Lean im Projektmanagement: Weglassen, was keinen Wert bietet

Fühlst du dich oft gefangen in endlosen Meetings und Berichten, während die eigentliche Arbeit liegen bleibt? Dieses tiefgehende Gespräch über Lean im Projektmanagement könnte deine Sichtweise grundlegend verändern. Wir räumen mit hartnäckigen Missverständnissen auf und zeigen dir, dass Lean weit mehr ist als ein Trend aus der Automobilindustrie.

Entdecke, warum drei weit verbreitete Mythen über Lean im Projektmanagement schlichtweg falsch sind: Nein, es geht nicht um blinden Minimalismus. Nein, Lean-Projekte brauchen durchaus Planung – nur anders. Und ja, gerade komplexe Projekte profitieren enorm von Lean-Prinzipien. Die Wahrheit ist, dass Lean eine Haltung darstellt, die auf Respekt für Menschen, Mut zum Weglassen und radikaler Kundenorientierung basiert.

Mit drei sofort umsetzbaren Hebeln kannst du morgen schon starten: radikale Transparenz durch visuelle Boards, bewusstes Nein-Sagen mit einer Not-to-do-Liste und kontinuierliche Reflexion durch wöchentliche Retrospektiven. Besonders spannend ist die Lean-Challenge: Erstelle mit deinem Team eine Liste von Dingen, die ihr bewusst nicht mehr macht, weil sie keinen echten Mehrwert liefern.

Was würde passieren, wenn du den Mut hättest, diese Dinge wirklich wegzulassen? Entdecke, wie du durch gezieltes Weglassen mehr Raum für wirklich wichtige Aufgaben schaffst und wie deine Projekte dadurch fokussierter, transparenter und erfolgreicher werden können. Wage den Schritt zu einem schlanken, wirkungsvollen Projektmanagement und spüre den Unterschied.

Schreib mir und ich schicke Dir den Artikel zu Lean in der Projektarbeit gerne zu. Kostet Dich nichts! Nur eine Mail an mich: joerg@1000freund.net 

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Transcript

 Speaker 1: 0:00

Hey und Hallo. Wie oft hast du das Gefühl, mehr Zeit mit Meetings, reports und Abstimmungen zu verbringen als mit der eigentlichen Arbeit? Wenn dir das bekannt vorkommt, bist du heute hier genau richtig, denn wir klären, warum echtes Lean im Projektmanagement bedeutet, konsequent wegzulassen, was keinen echten Wert liefert, und warum das dein Projekt wirklich verändern kann. Sei dabei Herzlich willkommen bei Einfachprojekte. Mein Name ist Jörg Tausendfreund, und du kannst hier für deine Projektarbeit Strategien, ansätze und Tipps bekommen.

Speaker 2: 0:57

Vor allem immer im Klartext gesprochen und für dich, damit du direkt was damit anfangen kannst. Sei einfach dabei.

Speaker 1: 1:07

Ganz herzlich willkommen bei Einfach Projekte, dem Podcast, der Projektarbeit wirklich auf den Punkt bringt. Und heute denken wir über Lean im Projektmanagement nach und die ganzen Missverständnisse, die damit zusammenhängen, und du bekommst einige wertvolle Hinweise darauf, wie du Lean in deinen Projekten anwenden kannst, um diese noch erfolgreicher und besser zu werden. Viele denken bei Lean an Chaos, an fehlende Planung oder hektische Improvisation. Viele kennen Lean auch grundsätzlich aus der Automobilindustrie, also sozusagen, dass Lean vielleicht nur in Produktionsumgebungen wie bei Toyota passt oder ähnliches. Doch diese Vorurteile entstehen meistens aus Missverständnissen und nicht aus der echten Lean-Praxis.

