Wie Worte wirken
Der Podcast ist eine Co-Produktion von
Helga Boss
https://www.helgaboss.com/
Heidi Winsauer
https://www.sprechenundbegeistern.at/
Wie Worte wirken
Folge 63 mit Helga Boss, Expertin für Effizienz und Organisationsstrukturen.
In dieser Folge sprechen Helga und Heidi über den Unterschied zwischen effizient und effektiv arbeiten. Helga beschreibt das mit einem großartigen Beispiel und du wirst ab sofort sehr gut unterscheiden können, was dich in deinem Business weiterbringt und was nicht.
Außerdem gibt Helga wertvolle Hinweise, wie du deine Ressourcen, Zeit und Aufmerksamkeit optimal nutzen kannst. Viel Freude beim Reinhören 🤗.
Wie Worte wirken. Das ist ein Podcast für dein berufliches und persönliches Wachstum. Menschen aus ganz unterschiedlichen Berufsgruppen erzählen über ihre Erfahrung, über ihre Sicht, wie Worte wirken, welche Kraft sie haben. Es geht also um effektive und effiziente Kommunikation. Viel Spaß Heute wieder mal mit den beiden Gastgeberinnen dieses Podcasts, nämlich Heidi Winsauer und Helga Boss. Helga, du bist Trainerin für Effizienz. Wir stellen ja hier beim Podcast normalerweise die Frage wie wirken Worte aus deiner Sicht? Bei dir möchte ich jetzt einmal präzisieren Was ist der Unterschied von der Wirkung her, ob jemand effizient kommuniziert oder effektiv kommuniziert?
Speaker 2:Schön, dass du das fragst. Ich erlebe immer wieder, dass die Worte falsch verwechselt, ungünstig verwendet werden. Also, wenn wir effektiv sind, dann tun wir die richtigen Dinge, und wenn wir effizient sind, dann tun wir die Dinge richtig. Da gibt es einen Unterschied. Also, effektiv ist, wenn ich eine Kerze lösche. Ich kann die Kerze löschen mit Wasser, mit meinem Finger. Ich kann aber eine Flasche Champagner drüber leeren. Hat den Sinn, dass die Kerze nicht mehr brennt. Aber wenn ich jetzt Champagner nehme, dann ist die ganze Schose eigentlich nicht effizient. Okay, also, effizient ist einfach, wenn ich die Dinge richtig tue. Und mein liebstes Beispiel zum Thema Effizienz ist die Geschichte vom Baumfäller. Ich weiß nicht, ob du die kennst ich erzähle sie dir kurz.
Speaker 2:Der Baumfäller ist im Wald und hat die Aufgabe, Bäume zu fällen. Es ist Winter, da steht der Mond meistens recht gut und er startet am ersten Tag und schafft dann mit seiner Axt zehn Bäume, Und am zweiten Tag schafft er noch mehr acht, und am dritten Tag schafft er noch mehr sechs und ist eigentlich schon verzweifelt, weil es werden immer weniger. er ist immer erschöpfter. Und dann kommt der Förster vorbei und sagt du, Baumfäller, wie geht's dir? Und der Baumfäller sagt eigentlich bin ich sehr erschöpft, und es geht nichts mehr weiter. Und dann fragt der Förster und wann hast du zuletzt deine Axt geschärft? Und das ist einfach dieses, die Dinge richtig tun, nicht nur drauf los, sondern sich zu überlegen, wie arbeite ich mit den vorhandenen Ressourcen. Und das ist eigentlich meine Kernaufgabe.
Speaker 1:No-transcript machst du dich da Ich stelle mir das jetzt ganz schwierig vor du gehst in ein Unternehmen, und du schaust dir das alles an, und dann kommst du mit einer Liste, wo man überall besser arbeiten könnte, wirkungsvoller arbeiten könnte. Hey, dann machst du dich im ersten Moment einmal unbeliebt, oder Weil du den Leuten ja eigentlich sagst, was sie alles falsch machen.
