Decola Talks Ep.2 | Compliance sem burocracia na gestão de viagens corporativas

Nesse segundo check-in, nosso CEO, Marcelo Linhares, recebe Juliana Ferreira, Global Travel Manager, para um papo sobre como ela desburocratizou o compliance na gestão de viagens e o transformou em um aliado da inovação. 

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Transcript

SPEAKER_00 0:00

Hoje a nossa convidada é Juliana da Volkswagen.

SPEAKER_01 0:10

When the technologies adapt, we need to evolve in this sentiment. Some 13 militaries in general via 200 people to track this other line for the via. The only focus is the negotiation and not all the permit viaggies.

SPEAKER_00 0:38

Juliana Ferreira, Corporate Travel Manager of Volkswagen.

SPEAKER_01 0:46

Participante da Terrin.

SPEAKER_00 0:48

What you feel in BH? Ah, hey. Tomou uma cervejinha no bar da loura ou não?

SPEAKER_01 0:59

No, não deu.

SPEAKER_00 0:59

Não pode, né?

SPEAKER_01 1:00

Não pode, esse horário corporativo não permite.

SPEAKER_00 1:02

Entendi. E vamos lá. There are some differences. When you are in a empresa, these are more flexible, more fácil. So in an employee, the people are more difficult and engessadas. Acho que no Brazil tem 13 mil funcionarios. How can you guarantee compliance in those processes of viages? Some perdition automation, those processes?

SPEAKER_01 1:45

It's a great design, Marcelo. There are 13 miles. In general, we have two people, so we have to take a control into this. And second is because many things move all the time. So one of the things is to do this in a form and with the relevances that are in the market. So we have a political aderented, but the political global, for example, is very subtle for dominate. So globally we have a political more flexible, very adaptative, with the world, for all the markets, but locally the differences. And in the political local, we need to colour what much, but viaggies, today they have a bottom a minute. For example, the pandemic and China. And they're paying other forms of payment. And how can adapt to this political?

SPEAKER_00 3:09

In other global, I find a hotel that is connected specifically on GDS.

SPEAKER_01 3:22

Exactly.

SPEAKER_00 3:23

And me contact as people say, deve ser fácil, empresa global, recurso, dinheiro, facility. You ask it, it's much more difficult.

SPEAKER_01 3:54

I cuid much of the logistics, exactly. But the compras, so can negotiate, ask that the melhor hotel does often. So a gente side negotiation with hotels that are really parceiro, so from one to the one they have priorities. O time que negocia não é o time que atende no dia a dia for notar conflitos, and this turn because I precisely and mão dadas com compras, I precisely and the pessoal who via projects, because through luggage. So I am the point I find dadas with other areas to concentrate those informations and along the force external who offer opportunities, disponibilities, and various pratos at the same time, conciliando interest of all the people. And I think the viable who can embark because there was a problem in the family, a viage who had a problem with sales, so it's all a good time, and it is fascinating.

SPEAKER_00 5:32

So this mercado, not this, but the mercury automobilistic, technology, are to transform. What is this to certainly innovation, processes?

SPEAKER_01 6:01

I entered by 4 years that I was in Volkswagen, and my design was an agency of viages. I entered and three years I'm an agency global, and the first impacts. O que a gente pode fazer para melhorar? One of the items is as integrações. So my volume is out, I don't have, for example, pagamentos manually. I don't confer those processes manually semi cair direto no sap. So é um processo que aí você vai automatizando. When acontecem os erros, você monitora os erros para melhorar no futuro. It's toda essa logística. So, no meu caso, eu não consigo cadastrar viajante que acabou de entrar na empresa. Automatizado. Eu não consigo desligar o cara porque ele saiu essa semana. Automatizado. Que bom, né?

SPEAKER_00 7:24

Because if it fosse automatizado, você ia ter 10 pessoas com você, só pra ficar cadastrando.

SPEAKER_01 7:28

Exato. Então, a tecnologia veio pra isso, né? A gente vem de um modelo antigamente que você pediu no e-mail, for example, agora você só pode pedir via sistema, but agora o sistema tem que ser um pouco mais integrado com os outros pratos que a gente carrega para poder fazer sentido.

SPEAKER_00 7:44

Eu estou nessa indústria há pouco tempo, há seis anos, seis anos e meio. E eu vim de e-commerce. E-commerce, a gente tinha sempre esse verso de automatizar self-service. Eu lembro que o primeiro orse que a gente participou na RFP estava lá, tempo de resposta para enviar o relatório de reservas. Eu falei, como assim, tempo de reserva? Dois dias. Aí o cara, Pedro, me explica isso aqui, não, que eu quero saber. Depois que eu te pedir por e-mail, quanto tempo que você volta? Eu falei, não, cara, a nossa plataforma é online, self-service. Você não tem o que pedir pra mim. Até as RFPs, as solicitações ainda tem algumas coisas muito antigas, né? Então eu lembro assim, SLA para cadastrar um usuário no ABT. Eu falei, gente, o que você quer?

