Konfliktmanagement: Dein geheimes Erfolgsrezept für stressfreie Projekte

 Warum scheitern Projekte? Entgegen der landläufigen Meinung sind es selten die Tools oder Prozesse – vielmehr sind es die unausgesprochenen Konflikte, die unter der Oberfläche brodeln. Sie fressen nicht nur wertvolle Zeit, sondern untergraben auch das Vertrauen im Team und kosten letztendlich Geld.

In dieser praxisnahen Folge teile ich drei bewährte Werkzeuge, die dir helfen, Konflikte frühzeitig zu erkennen, richtig einzuordnen und nachhaltig zu lösen. Der Konfliktradar ermöglicht dir in nur 10 Minuten pro Woche, die zehn häufigsten Projektkonflikte systematisch zu scannen. Mit der Triage-Methode kategorisierst du Konflikte nach ihrer Dringlichkeit und wendest passende Lösungsstrategien an. Die Ursachenanalyse in fünf Schritten führt dich zur Wurzel des Problems – ohne Schuldzuweisungen, aber mit echter Neugier.

Du erfährst, wie du den Erfolg deiner Konfliktlösungsstrategien mit drei konkreten KPIs messen kannst: Time to Clarity, Wiederholrate und Dialogscore. Zum Abschluss bekommst du einen 7-Tage-Sprint an die Hand, mit dem du deine Konfliktkompetenz gezielt steigern kannst.

Nimm dir die Zeit für diese Folge – sie könnte der Game-Changer für deine Projektarbeit sein. Denn vergiss nicht: Ein früh moderierter Konflikt kostet nur Minuten, während ein spät eskalierter Konflikt Wochen verschlingen oder sogar das gesamte Projekt gefährden kann. Worauf wartest du noch? Starte noch heute mit deinem persönlichen Konfliktradar! 

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Transcript

 Speaker 1: 0:00

Hey, mal ganz ehrlich, Projekte scheitern selten an Jira-Balls, sondern an unausgesprochenen Konflikten. Und nein, die lösen sich nicht von selbst. Heute zeige ich dir, wie du Konflikte früh erkennst, richtig triagierst, also nach Dringlichkeit einordnest und wirksam löst, ohne Drama. Herzlich willkommen bei Einfach Projekte Sei dabei. Herzlich willkommen bei Einfach Projekte. Mein Name ist Jörg Tausendfreund, und du kannst hier für deine Projektarbeit Strategien, ansätze und Tipps bekommen, vor allem immer im Klartext gesprochen und für dich, damit du direkt was damit anfangen kannst. Sei einfach dabei.

Speaker 1: 0:58

Hey, schön, dass du heute mit dabei bist. Und eins ist mir zum Start ganz wichtig Hier in diesem Podcast geht es nicht um bla bla. Was du hier bekommst, sind konkrete Sachen Und wennpt und alle Tools, über die ich in diesem Podcast spreche. Und jetzt geht's auch schon los. Konflikte sind unvermeidlich. Die Frage ist nur bezahlst du Zins, also verdrängst du oder investierst du? also löst du diese Konflikte, und im Idealfall natürlich, bevor sie entstehen? Jede Woche ist es ja so im Projekt, dass Konfliktstau Tempo frisst. Aber nicht nur Tempo, sondern auch Vertrauen und Geld. Und unser Ziel ist es heute du gehst raus mit einer Konfliktlandkarte, mit einer Drei-Stufen-Triage-Möglichkeit, also einer Analyse-Möglichkeit und einem Gesprächsgerüst, das du morgen anwenden kannst. Das heißt, was werden wir machen? anwenden kannst, das heißt, was werden wir machen? Ich werde zuerst einen echten Fall oder einen relativ echten Fall mit dir teilen, einfach um das Beispiel aufzumachen. Dann schauen wir auf Mindset Shifts, also wie kannst du mit Konflikten gut umgehen und sie damit entgiften? Dann gibt es einen Teil Mechanik, drei Tools Konfliktradar, triage in drei Stufen und eine Fünf-Schritte-Ursachen-Analyse, performance-indikatoren, die dir zeigen, ob das Ganze wirkt. Und zum Schluss möchte ich dir einfach noch einen 7-Tage-Sprint vorschlagen, um das Ganze umzusetzen und zu verankern, weil dann ist eben nicht nur hier gelabert, sondern dann ist tatsächlich hoffentlich auch was umgesetzt. So lass uns ganz oben anfangen, und zwar beim Fall Also der stille Krieg um Prioritäten könnte man ihn nennen. Stell dir Folgendes vor du hast zwei Teilprojekte in einem größeren Projekt und einen Zielkonflikt. Du hast auf der einen Seite ist übrigens ein Softwareprojekt, du hast auf der einen Seite das App-Team, das will seine Zeit einhalten, und du hast auf der anderen Seite das Quality-Team, also das Thema Qualitätssicherung. Und was fordern die? Die fordern natürlich Qualität ein. Übrigens, das sind ganz, ganz häufig natürlich zwei Dinge, die sich schon ein kleines Stück weit gegenüberstehen. Weißt du aber selber auch, was passiert in unserem Projekt jetzt? Außen alles freundlich, innen zynisch, meetings werden Stück für Stück passiv aggressiver, und Entscheidungen werden vertagt Eigentlich ein Klassiker. Du hast einen Zielkonflikt gepaart mit Rollenunklarheit, weil jetzt hier in diesem speziellen Projekt gar nicht so richtig klar ist wer entscheidet eigentlich Konflikt obendrauf? Niemand sagt, was Sache ist.

