Die jetzt relevanten 8 Projekt-Trends

 Druck erhöht, Kalender voll, Risiken ziehen an – und doch lässt sich Projektarbeit 2025 leichter steuern, wenn wir die richtigen Hebel nutzen. Wir nehmen dich mit durch acht Trends, die bereits heute Ergebnisse prägen: von KI als Entscheidungscopilot über automatisierte Live-Daten bis zu klaren Kommunikations- und Fokus-Regeln, die Scheinproduktivität in echten Fortschritt verwandeln. Statt Buzzwords bekommst du konkrete Szenen, klare Guardrails und anwendbare Moves, die du direkt ins Team tragen kannst.

Wir starten mit KI, die Szenarien rechnet, während du Kontext und Verantwortung gibst. Dann drehen wir am Datenhebel: wenige Kernsignale, echte Ownership und Alerts statt Monatsfolien. Dauerstress lösen wir über WIP-Limits, feste Fokusblöcke und saubere Übergaben – weniger Wechselkosten, mehr Flow. Kommunikation sortieren wir strategisch: 4‑Minuten-Video für Informationen, kurze Meetings für Entscheidungen, ein Mini-Plan für Team, Stakeholder und Steering. Transparenz wird zum Vertrauensangebot, das Gerüchte ersetzt und Change tragfähig macht.

Im zweiten Schwerpunkt sichern wir Tempo über Ressourcenplanung: Engpasskompetenzen schützen, Zeitfenster blocken, Projekte staffeln statt streuen. Das PMO zeigen wir als Enabler, der Estimation moderiert, Politikdruck aus dem Portfolio nimmt und mit wenigen starken Services Klarheit schafft. Und wir verankern ESG als hartes Entscheidungskriterium – nicht als PR, sondern als Pflicht und Vorteil im Wettbewerb. Du gehst mit einem kompakten Set an Prinzipien und Tools heraus, das dir hilft, schneller zu liefern und sauber zu entscheiden.

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Transcript

 Speaker 1: 0:00

Projektmanagement verändert sich, und heute bekommst du mit dem Trendradar für das zweite Halbjahr 2025 alles, was du wissen musst, um weiterhin aktuell dabei zu sein. Sei gespannt und sei dabei. Herzlich willkommen bei Einfachprojekte. Mein Name ist Jörg Tausendfreund, und du kannst hier für deine Projektarbeit Strategien, ansätze und Tipps bekommen, vor allem immer im Klartext gesprochen und für dich, damit du direkt was damit anfangen kannst. Sei einfach dabei. Ja, ganz herzlich willkommen jetzt bei Einfach Projekte. Und du weißt ja, hier gibt es für dich Klarheit und Führung und echte Ergebnisse in Projekten. Heute nehmen wir deshalb das zweite Halbjahr 2025 mal so richtig ins Visier, Und zwar mit acht Trends, die aktuell nicht nur diskutiert werden, sondern die schon jetzt bestimmen, wie Projekte gesteuert, geführt und erlebt werden. Wir schauen gemeinsam auf den Radar, auf diese acht Signale, acht Szenen aus dem Alltag und was du als Projektleitung und Führungskraft wirklich daraus machen kannst. Kein Hype, kein Buzzword-Bingo, nur Klarheit, praxis und einen Ausblick auf die kommenden Monate. Und lass uns gleich reinsteigen. Trend 1, ki wird Partner, und das ist ganz wichtig. Stell dir zum Beispiel folgende Szene vor Es ist Deadline-Druck, die KI wirft drei Szenarien auf den Tisch, und wenn du Budget A verschiebst, sinkt das Risiko um 20%. Die Engpassrolle X wird frei. Du schaust drauf und plötzlich siehst du Option statt Panik. Und genau hier wird es spannend. Ki ist kein Schreibassistent mehr, sondern KI wird zum Co-Pilot für Entscheidungen. Du beginnst, dich mit KI zu beraten und abzustimmen. Das hört sich vielleicht noch ein ganz kleines bisschen fremdartig an, aber genau in die Richtung geht es. Ki soll keine Entscheidungen für dich treffen. Das ist ein Missverständnis. Nein, die KI liefert dir Rechenpower, und du gibst Kontext. Das Wichtigste im Moment mit den aktuellen Modellen ist, in der Lage zu sein, den Modellen Kontext zu geben, sodass sie für dich optimale Optionen, könnte man sagen, berechnen können. Das heißt, dein Move, könnte man hier sagen, oder das, was du tust, das heißt, du definierst sogenannte Guardrails, du definierst Leitplanken Für welche Fragen darf KI eingesetzt werden, und welche bleiben 100% auf der menschlichen Ebene, auf der menschlichen Ebene. Das heißt, wenn du es ganz kompakt zusammenfassen willst für diesen ersten Trend KI informiert und du entscheidest. Und genau so sollte es sein. Das wird sich mit Sicherheit verändern in den weiteren Monaten, aber das ist das, wie KI heute schon in deinen Projekten eine ganz, ganz entscheidende Rolle spielen kann. Und da können wir gleich zum Trend 2 übergehen, und zwar zur automatisierten Datensteuerung. Auch wieder hier stell dir einfach vor, damit wir so ein bisschen Kontext haben du öffnest dein Dashboard, und ganz, ganz viele Blocker sind rot. Das Rework, also die Notwendigkeit zur Überarbeitung, steigt an, weil du willst ja die Projektampel wieder in den richtigen Bereich bekommen, und zwar heute und nicht erst im Monatsreport. Das heißt, von der irgendwie manuellen Excel-Darstellung gehen wir über zu Live-Signalen. Datenarbeit wird Echtzeitsteuerung. Dazu müssen die Daten natürlich verfügbar sein, und das ist Riesenmissverständnis. Ist hier mehr Daten gleich bessere Steuerung? Das ist falsch. Die richtigen Daten gleich bessere Steuerung. Und hier können wir auch gleich nochmal eins zurückgucken.