Speaker 1: 2:46

No-transcript. Maximalen Kundennutzen zu erzielen, dann müssten eigentlich bei jedem, der für Projekte verantwortlich ist, sofort die Augen richtig glänzen und die Aufmerksamkeit ganz, ganz weit oben sein, denn in Wirklichkeit ist es genau das, was wir eigentlich wollen. Warum entsteht jetzt also dieser Irrtum, dass Lean irgendwie überhaupt nicht für Projekte geeignet sei? Weil Lean eben oft falsch interpretiert und ganz besonders jetzt kommt der wichtige Punkt halbherzig umgesetzt wird. Und wenn du schon eine Weile hier mit bei dem Podcast mit dabei bist, dann hast du das vielleicht schon ein paar Mal von mir gehört. Wenn Methoden eben einfach nur halbherzig umgesetzt werden oder irgendwie mit so einem ganz schemenhaften Grundverständnis rangegangen wird, dann können sie eben auch gar nicht funktionieren, beziehungsweise dann werden sie vielleicht eingesetzt, umgesetzt und gehen dann im Verlauf schief. Das gleiche ist mit Agil und auch allen anderen methodischen Ansätzen natürlich der Fall. Also, statt Klarheit und Fokus herrscht dann eben Unsicherheit. Und diese Unsicherheit, um die wollen wir uns heute kümmern. Lass uns also starten mit den sogenannten Lean-Mythen, die es eben einfach gibt in der Projektwelt, vielleicht auch in anderen Welten, aber uns interessiert ja jetzt heute primär die Projektwelt, und wir schauen uns drei ganz, ganz typische Lean-Mythen etwas genauer an.

Speaker 1: 4:42

Der erste Mythos Lean heißt Minimalismus um jeden Preis. Da steckt ja ganz, ganz viel dahinter. Und gleichzeitig, wenn man mal genau drauf schaut, dann bedeutet Lean, ihr zielt, dinge wegzulassen, die keinen Mehrwert liefern. Und jetzt mal hier ganz klar gesagt also hey, solltest du im Projekt irgendetwas tun, ein Arbeitspaket bearbeiten oder vom Team umsetzen lassen, wenn kein Mehrwert dahinter steht? Also die einzige vernünftige Antwort auf diese Frage ist doch Nein. Es geht also nicht um Verzicht, sondern es geht um eine bewusste Entscheidung und davor natürlich unbewusstes Hinterfragen. Also erster Mythos Lean heißt Minimalismus um jeden Preis. Den können wir schon mal komplett erbräumen.

Speaker 1: 5:44

Zweiter Mythos Lean-Projekte brauchen keine Planung. Lean bedeutet allerdings gezielte, jedoch flexible Planung, die am Nutzen ausgerichtet ist. Das heißt, lean-teams planen durchaus sehr intensiv, nur anders, sie planen fokussierter und pragmatischer. Das kommt jetzt wieder auf die Projektumgebung an.

Speaker 1: 6:14

In der grundsätzlichen Projektausbildung lernen wir das auch erstmal als was ganz Vernünftiges werden, sehr, sehr statisch erstmal durchgeplant, gleichzeitig aus der Grundlagenüberlegung wie kann ich ein Projekt planen? heraus sollte es am Leben, weil kurzer Hinweis an der Stelle deine Projekte sind natürlich am Leben, weil sie sind Teil der echten Realität, sie sind Teil einer dynamischen Umgebung, und dementsprechend ist es eben einfach wichtig, intensiv zu planen, aber eben auch pragmatisch und sehr, sehr bereit zu sein, den eigenen Plan eben umzustellen. Und wenn man sagt, in diesem Mythos, lean-projekte brauchen keine Planung, dann mag das vielleicht manchmal so aussehen, als wäre keine Planung da. Aber wenn du mal genauer drauf schaust, dann ist in Lean-Projekten eben einfach die Planung viel, viel kürzer, kurzfristiger, was übrigens nichts mit Wurschteln zu tun hat, und das ist das Wichtige Wir agieren immer sehr, sehr stark entlang der Methode, ohne die Methode komplett aufzugeben, und dafür braucht es natürlich echte Kompetenz in der Projektarbeit. Das kann man nicht einfach nur so daherwurschteln, genauso wie der dritte Mythos.

Speaker 1: 7:56

Also dritter Mythos Lean funktioniert nicht in komplexen Projekten. Auch da ist die Realität natürlich komplett anders. Gerade komplexe Projekte profitieren ja vonar, gerade in komplexen Situationen. Also schnell lernen, gegebenenfalls durch eine schnelle Rückmeldeschleife oder durch eine Abstimmung mit dem Kunden oder mit dem Team immer wieder ganz gezielt zu schauen, nicht wo sind wir gerade im Plan, sondern was müssen wir auch darüber hinaus anpassen? Dann eben genau diese Anpassung zu machen und auch im Verlauf immer besser zu werden.

