Líderes Agilistas

C065. El Peligro de Suponer: ¿Por qué Nadie Hizo lo que Todos Podían Hacer?

• Líderes Agilistas • Season 4 • Episode 65

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 En este inspirador episodio de Líderes Agilistas, exploramos cómo las suposiciones y la falta de responsabilidad pueden sabotear el éxito de equipos y organizaciones.

A través del análisis de un poderoso poema de Charles Osgood, descubrimos la importancia de una comunicación clara y de asumir responsabilidades para alcanzar objetivos comunes.

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¿No te ha pasado que de vez en cuando alguien tuvo que hacer una tarea y nadie la hizo? Quédate y desglosemos eso. Bienvenidos a Líderes agilistas donde te acompañamos a lograr más balance y mejores resultados a través de transformar tu liderazgo con pequeños pasos. Mi nombre es Bladimir Contreras, un apasionado por el liderazgo y la tecnología. Y yo soy Bernabé Reynosa, una mamá emprendedora buscando siempre balance entre familia y trabajo.¿Muy bien, verdad? Entonces el día de hoy vamos a hablar de esto. Sabes cuando asignas una tarea a alguien y nadie la hizo, Pero encontramos un poema muy interesante y lo voy a leer el día de hoy, porque creo que este poema puede hacer una diferencia en cómo vemos esto. Y este poema tiene dos versiones, una versión larga y una versión corta. Vamos a leerla corta y la larga la vamos a dejar en la hoja de discusión del programa para que la puedas descargar.¿Y dice si, es un poema de Charles Osgood, ok? Y tiene cuatro personajes en este poema. Un personaje se llama Todos. Otro personaje se llama Alguien, otro personaje se llama cualquiera y un último personaje se llama Nadie.¿No? Curioso el nombre de los personajes, pero imagina, no hay cuatro personas que se llaman así. Inicias y dicen Había un trabajo importante que hacer y todos estaban seguros de que alguien lo haría. Cualquiera podría haberlo hecho, pero nadie lo hizo. Alguien se enojó porque era el trabajo de todos. Todos pensaron que cualquiera lo haría, pero nadie se dio cuenta de que todos lo harían. Al final, todos culparon a alguien cuando nadie hizo lo que cualquiera podría haber hecho. A mí. La primera vez que lo que lo leímos me. Me resonó muchísimo. Porque son situaciones que pasan constantemente. Pasan constantemente.¿Yo tengo, verdad? Cuando lo estaba leyendo me acuerdo que había un compañero en la universidad que era muy graciosos. Todo lo hacía en chiste cuando hacíamos una fiesta, él no era. Llegaba la hora y no nos llegaba la gente todavía. Pues bueno, siempre la gente llega muy tarde a los lugares. Él apenas se inicia a las siete y la cosa empieza a las diez.¿Y me decía me me dice tranquila, sabes quién va a venir? Y yo le decía que nadie y ninguno. Entonces nos pasa eso, no nos pasa eso que pensamos que alguien lo va a hacer, pero a la final no se hace, a la final el hecho de es y eso nos trae muchísimos problemas cuando estamos trabajando en equipo, porque se crea una sensación de malestar, se crea una sensación de frustración cuando este dice no, es que yo pensé que lo iba a hacer zutanito o lo iba a hacer Menganito y resulta que no lo hizo y la persona ni siquiera sabía que alguien pensaba que él lo tenía que hacer. O sea, yo lo tenía que hacer.¿Por qué no? El hecho de. De aquí traemos este punto de con este poema. Dos puntos muy importantes uno el hecho de que supone no. Suponer el primer pecado capital de la organización. Y ahora vamos a hablar un poquito más a profundidad de eso.¿El otro hecho es el tema de tú dices bueno, yo pensé que que lo iba a hacer, no?¿Pero nada, nadie hace como ese toma de responsabilidad de hacerlo, no? Y ese es otro punto importante.¿Y cómo afecta todo esto cuando nadie está claro qué tienen que hacer en un equipo de trabajo? De acuerdo, yo diría que este tema primero es suponer y luego la responsabilidad son los fundamentos para evitar que este poema se nos haga realidad, porque es increíble lo común que sucede. Increíble. Recuerdo que estábamos en una vez una de las mentorías de liderazgo y uno de los líderes se aproxima y me cuenta un poquito su historia y parte de su historia, de cómo se transformó en líderes que lo convirtieron en líder y no le avisaron. Y dice Para mí era confuso porque todo el mundo esperaba que yo actuara de algo, pero nadie me dijo que yo era el líder del grupo. Y digamos en el organigrama en todos lados estaba claro, pero nadie se lo comunicó.