Por mucho que se empeñen, la nota de prensa no solo no ha muerto, sino que sigue siendo una herramienta fundamental para gestionar la comunicación corporativa. La cuestión es elaborar y enviar buenas notas de prensa.
Pero no solo hay que aprender a hacer buenas notas de prensa: también es muy interesante reconocer y aprender de las malas.
Y eso es lo que hacemos en este episodio de Píldoras de Comunicación: analizar una nota de prensa real y desvelar todos sus errores.
Por mucho que se empeñen, la nota de prensa no solo no ha muerto, sino que sigue siendo una herramienta fundamental para gestionar la comunicación corporativa. La cuestión es elaborar y enviar buenas notas de prensa.
Pero no solo hay que aprender a hacer buenas notas de prensa: también es muy interesante reconocer y aprender de las malas.
Y eso es lo que hacemos en este episodio de Píldoras de Comunicación: analizar una nota de prensa real y desvelar todos sus errores.
Muchos especialistas en comunicación afirman, desde hace tiempo, que las notas de prensa están muertas, supongo que basándose en el hecho de que la mayoría de las enviadas por las empresas acaban en la papelera y nunca son publicadas.
No estoy de acuerdo. Creo que la nota de prensa sigue siendo una de las herramientas básicas de la comunicación corporativa. El problema es que hay una enorme saturación.
Los periodistas reciben, cada día, decenas de notas de prensa, llamadas, convocatorias, etc.; los recursos son escasos en los medios y el tiempo es uno de ellos. Por lo tanto, tienen que seleccionar y eso implica desechar la mayor parte de la información que les llega.
Si fuésemos conscientes de la cantidad de empresas que, cada día, intentan que sus informaciones sean publicadas en los medios, nos daríamos cuenta de que solo somos uno más, por lo tanto ¿por qué tendrían que publicar nuestra información? La respuesta es: relevancia.
La mayoría de las notas de prensa son, simplemente, ignoradas, porque son irrelevantes, no aportan nada y no ofrecen información de interés. Esto es así porque muchas empresas están acostumbradas a mirarse el ombligo: piensan que sus contenidos son realmente importantes cuando, en realidad, vistos desde fuera, no es así.
Habitualmente recibo algunas notas de prensa de diferentes empresas y entidades. No sé por qué las recibo, porque mi empresa es una agencia de comunicación y no un medio de comunicación y no tengo relación alguna con las entidades que me las envían, pero así es. En ocasiones me produce mucha curiosidad analizarlas ya que puedo ver tanto los errores, como los aciertos de estas notas de prensa y aprendo constantemente de ellas.
En este episodio de Píldoras de Comunicación me voy a centrar en una nota que recibí hace algunas semanas y que concentraba tal cúmulo de errores y malas prácticas, que sería casi imposible superarla en ese sentido. Por supuesto, no voy a nombrar a la empresa, ni voy a dar pistas sobre el contenido textual, porque me parecería maleducado y malintencionado por mi parte hacer esa publicidad negativa de la empresa y de su comunicación, pero sí lo dejo claro para que tengas presente que este episodio está basado en hechos reales. Así que, empezamos.
Comienzo con el propio envío: el primer error es que yo lo haya recibido porque, evidentemente, no es un contenido de mi interés (más allá de facilitarme el tema para este episodio del podcast), ni lo voy a publicar en ningún medio.
De esto se deduce que su base de datos de medios de comunicación o su lista de distribución no está bien segmentada, ni actualizada. Lo mismo que me llegó a mí, es más que probable que le haya llegado a otras personas, que no son los receptores adecuados. Esto es muy importante. Si tienes la mejor información del mundo, pero no la distribuyes a las personas adecuadas, en este caso los periodistas que hablan o escriben, habitualmente, sobre esa temática, no servirá de nada y el resultado será: ninguno.
Hay que destacar que la nota es enviada directamente desde la empresa, por la persona responsable de comunicación, sin la intervención de agencias o de cualquier otro intermediario, lo cual puede indicar cierto grado de desconocimiento.
El tema de la nota de prensa es totalmente promocional: habla del lanzamiento de un nuevo departamento de formación, dirigido a otras empresas.
No me canso de decir que nunca hay que difundir a los medios información que no lo merezca. El gran error de este envío y, sin duda, el más importante es que el tema puede que sea muy interesante y novedoso para la propia marca, pero no para los medios de comunicación y, por tanto, no para las audiencias a las que pretendemos llegar e impactar.
La mayor parte de las notas de prensa cometen, siempre, este mismo error. La empresa comunica algo que considera importante y que, en el fondo, casi siempre es simple promoción. Cuando estés valorando un posible contenido plantéate, siempre, si ese contenido tendría una mejor cabida en una campaña publicitaria. Si es así, deséchalo como nota de prensa para periodistas.