Speaker 1: 4:50

Im Ergebnis versteckte Eskalationen, der Meilenstein wackelt, und genau hier steigen wir ein. Erkennen, triagieren und lösen, die Typen und Warnzeichen kennen und dann etwas dagegen tun. Das ist eigentlich für alle, die sich mit Projekten beschäftigen, pflichtprogramm. Lass uns mal ganz kurz über Mindset, also darüber sprechen, wie wir eigentlich aus einer Projektsicht mit Konflikten umgehen oder wie wir Konflikte oder Konfliktwahrnehmung man könnte sagen entgiften können. Erstens ein Konflikt ist ein Signal und keine Störung.

Speaker 1: 5:46

Was der Konflikt nämlich zeigt, das ist Bedarf an Klärung und nicht, dass du irgendwie ein schlechtes Team hast oder sonst irgendwas. Viele Projektleitende, aber auch grundsätzlich in Organisationen haben Angst vor Konflikten. Wenn es dir aber gelingt, von deinem Mindset her einen Konflikt einfach als Signal wahrzunehmen also Bedarf an Klärung, hier müsste was passieren dann hast du natürlich auch von v hilft es dir eben einfach gar nicht schon polarisiert oder gar nicht schon selber mit einer Emotion auf sowas drauf zu schauen. Zweiter Aspekt lieber früh als spät. Früh moderierter Konflikt kostet so gesehen Minuten. Ein spät eskalierter Konflikt kostet dich Wochen oder vielleicht sogar dein Projekt.

Speaker 1: 6:52

Ganz ehrlich, wer hat das noch nicht erlebt, dass so Konflikte im Projekt vor sich hin wabern, irgendwie so unter den Teppich gekehrt oder nicht richtig angesprochen, von Meeting zu Meeting vertagt, und dann irgendwann platzt die Bombe. Und das ist genau das, was eben nicht passieren soll, weil dann kannst du erst mal anfangen aufzuräumen. Zerdeppertes Vertrauen muss dann erst mal wieder hergestellt werden und und und. Das heißt also, lieber den Radar sozusagen anschalten und in die Früherkennung gehen, natürlich auch den Mut haben, frühzeitig das Ganze anzusprechen. Aber auf der anderen Seite ist es natürlich auch so, wenn du es früh ansprichst, dann ist es ja noch nicht so schlimm, und dann sind auch vielleicht noch gar nicht so viele Emotionen im Raum. Und in dieser Konsequenz haben wir auch vielleicht du hörst schon vielleicht, vielleicht, vielleicht haben wir vielleicht auch eine Chance, damit nochmal ganz anders umzugehen.

Speaker 1: 7:56

Der dritte Punkt, den ich damit teilen möchte zum Thema Mindset ist die Überlegung Typ vor Technik, ist die Überlegung Typ vor Technik. Das heißt, es geht darum, erstmal den Konflikttyp zu bestimmen, da kommen wir gleich drauf, und dann das mögliche Tool, das Werkzeug, die Herangehensweise optimal für den Konflikt zu wählen. Also, wovon ich da dringend abraten möchte, ist sozusagen einfach eine generische Mediation auf alles irgendwie draufzusetzen, so ein Pflaster draufzukleben, was irgendwie für alles hilft. Das macht natürlich gar keinen Sinn. Und da sind wir auch ganz flugs schon bei der Konfliktmechanik, also den drei Werkzeugen, die du für dich sofort nutzbar machen kannst, und ich möchte sie mit dir einzeln durchgehen.

