#14 Ecommerce business Mitarbeiter oder Outsourcen?

Du hast dir ein eigenes eCommerce Business aufgebaut und machst damit bereits fünf-stellige Umsätze? Dann ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, indem du dir überlegen solltest entweder Mitarbeiter einzustellen oder Aufgaben an außenstehende Dienstleister abzugeben. Welche der beiden Optionen für dich und dein Business sinnvoller ist und warum du jetzt anfangen solltest, über eine der beiden Optionen nachzudenken, erfährst du hier. 

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E-commerce.de präsentiert der Podcast. Für bessere Strategien, mehr Freiheit und Erfolg. Neue Folgen jeden Montag um 15 Uhr. Mein Name ist Niklas Spielmeyer und willkommen zurück hier beim e-commerce.de Podcast. Den Podcast für alle Online-Händler in der Dachregion, die ihr Business aufbauen wollen, skalieren wollen. Und heute sprechen wir vor allem darüber, wie es so weitergehen kann, wenn man mal die ersten Erfolge gehabt hat, mal auf einen guten mittleren, fünfstelligen, höheren, fünfstelligen Umsatz gekommen ist mit seinem E-Commerce-Business. Ab wann eigentlich ein Zeitpunkt gekommen ist, wo man eventuell Mitarbeiter einstellt, ob das überhaupt smart ist, Mitarbeiter einzustellen oder ob man lieber langfristig auch die Prozesse outsourcen soll, also einfach abgeben soll an Agenturen, an Dienstleister und so weiter und so fort. Das ist tatsächlich so ein Punkt, der im E-Commerce sehr ungewöhnlich ist und wovon sich der E-Commerce, glaube ich, von den meisten Geschäftsmodellen verabschiedet. Ich kenne Leute, die machen Millionen Umsätze und haben keine Mitarbeiter. Das ist nicht normal. Also wenn man, wer hier selbstständig ist, wer Unternehmer ist außerhalb vom E-Commerce, der wird das wissen. Es gibt Unternehmen, die machen 300.000 oder 400.000 Euro Umsatz und haben drei oder vier Mitarbeiter. Oder fünf oder sechs Mitarbeiter sogar noch mehr. Und dann gibt es Leute im E-Commerce, die machen, keine Ahnung, 5, 7, 8, 9, 10 Millionen Euro Umsatz und machen das alleine und arbeiten jeden Tag nur sechs Stunden. Das ist sehr ungewöhnlich. Das heißt, wir werden nicht nur darum denken, wann es sinnvoll sein kann, Mitarbeiter zur Einzustellen, sondern ob das überhaupt sinnvoll ist, denn es wird gar nicht für jeden sinnvoll sein, das kann ich an der Stelle schon mal verraten. Warum ist das überhaupt möglich im E-Commerce, so viel an Umsatz zu generieren und gleichzeitig sozusagen so wenig Manpower zu brauchen? Tatsächlich ist das eine Illusion, denn in Wirklichkeit brauchst du Manpower, nur dass es sehr einfach ist, das von vornherein outzusourcen. Beispielsweise das Fulfillment deiner Ware. Wenn du dich mal für einen Tag lang bei dir zu Hause in deine Garage stellen würdest und jedes einzelne Produkt, was verkauft wird, selbst verpacken würdest und zum Kunden senden würdest, dann hättest du schon wahrscheinlich bei 150.000 Euro Umsatz spätestens eigentlich den ersten Mitarbeiter, allerspätestens, wahrscheinlich sogar schon vorher und dann schnell immer mehr Mitarbeiter. Dadurch, dass wir aber zum Beispiel durch Programme wie Amazon FBA oder auch andere Fulfilment-Dienstleister von Anfang an diesen Schritt eigentlich outsourcen, weil die meisten E-Commercer das outsourcen, fällt dieser ganze Arbeitsaufwand weg. Das heißt, dieser ganze logistische Aufwand ist ja eigentlich gigantisch. Der fällt aber komplett weg, weil der ja von vornherein mit einkalkuliert ist und nicht mit