Von Empathie bis zum mutigen Regelbruch: So führst du Projekte in 2025 zum Erfolg

Die Projektwelt wird immer komplexer, digitaler und schnelllebiger - doch am Ende des Tages entscheiden menschliche Fähigkeiten über Erfolg oder Scheitern. Diese spannende Erkenntnis steht im Zentrum unserer Betrachtung der entscheidenden Projektleiter-Kompetenzen für 2025.

Studien von PMI und McKinsey belegen: Projekte scheitern selten an fachlichen Mängeln, sondern an menschlichen Faktoren. Während KI und moderne Tools zunehmend Routineaufgaben übernehmen, werden Soft Skills zum eigentlichen Game Changer. Wir tauchen tief ein in die drei Kompetenzbereiche, die Top-Projektleitungen auszeichnen.

Der erste Schlüsselbereich umfasst Kommunikation, aktives Zuhören und Empathie - Fähigkeiten, die besonders in virtuellen Teams Vertrauen schaffen und Konflikte frühzeitig lösen. Der zweite Bereich verbindet Entscheidungsfreude mit Disziplin und dem Mut zum kreativen Regelbruch. Denn oftmals ist eine schnelle, gute Entscheidung wertvoller als eine perfekte, die zu spät kommt. Der dritte Kompetenzbereich fokussiert auf intrinsische Motivation, Anpassungsfähigkeit und strategisches Netzwerken - unverzichtbare Qualitäten in einer Zeit ständiger Veränderung.

Das Beste daran? All diese Fähigkeiten sind trainierbar. Die Folge bietet konkrete Reflexionsfragen und praktische Übungen, mit denen du sofort starten kannst. Erkenne deine Stärken und Lernchancen, um nicht nur als Projektleiter zu überleben, sondern wirklich aufzublühen und dein Team auf ein neues Level zu heben.

Höre jetzt rein und entdecke, wie du mit menschlichen Faktoren den entscheidenden Unterschied in deinen Projekten machen kannst. Welche Kompetenz wirst du als erstes stärken?

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Deine persönliche Projektleitungskompetenz ist das A und O. Teste Deine doch einfach mal hier:

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Transcript

 Jörg: 0:00

Hey, immer ganz ehrlich. Hast du schon mal das Gefühl gehabt, dein Projektleben wird immer komplexer, schneller und digitaler, und trotzdem kommt es am Ende auf dich als Mensch an? Genau darum geht es heute, wie du als Projektleitung im Jahr 2025 mit Soft Skills deinen Projekterfolg sichern kannst, obwohl oder gerade weil die Welt immer verrückter zu werden scheint. Sei dabei. Herzlich willkommen bei Einfach-Projekte. Mein Name ist Jörg Tausendfreund, und du kannst hier für deine Projektarbeit Strategien, ansätze und Tipps bekommen, vor allem immer im Klartext gesprochen und für dich, damit du direkt was damit anfangen kannst. Sei einfach dabei.

Jörg: 1:12

Ja, herzlich willkommen bei dieser Folge von Einfachprojekte. Und wir schauen heute auf die Top-Fähigkeiten, die dein Projektleitungsleben in 2025 so richtig voranbringen können. Wir schauen auf die Top-Kompetenzen der Top 1%, also das, was die, die in der wirklich höchsten Liga spielen, richtig machen und was wir davon lernen können und es genau passend in unseren Projektalltag übersetzen und so richtig voranzubringen. Also, lass dich inspirieren, wie du mit weichend Faktoren so richtig durchstarten kannst. Und in der heutigen Folge soll es eben nicht nur um Methoden oder Tools gehen, sondern um das, was wirklich den Unterschied macht, sondern um das, was wirklich den Unterschied macht Deine Kompetenzen als Projektleitung, von Empathie über Entscheidungsfreude bis hin zum mutigen Regelbruch. Und ja, wir weiten den Blick ganz bewusst. Das ist deine Chance, mehr Sinn, mehr persönliches Wachstum und noch mehr Erfolg in deine Projekte zu bringen.