¿Entonces, de hecho, sabes cómo me hago responsable de este tipo de situaciones donde nada está claro? Esa incertidumbre que puede generarse por la falta de claridad en la organización y la falta de responsabilidad. Debe haber siempre un único responsable. Esto es importante, único, porque si no nos pasa lo del poema, todos ganan responsable y nadie lo hizo. Cuando no puedan haber más de un responsable, siempre debe haber un responsable principal que está apoyado por el resto del equipo. Así es. Y bueno, antes de entrar en cada uno de estos puntos más profundamente, te quiero invitar a líderes agilistas punto com donde vas a conseguir el poema completo en nuestra hoja de discusión, donde vas a tener quizás unas preguntas que te hagan a ver si estás suponiendo varias cosas y no te estás dando cuenta, porque a veces uno no se da cuenta que está en esa situación. Y para reflexionar reflexionas un poco más. Puedes ser tú solito con tu equipo, con tu familia y bueno, esto te va a traer cosas bien positivas, te lo aseguro. Así que ve a líderesAgilistas.com Ok, entonces con este poema en mente, con este tema de la responsabilidad y la suposición. Oye, hoy es va a ser el episodio de las frases, no de las frases famosas de autores muy famosos, elementos que colocamos aquí en las hojas de discusión.¿Así que primer punto y cuál es la frase que nos vamos a apoyar?¿Bueno, mira, el primer punto es el hecho de lo que vamos suponer, no? Yo creo que aquí, como dice mira, el suponer es un peligro, realmente es un peligro suponer. Y traigo una frase de pues un vamos a traer frases de personas pues que se dedican a estudiar cada una de estas cosas. Entonces bueno, traigo una frase de Mark Twain que dice No es lo que sabemos, lo que nos mete en problemas es lo que sabemos con certeza, que simplemente no es así. Y hoy día esto es clave porque va atado a alguno de los sesgos cognitivos que es el sesgo cognitivo de la confirmación. Es decir, yo solamente acepto información que confirma lo que yo creo saber. Y lo peor es que a lo mejor sabes con certeza algo. Me encanta lo que dice la frase con certeza. Estoy seguro de que esto es así. Y ojo, a lo mejor no es así o no es así todas las veces. Así es, así es.¿Mira, yo digo que nosotros como, como líderes de equipos o líderes de familia, suponemos, muchas veces no suponemos el hecho de que el colaborador va a hacer la actividad porque se supone que él sabe que la va a hacer o con nuestros hijos que tú dices no, mira, es que yo supongo que ellos saben que tienen que quitarse el uniforme cuando lleguen, no? O sea, son cosas que que suponemos porque es nuestra certeza en nuestras mentes, pero realmente no es así la realidad, porque a lo mejor ese colaborador no está claro en las actividades que están hechas. A lo mejor al niño tú no les das las indicaciones adecuadas para que comprenda qué es lo que tiene que hacer. Mire, diría yo, el tema del sentido común, el menos común de los sentidos. No podemos apoyarnos, no es que es de sentido común, no nos podemos apoyar en eso porque probablemente la persona tiene otro sentido común. Recuérdate que la realidad como tal no existe. No, cada uno tiene su propia realidad y en esas realidades las perspectivas pueden variar y suponer que tu realidad se va a parecer a la mía, que tienes que quitarte el uniforme cuando llegues del colegio porque luego hay que lavarlo para evitar que se ensucie. Es la realidad de la mamá. Estamos de acuerdo o del papá, pero no la realidad del niño. A lo mejor la realidad del niño es para que no vaya a cambiar. Si mañana o mañana o igual exactamente. Entonces tú dices son realidades distintas. Entonces el peligro de suponer el peligro de colocar sobre la mesa el sentido común es peligrosísimo, porque entonces ahí vienen los conflictos, ahí viene la realidad del poema de hace rato, donde nadie nace lo que se supone que cualquiera pudo haber hecho y todos se enojan con alguien. Entonces el tema de evitar eso es evitar el sentido común. No te apoyes en el sentido común y evita la suposición.