Speaker 1: 4:55

Zum ersten Trend zur KI. Die KI kann dir auch hier wieder megamäßig helfen, deine Daten richtig auszuwerten. Das heißt roter Blocker oder rote Ampel, erstmal das eine, aber dann mithilfe der KI die Daten so auswerten, dass sie für dich nachher vernünftig und bearbeitbar werden. Kernsignale benennst je einen Verantwortlichen neudeutsch heißt das ja so schön Owner, und das ist es dann schon. Hier ist weniger mehr, weil steuern heißt fokussieren und nicht alles messen. Also nochmal automatisierte Daten sind für dich ein Grundbaustein des Arbeitens.

Speaker 1: 5:47

Übrigens eins ist natürlich klar ich kann dir hier nicht sagen, wie du deine Daten automatisieren solltest. Das hängt von deinem Projekt und den Möglichkeiten, die du hast, ab. Aber du solltest auf jeden Fall schauen, dass das händische Zusammentragen von Daten ziemlich bald in der Vergangenheit für dich liegt. Das ist ganz, ganz wichtig, um zu beachten. Und damit sind wir schon beim dritten Trend, und zwar sollten wir hier, oder solltest du hier Belastungsgrenzen in den Fokus nehmen.

Speaker 1: 6:20

Was heißt das? Sieben Meetings, fünf Tasks, null Fokus. Wir kennen das alle Am Ende des Tages ist nichts fertig. Du hast irgendwie ganz, ganz viel anscheinend gemacht, hast gemietet, hast irgendwie den einen Task und den anderen Task hin und her geschoben, aber in Wirklichkeit ist nichts passiert. Also, produktivität sollte den Dauerstress wegräumen, könnte man sagen. Und was ganz, ganz wichtig ist mehr Druck bringt eben nicht mehr Output, sondern ganz genau das Gegenteil.

Speaker 1: 7:02

Das heißt, es gilt, hier darüber nachzudenken, wie wir tatsächlich die Produktivität erhöhen können. Erste Maßnahme ist natürlich und ich weiß, das ist gar nicht so leicht dass die Menschen, die in deinem Projekt arbeiten, vielleicht zu 100% auf deinem Projekt sind, also optimal fokussiert und optimal in deinem Projekt arbeiten können. Wir gehen mal davon aus, dass darüber hinaus das ganze Selbstmanagement schon gut funktioniert. Schwierig wird es dann, wenn Personen eben sozusagen mit Tagesgeschäft noch voll sind und darüber hinaus noch in deinem Projekt arbeiten sollen, dürfen, können müssen. Und hier geht es eben tatsächlich an dieses Thema mit den Belastungsgrenzen.

