¿La IA es la oportunidad que Procurement (Compras / Abastecimiento) estaba esperando para reinventarse?

Enfoque: En este episodio exploramos cómo la IA está transformando el panorama de Procurement, no al mejorar el modelo tradicional, sino al cuestionar su propia existencia. A medida que los sistemas inteligentes automatizan tareas tradicionales, el enfoque debe pasar del control y el cumplimiento hacia la creatividad comercial, la integración estratégica y el valor a lo largo de todo el ciclo de vida del contrato. Analizaremos cómo podría verse esta reinvención y qué está en juego si no damos ese salto.

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Este episodio forma parte de nuestra serie en español, presentada por Cinthia Nazario.

Transcript

SPEAKER_00 0:04

Bienvenidos at the Living English, a series that offer analysis in profundity about the principal retos, innovations, and the evolution of the panorama of contracts and commercials. I'm Sanfitrana, Cynthia Nazario, Commercial Research and Innovation Specialist, the Commerce and Contract Management Institute. In the episode of house, I'm Pepe Toriello, fundamental Red Firmen in Mexico and consult ILM. During years, procurement has been recognized as a function strategic, but with frequency limited by systems celebrities, autoridad fragmental, and a culture central in the cumplimiento. In much cases, they have de lado. This would represent the mayor opportunity that has the function in décadas. It's for ello that in this episode explorer what significant laptop is a procurement, not only herramient, but the possibility of reinventar the form in which the organizations interact with the ecosystem external. And the Living Edge. Podrías explicar qué significa esto en la práctica, qué tareas o decisiones están más en riesgo de ser automatizadas y que se salgan de la función.