El planteamiento correcto debe ir de la audiencia hacia la empresa y no a la inversa, es decir, cuando vayas a enviar una información a los medios, pregúntate si esa información va a suponer un auténtico impacto positivo o negativo para un colectivo determinado (cuanto más amplio mejor). Pregúntate si esa información es útil para una determinada audiencia y también si esa información es novedosa, es decir, si ofrece una innovación, si es curiosa o llamativa. Por otro lado, pregúntate si se está enviando en el momento apropiado y, finalmente, si es algo suficientemente actual.
Es decir, si cumple con cuatro criterios básicos para que un contenido pueda convertirse en noticia, que son: que sea relevante, oportuno, actual y novedoso.
Dicho esto, vamos a seguir con las cuestiones de forma.
El asunto del mail de esta nota de prensa habla del lanzamiento del nuevo departamento de formación, sin más. Hay que tener muy claro que el asunto y el remitente son dos elementos fundamentales para que el periodista se detenga en tu envío. Es lo primero que va a ver y, por tanto, tienes que conseguir que llame la atención.
Respecto al remitente, olvídate, por supuesto, de enviar una nota de prensa desde direcciones de mail tipo Gmail, Hotmail o similares, porque no da sensación de profesionalidad. No olvides que una acción de comunicación como esta busca reforzar la visibilidad de la marca, aumentar su notoriedad y reforzar su posicionamiento, así que ¿qué imagen da una empresa o entidad que ni siquiera tiene un mail corporativo desde el que difundir sus informaciones? Aunque seas un freelance y no una empresa, tus comunicaciones deben realizarse desde un mail corporativo y fiable.
Por otro lado, respecto al asunto, además de informar sobre el contenido de la nota, tienes que intentar que sea lo suficientemente atrayente y llamativo para que el periodista tenga ganas de seguir leyendo. Si no es así, nunca abrirá tu mail y la nota se perderá.
En cuanto al cuerpo del mail, en el caso de esta nota de prensa, describe el lanzamiento con un tono puramente promocional, con generalidades y sin concretar los beneficios del nuevo departamento de formación, más allá del habitual "nuestra amplia experiencia"... Alguien como yo, que no sabe de qué va el tema... se queda exactamente igual.
Aquí quiero hacer un inciso. Hay dos formas correctas de hacer el envío de una nota de prensa. Por un lado, incluir el contenido de la propia nota en el cuerpo del mail (adjuntando, también, la nota de prensa como archivo adjunto y la documentación, fotos, vídeos, etc. que correspondan) y, por otro, escribir un texto descriptivo en el cuerpo del mail y enviar la nota adjunta y el resto de documentos. Cualquier de las dos fórmulas es válida.
Dicho esto, en el caso de esta nota de prensa, el error es que el cuerpo del mail no tiene ningún elemento de atracción que incite a abrir el documento para saber más.
En cuanto al archivo adjunto, la nota de prensa en cuestión era un PDF y no se acompañaba de imágenes o cualquier otro material adicional, salvo un par de enlaces en el mail, para ampliar información en la propia web de la marca. Esto es otro gran error.
Siempre debes pensar en facilitar el trabajo al periodista. Envía tus notas de prensa en formato Word, para que sea sencillo extraer el contenido o editarlo. Además, es fundamental que facilites imágenes, vídeos, archivos de audio, documentos complementarios (que realmente sean importante y aporten valor adicional a la nota), etc.
Dicho todo esto, nos falta analizar las formas de la propia nota de prensa, ya que lo dicho hasta ahora ser refiere, únicamente, al envío en sí mismo.
Esta nota de prensa tenía dos páginas, pero la mitad de la primera página está ocupada por logos, obligando a hacer un largo scroll para llegar al titular. Esto, en sí mismo, es un error, ya que el periodista debería llegar al contenido en un simple golpe de vista, para no hacerle perder ni tiempo, ni interés. En cuanto a la longitud, una nota de prensa nunca debería superar las dos páginas.
Por otro lado, el título era más bien un párrafo: 5 líneas llenas de adjetivos que ensalzan las bondades del nuevo departamento de formación (y a estas alturas aún no se sabía de qué tipo de formación se está hablando...). El título de una nota de prensa debe ser simple, conciso, informativo y, a la vez, llamativo, para despertar interés. De hecho, probablemente, llegar a un buen título es una de las cosas más difíciles.
El texto de la nota era breve y generalista. Habla de formación, sin precisar; habla de expertos, sin concretar; habla de metodologías, sin desarrollar... De hecho, llegué hasta el final y aún no tenía ni idea de qué tipo de formación estaban hablando... Es decir, que el contenido estaba elaborado en tono promocional, si aportar datos de interés y sin describir, exactamente, qué es lo que está anunciando.
Para terminar, la nota no incluye una breve descripción de la compañía, su actividad, etc. para poder contextualizar mejor la información y ofrecer datos adicionales al periodista.
Desde que recibí la nota no he podido indagar mucho más, pero, en una búsqueda rápida que hice en Google he podido ver que se ha publicado en un único medio especializado, con el que, seguramente, esta empresa tiene una relación continuada y fluida. Es decir, un resultado, prácticamente, nulo.
Termino este episodio animándote a que apliques esta información y no cometas los mismos errores en tus notas de prensa. Espero que te resulte útil y te espero en el próximo.