Weniger Meetings, mehr Umsatz - mit diesen wöchentlichen Routinen - EP 140 | Björn W. Schäfer - Solo

Jede Woche darf ich mit überaus talentierten und passionierten Gründer:innen verbringen. Häufig werde ich gefragt: „Björn, wir haben so viele unterschiedliche Meetings. Welche sind aus Deiner Sicht wirklich wichtig für die Steuerung des Sales und GTM Teams?"

In den letzten 3 Jahren habe ich das Funky Flywheels Framework meines GTM-Bestseller-Buchs bei über 50 Early-Stage-SaaS & AI-Teams zwischen 1 und 10 Millionen ARR eingesetzt. 

Mit wöchentlichen Meetings und Enablement Sessions.

Daraus ist ein vollständiges Revenue Operating System entstanden mit 6 zentralen Hebeln.

Heute sprechen wir über Meeting-Formate und Enablement Sessions – passend zum Buch nenne ich diesen stark unterschätzten Hebel: Revenue Rhythm.

Warum dieser Hebel?

Weil ich immer wieder dasselbe sehe:

• Wilde Businesspläne ohne realistisches Fundament
• Kein rollierender Abgleich, kein Frühwarnsystem
• Zahnlose interne Meetings, die nicht auf das große Ganze einzahlen
• Verfehlte Wachstumspläne und Enttäuschungen auf allen Seiten

Das Problem ist nicht, dass Teams keine Meetings haben. 

Das Problem ist: Sie haben die falschen Meetings.

Mit den falschen Zielsetzungen.

Ohne Verbindlichkeit.

Ohne Umsetzung.

Ohne Konsequenzen.

Dabei bleiben die richtig wichtigen Fragen häufig unbeantwortet. Diese sind ganz konkret - in unterschiedlichen “Flughöhen” und für unterschiedliche Adressatenkreise - mit Fokus auf Neukunden:

1. Reichen unsere Lead-Gen- und Sales-Pipelines mathematisch aus, um unseren Businessplan zu erreichen?
2. Was bewegt sich wirklich in unserer Pipeline – und was ist nur Lärm und Aktionismus?
3. Was lernen wir diese Woche – und was ändern wir ab Montag?
   Wo investieren wir ganz gezielt in Trainings und Kompetenzentwicklung

Ohne klare Antworten auf diese Fragen sprechen wir eher von Revenue-Theatre und nicht von Revenue Rhythm. Heute teile ich mit Dir 3 Formate, die funktionieren.

Insgesamt 2,5 bis 3 Stunden pro Woche. 

Jedes Meeting mit einem klaren Job-to-be-Done.

Transcript

00:00:04:04 - 00:00:24:08
Sprecher 1
Jede Woche darf ich mit überaus talentierten und passionierten Gründerinnen verbringen. Häufig werde ich gefragt Björn? Wir haben so viele unterschiedliche Meetings. Welche sind aus deiner Sicht wirklich wichtig für die Steuerung des Marketings? Heute sprechen wir über Meetingformate und in welchen Sessions?

00:00:24:10 - 00:00:52:10
Sprecher 1
In den letzten drei Jahren habe ich das Funky Fly als Framework eines Go to Market Bestsellerbuchs bei über 50 Early Stage SAS und AI Start ups zwischen eins und 10 Millionen Era eingesetzt. Daraus ist mittlerweile ein vollständiges Revenue Operating System entstanden. Mit sechs zentralen Hebel. Heute sprechen wir über Meetingformate und den Hebel von Sessions. Passend zum Buch nenne ich diesen stark unterschätzten Hebel RAW.

00:00:52:12 - 00:01:23:08
Sprecher 1
Warum dieser Hebel genau? Weil ich immer wieder dasselbe sehe. Wilde Businesspläne ohne realistisches Fundament. Kein regulierende Abgleich. Kein Frühwarnsystem. Zahnlose interne Meetings, die nicht auf das ganze Große einzahlen. Verfehlte Wachstumspläne und Enttäuschungen auf allen Seiten. Das Problem ist nicht, dass Teams keine Meetings haben. Das Problem ist, Sie haben die falschen Meetings mit den falschen Zielsetzungen. Ohne Verbindlichkeit, ohne Umsetzung, ohne Konsequenzen.

