange sage ich für heute Dankeschön und freue mich, wenn wir uns das nächste Mal wieder hören bei Einfach Projekte. Vielen Dank, dass du heute mit dabei warst, und schalte einfach das nächste Mal wieder ein wenn das heißt Einfach Projekte