Speaker 1: 7:52

Ein Tipp könnte sein, tatsächlich also du kennst das vielleicht aus dem Kann-Bahn-Prinzip ein WIP-Limit, also ein Work-in-Progress-Limit für jede Person zu definieren beziehungsweise zu vereinbaren, also im weitesten Sinne könnte man sagen, um es deutlich zu machen maximal drei aktive Tasks Das muss man gegebenenfalls auch mit der Führungskraft der Person, die in deinem Projekt mitarbeitet, vereinbaren Plus feste Fokusblöcke Man nennt das auch Focused Blocks of Time, time Blocking oder Time Boxing. Das heißt, dass die Personen auch im Sinn manche werden das vielleicht auch als Prinzip der stillen Stunde kennen dass die Personen eben einfach die Chance haben, für einen definierten Zeitraum sehr, sehr konzentriert an dem Thema, an deinem Thema zu arbeiten. Dann passiert auch nichts, und das ist genau das, was eben nicht passieren darf, sondern es geht ja darum, dass das Projekt so schnell wie möglich Fortschritt macht. Also handle hier gut, gerne auch immer in Kooperation mit der Führungskraft der bei dir eingesetzten Personen aus, wie dir die Personen zur Verfügung stehen können, aus, wie dir die Personen zur Verfügung stehen können. Und damit sind wir im Prinzip auch schon direkt beim Trend Nummer 4., und zwar Kommunikation als strategische Disziplin.

Speaker 1: 9:43

Was heißt das? Stell dir Folgendes vor ein 4-Minuten-Video ersetzt eine 60-Minuten-Runde, drei Entscheidungen, eine Bitte, fertig. Jetzt müssen wir das so ein ganz kleines bisschen sortieren. Ich habe nicht gesagt, wir sollten keine Meetings mehr machen, aber es können ganz, ganz viele Meetings sozusagen in die asynchrone Arbeitsweise oder in den asynchronen Raum verlagert werden. Und zwar geht es hier primär um die Meetings, die sehr, sehr informationslastig sind und nicht wirklich eine Diskussion brauchen oder noch nicht wirklich vielleicht direkt eine Entscheidung ansteht. Oder du lagerst ganz viel Information aus ins Asynchrone, also machst zum Beispiel dieses 4-Minuten-Video, was ich gerade eben erwähnt habe, und nimmst dann einfach die Entscheidung ins Meeting, das eben deutlich kürzer sein kann.

Speaker 1: 10:49

Das bedeutet im Prinzip, dass Kommunikation zu einem eigenen Workstream wird, also mit einem Plan, mit Kanälen und mit Verantwortlichkeiten, und eben nicht irgendwie zufällig. Und wir treffen uns für Meetings, und es findet im Prinzip nur ganz, ganz viel Blablabla statt. Wir haben nichts geleistet, und wir haben eigentlich nur Zeit vergeudet. Das Missverständnis ist hier, dass ein Kanal für alle ausreicht. Das stimmt natürlich nicht. Das Ergebnis wäre hier eine Überlastung, eine intellektuelle Überlastung, könntest du sagen.

Speaker 1: 11:29

Das heißt, du erstellst im Prinzip einen Mini-Kommunikationsplan mit zum Beispiel drei Zielgruppen oder für drei Zielgruppen. Das könnte einmal das Team sein, das könnten einmal die Stakeholder sein, und das könnte das Steering-Committee sein, das könnten einmal die Stakeholder sein, und das könnte das Steering Committee sein. Und wenn du dir dann noch dick als Merksatz notierst, meetings sind für Klärung und nicht für Information, dann bist du für das zweite Halbjahr 2025 schon mega gut ausgestattet. Weil genau so sollte es sein. Wir nutzen die Möglichkeiten, die heute kommunikativ zur Verfügung stehen, und ein Video aufzunehmen. Das sollte heute eigentlich nicht die Ausnahme, sondern eher der Standard in modern aufgestellten Organisationen sein, weil so schaffen wir es eben einfach, den Asynchronenraum als zusätzliche Kommunikationsplattform zu nützen, und sind gegebenenfalls auch schneller, weil wir müssen auch nicht irgendwie alle schauen, ob wir dann einen Zeitblock zur Verfügung haben, um erstmal eine Stunde zusammenzusitzen.