Jörg: 2:36

Das Ganze basiert auf einem etwas größeren Artikel, den ich vor einigen Wochen geschrieben habe Und wenn du möchtest, kannst du den natürlich auch jederzeit bei mir anfordern Und ich picke einfach die Dinge heraus, die super relevant sind und die ich heute auch super gerne mit dir teilen möchte, und die entscheidenden Kompetenzen, auf die du wirklich achten solltest, wenn du nicht nur in deinen Projekten überleben, sondern aufblühen willst. Und in einer Zeit, in der KI Routinejobs übernimmt, werden eben genau diese menschlichen Faktoren umso wichtiger. Warum sind diese Kompetenzen so bedeutend? so bedeutend? Mehrere Studien, zum einen vom PMI, aber auch von McKinsey, zeigen, projekte scheitern oft nicht an der Fachlichkeit wen wundert's? sondern an Kommunikationslücken, fehlende Empathie, mangel der Motivation im Team und vielen, vielen anderen Punkten, von denen du mit Sicherheit selbst auch eine ganze Liste zur Verfügung hättest. Und nochmal die absolut erstmal noch nichts mit der Projektmethodik zu tun haben, obwohl wir auch da wissen, dass es bei vielen Organisationen heute noch ganz schön im Argen liegt.

Jörg: 4:02

In 2025 mit Remote Work, vuca und blitzschnellen Innovationszyklen und sowieso ganz vielen Fragen, die sich so in der Weltgeschichte herumdrehen, auf die es noch keine Antwort gibt, wird das Ganze noch intensiver und noch relevanter. Gleichzeitig ist das natürlich auch eine Riesenchance, denn wer diese Skills meistert, kann sein Team und sich selbst auf ein ganz neues Level bringen. Außerdem geht es um Sinn und persönliche Erfüllung, denn Projektleitungen könnten so viel bewegen, wenn sie mit den richtigen Softskills ans Werk gehen, und das weißt du selber. Eine gute Projektleitung ist der Prototyp einer exzellenten Führungskraft, und man kann es gar nicht oft genug sagen, warum? Weil Projektleitungen ohne Macht führen. Das muss man immer wieder unterstreichen und sich klar machen wer das kann in Projekten, der kann es auch später in einer Führungsposition. Und lassen wir uns deswegen direkt gleich und du kennst das ja schon wieder aufgeteilt in drei Themenblöcke eben genau auf diese drei Themenblöcke schauen, in die ich versucht habe, die wesentlichen Kompetenzen, um die es heute gehen soll, zu verpacken, also die sogenannten Game Changer.

Jörg: 5:39

Und in das erste Paket kommen Kommunikation, zuhören und Empathie, und da kann ich schon fast das Augenrollen von manchen direkt sehen oder hören. Schon wieder Kommunikation, hey, kommunikation ist das A und O. Kommunikation ist das A und O. Wer das nicht hat oder wer das nicht drauf hat, der wird es halt auch im Projekt leider nicht ganz weit nach vorne bringen. No-transcript Wer darin wirklich gut ist, schafft ein Teamklima, in dem alle motiviert sind und gehört werden. Warum ist das also so?

Jörg: 6:49

game-changing, dieses Thema Kommunikation, Naja, in virtuellen globalen Teams macht deine Fähigkeit, präzise zu kommunizieren und gleichzeitig empathisch zu sein, den absoluten Unterschied, gerade dann, wenn wir eben nicht die ganze Zeit zusammen sein können, gerade dann, wenn du eben nicht einfach auch mal durch Zufall mit anderen ins Gespräch kommst, sondern Kommunikation wirklich auch planhaft gestaltet werden muss. Nur so baust du Vertrauen auf, löst Konflikte frühzeitig und hältst alle Stakeholder an Bord. Denk dran ein Team, das sich verstanden fühlt, gibt mehr Gas und bringt mehr Ideen ein. Da passt auch noch das Thema des sich einfach sicher fühlens in deinem Projektteam ganz, ganz wunderbar mit.

