Varslingspodden episode 4 - Varslingsnemnder

Denne episoden av Varslingspodden skal handle om varslingsnemnder. Her gis det en gjennomgang av hva en varslingsnemnd er, hvordan en varslingsnemnd kan arbeide og hvem som bør være medlemmer av en slik nemnd m.m. I denne episoden av Varslingspodden er advokat og partner i Simonsen Vogt Wiig, Lill Egeland, gjest hos Trine Lise Fromreide. 

Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig presenterer Varslingspodden – et nyttig verktøy for styremedlemmer, ledere, ansatte og HR-personell som kan komme i en situasjon hvor de må håndtere en varslingssak.

Transcript

[00:00:09] Trine Lise: Velkommen til enda en episode i Varslingspodden. I denne podden snakker vi om aktuelle temaer innenfor varsling, og i dag skal vi se litt nærmere på bruk av varslingsnemnd. Mitt navn er Trine Lise Fromreide og med meg i dag har jeg Lill Egeland, som er partner i advokatfirma Simonsen Vogt Wiig. 

[00:00:29] Lill: Det er jeg.

[00:00:30] Tusen takk Trine Lise, veldig hyggelig å bli invitert. 

[00:00:33] Trine Lise: Du Lill du er jo her i dag for at du arbeider med varslingsnemnda, du har deltatt og du deltar i varslingsnemnda. Og du har jo derfor mye god erfaring som du kan dele med andre.

[00:00:48] Det som vi gjerne vil høre litt om, det er, du kan jo begynne med, hva er dette, hva en varslingsnemnd? 

[00:00:57] Lill: Ja, altså hvis man skal si litt uerbødig, så er jo en varslingsnemnd en haug med personer som er satt sammen for å håndtere varslingssaker. Ordet nemnd har utviklet seg og brukes, men det er jo egentlig bare en gruppe mennesker som av et selskap eller en organisasjon har blitt bedt om å ta ansvar for å håndtere varslingssakene til denne virksomheten.

[00:01:18] Det er varslingsnemnd. Og en varslingsnemnd kan jo gjøre, man kan egentlig ha forskjellig tilnærminger til hvordan man håndterer saker i en varslingsnemnd eller et varslingsutvalg eller en varslingsgruppe. Det kan enten være at varslingsnemnda selv behandler varslene, at man får inn varsler enten direkte fra varslere eller fra organisasjonen. Og så undersøker man dem, da bruker vi nemndas medlemmer til å gå inn og snakke med folk og se på dokumenter og komme til en eller annen form for anbefaling.

[00:01:54] Det er alternativ 1. Eller alternativ 2. Den nemnda kan være mer som et sted man kan gå for å få gode råd og en slags koordinerende rolle. Når kommer saker inn til nemnda så kan man sette det ned igjen til linja, men støtte linja i håndteringen av varslingssaken. Det er et standpunkt man må ta hvis man velger å ha en sånn type varslingsnemnd eller utvalg eller gruppe eller hva man skal kalle det.

[00:02:22] Trine Lise: Ja, altså før man setter i gang med noe sånt så bør man ta stilling til hva skal denne gruppen gjøre, hvilke oppgaver skal denne gruppen ha. For det ikke er lovbestemt dette. 

[00:02:34] Lill: Nei stemmer. Ingen steder står det at man må ha en varslingsnemnd. Tvertom så står man jo fritt hvordan man håndterer sine egne varsler. Så det er bare hvordan man velger å organisere det.

[00:02:46] Trine Lise: Ja, så da har man, man står fritt til å kunne organisere det, og til å legge opp på en måte som man synes passer godt for bedriften, eller organisasjonen eller virksomheten som skal ha det. I en sånn varslingsnemnd hvem er det noe sånn, går det igjen hvem som pleier å være med i deltakerne, type deltaker, hvilken rolle de har i selskapet ellers?

[00:03:08] Lill: Mhm. 

[00:03:08] Det som man skal tenke på hvis man bestemmer seg for å ha en sånn type gruppe som skal håndtere varslingssakene, det er at du må finne en kombinasjon av stillingskategorier som er høyt nok oppe i organisasjonen til at man ikke typisk vil være i linje til noen som blir varslet på. Og når jeg sier det så er det sånn...

