Las marcas y los negocios tienen diversos públicos. Siempre se habla de los clientes y los empleados pero los proveedores son, igualmente, un público estratégico al que se debe prestar la debida atención y con el que hay que establecer una comunicación apropiada, sin embargo, es uno de los aspectos más descuidados de la comunicación en las empresas.
En este episodio de Píldoras de Comunicación te contamos cómo afrontar la comunicación con proveedores de manera correcta.
Las marcas y los negocios tienen diversos públicos. Siempre se habla de los clientes y los empleados pero los proveedores son, igualmente, un público estratégico al que se debe prestar la debida atención y con el que hay que establecer una comunicación apropiada, sin embargo, es uno de los aspectos más descuidados de la comunicación en las empresas.
En este episodio de Píldoras de Comunicación te contamos cómo afrontar la comunicación con proveedores de manera correcta.
Uno de los factores más importantes para que tu negocio funcione adecuadamente es mantener una correcta comunicación y relación con los proveedores. Sin embargo, es una de las facetas más descuidadas de la comunicación corporativa. En muchas ocasiones, los proveedores son estratégicos para poder ofrecer un buen producto o servicio a tus clientes entonces ¿por qué no se cuida esta relación?
Habitualmente, esta situación se produce porque la empresa se sitúa en una situación de superioridad respecto al proveedor, sin tener en cuenta que, independientemente de las negociaciones y acuerdos a los que se pueda llegar entre ambas partes, cuando se contrata a otra empresa para que nos facilite un producto o servicio a cambio de una remuneración, debemos hacerlo desde una posición de igualdad. Cuando contratamos a un proveedor lo hacemos porque tenemos una necesidad y debemos recurrir a un externo puesto que no somos capaces de darle una respuesta óptima por nosotros mismos o porque no nos conviene hacerlo por diversas razones, ya sean logísticas, económicas, etc.
Los proveedores deben ser considerados como un público más, con un perfil determinado. Hacia ese público estratégico, al igual que hacia los demás, debemos definir unos objetivos, mensajes y canales de comunicación eficaces, que favorezcan la relación.
Claramente, una buena comunicación externa con proveedores mejora la calidad de la gestión de la empresa, sus productos o servicios. Esto repercute, directamente, en la satisfacción de los clientes y en la imagen, la reputación y el posicionamiento de la marca. Por ello, no debes olvidar que los pilares esenciales que deben sustentar una buena comunicación entre la empresa y sus proveedores son la confianza y la transparencia. No pierdas de vista que tus proveedores también pueden convertirse en prescriptores de tu marca e impactar positivamente en su imagen.
La confianza es crítica en cualquier proceso de relación de negocios. Ambas partes se ven beneficiadas, cuando se cumplen los acuerdos y se mantiene una comunicación fluida.
Un entendimiento incompleto puede provocar problemas en momentos críticos, en los que el suministro de productos o servicios es fundamental. Por ello, la comunicación es esencial, en el vínculo con cualquier proveedor.
Pero esta comunicación no solo debe cuidarse en el momento en el que se inicia la colaboración con el proveedor, sino que empieza mucho antes, en el mismo momento en el que se inician los contactos para llegar a un acuerdo. La forma en la que se produce ese proceso de contacto, negociación y acuerdo dice mucho de las marcas y de cómo se va a producir la relación posterior.
Hay diversas prácticas muy negativas en la comunicación con los proveedores:
En la fase inicial es muy habitual que se produzcan situaciones que rozan la falta de respeto, como el famoso ghosting, que tiene lugar cuando una compañía solicita una propuesta o un presupuesto y tras diversos contactos, mails, llamadas, incluso reuniones y el envío de dicha propuesta la empresa desaparece y nunca vuelve a responder, por mucho que el proveedor intente hacer seguimiento.
Otra situación negativa se produce cuando, una vez iniciada la colaboración, no se cumple con los acuerdos pactados por ambas partes, incluido el pago o cualquier otra condición pactada. Al final, el incumplimiento de los acuerdos forma parte de lo que la marca está comunicando hacia el exterior y es muy negativo.
También es muy habitual la falta de transparencia, que se oculten partes importantes de la información que se necesita para llevar a cabo un buen servicio o para suministrar el producto de la mejor manera.
Esto se une, en ocasiones, a una falta de fluidez en la comunicación. Muchas veces, los proveedores intentan comunicar con su cliente para realizar gestiones o avanzar con los proyectos en marcha y se encuentran con una falta de respuesta que provoca una paralización, mostrando una evidente falta de consideración hacia su trabajo y su tiempo. La retroalimentación sobre el desempeño y ofrecer sugerencias para mejorar en el futuro es clave.
Todo esto se resume, como decía al principio, en un posicionamiento del cliente por encima del proveedor, muy contraproducente para mantener una relación óptima y productiva.
Es realmente importante que tengas en cuenta una serie de pautas para que contribuyas a la creación de unos canales de comunicación transparentes con cualquier proveedor con el que trabajes.
En primer lugar, debes ser claro y conciso en la explicación de los objetivos y las perspectivas que deseas para tu empresa. Si explicas tus necesidades empresariales y das a conocer las características de tu empresa, los proveedores tendrán la información suficiente para gestionar la relación de forma adecuada y anticiparse a cualquier situación imprevista. En ciertos sectores como el de la comunicación y el marketing, por ejemplo, esto se traduce en el desarrollo de un buen briefing, algo que muy pocas veces se realiza de forma adecuada. Además, escucha activamente para comprender, a su vez, sus necesidades y expectativas.
También es muy importante que cuides tu lenguaje y mantengas siempre un tono adecuado para dirigirte a estos profesionales. Si eres educado y honesto, conseguirás fijar unos estándares de calidad idóneos para tu actividad. También es conveniente que refuerces su predisposición hacia ti mediante un lenguaje positivo. Si hay productos o servicios que hayan impactado en los resultados de tu negocio, no está de más que reconozcas su labor. La comunicación debe ser respetuosa y profesional en todo momento.
Por otro lado, ante cualquier duda que tengas sobre el servicio prestado, es preferible que demuestres tu interés y pidas información sobre cómo se puede solucionar. La presión, las malas formas o la imposición nunca son una buena alternativa. Si has elegido a un proveedor es porque lo consideras óptimo para desarrollar el servicio o producto para el que lo has contratado, por lo tanto, deja que lo solucione como el profesional que es y déjate asesorar. Mantén siempre una actitud proactiva y colaborativa.
Mantén una comunicación regular. Es importante estar disponible y establecer comunicaciones periódicas para mantener la información sobre cualquier necesidad o cambio en la empresa y estar al tanto de las novedades de los proveedores.
Es importante, además, que tengas en cuenta las nuevas tecnologías, siempre que sea posible, para consolidar una buena relación. La tecnología adecuada puede facilitar el control de todos los procesos pendientes y gestionar adecuadamente los posibles riesgos que puedan producirse. Establece un canal de comunicación efectivo, ya sea el mail, la mensajería instantánea, el teléfono, etc. para que la información se transmita de forma eficiente.
La comunicación externa con tus proveedores debe ser clara y concisa, para optimizar el rendimiento de tu negocio y debe basarse en la empatía, honestidad y respeto. Con las pautas que te hemos dado podrás construir una comunicación corporativa eficaz, con resultados positivos, incluso cuando se interpongan obstáculos.
Termino este episodio de Píldoras de Comunicación, esperando que haya sido de tu interés y te espero en el próximo. ¡Saludos!
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