Elegir la ubicación perfecta para un evento, aunque pueda parecer sencillo, implica tener en cuenta diversos factores, que garantizarán una buena elección, lo que contribuye a convertir el evento en una experiencia inolvidable.
En este episodio de Píldoras de Comunicación te mostramos cómo hacerlo y todas las claves que deben ser valoradas.
Elegir la ubicación perfecta para un evento, aunque pueda parecer sencillo, implica tener en cuenta diversos factores, que garantizarán una buena elección, lo que contribuye a convertir el evento en una experiencia inolvidable.
En este episodio de Píldoras de Comunicación te mostramos cómo hacerlo y todas las claves que deben ser valoradas.
La sede de un evento puede marcar la diferencia entre convertirse en una experiencia inolvidable o ser uno más. Por ello, elegir cuidadosamente un lugar apropiado, para el objetivo del evento y para el público asistente, es fundamental.
La primera cuestión que debe responderse es: ¿en qué ciudad realizar el evento? En el caso de empresas multinacionales, esta pregunta puede extenderse, incluso, al país en el cual debe realizarse, que suele decidirse por cuestiones estratégicas internas.
En cuanto a la ciudad, es un aspecto importante, ya que no todas las ciudades cuentan con las mismas infraestructuras para eventos, ni con las mismas comunicaciones, por lo que el destino elegido debe ser viable desde el punto de vista de la logística del evento.
Lógicamente, cuando se trata de inauguraciones, presentaciones de producto a nivel local, etc. esta cuestión viene predefinida de antemano y el evento debe adecuarse a esa ubicación. Sin embargo, cuando hablamos de convenciones, congresos, etc. los condicionantes son otros, más relacionados con la propia organización del acto.
Para elegir la mejor ciudad para nuestro evento, al margen de condicionamientos corporativos, hay que tener en cuenta, al menos, las siguientes cuestiones:
· ¿Cuántas personas se desplazan y desde qué lugares? Cuando mayor sea el número de asistentes, más se verá condicionado el destino elegido.
· ¿Hay suficientes medios de transporte para acceder? La gestión de los desplazamientos puede condicionar el lugar del evento, en función del origen de los asistentes y de la frecuencia y precio de los medios de transporte.
· ¿Hay hoteles con suficiente número de habitaciones y espacios con salas? Esta cuestión es fundamental, sobre todo en el caso de eventos con un gran número de asistentes.
En ocasiones, hay otros condicionantes a la hora de elegir la ciudad, como su impacto en la imagen interna o externa de la compañía. Por ejemplo, en algunas ocasiones, las marcas evitan asociar los eventos corporativos con ciertos destinos, que suelen considerarse vacacionales o de ocio, como pueden ser las islas como Baleares o Canarias, en el caso español, salvo que el evento tenga un carácter de incentivo o su temática sea coherente con estos destinos.
Una vez decidida la ciudad, llega el momento de seleccionar el hotel y las salas. Cuando es necesario que tanto el alojamiento como las salas estén en el mismo hotel, muchos establecimientos quedan descartados, ya que no siempre se dan ambas condiciones, según el número de asistentes que estemos manejando.
La ventaja de tener alojamiento y salas en la misma ubicación es evidente: comodidad para los asistentes y para la organización del evento, y ahorro en gastos de desplazamiento y en tiempo. Sin embargo, también tiene inconvenientes, ya que el hecho de tener separado el hotel de las salas proporciona una mayor sensación de dinamismo en el evento y ofrece la opción de elegir ubicaciones muy diversas y atractivas.
Debemos hacer una prospección adecuada, teniendo en cuenta, además del número de asistentes, la categoría del hotel y el presupuesto disponible. Al margen del presupuesto, la categoría del hotel es una cuestión a valorar, ya que debe ser coherente con los valores de la marca y con el mensaje que se desea transmitir.
Existen hoteles muy diversos por su ubicación más o menos céntrica y bien comunicada, por su diseño y estilo: más moderno o más convencional; por su antigüedad, incluso por su fama o por su historia, etc. Hay hoteles convencionales y hoteles emblemáticos y todos estos aspectos deben ser tenidos en cuenta, ya que la ubicación de un evento comunica, por sí misma, un determinado mensaje.
Una vez resulta la cuestión del alojamiento, las salas para reuniones o ponencias, deben cumplir ciertos condicionantes, ya sean las propias salas del hotel u otras instalaciones diferentes.