Speaker 1: 12:45

Zehn Minuten für eine Entscheidung sind vielleicht einfacher einzuplanen als eine ganze Stunde Lohnt sich auf jeden Fall, mal darüber nachzudenken und wie immer gegebenenfalls halt einfach auszuprobieren, weil wenn ich es dann getestet, vertestet habe, dann kann ich ja immer noch sagen, das macht bei uns Sinn oder das macht bei uns keinen Sinn. Übrigens ganz wichtiger Hinweis an der Stelle testen bedeutet nicht, wir machen das einmal. Dem muss man schon auch so ein bisschen die Chance geben, auszuprobieren, besser zu werden und zu lernen, und dann vielleicht nach einem halben Jahr zu entscheiden. Wir machen es doch anders. Ihr habt da nichts verloren, ihr könnt eigentlich nur gewinnen.

Speaker 1: 13:30

Lass mich direkt mit dir auf den Trend Nummer 5 schauen Transparenz und Change. Und auch hier wieder rein in der Fantasie Stell dir vor, die Gerüchteküche brodelt. Gerüchteküche brodelt, aber statt Funkstille verstickst du einen 10-Zeilen-Brief, eine 10-Zeilen-E-Mail. Was ändert sich, warum, und was bedeutet das für euch? Und das ist genau der entscheidende Punkt Ganz, ganz häufig gelingt Change und jedes Projekt ist ja in irgendeiner Art und Weise Change und Veränderung deswegen nicht, weil Projekte in der Kaffeeküche oder wo auch immer sonst so die Gerüchteküche bei euch in der Organisation brodelt, gekillt werden. Und da ist eben Transparenz einfach ein Vertrauensangebot. Oder man könnte auch anders sagen Change braucht eine Story und Support.

Speaker 1: 14:55

Auftritt ist weniger Information schützt, in Wahrheit erzeugt weniger Information also so ein Informationsloch Misstrauen, und Misstrauen ist etwas, was du nicht im Projekt haben willst. Du möchtest Vertrauen haben, und Vertrauen gibt es eben einfach nur mit Informationen. Die Frage, das ist ganz klar, ist einfach auch noch so ein bisschen also, was kommunizieren wir, wann zu wem? das ist mir schon alles auch klar, und vielleicht kann auch nicht immer alles direkt kommuniziert werden, aber der Default sollte weniger sein, was verheimlichen wir, sondern vielmehr, was können wir alles jetzt schon kommunizieren? Das heißt also, meine Empfehlung dazu ist mach doch einfach mal eine Transparenz-Matrix, also wer braucht was, wie oft und wie tief, und da kann man dann auch gut zum Beispiel auch abwägen, wer kriegt vielleicht die volle Information, wer kriegt ein paar relevante Teilstückchen und ist damit auch schon ganz gut bedient, und vor allem auch drauf zu gucken, wie oft brauchen die unterschiedlichen Anspruchsgruppen die Informationen, um eben entweder informiert, inspiriert, an Bord oder auch arbeitsbereit zu sein.

Speaker 1: 16:12

Unsicherheit verschwindet nicht, wenn wir sie verschweigen. Unsicherheit verschwindet eben einfach nur, wenn wir offensiv und direkt damit umgehen. Ich glaube, das ist ganz, ganz wichtig, und zwar nicht nur im zweiten Halbjahr 2025, sondern eigentlich wahrscheinlich in jedem Projekt und immer Und jetzt kommen wir zu einem meiner Lieblingsthemen auch fast in jedem Seminar oder in jedem Workshop. Trend Nummer 6, ressourcenplanung, auch im zweiten Halbjahr 2025. Eine kleine Szene wieder, um sich das Ganze vorzustellen.