Speaker 1: 8:54

Wie gesagt, du kannst dir da auch gerne das Transkript runterladen, oder du schickst mir eine Nachricht, und ich schicke dir die Tools auch nochmal im Detail gerne zu, beziehungsweise dazu gibt es einen kleinen Beitrag, den ich vor ein paar Wochen geschrieben habe und den ich auch gern mit dir teile. Schick mir einfach eine Nachricht wo auch immer du hier den Podcast sozusagen hörst oder wahrnimmst, und schreib mir Konflikt rein, und dann weiß ich, was du brauchst. Und schreib mir Konflikt rein, und dann weiß ich, was du brauchst. So Tool 1 wäre habe ich vorhin schon angedeutet wäre der Konfliktradar, so als Tool vom Gedanken her.

Speaker 1: 9:40

Wöchentlich kannst du das in 10 Minuten gut angehen, und zwar in Anführungsstrichen scannst du einmal pro Woche die zehn häufigsten Projektkonflikte. Welche sind das? Und übrigens, das ist jetzt ein Vorschlag von mir, du wirst in der Literatur auch acht Konfliktmuster finden oder vielleicht 15 Konfliktmuster. Im wahrsten Sinne geht es ja gar nicht darum, wer da am rechtesten hat, hätten wir schon wieder einen Konflikt, sondern es geht im Prinzip darum wie kann ich gut mit Projektsituationen umgehen, wie kann ich gut auf bestimmte Sachen drauf gucken?

Speaker 1: 10:28

Zielkonflikt Also zum Beispiel, was ich gerade vorhin genannt habe, zeit und Qualität, die miteinander im Clinch liegen. Die eine Seite möchte auf die Zeit achten, die andere Seite möchte auf die Qualität mehr achten, und dementsprechend haben wir einfach eine konkurrierende Situation. Der zweite Konflikt ist der sogenannte Rollenkonflikt. Das ist auch fast schon naja, also hoffentlich nicht, aber ganz häufig. Daily Business in Projekten habe ich erst heute wieder in einem Seminar gehört, und zwar ist das die unklare Zuständigkeit, also es ist nicht klar, wer ist verantwortlich, wer sollte es machen? Eigentlich gibt es dafür ganz, ganz großartige Tools, wie zum Beispiel die RACI-Matrix oder die VMI-Matrix, wo eben einfach Zuständigkeiten ganz klar geklärt werden könnten. Abgesehen davon sollte in jedem guten Arbeitspaket die Zuständigkeit ohnehin klar definiert sein, aber Rollenkonflikte treten immer wieder auf. Der dritte.

Speaker 1: 11:31

Konflikttyp ist der Beziehungskonflikt, der ist gar nicht so einfach. Also der zwischenmenschliche Konflikt kann ja sein, dass es da Menschen gibt, die sich im Projekt nicht leiden können und trotzdem zusammenarbeiten müssen, dass es Menschen gibt, die dich als Projektleitung einfach auch nicht so gut finden. Sie eigentlich könnte man jetzt direkt sagen, im seine Werte nichts wert sind oder sonst irgendwas. Im Idealfall haben wir das Team vielleicht auch so ausgewählt, dass der Wertekanon, wie man das auch so schön nennt, einigermaßen zusammenpasst. Interessenskonflikte sind so der nächste große Aspekt, den du da in der Konfliktwelt finden wirst.

Speaker 1: 13:04

Also der fünfte Konflikt, der Interessenskonflikt. Das können zum Beispiel eigene Ziele sein und Projektziele, die gegeneinander laufen, aber ganz häufig also eigene Ziele, vielleicht auch aus der Perspektive. Du hast ja ganz, ganz oft Menschen, die neben deinem Projekt noch Tagesgeschäft haben, noch Tagesgeschäft haben, und wenn Projekt und Tagesgeschäft miteinander konkurrieren, dann ist das natürlich ganz häufig auch aus der Kategorie Interesscenkonflikte. Da sind dann so Themen drin wie Budget, personal, material, vielleicht aber auch Zugriffszeiten auf Maschinen oder auf Rechenkapazität, auf Autos oder oder oder je nachdem, was es halt für dein Projekt braucht, halt für dein Projekt braucht, und dann geht es dann schon in die Feinheiten der Konfliktwelt.

Speaker 1: 14:10

Beurteilungskonflikte, also das ist dann so ein Stück weit die Frage wie lösen wir es? Beziehungsweise die Uneinigkeit hinsichtlich der Frage, wie lösen wir es? Jeder hat eine gute Idee, jeder findet seine Lösung am besten, und wir schätzen es ohnehin unterschiedlich ein, kann dir passieren Auch da. Das ist im Prinzip nichts Schlimmes Erstmal identifizieren und dann dementsprechend auch lösen der Beurteilungskonflikte. Dramatischer sind dann vielleicht schon eher die strukturellen Konflikte, also Thema Entscheidungswege oder auch, wie finden Meetings statt oder wie führen wir Meetings durch.