SPEAKER_02 2:08

Pues mira, yo creo que también últimamente ha habido como que mucho furor con el tema de inteligencia artificial, ¿no? Como que después que salió Chat GPT en 2022, todo el mundo como que ya empezó a tener más contacto, empezó a utilizarla para cosas personales, hasta como para cosas de la chamba, ¿no? Pero todavía como que no han encontrado justamente casos muy específicos, ¿no? Y algo donde yo me lo topo mucho, sobre todo trabajando con CLMs, uno de los, digamos, como de los owners of this type of softwares, which are Contract Lifecycle Management, queen es una mejor gestión de contratos, eso es obviamente compras o procurement, ¿no? Compras y ventas, obviamente, ¿no? Pero principalmente compras, porque son los amos y protectores ofertas y no se pueden pasar. Entonces, los contratos son muy importantes porque lo que siempre hemos dicho, también con Sal y con Tim, los contratos son los manuales de las relaciones comerciales de las dos partes, ya sea que seas del comprador o del vendedor, o dependiendo de qué lado estás. Entonces, en donde entra la inteligencia artificial aquí, pues depende, ¿no? Ando que sigue siendo como que muy furor y este password todavía, porque, y yo lo veo mucho, ¿no? Sobre todo cuando alguien está comprando algún producto, te dice, oye, y tiene inteligencia artificial, y es como, bueno, pero ¿para qué? ¿No? O sea, lo que hay que pensar es que la inteligencia artificial, si bien va a empezar a reemplazar muchos puestos dentro de las empresas, y ya se está viendo, ¿no? The empresas gigantes who have despidos of many people, because there are activities that are much, as you in Mexico, the talacha, which are more repetitive, more administrative, gente that fact, when this fashion, these types of activities are the first that automatically, but in a great play, it's like they reemplazed totally, because they are precisely, they have errors, imagine a factor with a zero, they true. La parte de la negociación, yo creo que esa va a ser una de las más difficiles because we can have this interaction. But also queen much, AI, para un caso muy preciso, ¿no? Es que si tú ya tienes armado un playbook, in Latinoamérica todavía yo lo veo, muy pocas empresas tienen playbooks, ¿no? In Stados Unidos or in Europe that's always common, but basically it's a guía de negociación in which, for example, if your contraparte, tu proveed, negotiar alguna cláusula, o quizá que algún precio tú tengas, digamos, como que cláusulas organientes redacciones de esa cláusula de respaldo para que tú puedas negociar un contrato ando que no tengas que tocar en la puerta legal todo el tiempo cuando tengas que hacerle cambio a algún contrato. Para cierto, ¿no? Si ya te metes a temas, por ejemplo, de jurisdicciones, créditos, ¿sabes? Quizá no tengas esa autoridad, pero cuando son temas 100% comerciales, sí lo puedes hacer, ¿no? Ahora, eso is in the negotiation. One part and that is much with the interaction with the abogados or contract management is that the contrats are redactados by abogents. And desgraciadly, the abogents don't give them that. It's an idioma that I don't know if you don't know in prosa normal, when it's more sense, and most of the way the procurement says no entire clauses, we can say this, what accepted, not acceptable, deciding that no one would have, and utilizing her that published ayude for a assistant, in which guías, por lo menos para que te puedan dar a mayor numero of explicaciones, or an asistente, tal cual. Piénsalo así, ¿no? Que tú le puedes hacer preguntas and no tienes que ir a tocar la puerta a alguien delegal o al director jurídico, ¿no? Porque muchas veces las empresas nada más tienen un abogado que les apoya. Ese también puede ser un buen caso, ¿no? O para temas de capacitación. Eso también se puede hacer muy fácil, ya no necesitas tener una persona ahí encargada para resolver dudas, sino que haces como tu documento de frequently asked questions, el FAC, para que tú puedas también de ahí tomarlo como una guía, como un wiki, como un wiki más bien, ¿no? Como un wiki para que tú puedas hacerle preguntas y puedas utilizar herramientas de inteligencia que te puedo ayudar. Y otra caso que yo creo que también va a ser muy importante para el análisis de datos. En el análisis de datos tienes que poner a pensar cómo tienes un contrato, ando, un contrato es el manual de las relaciones comerciales entre el comprador y el vendedor. And muchas veces dentro de estos contratos hay muchos términos que van cambiando. Quizás sean le estés comprando el mismo producto a diferentes proveedores, digamos, si eres una empresa global y quieres saber, oye, pues me está ofreciendo a more, me está ofreciendo mejores orgulhes conditions for that you can determine what are my térings and conditions for each other, just a cost directly or a cost of indirect. Or things more, like for example, imaginate, if you have an employer with millions of contracts, okay, I can see what are my contrats in which I increment the cost of manner annual. And so if you do the manner manual, you can live and get a despacho of external or something that will cost, and when you have a herramient that you can do an analysis of data, those documents, and te lo puede dar yo creo que ya se le puede decir, como que ingenieros especialistas en inteligencia artificial dicen que buscas estructurar data que no esté estructurada, porque la encuentras en diferentes documentos. Entonces, tener este tipo de herramientas te puede ayudar a hacer mejores búsquedas, mejores análisis de datos en menor tiempo. Entonces, si ves, no se reemplaza la labor of procurement, porque obviamente sigues necesitando tener una persona que pueda dar esta que tenga la última palabra, que pueda tomar decisiones, sino que lo vas a poder tener como si tuvieras uh 15 assistentes trabajando 24 or 7 contigo andas preguntas atrás de la mañana lo que tú quieras de cualquier document. Entonces, te va a ayudar muchísimo. See, it would be that in the way that you have 15 people of the procurement, or the 7, 8, but it's not significant that this type of activity will reemplaz for complete, or in the medium play.

SPEAKER_00 10:11

The article is a role of gatekeeping to one of habilitation, to central and fomentar la creativity commercial. Why this camp is in terms of organization real? With your experience, of organizations where Procurement has to do this?