SPEAKER_01 8:28

Entrega do bilhete physical.

SPEAKER_00 8:32

You lembro assim, pessoal pra receber, para dar support in the aeroporto. Those aeroports. Really, there's a digitalization, the EA completely transformed. And a gente, infelizment, that are a little attrased. There are gents that are not any type of sense. It's super interesting.

SPEAKER_01 9:02

I have MBA, I'm going to invest, I'm going to do MBA in gesture of intelligence artificial. To have a lot of notion of intelligence artificial and technologies in size for platforms of e-commerce, to consume this later clean that really do e-commerce. Clica rapid for my company, colour no carrinho rapid, for track for the viajante. I think a robozinho que a forma assertiva, ele vai responder a mesma pergunta para o viajante the time, and I was doing other things.

SPEAKER_00 9:51

Juliana, the mercury viagem is a mercury extremely inusitable. In fact, in the pandemic, the Ricardo Eletro optou for fechar boa parte of the lojas físicas. And the executive da Ricardo Eletro foi para Porto Seguro andando lá o hotel que eu tinha reservado estava fechado. Quando ele chegou lá, a porta do hotel estava fechada. Ele ligou pra gente andar, eu liguei pra um amigo meu, que eu sabia que o tio dele tinha uma pousada, que abriu andar esse cara, porque a gente tem um lema aqui que ninguém inho anda no show. So this mercado de viagem is curiosa along the jornada of 40 years of Volkswagen. Obviously, I believe that it's an compartilh.

SPEAKER_01 11:00

There are various, those I have my estrelinha pra contar. But the mais recent is the preocupação com o viajante. A gente tem as políticas de segurança, onde tem guerra, onde tem esses processos, a gente tem uma política global that acompanha todo esse processo global. And além disso, a gente tem o seguro saúde, which cada um viajante tem o seu processo. And recentemente a gente teve um viajante thatos na China duram algum tempo lá, e esse viajante passou mal. E aí vamos, liga no seguro, faz todo o trâmite do seguro. Ele descobriu que estava com um pouco de pressão alta e os remédios são diferentes dos nossos e não estava resolvendo. E aí me ligaram de imediato, Ju, a gente precisa pôr ele no próximo voo e tem que trazer ele da China de qualquer jeito. E aí, como é que você encontra o voo, porque lá a gente tem um fuso horário de 10, 11 horas pra frente, pra trazer ele de qualquer jeito. Então a gente foi e conseguiu, ó, tem um voo daqui a dois dias pra você voltar na mesma companhia, com um horário mais coerente, ou a gente tem um voo que volta hoje mesmo. Não, o médico pediu pra refazer alguns exames, eu só posso voltar um pouquinho mais tarde. E aí a gente precisa acompanhar isso. Então, o nosso lema lá é acompanhar esse viajante, tá? Eu, como Travel Manager e o time de segurança, de saúde, né, acompanhando ele. Então a gente trouxe ele no domingo já com o laudo médico, ele precisava do laudo para embarcar. A gente acompanhou ele até na chegada do Brasil, e aí quando ele chegou no Brasil e descansou, liguei pra ele e falei, deu certo, você chegou, tá bem? Ele estou bem, estou no escritório, daqui a pouco eu vou no médico do Brasil para saber o que eu tenho, enfim. A gente precisa ter esse cuidado, esse detalhe com ele. Mas assim, de viajante que chegou no hotel e a forma de pagamento não tem, é diário, eu tenho esse problema diário, pessoas que não fazem ideia, não, aqui a gente não dá nota, aqui a gente não. Porque é hotel pequeno, viajantes que tem dificuldade de conseguir os recibos eletrônicos, alguns são manuais, pessoas que vão para congonhas que are enorme, they can pick the card because they demore, they pick the táxi manual. So, we have various difficulties. And the accompanied makes all the difference, right?

SPEAKER_00 13:23

And this part, there's a part of the accompaniment, which is super important, there's a part of political, the procedure, they don't have to be documented. Why function the part of education and engagement, for example? Why does that have an engagement more with political? Why does people have more respect and cumpriment? There's a lot of education, of training, of gamification that they have?