Jörg: 7:40

dazu Stell dir vielleicht einfach Folgendes vor Nimm mal eine Anforderungsanalyse, zum Beispiel Wer aktiv zuhört, stellt kluge Nachfragen und fühlt sich in den Kunden hinein, holt Infos heraus, die vielleicht davor gar nicht besprochen worden wären oder die andere eben einfach übersehen. Gleichzeitig, wenn es Konflikte gibt, statt sofort Lösungen zu diktieren oder parat zu haben, lass doch einfach mal beide Seiten ausreden, auch wenn es Zeit kostet. Einfach mal beide Seiten ausreden, auch wenn es Zeit kostet. Vielleicht ist es da ganz hilfreich, zu paraphrasieren und echtes Verständnis zu zeigen, und dann erst zu reagieren und die Lösung zu suchen. Vielleicht aufwendig, spart aber Unmengen an späteren Eskalationen, frust und vor allem Energie.

Jörg: 8:51

Deswegen ganz konkret als Tipp für den ersten Game Changer Probier in deinem nächsten Team-Meeting ein paar Minuten aktives Zuhören aus. Und du weißt ja, aktives Zuhören ist weit mehr als super präsent sein und nicken und lächeln, sondern da gehört noch eine ganze ganze Reihe an weiteren Dingen mit dazu, die du auf jeden Fall immer mit auf dem Radarschirm haben solltest. Also gegebenenfalls nochmal aktiv nachzufragen, gegebenenfalls nochmal mit eigenen Worten zu wiederholen und sich im letzten Schritt auch noch abzuholen, ob das, was du nochmal wiederholt hast, auch wirklich gepasst hat. Wir kennen das alle. Wenn es uns wirklich wichtig ist, dann sagen wir schon manchmal sowas wie habe ich das gerade richtig verstanden? und dann Punkt, punkt, punkt. Lass jeden ausreden in deinem Team, mach dir kleine Notizen und schau, wie sich die Stimmung verändert, und üb dich in deinem Team.

Jörg: 10:02

Empathischem Feedback Zum Beispiel. Ich sehe oder ich erkenne, oder für mich fühlt sich das so an, als ob dich das gerade stressen würde. Schon allein über sowas kannst du teilweise schon wirklich echt exzellent deeskalieren. Warum? Weil sich die Menschen halt einfach verstanden fühlen. Warum? Weil sich die Menschen halt einfach verstanden fühlen, Ganz banal wird aber in der heutigen Zeit wirklich auch ganz, ganz häufig mega vernachlässigt.

Jörg: 10:48

Deswegen schau da gerne drauf und übe trainiere, kommunikation, zuhören und Empathie, also unseren ersten Game Changer. Das zweite Päckchen, das wäre Entscheidungsfreude, disziplin gepaart mit Mut zum Regelbruch. Das ist ein bisschen handfester und darf es auch gerne sein, weil im Projekt geht es ja auch gerne manchmal handfest. Zur Sache Projekte scheitern oft an Zaudern oder Bürokratie. Wer hat das noch nicht erlebt? Und wer es schafft, flott Entscheidungen zu treffen, diszipliniert bei der Sache bleibt und gelegentlich mal ganz mutig die Regeln kreativ interpretiert oder umschifft hat, am Ende die Nase vorn Klingt. Paradox, ist aber so. Und ich sage nicht, brich den Projektmanagementprozess komplett auf, da bin ich ganz weit weg davon, sondern schau dir wirklich gut an, wo es für das Projekt, aber auch für die Gesamtorganisation hilfreich ist, den einen oder anderen Umweg nicht zu gehen, sondern eine Abkürzung zu nehmen. Und du weißt ja, vielleicht kann ja sogar die gesamte Projektorganisation aus dem, was du da gerade erlebst, weil du es gut dokumentierst, auch was daraus lernen. Schnelle, halbwegs gute Entscheidungen sind nämlich oft besser als späte, vermeintlich perfekte, wobei es sowas wie perfekte Entscheidungen nicht gibt. Und ob die Entscheidung richtig war oder nicht, das wissen wir in jedem Fall sowieso erst, nachdem wir sie getroffen haben und neue Informationen generiert haben, sowieso erst, nachdem wir sie getroffen haben und neue Informationen generiert haben.