SPEAKER_02 10:44

The equipo legal is el que es el cuello de botella que te impide giving a decisiones top certain deal. And in the caso de compras, pues a I me ha tocado estar del otro lado, ¿no? De trabajar with gente con compras, y normalmente are gente pues muy cuadrado, muy difficile muchas veces, because obviamente tiene su jefe and le dicen, sabes que aquí solamente puedes pagar 100 mil dollars and no nos podemos pasar, no? Entonces tú tienes que tener como que alguna manera de ser un poco más creativo atentos de que tú estés negociando un contrato con algún vendedor, ¿no? Porque también depende de qué tipo de empresa sea. No es lo mismo, por ejemplo, de mi micrófono, ¿no? Tienes diferentes proveedores que van a tener diferentes piezas, algunas son mucho más importantes para tu producto final, otras, pues, si tienes una línea de competidores que te pueden ofrecer mejores precios y les das entrada, ¿no? Y no es lo mismo si tú vas a vender un, pues no sé, un servicio, por ejemplo, de obra, ¿no? Que seas una inmobiliaria y tú, pues, obviamente, diferentes cargas, porque tienes proveedores, tienes créditos, ahorita con las tarifas de Estados Unidos y con Trump, pues nunca sabes cómo van a subir y bajar los precios, ¿sabes? Entonces, son como que, bueno, sí que como te decimos acá, depende de la SAP, la pedrada, ¿no? Entonces, es muy difícil poder decir cómo va a cambiar este papel de la persona de procurement, pero algo que sí va a poder pasar con la IA es que si tú ya tienes ciertos casos como antecedentes, donde hayas negociado el mismo producto, el mismo servicio, hayas llegado a differentos, que puedas utilizar toda esa información para poder crear playbooks en donde te digo, oye, mira, con esta, si te dicen que no, con esta cláusula, pues tenemos esta otra opción con un deal, con un proveedor similar. Sabes? Entonces, como que buscar la manera de no cerrar andar in the media of the possible practices that are, in Latin America, si lo has visto, that ya estás, yo como vendedor, no te la pongo. And much de que parte de sus ingresos are bonus that are cierta maneira de cómo desempeña in the negotiation. If you consider a cost, no, and siempre pasa, well, siempre, pero en muchas ocasiones de que ya pasaste meses con el RFP, presentando toda tu documentación, te piden las perlas de la Virgen para que ya puedan decirte, ok, ya vamos a contratar contigo, fuiste el mejor proveedor, nos gusta tu producto, queremos tu experiencia, y ya vamos a firmar una semana. Y tres días antes te marcan por el teléfono, oye, ¿sabes qué? No, pues le vas a tener que echar más ganas y vas a tener que darnos un mejor precio, porque si no, esta licitación se puede declarar de cierta y pues ya no vas a poder entrar a trabajar con nosotros. Entonces, ¿sabes? O sea, como que este tipo de malas prácticas, yo creo que sí se pueden cambiar, si puedes ser un poquito más creativo al momento de que tú quieras negociar las cosas. Muchas veces, sobre todo cuando son servicios y la persona de procurement no es el owner de ese proyecto, o sea, no sabe qué es lo que quieres. Ellos están trabajando porque es para alguien de marketing o alguien de TI, ¿no? Que si no entiende ese tipo de producto, pues muchas veces no sabe, no tiene como una referencia, ¿no? Para poder saber qué cosas les puedes pedir, y muchas veces es simplemente leer un catálogo de specificaciones cuando tú pudiste haber llegado a un mejor punto intermedio, ¿no? Si tienes un, por ejemplo, algo que nunca lo he visto, yo creo que nunca lo voy a ver, que podría ser inclusive, mejor para las empresas, es mira, yo quiero contratar una platform of inteligencia artificial, ¿no? Tocando el tema. But the empresa nunca la ha contratado. Entonces no sabe cuánto cuesta las licencias, cuánto cuesta la implementación, cuánto cuesta la consultoría, pero si tiene un presupuesto. Entonces, muchas veces lo que pasa es que como no tienen idea de cómo funcionan este tipo de projectos, pues it's more fascinating that this project salga del presupuesto, because a mitad of the implementation te salen nuevas ideas of that, okay, mira, es que acá nuestro processor podría mejorar, mejor le cambiamos este workflow for that mejor haga esto. And the cambios que tú hagas, imagínate, es como cuando tú construyes una casa. It's como que si ya estás a punto de terminar la casa, no sabes qué, ya no me gustó la cocina acá, la quiero cambiar de este lado. No es tan fácil, no es solamente cambiar el refri y la estufa. Tienes que cambiar la tubería, toda la instalación eléctrica, los acabados, etc. Lo mismo pasa con este tipo de proyectos. Si la persona de procurement te dice, mira, ok, tengo 100 mil en mi presupuesto, ¿para qué me alcanza si es un consultor con la experiencia suficiente como para decirte, mira, tenemos clientes que empezaron por este lado, les gustó más empezar por este tipo de actividades, ¿no? Si tú lo quieres expandir para algo como en una, no sé, empezar a incluir nuevo tipo de herramientas o inclusive instalar este tipo de SaaS, ¿no? De software as a service para otra área dentro de la empresa, pero no tienes el presupuesto ahorita, no pasa nada, se puede pasar para una fase 2. ¿Sabes? Entonces, este tipo de interacción puede ayudarte muchísimo y a la larga tener una mejor relación con tus clientes o con tus proveedores en el caso de procurement. Y ahí la inteligencia artificial también te podría apoyar mucho, ¿no?