berechnet wird. So, dann ist ein super großer Unterschied zu vielen normalen Geschäftsmodellen, das hast du nicht nur im E-Commerce, sondern halt allgemein im Handel. Du kaufst ja die Ware ein. Also ich sage mal, ein Dienstleister zum Beispiel, der muss ja arbeiten für sein Geld. Der Händler muss einkaufen für sein Geld. Das bedeutet, auch da ist der Zeitaufwand natürlich jetzt zum Beispiel 1000 Produkte einzukaufen, ist nicht hoch. Verhältnismäßig dazu, zum Beispiel 1000 Websites zu bauen oder 1000 Menschen in den Zehen rumzubohren oder 1000 Menschen im Restaurant zu bedienen. Also in anderen Selbstständigkeiten muss sozusagen ein Dienst erbracht werden. Du kaufst einfach ein fertiges Produkt ein und schwupps ist es da. Und es ist egal, ob du 1000 einkaufst oder 5000. Dann ist es so, dass du halt mittlerweile im E-Commerce super viele Dinge ja einfach auch wieder von vornherein automatisiert bekommen hast. Beispielsweise der Verkauf deiner Produkte. Wenn du jetzt ein normales Geschäft hast, dann brauchst du Leute natürlich, die an der Kasse stehen, du brauchst Leute, die die Regale einräumen, du brauchst Leute, die nach Feierabend sauber machen, die die Fensterscheiben putzen und so weiter und so fort. Du brauchst für all das Zeit. Online ist es einfach so, du erstellst einmal ein Marketing und dieses Marketing läuft und läuft und läuft und läuft und läuft. Das ist genial. Das lieben wir alle am E-Commerce. Und jetzt ist es so, dass du natürlich die arbeitsaufwendigen Schritte, die du hast, wie zum Beispiel jetzt das Marketing zu erstellen oder ein neues Produkt zu finden oder einen Hersteller zu finden und mit dem zu verhandeln. Diese Schritte sind eigentlich relativ überschaubar. Also ich habe damals zum Beispiel angefangen und habe immer so zwei, zweieinhalb Stunden am Tag in mein Business investiert, einfach weil es, weil ich dann, es gab nicht mehr zu tun. Hab dann viel Zeit noch in Weiterbildung natürlich investiert, aber gut, fürs reine Business habe ich zwei, zweieinhalb Stunden gebraucht. Und das ging auch bis 100.000, 150.000 Euro Monatsumsatz, was ja schon relativ viel ist eigentlich für ein Unternehmen, ging das so weiter. Also das ist eigentlich absurd, wenn man drüber nachdenkt. So, und jetzt ist es natürlich so, dass wenn du immer größer wirst, dass du früher oder später einfach an einen Punkt kommst, wo du dich entweder mit anderen Dingen beschäftigen möchtest, Zeit für andere Dinge haben willst. Das heißt, sagen wir mal, dann bist du zum Beispiel bei sechs, sieben, acht Stunden irgendwann, zum Beispiel, wenn du PPC managst, sowas ist aufwendiger. Und jetzt natürlich die Frage, okay, ich will mehr Zeit haben, gebe ich jetzt zum Beispiel dieses PPC-Management oder die Suche neuer Produkte oder die Herstellerverhandlungen oder das Erstellen des Marketings, zum Beispiel gebe ich das an einen Mitarbeiter ab oder suche ich mir einen Dienstleister, denn die gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Es gibt ja super viele, super viele Agenturen, die dich PPC managen, die Produktbilder machen, die Sourcing für dich übernehmen und so weiter und so fort. Das gibt es alles. Also gehst du jetzt zu so einer Agentur, holst dir einen Mitarbeiter an. Und tatsächlich ist es so, dass du am Anfang eigentlich immer besser mit dem Outsourcen bedient bist. Einfach aus dem Grund, weil wenn du jetzt einen Mitarbeiter einstellst, dann musst du natürlich, sagen wir mal zum Beispiel, der soll jetzt Produktbilder für dich