Včasné predkladanie dokladov účtovnej kancelárii

V tejto epizóde sa zameriame na jednu z najčastejších situácií v účtovníckej praxi – odovzdávanie dokladov len niekoľko dní pred termínom podania mesačného daňového priznania k DPH.

Vysvetlíme si, prečo nestačí poslať doklady tesne pred zákonnou lehotou, čo všetko musí účtovník pred podaním priznania skontrolovať a aké problémy môžu vzniknúť, ak sa počas spracovania zistí, že niektoré doklady chýbajú alebo obsahujú chyby.

Na praktickej prípadovej štúdii ukážeme, že časová rezerva nie je luxus, ale nevyhnutná súčasť kvalitného spracovania účtovníctva. Ak ste mesačným platiteľom DPH alebo chcete lepšie pochopiť, prečo účtovníci trvajú na skoršom odovzdávaní dokladov, táto epizóda vám prinesie pohľad z druhej strany.

Transcript

SPEAKER_00 0:07

Vítajte pri ďalšom epizóde utokastu. Dnes sa pozrieme na tému, ktorá sa môže zdať úplne bežná, no v praxi spôsobuje množstvo problémov, a to je včasné predkladanie podkladov pre účovníctv. Vyvetlime si, prečo je včasné odzdávanie dokladov dôležité, aké rizika prináša ich oneskorené doručenie a ako môže dobrá spolupraca medzi klientom a účtovníkom všetky čas, peniaze a samozrejme stres. Napok jedna krkay. Predstavme si spoločnosť autu, ktorá má povinnosť mesačne predkladať účtové doklady svojej externej účtovické firme. V zluve alebo dohodnutí pravidlá spolupráce je stanovené, že doklady majú byť odoznané na neskôr do desiatého dňa následujúceho mesiaca. Klient však doklady začle až 2 alebo 3 dní pred termínom podania daňového priznania k DPH. Na prvý pohľad sa môže zdať, že je všetko ok, veď zo zákonného termínu ešte ostáva niekoľko dní. Počas spracovania však účtovník zistí, že chýbajú niektoré fakúry čas pokladníčných dokladov a ne je zaúčtovaný celý bankový výpis. Je potrebné kontaktovať klienta, vysvetliť nezrovnavosti a počkať na doplnenie podkladov. Klient je medzi tým na služobnej ceste, samozrejme konateľ nedostupný a niektoré doklady sa musia dohľadávať u zamestnancov alebo dodávateľov. S povedných 3 dní sa zrava niekoľko hodín, účtovník sa dostáva pod časový tľak a samozrejme musí riešiť rovnaké požiadavky aj od iných klientov, ktorí poslali doklady v podobnom termíne. Tu by som vyhol dve úrovne pohľadov. To prvé je pohľad podnikateľa, ktorý potrebuje spracovať účtníctvo, a druhým je samotný proces v učovnej kancerii. Poďme sa pozrieť na tú prvú úroveň. Podnikateľ väčšie naprávni veľa telefonátov a tendencia riešť veci prioritného charakteru. Účtníctvo alebo spracovanie účtovníctva je samozrejme týmto prioritám nepatria. A tak účtovná kancrária stáva niekde na poslednom mieste. Poteľ toho všetko chápe. A samozrejme, som empaticky. Aby sme boli spravodli, tak je to len o tendenciu odkladati nepodstatné veci na skôr, častokrát to premeni práve z toho dobrého úmyslu. Umysel predložiť veci úplné alebo doklady úplné, aby sme eliminovali dostatočné dopytovanie dokladov. No tu pri tomto sa trošku zastavím, lebo napriek tomu, že ten umysel môže byť úplne dobrý, nie je to absolutne efektívne. Vycedlim. Ak tretie a čtvrt. dňa v mesiaci disponujeme 99% dokladov, je podľa mňa veľmi neefektívne držatiť u seba ako do 17. 