[00:03:32] Det viser jo hva slags type varslingssaker som egentlig finnes i praksis. Det er jo veldig ofte påstander om trakassering, fryktkultur og så videre. Med andre ord, hvis man har ansatte på et litt lavere nivå inn i disse gruppene, så risikerer man ofte å bli satt litt sjakkmatt hvis det er for eksempel egen leder eller noen på nivå over som det varsles på.

[00:03:53] Med andre ord, man bør ha noen fra organisasjonen på et høyt nivå inn i den gruppa, altså typisk fra ledegruppe som et minste minimum, tenker jeg. 

[00:04:06] Trine Lise: Ja, som fra øverste konsernledergruppe, hvis det vil være typisk i et konsern for eksempel. 

[00:04:11] Lill: Ja, det tenker jeg. Og det jeg ser er vanlig at man setter det sammen med en kategori som har kompetanse på økonomi, og en som har kompetanse på HR eller personal.

[00:04:28] Og så er jo det et tema i seg selv som man skal tenke på. Skal HR-sjefen for eksempel sitte i... i dette utvalget nemnda gruppa. Det er argumentet både for og imot. Veldig ofte så vil HR ha vært involvert i de sakene som kommer på en sånn type varslingsnemndsbord. Og hvis HR-sjefen sitter så kan man risikere at man har blitt farget av den personalmessige oppfølgingen som ofte kan ha vært i disse sakene.

[00:05:00] Trine Lise: Ja for da tenker du på at disse sakene har jo ofte oppstått, mange av dem har oppstått lenge før det kommer et varsel. Det har pågått i organisasjon versert. 

[00:05:09] Lill: Veldig veldig ofte ikke sant? Og noen av disse sakene, veldig mange faktisk vil jo ha, om det så er at man har håndtert en konflikt, og da har jo HR typisk vært inne, eller om det er en ansatt som enten er utsatt for ledelse eller trakassering, så vil også HR typisk ha vært inne.

[00:05:24] Så jeg sier ikke at HR-sjefer ikke skal sitte i den type varslingsutvalg nemnder, men man skal ha et bevisst forhold til det, sånn at man oppnår å være... litt nøytral i sin tilnærming til de sakene som kommer på bordet. Fordi det, tenker jeg, er en viktig, uansett om du velger en nemnd som skal undersøke sakene selv eller støtte linja.

[00:05:47] Hvis man først velger en sånn type center of excellence, som er en sånn nemnd der, så bør man ha... det bør være et organ som evner å se litt nytt på saken, og da må man velge personer basert på det. Så finans, noen som har med personal eller HR-ledelse å gjøre, og det kan, som sagt det bør ikke være HR-sjef for kanskje skal det ikke være det, det kan være en person som er en god leder og som evner å se ledelse og oppfølging.

[00:06:17] Det kan det fint være. Og det behøver ikke å være mange, ikke sant? Jeg har sittet i flere ad hoc og faste varslingsnemnder, og det har typisk bestått av en med økonomi erfaring, en med personal erfaring. Og så har noen bestått av en ansatterepresentant, fordi det har vært en intern prosess hvor de ansatte har krevd av ulike grunner å få lov til å sitte tett på disse prosessene.

[00:06:47] Jeg synes ikke det er riktig. 

[00:06:50] Trine Lise: Hvorfor tenker du at det ikke er riktig? 

[00:06:51] Lill: Jeg tenker at det å håndtere varslingssaker, det er business as usual for en arbeidsgiver. Det er en kjernesak som arbeidsgiver bruker sin styringsrett på å gjøre. Og da synes jeg egentlig ikke at tillitsvalgte har noen rolle inn i det systematiske arbeidet som en arbeidsgiver skal gjøre med håndtering av disse sakene.

[00:07:15] De har åpenbart en rolle i å støtte sine medlemmer hvis de utsettes for personalmessige reaksjoner eller trenger støtte fordi varslingssaken er tøff og så videre. Men jeg tenker jo egentlig at det er en arbeidsgiverfunksjon. Og tillitsvalgte eller ansatte hører ikke hjemme i utøvelse av arbeidsgiver beføyelser og funksjoner. 

[00:07:37] Trine Lise: Hadde det vært en personalsak som ofte kan være litt sånn nærme i enkelt tilfelle, så ville jo aldri en ansatt hatt en rolle.

[00:07:44] Arbeidsgiver kunne ikke ha trukket inn en ansatt og heller ikke automatisk den ansatte selv kunne valgt en medarbeider til å representere seg. 