00:01:23:10 - 00:01:56:01
Sprecher 1
Dabei bleiben häufig die richtig wichtigen Fragen unbeantwortet. Und diese sind ganz konkret in unterschiedlichen Flughöhen und für unterschiedliche Adressatenkreise mit Fokus auf Neukundenumsatz. Reichen unsere Ligen und Pipelines mathematisch aus, um unseren Businessplan zu erreichen? Bei Zeitseglern von sechs Monaten und mehr ist nämlich zum Beispiel alles, was keine qualifizierte Pipeline in Q1 und im Halbjahr eins ist, ist nicht mehr relevant oder nur noch in Bruchteilen für das laufende Jahr.

00:01:56:03 - 00:02:22:10
Sprecher 1
Nummer zwei Was bewegt sich wirklich in unserer Pipeline und was ist nur Lärm und Aktionismus? Da gehen wir tiefer rein. Was ist mit den unterschiedlichen Phasen der Pipeline auf sich hat und wo bestimmte Deals einfach nicht hingehören? Drittens Was lernen wir diese Woche und was ändern wir ab Montag? Also wo investieren wir ganz gezielt Ressourcen, Trainings, aber auch Kompetenzentwicklung der Mitarbeitenden?

00:02:22:12 - 00:02:49:14
Sprecher 1
Und ohne klare Antworten auf diese Fragen sprechen wir eher von Revenue Theater und nicht von Rewrite. Lass uns in die drei Formate tiefer einsteigen, die meiner Meinung nach und meiner Erfahrung nach wirklich funktionieren. Insgesamt musst du als Gründerin und oder als Revenu Leader zweieinhalb bis drei Stunden auf jeden Fall pro Woche investieren. Ansonsten schreibt mir gerne, wenn ihr da anderer Meinung sein.

00:02:49:16 - 00:03:17:18
Sprecher 1
Jedes Meeting hat dazu einen klaren Job to be. Dann also ein klares Ziel. Warum gibt es diese? Gerne starte ich am Montag mit einem Rolling Businessplan Check. Dauer kommt ein bisschen auf an 30 bis 45 Minuten. Dabei sind auf jeden Fall der kommerzielle vorn under die vorderen plus die Credits. Der Fokus liegt darauf, früh zu erkennen, ob die aktuelle Performance rechnerisch ausreicht, um unsere Ziele zu erreichen.

00:03:17:19 - 00:03:54:15
Sprecher 1
Das klingt akademischer als es ist. Aber wichtig ist ja, dass ich ein Gefühl durch die Frühindikatoren bekomme, ob wir unsere kurzfristigen Ziele erreichen, als auch die Auswirkungen im Zeitversatz. Gerade schon gesagt wenn wir uns von sechs Monaten haben, dann tut mir jede Demo, jede Qualifizierung doppelt weh. Wenn ich die nicht konsequent Woche für Woche mache, weil ich die Auswirkungen, den Umsatz erst in sechs Monaten oder noch später erkennen, ganz konkret zum Beispiel, wenn ich zu wenig Discovery Calls habe, dann werde ich irgendwann weniger Umsatz machen.

00:03:54:16 - 00:04:21:00
Sprecher 1
Das geht einfach rechnerisch und mathematisch nicht anders. Klar kann ich noch ein bisschen an den Acquis und den Conference drehen, aber grundsätzlich mathematisch. Wenn ich Woche für Woche zu wenig qualitative Gespräche führe, dann werde ich weniger Umsatz machen. Oder in Analogie aus dem Sport Wenn ich jede Woche meine Übungen nicht mache, dann wird sich auch kein Muskel entwickeln oder im Sport sogar unter entwickeln.