Speaker 1: 16:47

So heißt das Eine Architektin auf fünf Projekten, ergebnis Alle lahm, und stattdessen könntet ihr ja gemeinsam definieren sozusagen acht Stunden nur für Projekt X, und plötzlich hast du Bewegung. Lass uns das nochmal genauer untersuchen. Die Architektin, die jetzt gerade auf fünf Projekten ist und irgendwie bei keinem so richtig mit dabei, die ist eine sogenannte Engpasskompetenz oder ein Flaschenhals. Das gibt es ganz oft in ganz, ganz vielen Organisationen. Eine Person, die sollte dreimal vorhanden sein, die gibt es aber nur einmal, und damit werden sie eben tatsächlich zu deinem Engpass.

Speaker 1: 17:40

Also, ressourcen sind deswegen auch mehr als ein Name im Plan, sondern sie sind Menschen, und Menschen können dann am besten arbeiten, wenn sie eben Fokus auf der einen Seite haben und auf der anderen Seite nicht so oft hin und her wechseln müssen. Also, das sind auch die elementaren Prinzipien der persönlichen Produktivität und des Zeitmanagements. Wenn man Kontextwechsel machen muss das kennt jeder aus der persönlichen Arbeit dann braucht es eben wieder gerade bei denkintensiven Arbeiten, dann braucht es eben wieder so dieses Hineindenken in das Projekt. Also, es geht um Fokus, und es geht um Wechselkosten, beziehungsweise eigentlich eher um das Vermeiden von Wechselkosten. Das Missverständnis ist halt wie immer alle können auf allem arbeiten.

Speaker 1: 18:39

Das ist natürlich totaler Quatsch, weil Engpässe, engpassressourcen brauchen einen besonderen Schutz. Und hier gilt es eben auch für dich als Projektleitung oder als Führungskraft, wirklich im Detail auf die einzelnen Mitglieder, auf die einzelnen Mitwirkenden in deinem Projekt genau zu schauen. Also, wer ist an welcher Stelle super relevant, und wo muss ich eben einfach das Projekt im Fluss und in der Dynamik halten? Wo braucht es dann eben dementsprechend Fokus? An welchem Engpass muss ich arbeiten? Erfasse also alle Top-Skills grob und blocke.

Speaker 1: 19:24

Zeit für Engpässe Könnte eine Herangehensweise sein. Zeit für Engpässe Könnte eine Herangehensweise sein. Oder andersrum lieber ein Projekt voranbringen als fünf ausbremsen. Das ist eine ganz, ganz wichtige Perspektive, und vielleicht macht es Sinn, das direkt mit dem Trend Nummer sieben zu verbinden. Der Trend Nummer 7 ist nämlich ganz klar aktuell, dass PMO als Enabler, als Schiedsstelle, als eine Stelle, an der Projekte vorangetrieben werden.

Speaker 1: 19:58

Übrigens, pmo oder PMO, project Management Office Und lass uns auch hier wieder fantasiehaft einfach mal kurz drauf gucken Stell dir vor, ein PMO-Meeting, und statt irgendwie Templates rumzuverbiegen, organisiert das PMO eine ganz, ganz klare Abschätzung, die den Teams, den einzelnen Projektteams eben hilft, tatsächlich für sich in der eigenen Arbeit Klarheit zu gewinnen. Also, das PMO, das Project Management Office, wandelt sich irgendwie von einer Bürokratieeinheit wirklich zum Motor und zum Beschleuniger für Projekte. Früher war das so, dass PMOs ganz, ganz häufig sich so irgendwie als Verwalter verstanden haben, und heute also PMO als Enabler, als Beschleuniger. Heute kriegt das PMO mehr das Gesicht eines Beschleunigers, jemand, der wirklich auch vom Herzen her Projekte, projektteams dabei unterstützt, voranzukommen. Das Missverständnis war eben sehr, sehr lange, dass das PMO sowas ähnliches wie ein Polizist oder ein Ordnungshüter ist, vielleicht, dass auch irgendwie die Projektvorgehensweise eingehalten wird und so weiter.

Speaker 1: 21:33

Das PMO aus heutiger Sicht, also aus einer modernen, aus einer aktuellen Sicht, ist eher eine Service und eine Orientierungsstelle. Das heißt, der Fokus ist ganz klar darauf was können wir hier tun, um eure Projekte zu beschleunigen? Welchen Beitrag können wir dafür leisten Für bestehende PMOs, also für bestehende Project Management Offices, gilt hier dann in dem Fall, dass es ganz wichtig ist, man könnte sagen, das Mandat zu schärfen. Wichtig ist, dass man könnte sagen, das Mandat zu schärfen und ich sage jetzt mal vier Kern-Services zu definieren und einen sofort anzubieten. Also was sind? das kann ich für dich nicht entscheiden, aber was sind die vier Kern-Services, die es eben braucht von deinem PMO, damit eure Projekte insgesamt besser laufen?