[00:07:54] Lill: Nei så jeg tenker at det som en hovedregel ville ikke jeg hatt tillitsvalgte inn i en varslingsnemnd. Men jeg ville vært veldig opptatt av at de tillitsvalgte skal få være med på å utforme hvordan man håndterer varslingssaker i virksomheten. Fordi det tenker jeg, der har de mange gode innspill, og man er også avhengig av at de tillitsvalgte og ansatte har tillit til en sånn type varslingsnemnd at det er riktig måte å håndtere det på, og der vil man jo gjennom partsamarbeidet få gode innspill og sånn.

[00:08:29] Trine Lise: Man vil jo også, man vil jo kunne inabilisere seg selv med å sitte i den varslingsnemnden, så det er jo for den ansatte vil jo det ofte være mer negativt at de er med i varslingsnemnden eller ikke, for tillitsmann har jo en, eller tillitsvalgte heter det vel nå, de har jo en spesiell rolle i forhold til de ansatte. 

[00:08:50] Lill: Og så har jeg vært borte i virksomheter hvor på grunn av historiske forhold har man likevel valgt å inkludere ansatte inn i varslingsutvalgnemnd og da er det ikke tillitsvalgte som har sittet selv, men tillitsvalgte som da har utpekt en person som de ønsker skal ha dette vervet. Og det fungerer helt fint det er jo ikke noe problem, og det kommer gode innspill og så videre, men som sagt prinsipielt så mener jeg at det ikke er riktig, fordi det er en arbeidsgiver beføyelse som bør holde til arbeidsgiver da.

[00:09:27] Trine Lise: Så er det tilfeller der verneombud er med i disse gruppene, og jeg har jo tenkt mine tanker om det, men litt interessert i å høre hva du tenker om dette. 

[00:09:38] Lill: Ja, jeg tenker at det har litt, det er avgjørende hva slags, eller hva slags oppgave er det nemda påtar seg? Hvis nemda utvalget tenker at vi er de som skal gå inn og undersøke saken, og vi skal være de som...

[00:09:56] gir råd om hvordan saken skal håndteres og egentlig gir den ene eller den andre rett eller feil i en sak, så kan et verneombud fort komme i en skvis. Fordi verneombudet er alle ansattes representant, ledere, ansatte på tvers, man tar ikke side. Og det ligger jo i sakens natur at man oppfattes å ta side hvis det du skal gjøre er å ta stilling til

[00:10:22] å konkludere i en sak og si om noen har blitt trakassert eller ikke. Hvis det er det du legger opp til at et varslingsnemnd skal gjøre, så vil jo verneombudet komme i en skvis fordi man oppfattes å gi den ene rett og den andre feil. Men jeg tenker at det ikke er like vanskelig å se for seg verneombud i en varslingsnemnd hvis det varslingsnemnda skal gjøre er å være en sånn...

[00:10:47] kompetansehub. Som da støtter ledelsen og som anbefaler ledelsen hvordan eller linja da, hvordan man skal håndtere saken. Fordi da blir det mer et sånn type sounding board funksjon hvor det kan være nyttig å ha med verneombudet fordi verneombudet kan komme en innspill knyttet til hvordan verneombudet kjenner saken men man tar ikke noen avgjørelser eller man tar ikke noen stilling man bare coacher og følger opp ledelsen og linja i håndteringen av saken. Og hvis det er rollen til varslingsnemnda så tenker jeg at da går det fint å ha et verneombud der og jeg synes jo varslingsnemnda bør ha den rollen. Og det kan, vi kan kanskje hoppe dit 

[00:11:30] Trine Lise: Ja, vi kan egentlig gå direkte på det. Hvorfor tenker du at de bør ha den rollen? 

[00:11:34] Lill: Jo, for jeg har jo sittet i flere nemnder opp igjennom og jeg føler at den måten som vi som nemnder har håndtert vår rolle på har variert litt avhengig av hvor resten av arbeidsretts og varslingsmiljøet har vært.

[00:11:53] Ta for fem år siden, så drev alle med faktaundersøkelser, gikk rett inn og intervjuet alle mennesker og så på alle dokumenter og konkluderte på om det var trakassering eller ikke. Og det har jeg også gjort i varslingsnemnd. Og jeg synes det samme skjer når du er en varslingsnemnd som skal inn og undersøke på den måten, som det egentlig skjer i faktaundersøkelser.