00:04:21:05 - 00:04:48:15
Sprecher 1
Das ist eine der Baustellen von diesem Juristen. Also entlang der gesamten Customer Journey entweder mit nur dem Neukundenumsatz, aber auch gerne mit dem Bestandskunden Team. In Richtung Expansion kontrollieren wir entlang der kompletten Customer Journey die Performance gegenüber unseren Annahmen aus dem Businessplan, also die jeweilige Anzahl, die Konversion von einem von einer Phase zur nächsten und die Conversion time.

00:04:48:17 - 00:05:22:12
Sprecher 1
Und wo bist du unter Planen? Wo hast du Mengenproblem? Also Volumenproblem? Wo hast du ein Qualitätsproblem? Was die Conversion angeht, wo hast du und oder ein Conversion Zeitproblem? Wir haben es ganz konkret durch. Also in deinem Businessplan steht, dass du eine Conversion von Discovery Meeting zu Demo von 30 % hast. Wenn du aber Woche für Woche nur bei 15 % liegst, hast du einfach 50 % weniger Demos.

00:05:22:14 - 00:05:55:00
Sprecher 1
Das bedeutet xProzent weniger Umsatz. Das fehlt. Und dieses Umsatzpotenzial der Demos übersetzt sich ja dann in zwei Monaten in soundso viel weniger Deals und so und so weniger Umsatz. Und das sehe ich schon viel, viel früher. Kommt drauf an, auf dein Selbst. Heikel, weil die Phase nehme mir jetzt das Beispiel von Demos. Das sehe ich sehr, sehr früh, ob wir entlang des Business Plans liegen oder nicht.

00:05:55:04 - 00:06:23:17
Sprecher 1
Und mit dieser Klarheit entsteht Dringlichkeit, Dringlichkeit zum Handeln für alle beteiligten Personen. Weil die Ursachen kann können ja vielfältig sein. Damit habe ich einen Fokus, einen wöchentlichen Fokus oder je nachdem, in welcher Regelmäßigkeit ich dieses Mal meinen ganz klaren Fokus auf einen zentralen Engpass und dann entsprechende Maßnahmen, gerne auch eine Maßnahme mit höchster Priorität für den Wochensprit. Und je nachdem, wie groß dein Team ist, kannst du das weiter verfeinern.

00:06:23:22 - 00:06:46:22
Sprecher 1
Du kannst das Top of the middle of the bottom auf der Fahne sowie Kasse und Extension noch mal verfeinern. Ein Kunde. Da haben wir uns mit dem Lied Es ist das ganze Thema Top of Handel angeschaut. Dann haben wir uns die Konvertierung von Demo zu Of a Proposal angeschaut. Also kannst du weiter verfeinern. Aber wichtig ist auch hier Weniger ist mehr Klarheit, Priorität und dann in die Umsetzung.

00:06:47:04 - 00:07:13:13
Sprecher 1
Mittwoch zur Wochenmitte habe ich sehr gute Erfahrungen mit dem Vorcast Format gemacht. Hier je nach Team und Professionalität eine Dauer von 45 bis 60 Minuten mit der bzw Sales Lead und den jeweiligen Seller innen. Der Fokus Job to be dann ist. Ich kontrolliere die Bewegung in meiner Pipeline und die Verbindlichkeit des Vorkas. Drei Blöcke stehen hier im Vordergrund.

00:07:13:17 - 00:07:36:03
Sprecher 1
Erstens der Fokus auch da auf die Frühindikatoren. Und wie bewegt sich meine Pipeline? Also wie viele Connected Calls mit relevanten Personas im Being sind. Da hatte ich Woche in der letzten Woche und in der Laufen. Aber auch am Mittwoch ist ganz gut zu Wochenmitte zu schauen, wo wir hier auf Kurs sind. Dann wie viel Discovery Calls wurden daraus gebucht, wie viel wurden gesgat und wie viel haben stattgefunden?