18. kým obdržím posledný doklad. Fakt toto je časť, keď tá učitovná kancelária a môže vaše doklady spracovať bez akéhek časového nejakého streu tľaku a dopytovať chybajúce doklady prípadne opravovať rôzne nedostatky. Poďme sa pozrieť na druhú stranu barikády do účovnej kancelárie. Ako tu vlastne vyzerá porčení dokladov. Bod číslo 1 zodrivi doklady. Bod číslo 2 usporiadať chronologicky. Bod číslo čovanie. Tu často dochádza k problematike správného posúčenia nejakých daňových aspektov, keď účtovník potrebuje konzultovať danú problematiku s nejakým odborníkom napríklad dňovým poradcom, a ten samozrejme tiež potrebujeme nejaký čas na spracovanie. No a keď máme spracované došlé faktory, vystavené faktú, dôčky, rôzne zmluvy, nápad prichádza vypis bankov účtu, tamada a tu je najčastejší problém. Častokrát účtník, niečo by nevedel, ale nevie identifikovať rôzne pohyby, nakoľko. Niektoré podby nie sú presne špecifikované, a tu už z dôvodov plňek karto, alebo chybného čísla dokladu. A pop toto je ten faktor, ktorý najviac determinuje dĺžku spracovania účtovných dokladov, nakoľko závisí od spätnej väžby, podnikateľa alebo oslov, ktoré zodpovedajú za plátby kartov, alebo teda tranakcie, ktoré prebiehajú na bankovom účte. Úplne ideálne v úvodzovkách samozrejme, keď takéto doklady sú dorčené v 5 po poludni a ten účtník alebo tá firma to stihne ešte v nejakom tom čase spracovať, ale tá druhá strana je už nepaktivna, lebo sobota neda. V pondelok sa 3 prioritné, a tak sa späť na väzba k účtovnej kancelárii dostane najskôr v útorok. Prevačý obraz, trochého štatistiky. A 30% klientov predkladá doklady v období medzi 15. a 20. dňom v mesiaci až 50% to robí po 20. dne v mesiaci. Takže je nutné konštátovať, že asi iba 20% podnikateľov sa riadia s možnými podmienkami, to znamená, že predkladajú doklady do 15. dňa v mesiaci. V tomto bode je účtovná kancelária konfrontovaná s dvoma základnými otázkami. Thrá je, či teda bude tá učitovná kancelária postupovať zmysle zmluvy a keďže klient dokladá nedorúčuje do 15. Odsne sa od finančných a rôznych právnych dopadov. Jednoducho nie je to problém učitovnej kancelárie. Kent porúšil podmienky, je to jeho zodpovednosť. Druhou otázkou by mohlo byť, že učitovna kancelária neprevezme toto bremeno z neskôr dorčených dokladov na seba. Takže vyvinie maximálne úslie, aby teda klientové doklady boli spracované v lehote. Dajme to, že aj správne, korektne. On otázkou ostáva, do aké miery bude tá učtná kancelária ochotná alebo schopna znášať zvyšé finančné náklady, nakoľko toto je spojené s nadčasmi pracu počas vícendov, častokrátnej novčnú prácu, čo samozrejme na strane účtovnej kancelie vyvoláva zvyčajné finančné náklady v podobe rôznych príplatkov, ktoré sa mi stačne môžu vyšloť aj 1000 euro. A tak sa dostávame k nepopulárnej problematike zvyšovania cien. Na vikšte je otázka, či účtná kancelária má dostatočnú kapacitu zamestnanc na to, aby dokázala túto problematiku riešiť týmto spôsobom. Ak nie musí postupovať spôsobom 4, čo je opäť pre klienta ne veľmi žiadúce. Myslím, že všetci účodníci budú súhlasi s tomba, že včasné predkladanie dokladov znižuje stres, personálne nároky, chybovosť a samozrejme cenu za služby. Nestoré predkladanie dokladov tak spôsobuje rôzne problémy od polohne podaných daňových príznamí, cez rôzne nekorektné výstupy až po prípadné sankcie, čo samozrejme neprospieva kvalitným obchodným vzťahom a pri tom riečenie veľmi jednoduché. Stažte predkladate doklady na čas. Ak disponujete drvivú väčšinu dokladov po vedme 5. mesiaci je vhodné predložiť ich svoje účtovnej kancelárii a zvyšne doklady tak zložíte jednoducho neskôr, zvýšite tak efektovitu práce, znížite stres a samozrejme eliminujete riziko zvýšenia ceny za účtovnej služby. Ďakujem za pozornosť. V ďalšej časti si povieme niečo o tom, kde a prečo sa strácajú doklady.