[00:12:12] Det blir veldig voldsomt. Det blir skremmende. Skuldrene blir høye. Du føler som hvis du er en varsler, omvarslet eller vittne, så er det litt sånn, nå skal jeg inn til domstolen og forklare meg for varslingsnemnda. Der sitter det masse mennesker og hører på. 

[00:12:27] Trine Lise: Så vil de kanskje miste litt av den troverdigheten i nøytraliteten som tanken er at de ofte skal ha.

[00:12:33] Lill: Ja ja. Det risikerer man også. Så jeg, i de varslingsnemndene jeg har sittet i, så har jeg da tatt ord for at vi må endre denne måten vi jobber på, og heller gå over på den versjonen hvor du er en kompetansehub, et sted som kan koordinere varslingssaker, sørge for at de registreres så man har kontroll og så videre.

[00:12:55] Men i første omgang være linjas... hjelpere og diskusjonspartnere i hvordan saken skal håndteres og hjelpe til med at linja evner å se litt nøytralt på det, utfordre for eksempel ledere eller ledersleder hvis man ser at man har gått seg fast i en oppfatning av at det er den ansatte som er problemet.

[00:13:19] Ofte kan man komme inn og se at ja, dette er en ansatt som selvfølgelig har forbedringspotensialet, men vi ser jo at måten dette håndteres på leder om ikke er trakassering, så er det i fall ikke god ledelse, og da får du heller ikke det gode ut av den ansatte. Sånn at det å kunne komme inn og hjelpe linja og se litt mer nøytralt på saker som har gått i lås, det har jeg veldig stor tro på, at en varslingsnemnd som jobber på den måten kan gjøre.

[00:13:46] Trine Lise: Det henger jo litt sammen med det vi tenker om at saker bør løses på lavest mulig nivå, og det hvis man da løfter alt dette opp til varslingsnemnden, så vil jo det ha motsatt effekt. 

[00:13:59] Lill: Ja, absolutt Ikke sant? Der sitter nemnda fire stykker på rad, liksom omtrent med kapper og parrykk og venter på, og så skal avsi en dom.

[00:14:07] Det er ikke optimalt. 

[00:14:09] Trine Lise: Nei. Når du har vært som deltaker i varslingsnemnd, har du noen gode eksempler på hvordan du tenker at dette har vært håndtert på, altså at det har vært bra med en varslingsnemnd? 

[00:14:24] Lill: Ja, absolutt Jeg husker en sak hvor jeg var ad hoc medlem i en varslingsnemnd. En veldig betent sak hvor leder for denne varslingsnemnda, altså den var intern, denne varslingsnemnda, bare ansatte ledere fra virksomheten og så kom jeg inn som en slags ekspert som skulle bidra inn i saken.

[00:14:52] Det som var så bra i den saken det var at den lederen for varslingsnemnda var en ekstremt god leder som evnet å balansere, i denne saken så undersøkte nemnda, så da var det faktisk sånn som jeg sa, man ikke skal gjøre det, nemlig at man gikk inn og hadde samtale. Og det funket fint fordi vi holdt det på ganske lavt nivå.

[00:15:19] Men uansett så var det å snakke med en leder som var en så utrolig god leder og som evna da å balansere den rollen som vedkommende hadde til, og også turte å snakke med folk imellom og liksom gi noen coaching og råd og evnet liksom å... å få intensiteten i saken ned gjennom litt uformelle samtaler.

[00:15:44] Og det er en vanskelig balansegang, ikke sant? Fordi det er klart man skal jo ikke anførselstegn inhabilisere seg selv og så videre, men det var en utrolig god leder som hadde tiltro i organisasjonen og som var med på å deeskalere situasjonen. Så det jeg lærte av den saken var at å ha gode trygge ledere som medlemmer av en varslingsnemnd det er en kjempe suksessfaktor.

[00:16:13] Og så tenker jeg en annen suksessfaktor er at du har, og det er mulig at dette er to i en, men du må ha mennesker i nemnda som kjenner organisasjonen og som har tillit til organisasjonen men som også som da har med seg og vet hvem folk er, og kan gjerne ha litt bakgrunnsinformasjon, kjenner de som befinner seg i organisasjonen greit nok, slik at man kan ta den inntellen med seg når man tenker hvordan saken skal håndteres.