SPEAKER_00 17:09

Sí, muchas gracias, Pepe, claro. Y se ha mencionado que la inteligencia artificial nos brinda la oportunidad de replantear donde reside la capacidad comercial dentro de la organización. Esta, desde mi perspectiva, es una pregunta importante. ¿Cuáles son algunas de las opciones que las organizaciones deberían explorar y cuáles son los riesgos de seguir operando bajo el enfoque de business as usual o negocios como siempre?

SPEAKER_02 17:38

Pues mira, yo creo que podríamos tomar varios de los ejemplos que ya comentamos, y una manera de cómo tú podrías tomar ese primer caso es que, pues, las plataformas de inteligencia artificial, digo, no es como que haya una, ¿no? Hay un montón, existen diferentes modelos de lenguaje, ¿no? Y que tú los puedes capacitar o entrenar para que hagan cierto tipo de actividades, ¿no? Entonces, algo que yo podría decirte para que, no es que sabes que la típica que te dicen es que hacemos negocios desde hace 30 años. Bueno, ya estás hablando de 1990, ¿no? O sea, están jugando Michael Jordan, ya tus hijos no tienen ni idea de quién es, ¿no? Entonces, han pasado muchas cosas que han cambiado, and no puedes utilizarlo como una excusa de siempre. O sea, es que así lo hemos hecho toda la vida, porque no significa que sea la manera correcta. Cuando las plataformas de IAN, lo que tú puedes hacer es entrenarlas con tu información histórica, ¿no? Una manera, por ejemplo, muy concreta que sí te puedes hacer ahorita, ahorita se me ocurrió, ¿no? Si tú tienes todos tus contratos que hayas tenido en los últimos. No, no, no, no, no, 30 años, vamos a ponerle cinco, ¿no? Un poquito más realista, ¿no? Y normalmente tú tienes tus plantillas de contrato o tus términos y condiciones que tienes en la parte de atrás de tus órdenes de compra, en el caso de que sean montos mínimos y que no tengas que firmar algún contrato, ¿no? Y muchas veces recibes, digamos, de la contraparte, un poco de pushback que nos dicen, mira, ¿sabes qué? Eso no la podemos aceptar, o ya te regresan el documento lleno de red lines, porque entraron los abogados y hay ciertas cosas que ellos les están preocupando, ¿no? Entonces, algo que sí han hecho, inclusive, es uno de los puntos estratégicos de desarrollo de CLM ahorita con inteligencia artificial. Fíjate cuáles han sido las cláusulas que te han cambiado, que te han modificado de manera más constante, ¿no? O sea, ¿cuáles son las cláusulas que más te han querido tirar? Decírtelo en palabras más concretas, o que te han querido renegociar, ¿no? Y al final, ¿cuál fue la cláusula final que te firmaron? Entonces, tú lo que puedes hacer también para que puedas inclusive reducir el tiempo de negociación oficial, de ese deal, es que, a ver, si ya tuvimos 100 negociaciones diferentes con este template de contrato de compra, de contrato de prestación de servicio, bueno, ¿por qué no mejora? Ya vemos que esas cláusulas siempre nos las quieren cambiar, porque no llegamos a un término medio tomando nuestra experiencia con estos otros contratos para poder comenzar con esta cláusula, con esa nueva redacción, and eso es muy probable que vayas a recibir menos contrapropuestas o cambios para esa cláusula y te va a servir a que el término de negociación sea más corto. Ese se me ocurre como que una manera más práctica.