¿Entonces, y si este primer punto es no suponer cuál es la frase que va a apoyar el segundo punto de hoy?¿Bueno, mira el segundo punto de hoy, como, como decía el poema, no? Alguien pensó que yo lo iba a hacer y hasta otro se enojó. Es tener la responsabilidad, no asumir la responsabilidad de hacer las cosas. Y aquí traigo una frase buenísima que es de Stephen Covey y por supuesto, el libro de los siete hábitos que dice el hecho. El coloca en el hábito de la proactividad, dice ser proactivo es tomar responsabilidad de nuestras propias vidas y decisiones. Y esto es muy importante.¿Por qué? Porque muchas veces la gente se hace la vista gorda y hasta se da cuenta de que queda una actividad así como en el aire y no toma la responsabilidad de hacerla o de ver quien la tiene que hacer. Porque a veces el hecho de que tú seas responsable de que algo se logre no quiere decir que tú lo vas a hacer. Puede ser. Mira, tú eres el responsable de vamos a ponerlo, que esta actividad se logre en un proyecto, que lleguemos a tener el informe listo para tal fecha. A lo mejor tú no tienes la información para el informe. A lo mejor tú no manejas todos los datos, pero tu responsabilidad es que la persona que tiene los datos que la persona que tiene la información lo vuelque en un informe, se lo comparta la persona que tiene que evaluar y tú simplemente tienes que estar muy atento de que todas estas cosas se cumplan, a pesar de que tú no vas a realizar el informe. Entonces tener la responsabilidad y asumir la responsabilidad de lo que corresponde. Yo diría que muchas personas no asumen la responsabilidad. Vamos a desglosar esta palabra responsabilidad, la habilidad de responder a una cierta acción. Entonces tú tienes la mejor habilidad para responder a esto. Hazte responsable, encárgate de que el objetivo sea se cumpla. Ahora mucha gente no toma la responsabilidad por un tal vez más sentido cultural en muchas organizaciones de que si tú eres el responsable y no se cumple, ahora tú eres el culpable. Y metemos una palabra que no debería estar Ok, culpable.¿Ahora qué sucede? Las personas dice Yo no levanto la mano. Yo no me hago responsable de esto. Sabes, si estamos en una junta directiva, vamos a suponer. Estamos en un board directivo de una organización grande. Nadie toma una decisión sin el consentimiento de todos, porque nadie quiere hacerse responsable. Porque si ese proyecto sale mal. Porque si las cosas no funcionan como deberían esperarse, entonces ahora tú eres el culpable. Todo el mundo va a querer cortar tu cabeza. Entonces esto requiere tener una buena responsabilidad dentro de la organización. También requiere de tener seguridad psicológica. Es decir, nos tenemos que sentir seguros dentro de la organización de que si las cosas no salen mal no es porque fui incompetente, porque a lo mejor estamos dando pasos en un ambiente digamos de incertidumbre, donde no sabemos donde va a funcionar.¿Nos pasa mucho con los proyectos de software, por cierto, donde creamos un producto de software hermosísimo, sabes? Creado, diseñado, le hacemos pruebas de usabilidad, hacemos todo, pero no sabemos que va a suceder cuando se lanza en el mercado y tenemos que adaptarnos constante mente. Pero ahora si partimos desde la posición de que si el producto no es aceptado adecuadamente, entonces es culpa del diseñador o es culpa del que hizo las pruebas usabilidad o es culpa del técnico que sabe. Colocó el servicio en Amazon y falló, etcétera, etcétera. Esto requiere de un alto nivel de confianza, de seguridad psicológica, para que las personas comiencen a hacerse responsables de las actividades o que falle un elemento de diseño. El diseñador de una vez se levanta y dice Ok, vamos a hacer esto, vamos a hacer esta prueba, vamos a hacerlo rápido. Hablo con los chicos de tecnología para que hagan el cambio en la pantalla, etcétera, etcétera Pero esto requiere seguridad. Insisto, requiere seguridad psicológica. Si no, las personas no toman responsabilidad porque tenemos que sacar la culpa del juego. Si no voy con esto, voy a conectar lo que estás diciendo que es necesario y voy a traer aquí el tercer punto la claridad, tener claridad quién debe hacer qué, en qué momento, en qué forma.