Speaker 1: 15:02

Zu den strukturellen Konflikten gehört auch das grundsätzliche Verständnis zur gemeinsamen Projektarbeit. Auch da gibt es ja häufig unterschiedliche Sichtweisen, vor allem, wenn eine Organisation eben kein einheitliches Projektmanagement, kein einheitliches verabschiedetes Projektmanagement hat, sondern wenn jeder Bereich so vor sich hin wurstelt und seine eigenen Templates hat, seine eigenen Vorgehensweisen, und dann musst du als Projektleitung da plötzlich irgendwie gucken, dass du das Ganze zusammenkriegst. Was anderes in Anführungsstrichen relativ leichtes, weil es ist sowas absolut übliches das sind eben die Kommunikationskonflikte. Leicht, weil da ist häufig die Konfliktursache sehr offensichtlich oder sollte offensichtlich sein Das sind halt Missverständnisse.

Speaker 1: 15:58

Missverständnisse, die dadurch entstehen, dass wir uns vielleicht nicht klar genug ausgedrückt haben, dass wir unterschiedliche Sprachen sprechen, also der eine spricht Marketing, die andere spricht Produktion, also unterschiedliche Vokabeln für bestimmte Sachen verwenden, dass Dinge in E-Mails missverstanden werden, oder dass wir uns sprachlich missverstehen, also zwei Nicht-Muttersprachler, die sich Englisch austauschen. Also das fällt alles in die Kategorie der Kommunikationskonflikte. Und dann haben wir als zehnten Konflikttyp auch noch die fehlende Zielakzeptanz. Also ganz oben war ja Zielkonflikte, also unterschiedliche Ziele, aber die fehlende Zielakzeptanz wäre nochmal ein Stück weit anders.

Speaker 1: 16:55

Das Ziel ist, wird aber nicht mitgetragen, wenn auch grundsätzliche Fehler im Projekt schon gemacht worden sind, wo vielleicht nicht genug Sinn aufgebaut worden ist, wo das Projekt grundsätzlich einfach ungünstig oder unglücklich aufgesetzt ist oder das Projekt vielleicht tatsächlich nur für einen bestimmten Stakeholderkreis Sinn macht und die anderen gar nicht richtig abgeholt worden sind, dazu Warnzeichen, die für deine Organisation relevant sind, erkennen oder identifizieren können. Und das sage ich ganz bewusst so, weil tatsächlich muss man diese Schablone auch so ein Stück weit auf die eigene Organisation anpassen, und das weißt du, wenn du eine Weile in deiner Organisation bist, deutlich besser als ich. Da gibt es so was könnten Warnzeichen sein? Also Rückzug in Meetings, so eisiges Schweigen, du hast möglicherweise endlose Scope-Anpassungen, du hast vielleicht auch die Situation, dass Kommentare immer zynischer werden, oder du hast inkonsistentes Managementverhalten. Das sind alles so Dinge, die schon Warn. Projektwelt anhand dieser zehn Konflikttypen einfach mal durchgehst. Was sind da so bei uns die üblichen Sachen? Weil tatsächlich ganz, ganz häufig gibt es so bestimmte Muster, die auch für eine Organisation recht typisch sind, weil es zur Branche passt oder weil es zu den Menschen passt, die da sind, und so weiter und so fort. Also, wer da so ein Stück weit so ein Gefühl dafür entwickelt und als Projektleitung solltest du das haben oder tun kann man da schon mit einem wachen Auge ganz, ganz viel erkennen. Wichtig du solltest das wöchentlich, habe ich ja gesagt, so wöchentlich 10 Minuten klar etablieren. Dauert ein bisschen länger, ausarbeiten, dauert ein bisschen länger, aber dann kannst du das für dich wöchentlich abhaken aus der Perspektive grün, also klassische Projektampel grün gleich ruhig, gelb gleich da muss ich mal so ein bisschen achtsam sein und rot gleich Handlungsbild auf. Du könntest dir da eine Tabelle bauen, wo du auf die einzelnen Sachen drauf guckst, und für dich dann eben das wöchentlich je nach Kalenderwoche oder wie auch immer so ein bisschen abhackst. Das ist von dem her auch eine ziemlich coole Sache, wenn du in diesen Konflikten oder in diesen Konfliktpotenzialen vielleicht auch Änderungen über die Zeit wahrnehmen würdest. Es gibt ja so klassische Phasen in Projekten, gerade wenn es in Richtung Ende geht, wo auch die Konflikte teilweise zunehmen, und da kann das schon für dich ein wirklich mega cooles Frühwarnsystem sein. Du könntest das wie folgt einführen Du gehst einfach also entweder für dich, aber ich würde dir empfehlen, am Montag einfach 10 Minuten ins Kernteam zu gehen. Du kannst das vorstellen. Also, nimm es doch einfach, kopiere es für dich und stell drei Fragen Wo sind wir gelb, warum Und was ist eine niederschwellige Klärung bis Freitag, also in der Hoffnung, dass ihr natürlich nirgends rot seid, dann könnte man schon beginnen. Wie gesagt, kernteam ist da das Zauberwort. Wenn du dein eigenes Kernteam bist, dann kannst du das auch gut mit dir selber verhandeln. Also, das ist so.