Jörg: 12:28

Projektleitungen, die Disziplin mitbringen, halten ihren Kurs auch bei Gegenwind, und das ist wichtig. Gleichzeitig brauchst du aber den Mut, starre Prozesse zu hinterfragen, wenn sie deine Arbeit nur blockieren. Deshalb immer das Plädoyer, auch einen Projektmanagementprozess so schlank wie möglich zu halten, immer wieder gut zu hinterfragen und, so oft es eben einfach notwendig ist, auch anzupassen. Stell dir zum Beispiel vor, ein Lieferant springt ab, und du könntest jetzt tausend Genehmigungen einholen. Oder du agierst, testet zügig Alternativen und kommunizierst. Hinterher geschaut wird schimpfen. Die, die aber am Projekt dranhängen und die das Thema Zeit im Blick haben, die werden eher applaudieren. Und das Beispiel ist eben einfach so, ein Beispiel für mutiges Querdenken.

Jörg: 13:43

Besser um Entschuldigung bitten, als wochenlang zu warten, während das Projekt stillsteht. Warum? Weil du als Projektleitung primär für dein Projekt verantwortlich bist. Du bist dafür verantwortlich, dass es läuft, und klar brauchst du ein feines Gespür zu den Dingen, die da vielleicht passend sind oder nicht passend sind. Aber nur so kommst du voran, und nur wenn du ab und zu mal ein bisschen zu weit gehst, kannst du halt auch richtig lernen. Also gerne, gerne, gerne mutig sein.

Jörg: 14:24

Entscheidungsfreude heißt übrigens leg dir ein Timebox-Verfahren zu, wenn du bis zu einem bestimmten Tag nicht alle Daten hast, reicht es trotzdem. Triff die bestmögliche Entscheidung mit 70% aller Informationen und geh voran. Halte dich diszipliniert an selbstgewählte Routinen, zum Beispiel Risikoreview jeden Montag oder oder oder. Und wenn dich eine Regel wirklich bremst, frag dich geht es hier um Sicherheit, gesetz oder nur um Gewohnheit? Und letzteres darfst du gerne challengen, und letzteres darfst du gerne challengen. Und dann, wenn wir also entscheidungsfreudig, diszipliniert und mutig waren, die ein oder andere Regel gebrochen haben, dann geht es auch schon ins dritte Game Changer Paketchen für heute.

Jörg: 15:42

Das ist die intrinsische Motivation Anpassungsfähigkeit und das Netzwerken, also eher auf Zukunftsfähigkeit und auch so ein Stück weit auf das Selbst sowie auch Teamentwicklung einzahlen. Und gerade in 2025 übernehmen doch also bei dir doch auch KI und andere Tools immer mehr Routineaufgaben. Also, wer schreibt heute noch Meetings mit? Die werden automatisch transkribiert. Risikoabschätzungen machst du doch auch mit einem KI-Partner heutzutage schon, oder etwa nicht? machst du doch auch mit einem KI-Partner heutzutage schon, oder etwa nicht? Also, wer aber persönlich brennt, sich ständig weiterentwickelt und gleichzeitig ein starkes Netzwerk pflegt, wird in Projekten unschlagbar.