SPEAKER_00 21:00

Muchas gracias, Pepe. Oye, el artículo plantea un argumento convincente que es que procurement centrado en el control no solo está desactualizado, sino que incluso está erosionando valor. ¿Por qué crees que este enfoque ha persistido durante tanto tiempo y qué se necesitaría para que las organizaciones se alejen de este modelo?

SPEAKER_01 21:22

Está muy bueno.

SPEAKER_02 21:26

Deja de pensar. Yo creo que es que para una negociación, pues sí dependes de muchos factores, ¿no? O sea, yo creo que hay circunstancias que están cambiando muchos ahorita con el mundo como lo tenemos que están cambiando, sobre todo cuando estás hablando de temas de precios que te pueden llegar a afectar un producto final, ¿no? O sea, imagínate, lo mismo, el ejemplo de una obra. Si se te disparan los precios del acero, el costo de la varilla, el costos del cemento. O sea, no puedes llegar a decir, no, sabes que pues ya llegamos a este costo y pues ya no te voy a pagar más porque Con este quedamos y ya no hay manera de que podamos subirlo, ¿no? Pues, ¿qué va a pasar? Pues el ingeniero o la persona que tú contrataste te va a decir, pues sabes qué, pues ya lo voy a acabar yo poniendo de mi bolsa, para mí no es un negocio, me sale mejor que lo demos por cerrado el contrato, te pago las multas y a ver quién te lo construyo con ese precio, ¿no? Entonces, o sea, tienes que tener una manera de ser un poco más flexible al momento de negociar. No es solamente que tú vayas a tener un control absoluto de la situación, sino que también tienes que tener cierto tipo de flexibilidad cuando haya cambios que no los puedes considerar, ¿no? Hay algunos, pues que sí, digamos, ¿no? Para que te dice un precio si al final te iba a ser más caro. No pueden agarrar y decir, oye, ¿sabes qué? Ya lo pensé bien, y o que te vayas a ir alguien y no dice, ¿sabes qué? Es que mi documento de mi cotización, pues hice mal el Excel y no subí y no sumé ciertos, ciertos ítems. Yo sé, pues a ver, estando en mi culpa también. O sea, te tienes que fijar un poco más, ¿no? Como que hay ciertos puntos en donde sí puedes ser flexible porque a nadie le conviene pelearse con sus proveedores, ni a nadie le conviene pelearse con sus clientes, porque inclusive a ti te puede costar más dinero conseguir otro proveedor de algún producto que tú necesitas para poder manufacturar tu producto final que tú vas a revender. Entonces, sí es muy importante que tú mantengas siempre las relaciones comerciales las más sanas posibles, porque así como tú los ayudas, ellos en algún momento también te van a ayudar a ti. Igual y ahorita no les puedes pagar y les dices, ¿sabes qué? Oye, ¿sabes qué? Necesito que me des un crédito de 30 días, mejor de 60 días por este tiempo. O sea, si tú me ayudas, yo te ayudo. Entonces, este tipo de situations yo creo que sí puede ser bastante importante. Y ahí la IA no tiene nada. Ahí no tiene nada que ver. Esto es un tema más de relaciones humanas andar. Si tú fuiste muy duro con tus proveedores, pues el proveedor va a ser igual. ¿Sabes qué? Pues yo no voy a mover un dedo hasta que no me pagues el anticipo.

SPEAKER_00 24:10

Pero ahí vemos reciprocity and that el factor humano siempre va a seguir, ¿no?

SPEAKER_02 24:16

Claro, sí, sí, sí.

SPEAKER_00 24:17

Hay una frase in el article that destaca bastante and the intelligence artificial no garantiza la reinvention of procurement, crea the conditions for. What consequence to the leaders who can seguros por dónde empezar?