Speaker 1: 21:11

Das Tool 1., das ist der Konfliktradar, den du einfach wöchentlich für dich führst und wo du dir die 10 Konfliktarten eben einfach ganz wach anschaust und dann nach der Ampel Logik beurteilst und bewertest. Das zweite Tool, das wäre eben die Triage in drei Stufen. Triage kennst du aus der Notfallbehandlung also, wo dann eben einfach sozusagen triagiert wird was ist jetzt am bedeutsamsten oder wo müssen wir am ehesten damit umgehen? Also, manche werden das dann auch aus dem Thema umgehen mit Risiken und Krisen ohnehin schon als Vorgehensweise kennen, vielleicht sogar schon eingesetzt haben. Also man könnte sagen, das geht nach Hitzegrad und Dringlichkeit, wenn du so willst, also Konflikthitze Und ganz wichtig also nicht jeder Konflikt braucht gleich die Eskalation zu den Vorgesetzten oder ins Steuerungsteam oder sonst irgendwas, sondern du triagierst erstmal in drei Stufen ins Steuerungsteam oder sonst irgendwas, sondern du triagierst erst mal in drei Stufen und schaust tatsächlich wieder Ampelsystematik ist halt immer gut und schaust tatsächlich mal, was ist rot, was ist gelb und was ist grün.

Speaker 1: 22:36

Rot ist für uns ja immer so, diese Perspektive, Das kann zu einer Projektgefährdung führen und ist auch tendenziell akut. Also Rot beinhaltet ein hohes Projektrisiko. Das ist sozusagen auch dann psychologisch heiß. Deswegen habe ich vorhin den Hitzegrad angesprochen. Also, da steckt Wut drin, da steht Angst drin, oder da steckt auch vielleicht Blockade eines kritischen Pfads drin, 30 bis 60 Minuten, vielleicht sogar jemand, der von extern kommt, oder jemand neutral aus einer anderen Abteilung, aus einem anderen Projekt, aus einem anderen Bereich, der das Ganze moderiert, und im Ergebnis sollte dann eine klare Entscheidungsinstanz auch benannt und dann auch mit einbezogen werden.

Speaker 1: 23:47

Wichtig ist auch da, auch in roten Situationen, dass es im Idealfall keine Gewinner oder Verlierer gibt, sondern unser Ziel ist es ja nicht, dass jemand das Gesicht verliert, sondern unser Ziel ist es ja, den Konflikt gut auszumoderieren. Das geht nicht immer super gut für alle Beteiligten aus, sollte aber schon auch unser Ziel sein, weil du willst ja, nachdem es nicht mehr rot ist, auch noch gut weiterarbeiten können. Das ist ja so ein ganz entscheidender Punkt. Gelb ist relevant, also ist sozusagen spürbar, aber noch nicht blockierend, und braucht dann vielleicht eine Klärung von einer höheren Stelle, nicht so arg, aber vielleicht eine Klärung von dir, als keine Ahnung, leader-instanz, wenn du so willst, und da möchte ich dir die sogenannte LEAD, also L-E-A-D Gesprächslogik empfehlen, das mal grundsätzlich aufdröseln. Um was geht es da eigentlich, dass wir das Ganze benennen, zuhören, ist hier gefragt, also ganz klassisches Reinstarten auch in Konfliktsituationen.

Speaker 1: 25:16

Empathize und Enquire. Also Empathize ist ja so, dieses Empathischsein auch Mitfühlen, und Enquire ist eben einfach nochmal tiefer Nachfragen, also auch Hinterfragen, also nicht kritisch hinterfragen oder so geschickt rhetorisch hinterfragen, sondern wissen wollend oder verstehen wollend hinterfragen. Das A im Lied steht für anticipate and adjust, also da dann vielleicht auch das ein oder andere im Sinn von anticipate dann auch schon sozusagen vorwegzunehmen oder im Sinne von Adjust anzupassen. Also man kann ja da auch gut vor allem du solltest ja als Projektleitung die lange Perspektive auch im Blick haben, weil er kann ja gut dann Dinge vorannehmen oder auch anpassen. Und das B im Lied steht dann für Decide and Document, also eine Entscheidung treffen und dokumentieren. Das weißt du eh.