¿Qué expectativas manejas tú de esa actividad que se va a cumplir y sobre tu como líder, no? O sea, como líder, tú tienes que tener una claridad de qué debe hacerse, con qué tiempos, con qué calidad, cuál es la expectativa del cliente, cuál es la expectativa del grupo, o sea, tener muy claro y que todos lo tengan muy claro, porque es muy sencillo. Lo que tú dices es que yo yo digo lo supuse que él lo iba a hacer muy bien.¿Qué significa muy bien?¿Qué significa con alta calidad el producto, el servicio, la atención al cliente?¿Qué significa eso? Porque para mí la calidad puede significar que no falle. Para ti la calidad puede ser que visualmente sea bellísimo. Un producto, quizás la calidad para otra persona es que la usen muchísimas personas sin fallar. Entonces es muy importante la claridad. Y aquí traigo la frase del tercer punto, que es la claridad. La claridad. Por supuesto, el es nuestro, el padre del del manager que dice Peter Drucker dice así La comunicación más importante es definir las expectativas claras y responsabilidades.¿Eh? A mí me encanta eso, porque definir las expectativas, yo diría uno de los elementos principales de la gestión correcta de proyectos es definir la expectativa. Qué espera el equipo que va a producir el producto y qué espera el cliente recibir. Y esto es importante porque a lo mejor tú estás en el medio, tienes a tu equipo que genera el producto servicio y tienes al cliente. Y ojo, dependiendo del nivel de la organización, a lo mejor tengas el board directivo también arriba. Entonces tú dices ok, tengo que estar 360 grados. Atento a cuáles son las expectativas de cada una de las partes y manejar las expectativas y manejar las responsabilidades. Por ejemplo, tú puedes tener un cliente, yo quiero este producto la próxima semana. Ok, con estas características, hablando un poquito de lo que hacemos, no de desarrollo de software y tiene estas características, pero si él tiene, yo quiero un producto bonito. Ajá.¿Y cuál es la expectativa?¿Sabes si yo quiero un producto que funcione?¿Ok, pero que significa un producto que funcione?¿Qué significa para ti? Y hay que aclarar expectativas.¿Por ejemplo, en uno de los proyectos que abordamos hace poco estaba el tema aquí necesitamos que el producto sea visualmente elegante, más que que funcione correctamente, porque tenía una énfasis en el tema visual, no? Este producto a lo mejor en otro tipo de producto que estaba más conectado con los temas financieros, no me importa si se ve bonito, tiene que funcionar correctamente porque hay dinero mezclado. Entonces fíjate que la expectativa puede variar en base a la circunstancia, en base al cliente, en base al tipo de producto. Y esto hay que aclararlo, porque entonces si tú te vas con la idea Ah, no, no, es que yo estoy trabajando un producto financiero, pero acabo de pasar por una experiencia donde el producto tenía que verse elegante. No le puedes dar la misma expectativa al segundo producto. Va a ser un fracaso total. Y ojo, me encanta 1/2. La responsabilidad.¿Quién es el principal responsable y responsable de qué? Porque no puede ser elementos muy subjetivos. No podemos escapar de la subjetividad por completo, pero que que ser responsable de que la fecha de entrega se cumpla, de que la cantidad de fallos en el producto sea lo menor posible, que no haya quejas por parte de los usuarios finales.¿Responsable de qué?¿O sea, no puede ser una asignación un al aire no? Tú eres responsable de que esto salga bien ya vaya, que significa que salga bien, que es para ti, que salga bien, que se entregue a tiempo, que se entregue sin fallas.¿Qué significa que no se afecte el presupuesto?¿Que alcancemos cierta cantidad de usuarios activos que significa? Y eso es importante aclararlo, porque no podemos escapar de la subjetividad de lleno, pero debemos apoyarnos con indicadores que nos muestren claramente si alcanzamos el nivel de expectativa, el nivel de responsabilidad asignado. Si eso es importante lo que mencionas, porque fíjate, muchas veces decimos primero lo evalúas a tu suposición. Lo que hablamos al principio lo evalúas.