SPEAKER_02 24:36

Primera, you can have sure and identificated. Muchas encuentran in manuals, no empresas gigantescas that operan with uncontrol total, pero por alguna reasoning and utilidades y beneficios, les haya dado bastante bien andar anders. But a thing to IA de manera more intelligente is that tienes to information structure. No es como que obviamente si tienes documentos in archiveros and impresos, no es como que vas a poner a la IA para que se ponga a buscar en tus cajeros, ¿no? Tienes que tenerlos en algún lugar, en algún repositorio digital para que los puedan analizar. Esa es una, ¿no? Dos, tienes que saber, bueno, tus procesos era la UNED, perdón. La dos es tener también tus datos ordenados y bien clasificados, ¿no? Porque si no es muy difícil que tú puedas agarrar, imagínate, si tienes, como muchas personas, tu protector de pantalla, ¿no? Tu pantalla de escritorio de tu computadora, con 20.000 archivos, no hay ninguna estructura, no hay un archivo ni nada. O sea, también es como que lo vuelves un poquito más complejo, ¿no? Entonces, siempre tienes que tener una muy buena, un buen orden en tu información, los datos, para que tú puedas empezar a utilizarla. Después, herramientas de IAP is ayudarte a ordenarla. Por ejemplo, te pueden crear matrices, donde si tú tienes varios documentos, ordens of compra, facturas, contratos, si tienes repartidos by differentas, and empiezas analysando tus contratos anders or your clients, what are the contrats, what are those fechas of initial and termination. Then you use her to vinculate the fact with those contrats, and then you can use the data of those documents to have more decisions at future and have more forecastings. Ah, y también porque es importante que tú tengas también tus procesos bien mapeados y bien identificados es porque siempre van a haber cuellos de botella. Oye, ¿sabes qué? Aquí es donde siempre nos atoramos y en donde nos podamos pasar una semana o tres meses. Ok, identificar esos puntos de dolor para que empieces a pensar, ok, a ver, de qué manera podríamos desator estos problemas más fácil para que puedan continuar la negociación de manera fluida and that the most content. No es una cuenta de Spotify, que nomás la contratas y ya escuchas y ya escuchas música, no es un plug and play. Aquí es tienes que tener tu information bien estructurada, y eso también te va a ayudar, porque luego muchas veces, dependiendo del tamaño y de la complejidad del proyecto, la gran mayoría de las veces prefieres contratar a un consultor externo who has experiencia. It's como cuando vas a irte con un doctor. O sea, no sabes, o sea, imagínate, no te vas a llevar a tu hijo, tu primer hijo, con un pediatra que acabas de titular, ¿no? O sea, tú lo que quieres es buscar alguien with more experience, que no tiene nada de malo, obviamente, todo el mundo empieza por algún momento, pero es muy importante que busques a una persona who has experience that pueda platicar the cases of user with clients who are in the miserable, or sometimes parecida, in the cases of negotiations parecidos, para que te pueda dar cierto tipo de recommendations of how you pure desaturas, los cuellos de botella, mejorar tus procesos, cómo puedes structurar tu information.

SPEAKER_00 29:11

Muchas gracias for those passes and consequences, Pepe. Pues this is all the time that we have for this episode of The Leting Edge. Muchas. And there is a message clear of the article that we mentioned is that the intelligence artificial don't level automatically to procurement, but see in evidence the limits. And the opportunity is a control fragmental to an influence integral of process for the complement of a collaboration or result, as we comment. But this is her, exige valentía for replanted roles, redistribution, the value a long time of the cycle of the contrast. The reinvention deporte no is garantizada, it's an election, and the moment to tomorrow. Muchas gracias, Pepe, por acompañarnos el día de hoy. Muchas, muchas gracias. Gracias a la audiencia también por escucharnos. No se pierdan nuestro próximo especial en español, donde vamos a estar explorando las ideas, innovaciones andos de liderazgo que están dando forma al futuro del comercio y la gestión contractual. Muchas gracias por escuchar y bueno, sigan cuestionándose, sigan adaptándose y sigan liderando.