En primer lugar, debe tener suficiente espacio para el montaje. Los montajes pueden ser variados: en teatro, cuando solo se utilizan sillas; en escuela, cuando se colocan mesas y sillas como si se tratase de un aula, de ahí su denominación; en banquete, que es el formato habitual en comidas y cenas, con mesas redondas para 8 u 10 comensales; en cabaret, cuando se utilizan las mismas mesas redondas, pero solo una parte de las sillas, para facilitar la visión hacia la zona de escenario; en cocktail, cuando el público está de pie con algunas mesas altas y taburetes de apoyo o de pie sin más.
Para reuniones con números reducidos de asistentes, pueden utilizarse también el montaje imperial, en el que los asistentes se colocan alrededor de una gran mesa rectangular o en “U”, colocando las mesas con la misma forma que esta letra.
A la hora de calcular las dimensiones necesarias, hay que tener muy en cuenta el espacio necesario para la escenografía: tarima suficiente en función del número de ponentes que hablarán a la vez y si lo harán sentados o de pie, pantallas, tipo de proyección (frontal, retroproyección o pantallas led), etc.
Pero no solo es importante la superficie disponible: también la altura, porque, si tenemos un número elevado de asistentes y la altura de la sala no es demasiada, probablemente habrá dificultades de visibilidad para las personas que se sitúan en la parte de atrás de la sala.
En segundo lugar, debe ser accesible. Aunque pueda parecer extraño, hay instalaciones para eventos que, hoy en día, aún tienen problemas de accesibilidad, lo cual puede suponer un enorme problema en el caso de que alguno de los asistentes tenga dificultades en este sentido. Por ello es muy importante comprobar todos los accesos de la ubicación elegida.
Otro factor a tener en cuenta es la sostenibilidad. La preocupación y el cuidado del medio ambiente cotizan al alza y, por supuesto, son aplicables a los eventos en general y a su ubicación, en particular. Ya existen localizaciones que se definen específicamente como sostenibles por sus características. Básicamente, los aspectos que hacen que una ubicación sea sostenible son sus materiales, los sistemas de separación de residuos y, por supuesto, sus sistemas de eficiencia energética, entre otros factores.
La infraestructura eléctrica también debe ser tenida en cuenta. La sala debe contar con las tomas eléctricas necesarias para el montaje audiovisual en la sala y suficiente potencia como para que no se produzcan cortes eléctricos durante el evento.
Por último, la zona de carga y descarga es muy importante para facilitar y optimizar el montaje de la escenografía y todos los medios audiovisuales necesarios.
En la actualidad existen numerosos tipos de instalaciones aptas para la celebración de eventos. Sería casi imposible nombrarlas todas, pero vamos a intentar describir las más habituales:
En primer lugar, las salas de hotel, a las que ya hemos hecho referencia, es una de las ubicaciones más habituales. La principal ventaja suele ser su coste más ajustado respecto de otras opciones.
En segundo lugar, están los edificios emblemáticos o históricos, como castillos, palacios y monumentos específicos situados en cada ciudad y que son, en muchos casos, representativos de la misma.
En esta misma línea están también los Museos, que han encontrado una vía alternativa de ingresos mediante el acondicionamiento de sus instalaciones, siempre con ciertas restricciones y condicionantes para garantizar su integridad.
Existen, asimismo, numerosos espacios pensados específicamente para la realización de eventos, unos de carácter público, como los palacios de congresos o las instalaciones de los recintos feriales y otros de carácter privado, con características muy variadas.
Las instalaciones deportivas son, también, una opción recurrente para algunos eventos, como los circuitos de carreras, hipódromos, palacios de deportes, estadios de fútbol, etc.
Entre las ubicaciones más habituales para la celebración de eventos, tanto corporativos como sociales, se encuentran las fincas y bodegas, que suelen estar a las afueras de las ciudades y ofrecen excelentes espacios abiertos, como jardines y terrazas, que suponen un valor añadido cuando el clima lo permite.
Los cines y los teatros se han consolidado, desde hace tiempo, como una opción viable para muchos eventos, ya que facilitan instalaciones con excelente visibilidad, medios audiovisuales, accesibilidad, aforos importantes, etc.
Algunos restaurantes, en función de los espacios disponibles y más allá de sus opciones de restauración, también ofrecen posibilidades para ciertos eventos y, por último, no podemos dejar de citar a los parques temáticos que desarrollan eventos, con el valor añadido de sus instalaciones e infraestructuras.
Terminamos nuestro episodio, esperando que te ayude en la organización de tu próximo evento. ¡Te espero en el próximo!