machen. So, dann suchst du vielleicht jemanden, der fotografisch begabt ist. Jetzt ist es aber so, dass du am Anfang niemanden Vollzeit oder auch nur Teilzeit einstellen kannst, der für dich Produktbilder machst, weil du ja nicht jeden Tag 500 Produktbilder machst, weil du nicht jeden Tag 500 Produkte rausbringst, logischerweise. Das heißt, du hast ein Problem, weil die Person nicht alles kann. Also du kannst nicht oder du kannst nicht erwarten, dass du einen Mitarbeiter einstellst, der Produktbilder erstellen kann, der die Texte dazu schreiben kann, der PPC managen kann, der dann noch zufällig weiß, wie man Lieferkettenmanagement aufbaut und auch noch die neuen Produktideen mitbringt. Die Leute zu finden, ist wahrscheinlich so gut wie unmöglich, beziehungsweise gibt es eigentlich nicht. Durch Outsourcen kannst du aber trotzdem an Experten rankommen, also an Fotografen, an PPC-Profis und so weiter und so fort und kannst dir halt dadurch, dass es outgesourced wird, immer nur einen kleinen Teil Zeit, einen kleinen Teil ihrer Zeit zusammenanspruchen und dafür das Ganze entlohnen an die Agentur oder eben, wenn es Freelancer sind, an die Freelancer. Das heißt, es ist am Anfang der deutlich einfachere, schnellere und dadurch meistens auch ein deutlich günstigere Weg. Die erste Person, die sinnvoll ist, einzustellen, ist tatsächlich niemand in den direkten E-Commerce-Themen. Das bedeutet, es ist nicht sinnvoll anzufangen, jemanden einzustellen, der für dich das Marketing macht, das Sourcing oder die Produktfindung, sondern der erste Mitarbeiter, das war bei mir damals eigentlich auch so, ist jemand gewesen, der sozusagen das ganze Backoffice übernommen hat, sprich Dinge wie Buchhaltung, Dinge wie Umsatzsteuervoranmeldungen, sich zum Beispiel um sowas zu kümmern, sich darum zu kümmern, die ganzen Belege zu sammeln, sich darum zu kümmern, zum Beispiel Anlieferpläne zu erstellen, Supportanfragen zu beantworten von Kunden. Das bedeutet im Grunde genommen Aufgaben, die man relativ schnell jemand anderem beibringen kann, wo kein großer Umsatzfaktor dran hängt. Das bedeutet zum Beispiel das Beantworten von Supportanfragen von Kunden, da hängt jetzt kein großer Umsatz mit zusammen, aber es kostet trotzdem sehr viel Zeit. Und da kannst du eigentlich am allerersten jemanden einstellen, der wirklich auch Zeit da reinstecken kann, dir sehr viel Zeit spart, ohne dass du erstmal irgendwie auf der einen Seite eine fachliche Gefahr für deine Unternehmen hast, dadurch, dass du zum Beispiel jemanden im Marketing einstellst, der gar kein Marketing kann, oder jemanden, der Source für dich, der gar nicht sourcen kann oder so, sondern wirklich Basic-Aufgaben hast, die du aber erstmal abgeben kannst, worüber du dich viel mehr auf das Business und die eigentlichen Dinge, die dir wahrscheinlich auch Spaß machen, konzentrieren kannst. Und dann ab einer gewissen Größe ist es natürlich sinnvoll zu sagen, okay, pass auf, jetzt gehen wir vielleicht mal rein und ich schaue mal, ob ich jemanden finde, der zum Beispiel mit mir zusammen im gesamten Punkt Sourcing und Lieferketten arbeitet. Das kommt jetzt aber ein bisschen darauf an, wo du die größte Engstelle hast. Kann auch sein, dass du jemanden einstellen solltest, der eher Richtung PPC zum Beispiel ist, je nachdem, wo du den größten Zeitaufwand hast, wenn du zum Beispiel ständig neue Produkte an den Markt bringst, ist Sourcing zum Beispiel sehr, sehr wichtig. Wenn du halt bestehende Produkte sehr groß mit viel