00:07:36:03 - 00:08:01:20
Sprecher 1
Und dann zu sagen, wie entwickelt sich weiter Pips ein? Wie viel davon konvertieren direkt in die Demo, Welche gehen dann in das Thema auf? Apropos oder wie die die Stages auch nennt und wie viel geht dann halt in in Richtung Close? Zweitens ist der Rohling Vorcast. Ich arbeite gerne in als simpler Form mit drei Kategorien mit Best Case Pipeline für diesen Monat, für den laufenden Monat, also für das Quartal.

00:08:01:20 - 00:08:30:02
Sprecher 1
Und je nachdem, was ihr, wenn ihr im Enterprise unterwegs seid, für fürs laufende laufende Jahr kommt, heißt bei mir das kommt fest in diesem Monat. Das kann sein, dass es eine mündliche Zusage ist, oder wir sind in der Qualifizierungslogik so klar und verlässlich. Also der Bayer Budget oder ist bekannt gegeben. Es gibt einen Aktionsplan inklusive datum der Zusammenarbeit und der Outcome Impact ist klar quantifiziert.

00:08:30:04 - 00:08:57:00
Sprecher 1
Dann habe ich schon sehr belastbaren Kriterien, dass der Deal kommt. Best Case ist ebenfalls sauber nach klaren Kriterien vollständig qualifiziert, hat eine Abschusswahrscheinlichkeit von mindestens 50 % in diesem Monat. Kann immer nur sein, dass die Klippen. Aber dann habe ich zumindestens mal Kategorien, wo ich sagen kann daran glauben wir fest. Das ist eine Fifty fifty Chance und alles andere ist häufig wunschvolles Ding.

00:08:57:02 - 00:09:25:14
Sprecher 1
Der dritte Bereich in diesem Meeting ist die Deal und Datenqualität wichtig, um diese Verlässlichkeit auch mehr und mehr in den Fokus zu bekommen, ist für mich eine konsistente Qualifizierung entlang der unterschiedlichen Stages mit klaren und auch festen Entry und Executive. Ob du dabei spielst, Medic oder mein eigenes Custom Framework benutzt, ist eher zweitrangig. Viel wichtiger ist, dass du das konsequent und auch klar anwendest.

00:09:25:14 - 00:09:56:10
Sprecher 1
Fokus liegt hier auf Companies, den richtigen Personas und Co Use Case und nicht vergessen next activities ab middle of the Panel inklusive eines klaren Actionplans müssen sauber gepflegt sein. Auch da 80 20 hast du qualitative Kontrolle über deine Pipeline. Der Output dieses Meetings ist ein realistischer Forcast, eine saubere Pipeline und klar priorisierte Deals. Ein kurzer Hinweis in eigener Sache dazu Meine neue Software Funky Bond kann ich dabei super unterstützen.

00:09:56:11 - 00:10:21:18
Sprecher 1
Die ersten 14 Tage sind komplett kostenlos und testen und den Link findest du in den Schonons. Das letzte Meeting, das dritte Meeting der Woche ist am Freitag oder Donnerstag. Ich bin Freitag, gut, Freitagnachmittag gerne. Schließt mit einer Ablement und Go to Market Laymont Session Dauer auch hier 45 bis 60 Minuten. Das ist das Meeting, was die meisten Teams nicht regelmäßig haben.

00:10:21:18 - 00:10:46:12
Sprecher 1
Dabei ist es mittlerweile ziemlich gut bewiesen, dass regelmäßige Coaching, Trainings und Sessions signifikant die Performance steigern werden. Im Teil Sales, also je nach Struktur, die ESS und die Ideas gerne erweitert um Marketing, gegebenenfalls CS und auch Produkt. Wenn es wirklich ein Cross Funktional Learning geben soll, kommt ein bisschen auch auf die Phase drauf an, aber auf jeden Fall Eis und auch gerne Marketing.