Speaker 1: 22:32

Also einer ist wahrscheinlich ganz, ganz klar bei den Estimation Meetings zu unterstützen, gut in der Kommunikation zu unterstützen und eben einfach auch ein sehr, sehr, sehr waches Auge auf die Engpässe beziehungsweise auf die Ressourcenplanung zu haben. Du kannst auch so sagen ein gutes PMO nimmt Druck aus der Politik und gibt Klarheit ins Portfolio. Das heißt, es gewinnt eben nicht mehr der oder das Projekt, der am lautesten schreit oder am besten vernetzt ist, sondern das Projekt, das am meisten auf gegebene Ziele der Organisation oder auf wirtschaftliche Rahmenbedingungen oder oder einzahlt. Und genauso sollte es sein, weil Projektmanagement ist nicht, wir schreien rum und irgendwie wurschteln uns das Ganze zurecht, sondern Projektmanagement ist auch für die Gesamtorganisation, die es versteht, ein. Wir haben klare Vorgehensweisen, und wir haben klare Perspektiven, und dafür ist das PMO ganz, ganz hervorragend geeignet. War es schon immer, aber sollte es aus heutiger Sicht ganz, ganz besonders sein.

Speaker 1: 23:55

Und damit sind wir im Prinzip schon beim Trend Nummer 8. Und zwar ESG, also Environmental, social und Governance, social and Governance, esg als echtes Kriterium, und das wird immer wichtiger und immer relevanter in ganz, ganz vielen Organisationen und ganz, ganz vielen Branchen. No-transcript ESG, environmental, social and Governance wird zu einem harten Entscheidungskriterium. In vielen Projekten Ist es vielleicht sogar schon geworden oder wird bei euch gegebenenfalls immer mehr werden. Ein entscheidendes Missverständnis, das wir noch aus der Vergangenheit häufig mittragen, ist, dass eben dieses ESG-Thema, dass es irgendwie ein PR-Thema ist Heutzutage kannst du eher sagen, es ist ein Thema, also es kommt eher so in diesen Bereich Risikomanagement und Wettbewerbskriterium, weil eben ganz, ganz viele Organisationen, teilweise auch staatliche Stellen, darauf immer stärker schauen Was kannst du machen oder was solltest du machen?

Speaker 1: 25:31

ESG-Fragen sollten mit in die Projektentscheidungsvorlagen eingearbeitet werden, und wichtig ist für uns eben einfach mitzunehmen das ist kein Nice-to-have mehr, sondern entscheidungsrelevant. wenn es auch bei euch in eurer Branche oder in euren Projekten plötzlich und so plötzlich wird, das wahrscheinlich gar nichtue, dann sehe ich im Prinzip drei große Linien oder drei große Szenarien für Projektleitung und Führungskräfte im zweiten Halbjahr 2025. Das ist im Prinzip KI und Daten. Die sind da, und du solltest sie bewusst nutzbar machen, bewusst nutzen, aber eben selber Entscheider bleiben. Das zweite Menschen und Zusammenarbeit entscheiden über Tempo und Wert.

Speaker 1: 27:21

Fokus, kommunikation und Transparenz sind deine Beschleuniger oder auch Bremsklötzebel nach oben oder tatsächlich, um auch Projekte strategisch voranzubringen, musst du nicht alles gleichzeitig vorantreiben, aber du musst verstehen, wie diese Trends zusammenwirken, denn sie sind eben kein Hype, sie sind Realität. Und genau da setzt erfolgreiche Projektleitung heute an. Und in diesem Sinne wünsche ich dir erfolgreiche Umsetzung in deinen Projekten und bis wir uns das nächste Mal wieder hören, allzeit erfolgreiche Projekte. Bis dann Vielen Dank, dass du heute mit dabei warst, und schalte einfach das nächste Mal wieder ein, wenn das heißt einfach Projekte Bis zum nächsten Mal