Speaker 2:So arbeite ich tatsächlich auch nicht, sondern ich arbeite mit den Menschen, weil dass ich effizient arbeite, das kann ich niemandem vorschreiben, das muss jeder für sich entscheiden. Das ist eine Entscheidung, die ich treffe. Lasse ich mich ablenken oder nicht? Schaue ich jetzt aufs Handy oder nicht? Sage ich jetzt einfach einmal Nein, oben auf einen Kaffee gehen, weil ich gerade konzentriert an einer Arbeit arbeite? Also, effizient zu arbeiten, ist eine persönliche Entscheidung. Was ich tun kann, ist, die Mitarbeitenden, die Führungskräfte, die UnternehmerInnen darauf aufmerksam zu machen. Hey, habt ihr schon einmal überlegt? seid ihr effektiv, also tut ihr die richtigen Dinge? sind eure Ziele ganz klar? wisst ihr, wohin die Reise geht?
Speaker 2:Punkt Nummer 1 und wie kommt ihr dorthin? Wie arbeitet ihr daran? braucht ihr jede Besprechung, die ihr auf dem Weg dort habt? Braucht ihr jedes Mail, das ihr habt? Braucht ihr jeden Anruf? wie oft lasst ihr euch ablenken, diese Dinge mal anzuschauen, ob die funktionieren? Und wenn wir die Geschichte anschauen ich habe vor 30 Jahren meinen ersten Job gehabt und vor 20 Jahren meinen ersten Bürojob. Und in meinem Bürojob habe ich gehabt ein Fax, ein Telefon und eine E-Mail. Alle drei Dinge existieren nach wie vor, und dazugekommen sind unzählige Möglichkeiten zu kommunizieren. Dazugekommen sind unzählige Möglichkeiten zu kommunizieren. Ich habe ein Mobiltelefon, ich habe Slack, ich habe WhatsApp, ich habe Facebook-Benachrichtigungen, ich habe Instagram, ich habe Push-Nachrichten. Das heißt, die Fülle an Kommunikationswegen ist so explodiert, und wir stellen uns sehr, sehr selten die Frage wie wollen wir mit dieser Fülle umgehen, und wie arbeiten wir gemeinsam? Das heißt, es kommt immer was dazu, aber nichts mehr weg, und dann wird es einfach ineffizient.
Speaker 1:Ich hänge noch ein bisschen, was du vorhin gesagt hast Besprechungen Einer meiner Arbeitgeber hat. jeden Tag wurde der Arbeitstag mit einer Besprechung unsäglichster Art begonnen. Die Befehlung hat meistens 45 bis 50 Minuten gedauert, mit dem Effekt, dass alle 20 oder 30 Anwesenden geplättet waren und dann zuerst einmal eine Pause brauchten. Was würdest du einem Unternehmen raten in Bezug auf Besprechungen?
Speaker 2:Ein erster Hilfe-Ratschlag Jede Besprechung überdenken, ob es sie braucht, und mein super Tipp in Hinsicht auf Besprechungen und ich konnte über Meetings und Besprechungen, glaube ich, drei Tage lang durchreden. Ich persönlich habe dieselben Erfahrungen wie du. Ich sage mir wenn schon Fix-Traumer.
Speaker 1:Entschuldigung, das ist so lauf. Da gibt es, glaube ich, viele.
Speaker 2:Eben, oh mein Gott, ja, und mein super Tipp ist, sich zu überlegen, welche Frage soll die Besprechung beantworten. Und wenn ich keine Frage habe, dann brauche ich keine Besprechung. Und das trifft auf ganz viele Surefixes zu. Brauche ich diese Surefix wirklich, oder kann ich das per Mail machen? Kann ich ein Reporting-System machen? Kann ich einfach kurz einmal bei meinem Mitarbeiter vorbeischauen und sagen hey, wie geht's dir?
Speaker 1:Also beim Mitarbeiter vorbeischauen. hättest du mich Bei E-Mail schicken?
Speaker 2:boah, bitte nicht noch ein E-Mail, also wird schon wieder schwierig oder Kommt darauf an, wie man sich entscheidet zu kommunizieren innerhalb des Unternehmens. Jüngere Unternehmen haben zum Beispiel die Philosophie, es wird kein internes E-Mail verschickt. Die haben aber dann andere Wege der Kommunikation und andere Wege des Reportings. Letztens habe ich einen Vortrag von einem Startup-Gründer gehört, und der hat gesagt ich gehe jeden Tag oder einmal die Woche zu meinem Mitarbeitenden und sage wie geht es dir, hast du irgendwo gerade Schwierigkeiten in deiner Arbeit? Wie kann ich dir helfen? Und damit erhöht er die Schlagzahl. Das heißt, der Mitarbeitende erwartet nicht, dass er einmal in der Woche oder einmal im Monat einen Schuh fix hat, sondern er weiß sofort um was geht, kann schnell eine Entscheidung treffen, und es braucht dann wenig große Schuhfixes, es braucht wenig große Besprechungen, und es dauert dann nicht so lange, bis diese Wartezeiten, wo der Mitarbeiter nicht weiterkommt, einfach nichts getan wird oder nicht produktiv weitergearbeitet wird. Aber das kommt immer auf die Art und Weise des Unternehmens drauf an und kommt immer darauf an, wie man sich entscheidet, gemeinsam zu kommunizieren.