00:10:46:16 - 00:11:12:22
Sprecher 1
Job to be. Dann das generelle Mindset Teams der Go to Market Organisation. Wir wollen idealerweise mehr und mehr datenbasiert jede Woche ein bisschen besser werden ohne Silos. Hier einige Themen, die meine Kunden regelmäßig diskutieren. Welche Pain Hypothesen, welche Use Cases haben, diese Woche die stärkste Traktion erzeugt und welche nicht? Also auch da super operativ zu sagen, woher kommen die Leads, wie haben wir bei uns gemacht, was lernen wir?

00:11:12:23 - 00:11:34:10
Sprecher 1
Einige sind hypothesenbasiertes, andere Thema ist mehr und mehr Skalierung. Aber auch da zu schauen, was funktioniert, was funktioniert nicht. Und darauf basierend was sollten wir ganz konkret ändern? Also generelles Messaging, Messaging auf der Website, Messaging in den Email, SDA, Skripte, Diskostruktur, Demo, Struktur XY Kriterien in der Pipeline. Also es gibt genug Sachen, die man ganz konkret ändern kann.

00:11:34:12 - 00:12:00:14
Sprecher 1
Auch hier Prio, Prio, Prio. Häufig unterschätzt und fast mindestens genauso wichtig ist wie begleiten wir die Änderung oder wie verfeinern wir die aktuelle Performance mit Trainings? In dem Moment, Sessions und auch gegebenenfalls Kompetenzentwicklung? Der letzte Part Worauf fokussieren wir uns nächste Woche? Was setzen wir ganz konkret um? Was priorisieren wir? Eines Use Case Segmente, Target Accounts, Personas, all das auch da Weniger ist mehr.

00:12:00:18 - 00:12:26:13
Sprecher 1
Aber wichtig ist In diesem Meeting verbinden sich die unterschiedlichen Perspektiven entlang der gesamten Customer Journey und es gibt klare qualitative Prioritäten für die nächste Woche. Ich habe schon gesagt Wichtig, wichtig, Weniger ist mehr dafür umgesetzt und oder konsequent angewendet im Team. Wir machen uns vor, nicht jede Woche brauche es neue Sachen, sondern auch da kann es durchaus sein, Das ist immer noch wichtig, dass es immer noch da, wo wir hinwollen.

00:12:26:17 - 00:12:53:17
Sprecher 1
Also bleiben wir dran. Wir bleiben diszipliniert und verankern es Woche für Woche stärker. Zusammengefasst Das System hinter diesen drei Meetings Montag setzt den Erwartungsrahmen mit früh und nach laufenden Indikatoren. Mittwoch zeigt die Realität bei der Liegen und dem Pipeline Management inklusive einem Vorcast. Freitag verbessert das System entlang der kompletten Customer Journey. Heißt das Team geht jede Woche besser.

00:12:53:19 - 00:13:24:04
Sprecher 1
Das System wird jede Woche besser. Basierend auf Daten und Fakten. Und zum Schluss für dich als Gründerin oder Revenue Leader eine kurze Selbsteinschätzung Wie regelmäßig überprüfst du, ob ihr eure ambitionierten Ziele überhaupt noch mathematisch erreichen? Weißt du, welche Pain Hypothesen und Use Cases sowohl echte Traktion erzeugen als auch dann bei den Bestandskunden für schnellen Impact sorgen? Und leitet ihr daraus jede Woche klare Maßnahmen ab und setzt diese konsequent um?

00:13:24:06 - 00:13:49:05
Sprecher 1
Und falls du weiter in die Details oder vielleicht sogar in die Umsetzung gehen möchtest. Hast du vier Optionen? Teste meine neue Software unverbindlich und kostenfrei für 14 Tage. Abonniere diesen Podcast und erhalte jede Woche neue Impulse und Best Practices. Lies mein Buch jeweils auf Deutsch oder auf Englisch, folge mir auf LinkedIn oder schreib mir eine kurze Direktnachricht. Alle Links findest du in Tokio.

00:13:49:08 - 00:13:55:17
Sprecher 1
Danke fürs Zuhören und denkt daran. New Rhythm schlägt Revenue Theater. Versprochen. Bis nächste Woche. Ja.