Speaker 1: 8:56

Weil Lean ist eben einfach kritisch, es hinterfragt Bestehendes, und es schafft Platz für echte, für wirkliche Innovation. Und wenn du jetzt mal auf diese drei Mythen schaust also Lean heißt Minimalismus, um jeden Preis brauchen keine Planung. Nein, lean-projekte planen nur sehr, sehr intensiv, fokussiert und pragmatisch. Und Lean funktioniert nicht in komplexen Realitäten. Genau das Gegenteil ist der Fall, weil Lean konzentriert sich eben auf das Minimal Viable Product, also auf das sozusagen unmittelbare Ergebnis.

Speaker 1: 10:00

Und wenn wir dann schnell lernen, anpassen und verbessern, dann ist es keine Behinderung, sondern ganz ist von seinem Denken und von seiner Haltung her eine sozusagen Ergänzung oder, wenn du so willst, ein Tuning für klassische Projektarbeit, nichts anderes, wenn wir jetzt über Klassisches arbeiten nachdenken die gelten natürlich weiterhin. Es geht hier eben einfach nur darum, sozusagen so ein bisschen zu tunen und eben einfach besser zu werden, weil die Umwelt, rahmenbedingungen, dynamische Projekte und so weiter das brauchen. Und wenn wir jetzt mal gemeinsam auf Lean-Realitäten schauen Also, was ist denn die Lean-Realität? Die Lean-Realität ist Haltung vor Methode, was übrigens eigentlich immer der Fall sein sollte, also in jeder Projektwelt no-transcript. Und wenn wir ganz oben anfangen, beim Respekt für den Menschen, dann geht es eben einfach darum, mitarbeitende ernst zu nehmen, ihnen zuzuhören und ihr Potenzial zu entfalten. Und ihr Potenzial zu entfalten, sollte das nicht ohnehin Teil eines jeden Projektleitungsanspruchs ohnehin sein, dass du deinen Mitarbeitenden, also die, die im Projekt mit dir zusammen agieren, dass du die ernst nimmst, dass du denen zuhörst und ihr Potenzial maximal entfaltest, das heißt, sie dort einsetzt, wo sie maximale Wirkung erzielen können, ihnen, weil sie die Spezialisten sind, explizit zuhörst, was sie dir rückmelden, und das dann auch ernst nimmst, weil du es ja als jemand, der das gesamte Projekt im Griff und im Blick hat, gar nicht besser wissen kannst.

Speaker 1: 12:35

Im Detail also Respekt für Menschen würde ich persönlich für jedes Projekt einen mega Haken dran machen Mut zum Weglassen. Der zweite Aspekt Wien braucht Mut, ganz klar. Übrigens, jedes Projekt braucht Mut, weil es ist ja was Neues. Es bedeutet, klare Entscheidungen gegen Althergebrachtes zu treffen, auch wenn es unbequem ist, in der Konsequenz beziehungsweise in der echten Projektrealität. Naja, es sollte oder müsste eigentlich schon echt erlaubt sein, bestehendes immer wieder zu hinterfragen.

Speaker 1: 13:05

Verstehe mich nicht falsch. Ich rede hier nicht von der Palastrevolution, und wir machen jetzt gar keine Projektarbeit mehr nach der Systematik, die wir etabliert haben, und so weiter und so fort. Das meine ich nicht, sondern es geht eben darum, dass wir ganz, ganz bewusst wissen, wir versuchen oder immer wieder versuchen, dass wir uns nicht von Althergebrachtem sozusagen einfangen lassen, also Persendenz immer mehr hinzuzufügen, und das ist manchmal gar nicht so hilfreich. Das heißt, immer wieder zu schauen, dass wir weniger haben. Vergleich es ein ganz kleines bisschen mit deinem Dachboden oder deinem Keller Wenn du Platz hast, kommt immer mehr dazu, und es ist ein echter Kampf eben auf das ein oder andere wieder loszuwerden. Und genau darum geht es. Also versuch, so gut wie möglich oder so intensiv wie möglich das ein oder andere loszuwerden, damit eben deine Projekte schlank bleiben.