Speaker 1:Ich glaube, das heißt jetzt, wenn man die Medien so ein bisschen aufmerksam verfolgt, wir haben aufwühlende Zeiten vor uns wirtschaftlich. Also offensichtlich wird es schwieriger da draußen in der Wirtschaftswelt. Oder gibt es aus deiner Sicht jetzt ganz dringend etwas, was man tun müsste, damit man als Unternehmen gut durch Krisenzeiten kommt? Ich frage jetzt ganz bewusst, weil du ja sagst, man muss mit den vorhandenen Ressourcen gut umgehen. Also, wenn die Ressource Geld knapp wird oder Aufträge knapp wird, da werden sich ja viele Abteilungsleitende oder Führungskräfte wahrscheinlich ein bisschen hinausreden und sagen, die Wirtschaft ist halt schwierig, aber sagst du, das gelten, oder sagst du, ihr müsst jetzt besonders aufmerksam sein?
Speaker 2:Natürlich. Also das ist das, was ich sage und was auch die Forschung sagt. Ganz viele tolle Unternehmen sind entstanden in der Krise. Ganz viele Produkte sind aus der Krise entstanden. Dafür muss mein Unternehmen resilient sein. Das heißt, ich muss meine Prozesse kennen, ich muss dynamisch sein, ich brauche eine gewisse Reaktionsfähigkeit. Ich vermute und das bestätigt sich immer wieder dass wir oft einmal sehr träge geworden sind in unseren Verwaltungen Und da mal wieder zu schauen was ist unser Ziel, wie wollen wir arbeiten, welche Ziele wollen wir erreichen? Wie erreichen wir diese Ziele? Um ein bisschen Dynamik hineinzubringen.
Speaker 2:Vielleicht hat sich aber auch die Kommunikation verändert. Vielleicht kann man mal was wegnehmen an den Prozessen, vielleicht kann man es vereinfachen, entschlacken. Wir haben durch die KI so viele Möglichkeiten zu vereinfachen, und ich warne davor, immer nur draufzuhauen und nicht mehr wegzunehmen, weil dann wird das Ganze komplex, dann fangen wir an, uns selber zu verwalten, dann brauchen wir mehr Personen für weniger Output, und dann ist es nicht mehr resilient und agil. Und da hinzuschauen und vielleicht jetzt die Zeit zu nutzen, wo vielleicht einmal nicht so viel los ist, und zu sagen wie wollen wir denn arbeiten? wie können wir agiler sein am Markt? was sind für neue Produkte da, die wir vielleicht brauchen? das ist vielleicht jetzt auch gerade die Chance.
Speaker 1:In der Krise ist aber die Tendenz eher, dass man sich wie ein verwundetes Tier versteckt oder zurückzieht. Wie kann man denn da den großen, weiten Markt im Auge behalten oder, wie du sagst, die Augen offen halten, agil bleiben, wenn man eigentlich Wunden lecken möchte?
Speaker 2:Ich finde, das hat sehr viel mit dem persönlichen Mindset zu tun Habe ich das Glas halb voll oder habe ich das Glas halb leer? Und da sich darauf zu konzentrieren was kann ich gut, was sind meine Stärken, wo kann ich hinschauen? Natürlich darf man sich eine Zeit lang die Wunden lecken, aber es sollte dann der Zeitpunkt kommen, wo man sagt okay, ist so, ich kann das ja nicht verändern. Also, niemand von uns kann gerade die Krise verändern. Ich kann nur überlegen, lösungen zu finden, in dieser Krise durchzukommen, zu existieren, was Neues zu finden. Aber mit Wundenlecken ist, glaube ich, noch niemand wirklich erfolgreich durch Krisen gekommen.
Speaker 1:Bezeichnest du dich jetzt als Unternehmensberaterin, oder was ist deine eigene Idee oder dein eigenes Bild deiner Dienstleistung?