¿A mí me parece que esto me está saliendo bien porque siento tal cosa, sabes? No es algo muy subjetivo y es es algo que no podemos evitar. Primero porque trabajamos con personas, no trabajamos con máquinas ahí no hay, ahí no hay donde agarrar, pero sí cómo podemos ver realmente si vamos bien o vamos mal, pues decimos mira, este proyecto tiene, no sé, un margen de error de 5%.¿Qué significa? Bueno, que de 100 pruebas que hicimos, el 5% tiene la posibilidad de fallar, que no sean críticas. Entonces tú ya tienes una medida y tú dices no, mira, tenemos 10%, tenemos 20% de pruebas, vamos mal, Hay que mejorar la calidad.¿Bueno, cómo mejoramos la calidad? Revisión de no sé, de las pruebas del software, de lo que va saliendo dependiendo el proyecto donde estés, pero es muy importante que estés muy claro y la única forma y es es. Yo creo que eso es en todos los ámbitos, es ver cómo te mides ejemplo en la familia. En la familia pasa mucho que es uno supone, porque uno va, va muy atado a las sentimientos.¿Tú dices es que siento que mi niño se está portando mal, pero a lo mejor fue ese día que se portó mal, okay? Y luego lo comparas con otros niños que se portan muchísimo aprendizaje. Yo tengo una. Pero cuando tú no mides eso o cuando tú realmente no concientiza cómo ha sido la evolución y dices no, mira, ayer hizo esto, hizo esto chévere, si está bien, a lo mejor y tuvo un mal día, hizo una rabieta y a lo mejor entonces detonó y te das cuenta que realmente no es así, pero tienes que tener conciencia, Claro, tú no notas.¿Bueno sí, a veces sí hay que anotarlo, no? O depende en el estado que esté, cuántas veces tiene más y cuántas veces tiene menos. El tema de lo que hablábamos de sumar y restar en la cuenta emocional de cada persona. Y eso también pasa en los trabajos. Cuando tú restas, restas, resta y ya no tienes y nunca sumas, pasan esas cosas. Y yo diría que ahí entra en esencia la importancia de los indicadores, porque vamos a suponer el caso del niño que se porta mal y sabes el evento cuando se porta mal, pues te llama el profesor o la directora del colegio para hablar del tema o en el caso del colaborador que no entregó a tiempo y el cliente se enojó, etcétera, etcétera La situación es bastante similar. Ahora tú pudieses quedarte con la sensación de que el niño es un totalmente mal portado o la sensación de que el cliente está insatisfecho, que colabora, que el proyecto no está avanzando porque tuviste ese evento como una carga emocional elevada, porque fue incómodo, porque tuviste que hablar con el cliente, porque todo lo demás, Pero si no lo mides no te das cuenta que a lo mejor te va bien, te va bien, te va bien, te va bien, te va bien, te va bien, te va bien. Me fue mal y se espera que en algún momento te vaya mal. No todas las cosas van a salir bien. Y de repente me va bien, me va bien, me va bien. Pero tú en tu mente dices No, esto está, sabes posible esto no, porque el otro día, hace dos años, el cliente te dice no, no, no tienes que medirlo, porque si no lo mides no puedes valorar la evolución e incluso luego no puedes aclarar responsabilidades y expectativas. A ver, mi expectativa es que el cliente no tenga quejas. No sé, máximo dos al mes o una al mes no puede ser cero. Ojo, no es, no puede ser perfecto, pero okay, una vez y quiero saber cuando eso suceda como lo atendiste para evitar que esa situación se repita, porque tenemos que evolucionar. Pero si no lo mides capaz y esa única vez te da la sensación de que todo falló. Así es. Y eso tampoco es sano. Eso tampoco es bueno y es parte de lo que sucede acá. Y por eso la gente no toma responsabilidad, porque se va a sentir atada a un evento que a lo mejor no es el común. Ahora, si el evento común es falla, falla, falla, falla. Bueno, ahí tienes que atender el tema, Ese es otro tipo de problemas. Pero hablando de este tipo de situaciones, normalmente hay una frase que me gusta, creo que viene de Marco Aurelio, que dice sufrimos más en nuestra mente que en la realidad. Te imaginas que el niño se está portando mal, que todo lo demás y a lo mejor no es así. A