[00:16:43] Det er også viktig. Fordi hadde man hatt bare en helt ekstern nemnd bestående av advokater, gud forby, så hadde man jo kunne trampe inn uten noen kjennskap til mer subtile ting som kan være med på å gjøre det bra eller dårlig. 

[00:17:02] Trine Lise: Ja der kan vi ta opp det spørsmålet jeg hadde om eksterne medlemmer. Hva tenker du om det?

[00:17:11] Lill: Jeg tenker at som hovedregel vil jeg ha sagt at man bør være interne allemann. Og så tenker jeg at jeg sitter jo som eksternt medlem i to nemnder og er hentet inn som ad hoc-medlem noen ganger, og at det også fungerer hvis man sier at da i så fall rollen til den advokaten man henter inn er å være en som har jobbet mye med varslingssaker og som kan trygge disse som sitter som medlemmer i nemnda. Trygge dem på håndteringen av saken, og gjør riktig i en varslingssak, så uansett hva du gjør så vil noen kjefte på deg. Sånne ting er ofte litt viktig for folk å forstå. Så jeg tenker jo at det å ha eksterne medlemmer kan funke fint. Noen ganger så er det også sånn at man ønsker fra de ansatte side å ha eksterne medlemmer inn, fordi det er en slags mistro til historisk håndtering av varslingssaker.

[00:18:17] Man mener at det blir satt på personalsaksbordet med en gang. Man ønsker å ha eksterne inne for å sørge for at det håndteres godt. Så det kan man ha. 

[00:18:27] Trine Lise: Ja for det ser jeg jo at for nøytraliteten så kan det ofte trygge de, de ansatte at det er en ekstern med i seg selv. Det viktige er jo ofte da at ikke man som ekstern tar en rolle som å ta over saken men er der som en støtte.

[00:18:45] Og det kan ha positiv effekt. 

[00:18:47] Lill: Absolutt. Altså i større selskap som har varslingsnemnder så kan jo en sånn type ekstern medlem være den som rent faktisk rådgir linja fordi hvis nemnda ikke håndterer det selv, som jeg jo ikke anbefaler at de gjør men man setter det til linja, så vil linja ha behov for sparring fortløpende og da vil typisk den advokaten ha samme rolle som man ville hatt ellers når man som advokat rådgir egne klienter om hvordan skal du håndtere varslingssaken. Det er å gi råd på hva gjør du nå ok, det skjedde nå, ja ok, men hva skal vi tenke da. 

[00:19:19] Trine Lise: Og der kommer jo den erfaringen din som du har snakket om at det er viktig at det er advokat med god erfaring for varslingssaker og at advokaten i seg selv ikke, nå sier jeg advokat for det er jo ofte advokater som går inn men det trenger ikke være en advokat men at den eksterne ikke går inn og overtar saken og skal løse saken for da vil det ha motsatte effekter ofte. Vi har noen eksempler på noe som ikke var så bra med en varslingsnemnd.

[00:19:48] Lill: Ja, jeg har skikkelig kløna det til i varslingsnemnd selv, jeg. Neida, men jo, det går tilbake til sånn som man tenkte før, hvor man da både som advokater og varslingsnemnde gikk inn og undersøkte saker og snakket med masse mennesker og skrev lange rapporter med kontradiksjon frem og tilbake. Det har jeg gjort selv, som medlem av Varslingsnemnd.

[00:20:12] Det synes jeg ikke funket i det hele tatt. Vi var veldig fornøyde med rapporten som var kjempelang og fin, men hva var det som kom ut av det, og hvordan ble virksomheten hjulpet? Ikke i hele tatt visste det seg jo. Det har vi lært nå, at det som regel ... ikke er den beste ideen, og det lærte jeg da også. Så det var, jeg hadde en sak hvor jeg brukte sykt mye tid sammen med resten av medlemmene i nemda, og vi trodde vi virkelig liksom jobbet for å få noe bedre, og så ble det ikke bedre helt tatt.

[00:20:40] Trine Lise: Nei kan ikke heller være. Mange flere spørsmål og noen som følte at den rapporten ikke var god for de, og så videre. 

[00:20:47] Lill: Ja, absolutt. Nei, så det lærte vi av. 

[00:20:51] Trine Lise: Nei men du, da har vi fått mange nyttige råd her fra deg i dag, Lill, og takker så mye for det. Dette har vært varslingspodden, og du er velkommen til å lytte til neste episode som kommer om ikke lenge.