Werbebudget verwaltest, ist es zum Beispiel sinnvoller, sicherlich im PPC jemanden einzustellen. Es kommt aber dann immer ein bisschen drauf an, vielleicht auch, wo du gut bist und wo du halt am Anfang die Entlastung auch wünschst. Bedeutet also im Endeffekt, wenn du im E-Commerce an bestimmte Umsatzgrenzen kommst, Gewinngrenzen kommst, wo es dir theoretisch leisten kannst, auch Leute einzustellen. Da muss man natürlich erstmal hinkommen. Es macht keinen Sinn, wenn du mal das erste Mal 3.000 Euro verdient hast, zum Beispiel jetzt jemanden einzustellen, weil du weißt gar nicht, wie das nächste Monat ist. Es gibt keine Sicherheit im Unternehmen. Das heißt, ein Unternehmen muss schon mal wirklich eigentlich mindestens mal über zwei, drei Monate, gerade im E-Commerce, auch kontinuierlich, wie gesagt, mindestens eigentlich 15.000, 20.000 Euro Gewinn produzieren, bevor man überhaupt darüber nachdenken muss, eigentlich Leute einzustellen. Ausnahme, wie gesagt, wenn du natürlich selbst das für Film mit übernimmst, dann wird das sicherlich was anderes sein. Aber ansonsten vorher kein Grund darüber nachzudenken. Agenturen sind auch darüber hinaus eigentlich konsistent sehr, sehr gut. Man kann immer darauf zurückgreifen, wenn man halt die richtigen Kontakte hat. Und wenn man halt an einem gewissen Punkt ist, wo man sich das Gefühl hat, entweder ich möchte weniger Zeit in dieses Business investieren, es sind ja auch viele Leute im E-Commerce, die halt im E-Commerce was Dickes aufbauen und dann halt parallel noch weitere Sachen machen, dann kann man da sehr gut auch Leute eben anlernen, einstellen. Zum Beispiel, wir haben mittlerweile sozusagen interne Schulungsprozesse für Mitarbeiter. Das heißt, wir können den Leuten dann auch in jedem Bereich sozusagen anlernen, wir können denen alles beibringen und das ohne selbst extrem viel Zeit investieren zu müssen, was zum Beispiel super wichtig ist, denn du wirst keine Leute finden, die im E-Commerce zum Beispiel genau für deine Produkte oder für das, was du halt tust, perfekt ausgebildet sind, einfach weil es dafür keine Ausbildung gibt. Also, in dem Sinne, Schlussstrich, ich würde von Anfang an eher erstmal auf das Thema Outsourcing setzen und dann einfach ab dem Punkt, wo du selbst das Gefühl hast, hey, ich würde mich jetzt gerne selbst entlasten, beziehungsweise will schneller vorankommen oder brauche mehr Expertise in dem Bereich, dann Leute einzustellen und sozusagen ab so 2, 3 Millionen Euro Jahresumsatz kann man darüber auch ernsthaft mal nachdenken, weil es dann einfach sinnvoll ist. Gerade eben auch für eine Backoffice-Kraft kann man auch schon vorher eine einstellen, die einfach so diese ganzen Steps macht. Muss auch nicht Full-Time sein, du kannst sowas auf Remote machen. Da können wir auch mal ein eigenes Video zu machen, wie man das halt am besten macht und wie man sozusagen die Mitarbeiter dann auch oder welche Mitarbeiter man genau nimmt, wie man die Mitarbeiter genau ausbildet und so weiter und so fort. Aber ansonsten soll es das erstmal gewesen sein. Ich hoffe, das Ganze ist ein interessantes Thema, gerade auch für Leute, die ein bisschen weiter sind, schon im Business, weil gerade im E-Commerce denken, wenig Leute nach übernach überhaupt mal jemanden einzustellen. Es kann aber ab einem gewissen Punkt eben interessant sein. Und dann wünsche ich dabei sehr viel Erfolg. Weiterhin grundsätzlich, so wie immer. Und mein Name ist Nikas Spielmeier und bis zum nächsten Mal. Ciao.