Speaker 1: 14:24

Das dritte, das ist die radikale Kundenorientierung, also alles hinterfragen aus der Perspektive. Schafft diese Aufgabe echten Mehrwert für unsere Kunden? Das ist wieder so die Frage also müssen wir das jetzt machen? Müssen wir dieses Arbeitspaket jetzt erledigen, oder ist es eben einfach nur so ein Stück weit auch Selbstbeschäftigung? oder aus der Perspektive, wir machen das, weil wir es können. Also, wenn es keinen Mehrwert für den Kunden schafft, dann einfach mutig los oder weglassen. Das hat natürlich auch den Effekt, dass wir keine Arbeitszeit, keine Arbeitsenergie verbrauchen für Dinge, die eben nicht bezahlt werden.

Speaker 1: 15:30

No-transcript gar keinen Sinn. Stell dir folgendes Praxisbeispiel vor Ein Team, das zum Beispiel jede Woche x Status-Mails verschickt, stellt um auf kurze Video Updates. Das Ergebnis könnte sein Kunden zufriedener, weniger Zeitverlust, und das Projektteam kann deutlich fokussierter arbeiten. Übrigens, das ist natürlich auch wieder so eine Geschichte. Es ist halt mittlerweile auch total gut möglich.

Speaker 1: 16:03

Abgesehen davon, wenn ihr so ein Video-Update macht, dann könnt ihr doch auch mit einem KI-Tool dann trotzdem noch ein Abstract daraus bauen oder eine Zusammenfassung dann generieren lassen. Das ist ja auch keine Herausforderung mehr heute, und ihr erreicht eben einfach, dass sich das Team auf das konzentrieren kann, was es eben einfach leisten soll, und zwar die echte Arbeit, und nicht irgendwie rummachen am Reporting oder sonst irgendwas So. Und wenn wir jetzt mal auf die Lean-Praxis schauen, also ein bisschen so. Die Frage also wie könnte ich denn, wenn ich wollte, morgen mit Lean loslegen? Also, lean heißt erstmal handeln, und ich möchte dir drei konkrete Hebel vorstellen, mit denen du sofort loslegen, loshandeln kannst.

Speaker 1: 16:59

Der erste Hebel wäre radikale Transparenz. Hoffentlich hast du das schon. Ansonsten nutze visuelle boards. Zum beispiel kann man, was die methode oder eine agile methode ist, vielleicht sogar schon in deinen klassischen projekten auch irgendwie seinen platz gefunden hat, um eben einfach fortschritt und hindernisse sofort sichtbar zu machen. Also thema ist hier visualisierung eigentlich auch wieder für jede form der Projektarbeit ein No-Brainer. Mach also so transparent wie möglich Reports. Noch dazu addierst, dann kannst du genau das erreichen.

Speaker 1: 17:42

Diesen ersten Hebel, radikale Transparenz, also lieber kurz und intensiv und vielleicht auch höherfrequent als irgendwelche komischen Meetings, wo sich dann einmal in der Woche oder einmal im Monat x Leute treffen, von denen sich die Hälfte fragt warum bin ich eigentlich hier? Ich könnte ja eigentlich was arbeiten. Zweite Hebel bewusstes Nein sagen. Und da vielleicht ein bisschen abgefahrener Gedanke, aber tatsächlich aus dem Zeit und Selbstmanagement auch schon sehr bekannt mach doch einfach mal eine Not-to-do-Liste, also halte mit deinem Team gemeinsam fest, welche Aktivitäten ab sofort wegfallen, weil sie nicht auf den Kundennutzen einzahlen.

Speaker 1: 18:41

Ja, kurzer Gedanke hier Da muss man natürlich ein ganz kleines bisschen aufpassen, dass man nicht zu radikal ist. Also, ein gewisses Maß an Dokumentation solltest du schon auch beibehalten. Aber ich glaube, so eine Not-to-do-Liste ist auf der einen Seite eine spaßige, interessante Sache, und auf der anderen Seite kann man sich da gut die Erlaubnis geben, mal wirklich zu hinterfragen was sollten wir eigentlich vielleicht wegmachen oder weglassen? vielmehr Und wie gesagt unterm Strich würde da ja ein höherer Output von den echt wichtigen Sachen entstehen auf der einen Seite, und auf der anderen Seite sparen wir ja wieder für das Unternehmen auch rein, was ja gar nicht so schlecht ist.