Speaker 2:Das Unternehmen ist eine Unternehmensberatung, und meine Vision ist es tatsächlich, menschen, unternehmerinnen, unternehmer, aber auch Intrapreneure, also Menschen, die innerhalb von Unternehmungen wie Unternehmer denken, da zu ermächtigen, wieder effizient zu sein. Das heißt eben, mit vorhandenen Ressourcen mehr zu erreichen und wieder Freude an der Arbeit zu haben, nicht mehr erschöpft nach Hause zu kommen, weil irgendwann erlernen wir alle am Beruf, und ich frage mich dann immer, wo der Punkt passiert ist, dass wir von Wochenende zu Wochenende leben und keine Freude mehr an der Arbeit haben. Und nur, was wir gerne tun, erfüllt uns auch.
Speaker 2:Ich bin überhaupt kein Fan von Work-Life-Balance, weil, wenn mir die, erfüllt uns auch. Ich bin überhaupt kein Fan von Work-Life-Balance, weil, wenn mir die Arbeit erfüllt, dann brauche ich kein Balance danach. Arbeit soll was Schönes sein und nicht was Schlechtes. Also das finde ich gerade in dieser aktuellen Diskussion immer das fehlende Element Arbeit auf Freudebereiten. Ich darf erfüllt von meiner Arbeit nach Hause kommen, weil ich was geschaffen habe. Wir schaffen aber nichts mehr, weil wir uns permanent ablenken lassen, weil wir schon so viele Kommunikationskanäle haben oder so viele Besprechungen, die uns zermürben, dass wir aufhören, freude an der Arbeit zu empfinden, und das ist so ein bisschen das Ziel meiner Arbeit.
Speaker 1:Warum ich jetzt gerade vorhin die Frage gestellt habe? weil Der Begriff Unternehmensberater da schreien ja schon alle oh mein Gott, der baut uns das ganze Unternehmen um, Oder danach kennen wir nichts mehr, oder wir bekommen wieder alles neu. Deshalb war meine Frage wie siehst du das? Also, ja, du berätst, aber eigentlich räumst du auf, Oder wie würdest du das selber vereinfacht darstellen?
Speaker 2:Ich kann kein Unternehmen aufräumen, ich kann kein Unternehmen beraten, weil Veränderung muss von innen kommen. Also ich kann dir sagen, tu das und das, aber du musst das ja tun. Das heißt, alles, was ich machen kann, ist es, mitarbeiter, führungskräfte und Unternehmende zu motivieren, sich wieder selber zu fokussieren, sich selber auf die Arbeit zu freuen, sich selber zu organisieren. Also eigentlich trainiere ich, gebe Inputs und Impulse, wie man Dinge machen könnte. Das ist ein bunter Strauß an Methoden und an Möglichkeiten, aber ich kann es niemandem vorschreiben. Also das wissen wir auch aus der Forschung alles, was von außen kommt und drüber gestülpt wird, ist in der Regel nicht sehr erfolgreich. Das heißt, diese Veränderung, dieses Change Management, diese Transformation, wie man heutzutage so gern sagt, die muss eigentlich von innen kommen. Das heißt, ich kann Unternehmen helfen, von innen sich neu zu organisieren und vielleicht zu überdenken ist das, was wir tun, wie wir die Dinge tun, noch das Zeitgemäße, oder können wir daran was ändern?
Speaker 1:Und du gibst Anregungen, wo es Erleichterung gäbe, Einsparungspotenzial gäbe und wie die Abläufe reibungsloser funktionieren.
Speaker 2:Also ein Programm bei mir ist zum Beispiel, dass man nur auf Besprechungen schaut oder Also wie viele Besprechungen habt ihr mit welchem Ziel? braucht es jedes schon fix? braucht es diese Besprechung? braucht es alle, die in diesen Besprechungen sind? was habt ihr für eine Besprechungsetikette? habt ihr Regeln wie lang, wie viele Personen und so weiter? Und da habe ich Unternehmen beraten. die haben einfach 50 Prozent ihrer Besprechungen nicht mehr, weil sie andere Wege gefunden haben, diese Thematiken zu kommunizieren.
Speaker 2:Und wenn man sich das jetzt einmal ausrechnet wir haben nur noch die Hälfte der Besprechungen, diese Arbeitszeit, die kann man tatsächlich sehr gut in Geld messen, aber man muss halt einmal auf diese kleinen Details hinschauen. Man nimmt sich oft viel zu wenig Zeit zu überlegen, wie wir arbeiten. Man ist dann so in diesem viel zitierten Hamsterrad drinnen, dass man nie stehen bleibt und sagt was machen wir da eigentlich und wie machen wir das?