Jörg: 16:20

Intrinsische Motivation sorgt dafür, dass du mit Leidenschaft dabei bist. Anpassungsfähigkeit lässt dich jeden Sturm überstehen, und Netzwerke öffnen dir Türen, die sonst verschlossen geblieben wären. Mein Chef damals hat immer gesagt to make a friend, be a friend. Und das ist ein wunderschönes Bild, wenn wir über Netzwerken nachdenken. Und warum sind diese Punkte jetzt so game changing für dich? Naja, projektleitung ist halt einfach mehr als ein Job. Es ist eine echte Berufung. Wenn du das so haben willst, wenn du Sinn findest das, was so neudeutsch gerne auch Purpose genannt wird lernst du ständig mit dazu, und du bleibst neugierig. Dadurch wirst du resilient in Phasen von Unsicherheit, und mit gutem Networking bekommst du Unterstützung und Wissen von allen Seiten. So geht man könnte sagen, echtes Team of Teams. Das heißt wirklich nicht nur selbst stark zu sein, sondern auch durch sein Umfeld oder ein Team aus Beratern zusammenstellen, die mit dir im Dialog und im Projektgespräch sind, an die du sonst eventuell gar nicht rankommen würdest. Wenn du dazu ein bisschen tiefer einsteigen möchtest, melde dich bei mir, und ich helfe dir da, wie du das gut aufsetzen kannst, wie du das?

Jörg: 18:21

gut aufsetzen kannst. Wenn wir das Ganze ganz praktisch drehen, dann hat jemand keine disziplinarische Macht, aber ein großes Netzwerk. Die meisten Projektleitungen sind so, und du kannst dann im Notfall sofort auf Leute außerhalb des Teams zurückgreifen, dir Rat oder Freigaben schneller einholen. Dasselbe mit Anpassungsfähigkeit Hat sich der Markt gedreht, kein Problem, wir drehen einfach auch das Projekt, weil wir nicht an einem alten Kram irgendwie festhängen, sondern uns auf neue Gegebenheiten ausrichten können. Übrigens auch da wichtiger Hinweis wenn das Projekt nicht gedreht werden kann, wirkt das Projekt nicht fertig, sondern beendet das Projekt einfach. Es werden viel zu wenig Projekte, die keinen Sinn mehr machen, nicht beendet. Das erfordert auch wieder ein bisschen Mut, ist aber im Regelfall für die Organisation deutlich besser und deutlich hilfreicher. Und übrigens, das Team folgt dir, weil du authentisch begeistert bist, denn intrinsische Motivation wirkt halt einfach ansteckend Und ist eben weit auch glaubwürdiger als irgendwie was Aufgesetztes. Also sei hier ehrlich, sei hier klar und nimm einfach dein Team mit, und wenn es mal nicht so gut läuft, sei auch ehrlich. Also überleg dir, was ist dein Warum in diesem Projekt, was ist euer Warum in diesem Projekt, schreibe es auf, erzähle es deinem Team. Das befeuert eure intrinsische Motivation. Gehe bewusst auf neue Leute zu, zum Beispiel in der anderen Abteilung, und biete selbst Hilfe an. Das muss ja nicht immer was Rengroßes ein, kleinigkeiten sind hier das, was dich nach vorne bringt, weil so baust du dein netzwerk auf und aus als projekt weiter sollte es immer dein ziel sein, so viele menschen wie möglich innerhalb der organisation relativ schnell kennenzulernen. Also wenn du neu bist, wenn du schon länger da bist, gehe ich einfach davon aus, dass du viele Leute kennst, und übe dich eben in einem agilen Mindset. Stell dir täglich die Frage, was du anpassen könntest, anstatt eben stur deinen Plan durchzuziehen, auch wenn du in der Wasserfallmethode geplant hast. Also intrinsische Motivation, anpassungsfähigkeit und das Netzwerken, das sind weitere drei elementare Aspekte, um eben in dieser Zeit, in dieser verrückten Zeit, in der wir jetzt gerade sind, wirklich echt nach vorn zu kommen. Und lass uns so auf der Zielgeraden dieses Podcasts wieder drauf gucken, was das Ganze in die Praxis integriert direkt sein kann.