Speaker 1: 26:25

Alles, was nicht dokumentiert ist im Projekt, hat nicht stattgefunden und hilft eben einfach, dass Dinge nachvollziehbar werden. Es bringt nichts, wenn du es im Schädel hast und sonst niemand, sondern im Idealfall ist es irgendwo dokumentiert, dass auch andere das Ganze nachvollziehen können und dass man es gut nachhalten kann. Grün in unserer Drei-Stufen-Triage wäre Beobachten, also Spannungen, die aber in der Sache irgendwie produktiv sind, die aber in der Sache irgendwie produktiv sind. Also ganz klar unterschiedliche Bereiche müssen schon von Natur aus auch ein Stück weit unterschiedliche Sichten haben. Das ist auch gar nicht schlimm, und wenn jemand seinen Bereich stark vertritt, ist es grundsätzlich ja erstmal für dein Projekt eher positiv als negativ. Wieder du solltest dir vielleicht eher Gedanken machen, wenn du sozusagen Schweigen oder Blockaden oder sonst irgendwas erlebst, also Triage grün beobachten und in Retrospektiven oder in 1 zu 1 Gesprächen ansprechen, retrospektiven Schrägstrich, projektreviews oder Projektmeetings, die dafür dann dementsprechend geeignet sind und auch einen Zeitplatz dafür vorgesehen ist. Für das Tool 2 gilt eben einfach der Merksatz wenn du so willst, also heißes Feuer, rot gehst du sofort an, gelbes klärst du strukturiert, und grünes überwachst du ganz bewusst. So kann man sich das vorstellen, und damit kannst du auch super gut umgehen. Wie gesagt, im Projekt ist uns ja die Ampelmethodik an sehr, sehr vielen Stellen sehr klar, und rot, akut muss eben einfach dann auch gehandelt werden. Das kennen wir ja aus der Risikoanalyse ohnehin.

Speaker 1: 28:35

Tool 3, das wäre die sogenannte Ursachenanalyse in fünf Schritten oder manche. Wer da so ein bisschen tiefer reinguckt, findet sogar in der Literatur vielleicht sogar die Root-5-Analyse oder manchmal auch als sogenannte RCA, root Cause Analysis, irgendwo zu finden, also Ursachenanalyse. Und diese Ursachenanalyse in fünf Schritten, die dauert so 20 bis 30 Minuten, je nachdem, und da würde es eben darum gehen, dass wir da zum Beispiel die Dinge, die halt wirklich für uns relevant sind, die wir klären müssen, dass wir die durch diesen Analysenprozess sozusagen durchjagen, wenn du so willst, also nicht hetzen, aber eben durch diesen Analyseprozess durchgehen. Und da wäre der erste Schritt von diesen fünf Schritten wäre, dass du den Rahmen klärst. Rahmen klären, naja, worum geht es genau? Also, um was geht es genau?

Speaker 1: 29:47

Einsatz im Idealfall, wenn das möglich ist, neutral formuliert, also noch keine Schuldzuweisung, nicht das Marketing ist was weiß ich behindert, bla, bla bla, sondern einfach gucken. Also was ist das Ganze jetzt mal, ohne dass wir da versuchen, schon direkt quasi eine Schuld irgendjemandem zuzuweisen, also nicht das Marketing blockiert, sondern das Projekt droht in Verzug zu geraten. Also, ich konstruiere das jetzt einfach mal nur so. Du weißt aber, was ich meine. Also, ich konstruiere das jetzt einfach mal nur so, du weißt aber, was ich meine. Dann geht es darum, das Obersymptom zu benennen. Das ist vielleicht das, was ich gerade eben schon angesprochen habe.

Speaker 1: 30:31

Also was ist für das Projekt aktuell, der man könnte sagen, sichtbarste Schmerz? Und dann wird es spannend. Dann geht es sozusagen in dieser Root Cause Analyse geht es um die Herkunft des Ganzen, also im Englischen nennt man das sozusagen die Origins. Und da gehst du ran mit der sogenannten 5Y Analyse, also 5 mal warum Das kennst du vielleicht ohnehin schon als Methode Mega cool Und hangelst dich sozusagen entlang der Fakten und suchst nicht nach Schuld, weil darum geht es in dem Moment noch gar nicht.