Speaker 1: 19:28

Der dritte Hebel ist die kontinuierliche Reflexion Im Lean Kai Zen. Also implementiere ein wöchentliches Lean, retro oder Retro. Du musst ja nicht jedem erzählen, dass du Lean machst. Manchmal ist es auch besser, solche Sachen für sich zu behalten, um die Menschen nicht zu verwirren. Also mach eine Lean, retro oder eine Retro und frag doch einfach was haben wir diese Woche getan, was eigentlich unnötig war? Das ist eine total legitime und gute Frage und damit einfach sofort aufhören und besser werden, denn das geht auch ganz schnell.

Speaker 1: 20:08

Also diese drei Hebel, also dieses radikale Transparenz gestalten, bewusstes Nein sagen und kontinuierliche Reflexion, die sollten sowieso aus meiner Sicht in jedem Projektmanagement Werkzeugkasten vorhanden sein. Stell dir also die Frage was könntest du ab morgen sofort weglassen, um dein Projekt schlanker, klarer und wirkungsvoller zu machen? Und übrigens, wie wäre es denn mit einer kleinen Lean Challenge? Also die Herausforderung für dich für die kommende Woche erstelle mit deinem Team doch eure persönliche Not-To-Do-Liste, also die Liste, was ihr nicht oder nicht mehr machen.

Speaker 1: 21:01

Identifiziert gemeinsam mindestens drei Dinge, die ihr bewusst nicht mehr macht, weil sie keinen echten Mehrwert liefern. Das wäre doch was. Wie gesagt, ich glaube, es könnte auch total spannend sein, das mit deinem Team so umzusetzen, eben einfach mal ein bisschen anders, ein bisschen mutiger und trotzdem aus der Lean-Perspektive sehr, sehr gut methodengestützt draufzuschauen. Und wenn du gerade dabei bist, reflektier doch außerdem, welche Art der Verschwendung du bisher toleriert hast. Also vielleicht war es dir klar, und du hast es trotzdem eben einfach laufen oder mitlaufen lassen.

Speaker 1: 21:45

Und frag dich, was hält dich persönlich davon ab, dinge bewusst wegzulassen? Kurzer Hinweis an der Stelle das sind manchmal auch so liebgewordene Sachen, und gerade so liebgewordene Sachen. Das lohnt sich häufig, die mal ganz, ganz bewusst zu hinterfragen. Und ja, natürlich darf man Dinge tun, die irgendwie auch zu einer guten Gewohnheit geworden sind, und und, und und. Darum geht es gar nicht, und Gewohnheiten sind auch was total Feines. Aber frag dich doch immer wieder, ob diese Gewohnheit wirklich zielführend ist, und wenn sie es nicht ist, dann bastel doch einfach eine neue.

Speaker 1: 22:26

Das gilt nicht nur für das Projekt, sondern das gilt natürlich im Prinzip auch für das Privatleben, und wir sind im Prinzip schon ganz lean und ganz schlank auch schon am Ende dieser Folge angelangt.

Speaker 1: 22:43

Wenn wir auf die Folge mal zurückschauen, auf die Episode mal zurückschauen, dann kann man doch folgendes Fazit ziehen Lean Projektmanagement ist kein Hype, absolut nicht, sondern ein tiefgreifender Ansatz mit einer klaren Haltung für Klarheit, für Fokus und letztlich natürlich echte Wirkung in deinen Projekten, und deswegen war es, mit dem du dich auf jeden Fall auseinandersetzen solltest.

Speaker 1: 23:16

Übrigens, wenn dich das tiefer interessiert ich habe dazu vor einiger Zeit einen durchaus umfangreichen Artikel geschrieben, und den kannst du dir, wenn du Lust hast, wie immer gerne bei mir anfordern Und übrigens, jetzt bist ja du dran. Also, probiere die Lean Challenge aus, schau, was du mit deinem Team und vielleicht der Not-To-Do-Liste gemeinsam starten kannst. Reflektiere, welche Verschwendung du bisher toleriert hast und was dich davon abhält, dinge bewusst wegzulassen, wenn wir uns das nächste Mal wieder treffen, hier bei Einfach Projekte, und gemeinsam darüber nachdenken, wie Zusammenarbeit in 2025 optimal gestaltet werden kann. Bis dahin wünsche ich dir alles Gute und allseits erfolgreiche Projekte. Vielen Dank, dass du heute mit dabei warst, und schalte einfach das nächste Mal wieder ein, wenn das heißt Einfach Projekte. Vielen Dank, dass du heute mit dabei warst, und schalte einfach das nächste Mal wieder ein wenn das heißt, einfach Projekte, bis zum nächsten Mal.