Speaker 1:Also dieses wann hast du zuletzt deine Axt geschärft, um bei dem Beispiel mit dem Baumwälder zu bleiben Genau, helga. Zum Schluss noch die eine Frage. Ich habe dich ja schon einmal bei einem Vortrag gehört, da ging es um E-Mail. Nach deinem Vortrag habe ich fleißig Newsletter gelöscht, habe mir dann wiederum ein bisschen Ärger beschert, weil ich gewisse Dinge nicht mehr erfahren habe. Trotzdem, ich fand es sehr wertvoll und sehr wichtig. Was hast du zum Thema E-Mail, postfach Auch?
Speaker 2:da schaust du ja bei Unternehmen hin.
Speaker 1:Was gibst du den Leuten damit an die Hand?
Speaker 2:Also, ich erlebe E-Mail-Postfächer mit 15.000 oder 10.000 E-Mails, weil alle E-Mails, die der Empfangende jemals erhalten hat, in diesem Postfach gelagert sind. Und ich stelle dann einfach immer die Frage hast du alle Briefe, die du die letzten 10 Jahre erhalten hast, auch in deinem Briefkasten?
Speaker 1:Ganz kurz, ich habe 20.860 E-Mails in meinem Post. Ja, halt alle ja, und davon fünf ungelesen. Um Gottes.
Speaker 2:Willen, Aber dein Posteingang ist ein Verteilerzentrum, kein Lagerplatz. Das macht was mit uns, wenn wir volles Posteingangsfach sehen, dann steigt der Puls, dann werden wir nervös. Vielleicht merkt man es nicht aktiv, aber es stresst uns eigentlich, weil da ganz viele Nachrichten sind. Und nur mal, überleg einmal auch alle Briefe, die du die letzten 10 Jahre erhalten hast. Die lagerst du ja nicht im Postkasten vor der Tür. Die hast du irgendwo abgelegt oder vielleicht sogar wegschmissen, aber du hast sie nicht im Briefkasten. Und unser Posteingang beim Mail ist unser Briefkasten. Alles, was nicht erledigt ist, gehört da rein, Aber das andere du kannst deine 20.000 Mails banken und in einen Ordner verschieben, und du hast einfach Archiv, Und dann sind die raus aus deinem Posteingang.
Speaker 2:Aus deinem Blickfeld Genau aus deinem Blickfeld, und es ist dann erledigt. und es ist einfach, es ist noch da. Unsere Suchfunktionen sind perfekt in den E-Mail-Programmen, aber eben das darf ein Verteilerzentrum sein. Und Punkt Nummer zwei, was E-Mails betrifft alle Benachrichtigungen ausschalten. Es geht die Welt nicht unter, wenn man die E-Mails nicht sofort beantwortet. Das heißt, dreimal am Tag die E-Mails zu checken, alles, was unter drei Minuten Bearbeitungszeit bearbeitet werden kann, das kann man gleich erledigen, und für alles andere blockt man sich halt zu einem späteren Zeitpunkt dann einen Termin, dass man das bearbeitet. Aber durch dieses permanente Erreichbarsein und immer schnell antworten, das ist so ein Punkt, wo wir uns anfangen, selber zu unterbrechen, und dann einfach nicht mehr effizient sind.
Speaker 1:Helga, ich liebe deine Effizient-Tipps. Es gibt auch den Newsletter. Deinen habe ich aktuell immer noch am Laufen. Den verlinken wir unter dem Podcast. Ich sage danke für die Tipps. Bis zum nächsten Mal. Wie Worte wirken. Das ist ein Podcast für dein persönliches und berufliches Wachstum. Es geht um effiziente und effektive Kommunikation. Gestaltet wird der Podcast von Helga Boss und Heidi Winsauer. Wenn dir gefallen hat, was wir dir hier bieten, dann freuen wir uns über eine kurze Rückmeldung. Unsere E-Mail-Adressen findest du in der Beschreibung verlinkt. Unsere E-Mail-Adressen findest du in der Beschreibung verlinkt. Bis zur nächsten Podcast-Folge wünschen wir dir eine gute Zeit und erfolgreiche Gespräche.