lo mejor fue una situación y no es el común, pues. Bueno, ahí, ahí, ahí va a voy a traer en resumen los tres puntos, porque ahí va el tema de suponer, de que tú estás suponiendo ciertas situaciones que no están ocurriendo o ciertas situaciones que llevaron a cabo esto que que ocurrió y no es así. Entonces yo creo que el hecho de de suponer tenemos tres puntos el hecho de suponer, el hecho de no asumir responsabilidad y no tener claridad. Y yo creo que para atacar estos tres puntos bien profundamente de raíz o las expectativas es la clave. Como lo dijimos en la última frase, es la comunicación, es la comunicación. Cuando tú te pillas suponiendo es que yo supongo en el tema de parejas, es que yo supongo parejas con mi hijo, es que mi mi esposo va a buscar a mis hijos. No, no supongas, pregúntale. Tú vas a ir a buscar a los niños o tú dices no, yo supongo que no sé. Mi compañero va a hacer esa actividad. No, pregúntale. Tú vas a hacer la actividad, confírmalo y. Nos ha pasado. A ver, a ver. Y quieren un encargado de esta, de esta situación que era el encargado de mandarle el informe del cliente, por ejemplo. Es que yo pensé que era no sé quién y no pasó el mes y nadie lo envió.¿Entonces hay que preguntar cuando se pillen en esas, pregunten quién es el responsable de esto, quién lo va a hacer?¿Ojo, hay que hacer, no?¿Quién lo va a hacer o cómo lo vamos a manejar?¿Entonces la comunicación es importante porque eso te da claridad, te da dirección, sabes para dónde vas a ir? Entonces evita suponer, evitas este que no haya responsables, que no haya productividad de resolución. Y eso es lo que hace. Es que si no lo tomas en cuenta va un fracaso colectivo del equipo. Porque no es que el fallo no es que el todo en conjunto, el proyecto falla el proyecto. Entonces si no hay comunicación clara, asignación de responsabilidades, claridad en las expectativas y es la clave. La final es una comunicación clara y efectiva y eso te ayuda a tener confianza para que el colaborador hable y diga mira, aquí hay un error, vamos a juntar antes de que salga producción un ambiente sano, porque se escucha, no se culpa, se soluciona, no se culpa, se señala. Entonces a la final estos tres pasos que traemos en en este poema donde todo fue un desastre, es comunicarse de una manera clara y efectiva. Exactamente. Comunicarse. Diría que no quiero ser absolutista, pero el 99,9% de los problemas son problemas de comunicación y aquí es clave. Pero para cerrar lo el día de hoy, señores, quiero invitarte que vamos a dejar el poema en nuestras notas de las notas del programa que van a estar en líderes agilistas punto com. En cada uno de los episodios dejamos más material que a veces queremos aportar adicional a todo lo que conversamos el día de hoy. Así que ve a líderes de lista puntocom, vas a la hoja de discusión para que hables de este tema con tu equipo. Responde a las preguntas disparadoras y lo más interesante de todo, sigue el programa, dale Seguir. Síguenos en las distintas plataformas donde estamos, entre ellas la plataforma de YouTube y ya estamos en video. Así que que gusto saludarlos y. Y como este episodio es el episodio de las frases, vamos a cerrar cada uno tras una frase que le gustó mucho y vamos a cerrar con unas frases para que se las lleven y recuerde sí o sí este. Si este contenido les funcionó, les gusta y resuena con alguien, compártanlo, compártanlo, compartan. Bueno, yo voy con mi frase de pues bla bla bla, debe dice sí, bueno, el mío, este George Bernard dice El mayor problema de la comunicación es la ilusión que se ha tenido. Ha lugar. Exactamente. Dice que comunicar no es lo que dices. Es lo que la otra persona entiende. Y sabes que me dejaste un reto interesante de encontrar. Una frase de cierre. Yo dice Oh, déjame ver. Y esta mañana, cuando estaba preparando el material, me encontré con esta frase de una novelista Se llama Erika John y dice lo siguiente Toma tu vida en tus propias manos y sabes que sucede algo terrible. No hay nadie a quien culpar. Eso es muy fuerte. Y en esta fuerte, porque tú dices debes ser responsable, líder, al menos de tu propia vida. Esto es todo por hoy, señores. Así que nos vemos la próxima semana.