Speaker 1: 31:18

Und du kennst es vielleicht, dieses 5Y, da geht es eben darum, ein Problem oder eine Situation durch fünfmaliges nach dem Warum zu fragen, einfach ganz, ganz tief zu ergründen und im Idealfall nach diesem 5Y an der Wurzel des Problems auch anzukommen. Hier bei mir ist auch gerade ein Problem, hier fährt die Feuerwehr auf und ab. Ich hoffe mal, dass da nichts Schlimmes passiert ist. Übrigens nach dem 5Y geht es natürlich in die Optionen. Also, es geht darum, lösungsoptionen zu entwickeln, zwei bis drei Maßnahmen, maßnahmenpaare, maßnahmenpaare.

Speaker 1: 32:05

Was ist da die Idee? Also gerne jetzt und strukturell, das ist vielleicht ganz wichtig. Also, was ist eine unmittelbare Maßnahme, und was können wir tun, um strukturell darauf einzuwirken, dass das, diese Situation oder dieser Effekt zukünftig nicht mehr oder geringer eintritt. Letzter Schritt in der Fünf-Schritt-Systematik wäre ein Testplanen. Also ganz klassisch Wer macht was bis wann? Wie messen wir den Erfolg? Eine KPI, also eine Key Performance Indikator, zu definieren und das Ganze dann in die Umsetzung zu bringen, wieder nur gelabert, bringt nichts. Wir müssen es einfach mal einmal durchtesten und können dann damit umgehen.

Speaker 1: 32:54

Ganz wichtig 5Y heißt nicht 5 mal derselbe Vorwurf, sondern heißt 5 mal Neugier bis zur Ursache, die du ändern kannst. Das ist elementar, und das sollte einfach auch nicht vergessen. Damit sind wir dann auch schon bei den Metriken. Also wirksam messen, ohne da in einen gestalteten Overkill zu gehen, sondern eben wieder zu gucken, wie machen wir das Ganze so, sondern eben wieder zu gucken, wie machen wir das Ganze so, dass wir das aus der Welt der Gefühle und der Emotionen in einen messbaren Bereich bringen, großes Brimborium vielleicht sofort tracken kannst.

Speaker 1: 33:45

Das eine wäre also ich nehme manchmal auch den englischen Begriff, jetzt nicht, um irgendwie besonders klug zu klingen, sondern weil du das vielleicht auch in der Literatur so finden würdest Time to Clarity, also Zeit von Erkennen, radar Gelb und Rot und oder Rot bis zu gemeinsamer Klärung, also Beschluss im Protokoll. Und da muss natürlich also Time to Clarity, muss das Ziel sein, dass die Zeit runter geht. Wiederholrate ergibt sich von selber Anteil der Konflikte innerhalb von 30 Tagen, die wieder auftauchen. Also ganz klar, dann wird es halt auch nicht richtig geklärt. Also wieder an der anderen Stelle liegt da vielleicht sogar das echte Problem, das Kernproblem. Ziel muss es hier sein runter, weil das zeigt natürlich dann auch, ob Lösungen wirken, über die wir nachgedacht haben, und so weiter. Und dritter Key Performance Indikance-Indikator könnte ja wie könnte man das nennen?

Speaker 1: 34:50

Dialogscore, könnte man das Ganze nennen, auf einer Skala von 1 bis 5 zum Beispiel Eine subjektive Einschätzung aus der Perspektive wie fair oder behandelt oder wie gehört fühle ich mich, und zwar das direkt nach Klärungsgesprächen. Also würde ich dir jetzt gerne empfehlen oder ans Herz legen anonym oder nicht, anonym weiß ich gar nicht, kommt immer so ein bisschen drauf an Also, wie groß ist der Kreis, mit dem du da im Dialog bist? Weil, wenn du mit Zweien gesprochen hast, eine anonyme Kiste, das ist dann auch vielleicht nicht so erhellend, weil du weißt ja dann trotzdem, von wem es kommt. Ziel muss aber hier sein. Also der Dialogscore sollte auf jeden Fall raufgehen, der sollte nicht eine Eins sein, sondern im Idealfall bewegt er sich Richtung Fünf. Also die Menschen fühlen sich sozusagen gehört, die fühlen sich fair behandelt anhand dessen, wie die Konfliktlösung dann dementsprechend auch angegangen wurde. Also, wenn die drei in die richtige Richtung laufen, dann kannst du auch davon ausgehen, dass sich eine Kultur weiterentwickelt und eben nicht nur das Papier sozusagen auch beschrieben wird. Übrigens, da möchte ich dir anbieten, wieder so ein Mitmach Moment, also drei Fragen, die ich dir gern mitgeben, die ich dir gern stellen möchte, und du kannst ja vielleicht wieder anhalten oder einfach für dich reflektieren und dann wieder auf Play drücken, je nachdem, was am besten ist.