SPEAKER_01 13:52

It's enormous, and muda o fluxo those. A gente atualiza a política com frequência for publicações for eles, and a gente fez alguns treinamentos ofers que faziam errado. So a gente chamou os setores que tinham mais ocorrências de processos errados, apresentamos qual era o certo e apresentamos o que a gente recebeu de errado. So, for example, um comprovante de refeição veio na descrição do comprovante Cabo USB. Não dá. Comprovante de combustível veio cloro para a piscina. E assim, passou por outros aprovadores, além de viagens. Então a gente fez esse trabalho com eles, foi muito assertivo, porque tiraram outras dúvidas ali no processo. Foi um treinamento presencial, então eles assinaram deste presente, tiveram certificado, assim, sabe? E isso disseminou para as demais pessoas. E no dia a dia, o que eu faço? Eu me aproximo das secretárias, que elas são pontos-chave nas lideranças, e elas compartilham as informações com os demais. Então aí a gente vai fazendo esses ajustes aí conforme o tempo pra funcionar, né? Pra dar certo.

SPEAKER_00 15:04

Que legal, que bacana. Bom, vamos fazer uma interação, um desafio aqui. O pessoal do marketing aqui, já é muito criativo, viu? Isso é bom, viu?

SPEAKER_01 15:14

É bom.

SPEAKER_00 15:14

Preparou um negócio bacana aqui. Você deve responder rápido, sim ou não, né? As perguntas. E com dilemas reais, né? Então, acho que a primeira aqui, diretor pede exceção fora da política. Aprova ou nega?

SPEAKER_01 15:28

Aprova.

SPEAKER_00 15:29

Aprova. Diretor, né? A prova. Time insiste em viagem presencial com orçamento par estourado. Aprova ou nega?

SPEAKER_01 15:39

Nega.

SPEAKER_00 15:39

Nega.

SPEAKER_01 15:40

A gente tem um time pra isso, pra validar se vai abrir exceção ou não.

SPEAKER_00 15:45

CEO existe uma viagem global presencial de última hora. Prioridade or no?

SPEAKER_01 15:51

Não.

SPEAKER_00 15:52

Não? Wow.

SPEAKER_01 15:54

No, assim, a gente tem uns níveis de pessoas que têm as aprovações de exceções, né? Mas hoje é mais difícil conseguir. Caramba!

SPEAKER_00 16:01

Uau!

SPEAKER_01 16:02

Que legal! Tem antecedência. Global, alemão, tem uma regra.

SPEAKER_00 16:06

É? Pô, bacana essa parte da disciplina, né? Do respeito, todo mundo segue. Aí, galera, respeitar a política aí, viu? Começar a respeitar, porque aqui tem essas coisas. Eu falo, ó, ninguém pode desrespeitar, o pessoal desrespeita. Então, ó, exemplo da Volkswagen pra todos vocês.

SPEAKER_01 16:22

Sim.

SPEAKER_00 16:22

Beleza? Bom, aproveitando esse tema aqui, como é que é ser uma mulher brasileira numa empresa alemã? Deixa eu abrir um parênteses. O pessoal te sacaneia muito do 7 a 1 ou não, Al?

SPEAKER_01 16:35

Não, graças a Deus. Isso é superado pra nós e pra eles.

SPEAKER_00 16:38

É, eu não superi ainda não, sabia?

SPEAKER_01 16:41

Tá tranquilo. Ser brasileira traz os nossos nuances, né? Mas a parte alemã me ensina muito na parte de fazer sentido. Então, todas as mudanças e todos os projetos, assim, a gente precisa construir uma história para fazer sim a mudança ou não. Então tudo é muito calculado e muito pensado. Para o brasileiro, a gente já vai, já quer fazer e já está pronto, né? Então isso faz uma sinergia muito boa. Porque você traz um pouco mais de rapidez para o processo deles, mas também traz um pouco mais de segurança da parte alemã para nós.

SPEAKER_00 17:15

Planejamento.

SPEAKER_01 17:16

Planejamento.

SPEAKER_00 17:17

Que legal, deve ser uma bela de uma escola. Deve estar aprendendo bastante.

SPEAKER_01 17:21

Muito.

SPEAKER_00 17:39

Foi in Belo Horizonte, que Alemanha goes at 7x1 to Brazil. This escritor of Downfly, a gentleman in the Praça Rossoares. I did this because one ônibus. This is much about the culture. Você esteve lá agora, né? Gostou do mercado central?

SPEAKER_01 18:12

Adorei. Já fiz minhas comprinhas, comi meu queijin, um docinho.

SPEAKER_00 18:16

Tem que voltar mais, viu? Por aqui é muito bom. Deixa eu ver aqui. Faz uma pergunta assim. I think a trajectory that you alcancing in a cargo of liderances, of protagonism, multinacional, for people who are coming, what they can do to what they went to.

SPEAKER_01 18:52

But the dica I do for whether to confuse in you, that you are. Exactly. And a degree of global or in a multinacional, you enter that there are other people to appear and that you can de mãos dadas forty. Que legal.

SPEAKER_00 20:03

Parabéns. Parabéns pela jornada. Muito obrigado pela visita e volte sempre. Combinado. Obrigado, viu?