Jörg: 21:35

Also Reflexionsfragen, die du dir stellen kannst Welche der Kompetenzen fällt mir am leichtesten, welche ist meine größte Lernchance? Also das einfach mal so kurz für dich durchzudeklinieren Wo könntest du jetzt sofort anfangen, dich zu üben, zum Beispiel noch offener zuhören oder einen mutigen Regelbruch wagen oder dein Netzwerk ausbauen? Und aus der Perspektive der kleinen Experimente, die wir hier ja auch immer ganz gerne haben nimm dir eine Woche Zeit und pick dir eine Kompetenz heraus, die du pushen willst. Mach zum Beispiel täglich 10 Minuten aktives Zuhören-Training, also trag es dir in den Kalender oder auf die To-Do-Liste ein. Oder häng dir einfach einen Post-it an den Bildschirm Und fang an, dein Netzwerk planvoll zu pflegen, wenn das vielleicht eine Variante ist. Nach der Woche ziehst du Bilanz Was hat sich für mich verändert? Und da einfach draus lernen.

Jörg: 22:46

Unser Takeaway des Tages Erfolg in Projekten hängt immer mehr von deinen menschlichen Skills ab Kommunikation, empathie, entscheiden, die Fähigkeit durchzuhalten, dich anzupassen und dein Netzwerk zu gestalten. Die Top 1% glänzen genau in diesen Aspekten und zeigen, projektleitung ist eben nicht nur Manager sein, sondern echtes Führen durch Soft Skills, und das kann dir und deinem Team extrem viel Sinn und Erfolg bringen. Deswegen klare Handlungstipps für gleich, ab morgen oder wann auch immer. Du den Podcast angehört hast, such dir ein paar Reflexionsfragen und beantworte sie für dich offen und ehrlich. Du wirst schnell feststellen, wo du dich gezielt weiterentwickeln kannst.

Jörg: 23:48

Teile doch gerne das Thema im nächsten Teammeeting. Hey, lass uns mal gemeinsam draufschauen, wie wir Softskills Kompetenzen, die wirklich zählen stärker leben können, softskills, kompetenzen, die wirklich zählen stärker leben können. Oft hat das Team selber auch großartige Ideen, wie ihr euch da gegenseitig coachen könnt. Der Top 1%, nicht der Top 100, das musst du streichen Der Top 1% im Projektmanagement drauf geschaut.

Jörg: 24:26

Und ganz wichtig all diese Skills sind trainierbar und nicht von irgendjemandem gegeben. Du kannst sie erlernen, du kannst sie trainieren und du kannst davon besser werden. Sie eröffnen dir eine Riesenchance für deine Projekte, sie eben nicht nur zu verwalten, sondern Menschen zu begeistern und echte Veränderungen zu bewirken. Und mal ganz ehrlich, was will man mehr? Wenn du also Lust hast, tiefer einzusteigen, reflektiere deine aktuellen Projekte und schau mal drauf, welche Fähigkeit dir jetzt sofort am meisten weiterhilft.

Jörg: 25:06

Schreib mir gerne eine Erfahrung, schreib mir aber auch gerne, wenn du weitere Infos oder vielleicht den kompletten Artikel, den ich am Anfang erwähnt habe, einfach für dich haben möchtest. Und für heute soll es das gewesen sein. Ich danke dir, dass du mit dabei warst, ich danke dir, dass du bis zum Ende zugehört hast, und bis wir uns das nächste Mal hier bei Einfach Projekte wiederhören, rufe ich dir wie immer gerne zu Allseits erfolgreiche Projekte für dich Bis zum nächsten Mal. Vielen Dank, dass du heute mit dabei warst, und schalte einfach das nächste mal wieder ein, wenn das heißt einfach projekte Und wenn der Kürzen fällt, der Ziel erreicht, feiern wir zusammen, was wir glauben.

Speaker 2: 26:05

Für die Leidenschaft, den Teamarbeit und die Wille, um zu streiten, sind die Chords der Song, wo wir wirklich treiben.