Speaker 1: 36:27

Also Frage 1, welcher Konflikttyp von den Szenen ist bei dir gerade gelb bzw rot? Also Ziel, rolle, beziehung, werte, interesse, verteilung, beurteilung, struktur, kommunikation oder Zielakzeptanz. Frage 2 wäre welche eine Aktion aus der 3 KPI startest du diese Woche zu messen? Also im Prinzip nochmal auf das geschaut, worüber wir gerade so gesprochen haben. Was ich dir gerne ans Herz legen möchte, wäre das habe ich schon am Anfang dargestellt, ist im Prinzip mehr oder weniger so ein sieben Tage Sprint Konfliktkompetenz. Tag 1 könnte eben für dich sein, dass du den Konfliktradar starfest, also leg dir die 10 Typen als Checkliste an grün, gelb, rot, ich habe gesagt, exotabelle, vielleicht 10 Minuten einmal wöchentlich.

Speaker 1: 37:55

Tag 2, triage definieren, also was ist rot, was ist gelb, was ist grün bei euch? das ist ganz wichtig und auch sozusagen für dich so ein Stück weit diese Schwellen im Idealfall auch schriftlich festhalten. Tag drei könnte sein und da kannst du wirklich immer ein paar Minuten investieren wäre so, diese Root-Course-Analyse zu üben. Also gerne auch einfach eine Stunde mit deinem Team das mal an ein paar Fällen durcharbeiten, im Idealfall vielleicht sogar, wenn ihr gar keine Konflikte habt, weil es zahlt natürlich auch mega gut aufs Team ein. Also, solche Sachen kann man ja immer auch mit einfließen lassen, und wenn du keine Stunde hast, dann baue es einfach mit in dein nächstes Projektmeeting mit ein. Hier habe ich mitgenommen, irgendwo aus einem Podcast oder keine Ahnung sagt du hast es selber erfunden, ganz egal, und aus der Perspektive, lass uns das mal angucken, lass uns das mal ausprobieren.

Speaker 1: 38:56

Tag 4 könnte sein, dass du eben einfach mal mit dem Gesprächsgerüst so ein bisschen experimentierst, also mit diesem Lead-Gesprächsgerüst, also Label, listen, amplify, acquire, appreciate and Adjust und Decide and Document 20 Minuten. Vielleicht findest du sogar jemanden, der mit dir da spaßeshalber mal ins Rollenspiel mit einsteigt. Kompetenz könnt ihr da nur beide gewinnen. Kompetenz könnt ihr da nur beide gewinnen. Tag 5 in unserem Sprint wäre, dass du eben einfach die KPIs für dich sozusagen hier mal einschaltest, also Time to Clarity, dialog, score, also ganz easy damit umzugehen, formular oder Board, also Komplexität ganz weit reduzieren.

Speaker 1: 39:53

Tag 6 könnte sein, dass du eben hoffentlich hast du es nicht aber dass du vielleicht mal so einen Rotfall in die Klärung gehst, vielleicht mit einem Moderator, vielleicht aber auch selbst gesteuert. 30 bis 60 Minuten, beschluss on next steps Du weißt ja, dokumentieren ist hier gefragt Und am siebten Tag eine Retro für dich ziehst. Kurz und ehrlich was hat gewirkt, was hat genervt, was machen wir weiter? was mache ich weiter, keine Ahnung. 10 Minuten maximal. Worum geht es also?

Speaker 1: 40:25

Es geht um erkennen, einordnen, ursache, klären, entscheiden und Messen, eigentlich wie immer in der Projektarbeit. Und wenn du das für dich übernimmst, also dieses vielleicht sogar nur Erkennen, einordnen, ursache, klären, entscheiden und Messen, dann bist du schon nicht nur einen, sondern vielleicht sogar direkt fünf Schritte weiter vorne dran. Ich würde mich mega freuen, wenn du ins Experimentieren und in die Umsetzung gehst, und ich würde mich natürlich auch mega freuen, wenn du das nächste Mal wieder mit dabei bist. Und bis wir uns wieder hören und insgesamt für deine Projektwelt wünsche ich dir natürlich wie immer gerne und von Herzen allzeit erfolgreiche Projekte. Bis dann Vielen Dank, dass du heute mit dabei warst, und schalte einfach das nächste Mal wieder ein wenn das heißt, einfach projekten.