Vom Aktenschrank zur Auskunft: Hinter den Kulissen der Planeinsicht

Wer in Wien eine Wohnung besitzt oder kaufen möchte, wird sich irgendwann vermutlich auch die aufliegenden Pläne dazu ansehen wollen. Die richtige Anlaufstelle dafür, sind die Planeinsichten in den jeweiligen Gebietsgruppen der Baupolizei. Wir sprechen daher mit Elizabeth und Stefan, die uns einen Einblick in ihren Arbeitsalltag geben und erklären, was man alles für eine Planeinsicht braucht. Doch auch Hobby-Historiker*innen und an Ahnenforschung Interessierte sollten diese Episode nicht verpassen! Wie das mit der Planeinsicht bei der Baupolizei zusammenhängt, hört ihr in der aktuellen und vorerst letzten Folge von „BauSache Wien“.

Shownotes:

https://www.wien.gv.at/kontakt/ma37-baupolizei-planarchiv-bewilligte-plaene

https://mein.wien.gv.at/formularserver-mw/user/formular.aspx?path=(mw%2Fstandard)&pid=06a2e3ecbb6b4302b4f134a505de83b8&pn=Bf506692997aa42e3bce7b3aaa73925e2

https://ticket.wien.gv.at/M18/gemma-zukunft/

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Transcript

Herzlich willkommen zu einer neuen Folge 'BauSache Wien', dem Podcast der Baupolizei. Mein Name ist Nicole Nestler und ich bin Referentin für Öffentlichkeitsarbeit bei der Baupolizei und ich begleite euch durch die Episoden dieses Podcasts. Heute möchte ich mit euch über das spannende Thema der Planeinsichten sprechen. Vielleicht ganz kurz als Einführung in das Thema: Was ist überhaupt eine Planeinsicht? Weil viele von euch werden das vielleicht gar nicht wissen, was das überhaupt genau ist. Grundsätzlich ist die Planeinsicht das Recht, behördliche Baupläne und den zugehörigen Bauakt einer Immobilie bei der zuständigen Baubehörde einzusehen, etwa um Details wie Grundrisse, Schnitte, Ansichten und Genehmigungen zu prüfen. Und das ist speziell für Eigentümer, Bevollmächtigte oder im Rahmen von Bauverfahren wichtig. So viel dazu. Ich habe auch heute wieder 2 spannende Gäste bei mir. Einerseits die Elizabeth. Sie ist Prozessverantwortliche für die Planeinsichten bei der Baupolizei und seit 23 Jahren dabei. Hallo Elizabeth.

Hallo Nicole, danke für die Einladung.

Ja, dann haben wir noch den Stefan hier. Er ist Mitarbeiter bei der Planeinsicht in der Gebietsgruppe Süd im 10. Bezirk und seit circa zweieinhalb Jahren dabei.

Hallo, danke für die Einladung.

Erzählt mal ganz kurz über euren Werdegang. Wie seid ihr zur Baupolizei gekommen? Was habt ihr davor gemacht? Habt ihr vielleicht auch mal andere Tätigkeiten bei der MA 37 gemacht?

Also, ich bin ganz frisch dabei. Wie gesagt, ich bin seit 2 Jahren circa dabei, zweieinhalb Jahren. Hab davor kurz bei der MA 40 ein paar Erfahrungen gesammelt und bin dann aber sehr schnell zur Baupolizei gewechselt in dem Bereich der Planeinsicht und mach das jetzt eigentlich seit 2 Jahren sehr gerne. Hab sehr gern mit den Kunden zu tun und find es sehr interessant insgesamt.

Ihr wisst ja, ich bin ein Fan davon, immer kurz zu erklären, wofür welche Magistratsabteilung zuständig ist, weil man sich einfach mit den MA-Zahlen nicht so gut auskennt. Stefan, weil du vorhin erwähnt hast, dass du bei der MA 40 angefangen hast. Die ist zuständig für Soziales, Sozial und Gesundheitsrecht, also doch ein bisschen was anderes als die Baupolizei. Aber ja, Elisabeth, erzähl doch mal, wie ist das bei dir?

Ich bin mit 20 Jahren zur Stadt Wien gekommen, war 9 Jahre beim Kindergarten, bin dann zur Baupolizei gewechselt und bin seitdem bei der Baupolizei in der Planansicht.

Ja, super. Vielen Dank für die kurze Vorstellung. Dann können sich die Zuhörer:innen auch schon mal ein bisschen was über euren Background und so vorstellen. Deshalb mache ich das immer ganz gerne. Gut, dann starten wir schon ein bisschen ins Thema hinein. Also Planansichten sind ja eigentlich einer der häufigsten Berührungspunkte der Bürger:innen mit der Baupolizei. Aber wofür brauche ich überhaupt eine Planansicht? Also ich habe es eh zwar schon vorher kurz angeschnitten, aber was sind da so die häufigsten Anwendungsfälle in der Praxis, was euch da begegnet?

Also, die häufigsten Anwendungen oder Anwendungsfelder sind für Makler, die Wohnungen verkaufen oder schauen möchten, ob die Widmungen korrekt sind. Es gilt auch für Eigentümer, die ihre Häuser einfach anschauen möchten, die Grundrisspläne, die Schnitte für Neubauten. Wenn zum Beispiel die Schnitte und die Kellertiefen gebraucht werden, oder Statiken zum Berechnen der Neubauten. Wenn Veränderungen im Innenraum vorgenommen werden, Umwidmungen vor allem. Also, wenn Leute kommen, die Wohnobjekte erben oder Eigentumsrechte erben, die dann schauen möchten, ob die Pläne zu dem, was sie geerbt haben, korrekt sind. Das sind eigentlich so die hauptsächlichen Anwendungsfelder.

Ja, und dann ist hier noch ein weiteres Thema, die Erstellung von Bauwerksbüchern. Ich nehme mal an, weil da jetzt eben sehr viele erstellt werden müssen, habt ihr da auch sehr, sehr viele Termine, oder?

Also im Zuge des Bauwerksbuchs, das jetzt oft digitalisiert werden muss, bis 2027 kommen auch sehr viele Leute zu uns, sowohl Firmen, Professionisten als auch Eigentümer, die das dann digitalisieren müssen, bis 2027 spätestens.

Kurze Erklärung auch noch einmal zum Thema Bauwerksbuch, weil das wahrscheinlich vielen von euch auch nicht bekannt ist. Das Bauwerksbuch kann man sich in etwa so vorstellen wie das Pickerl vom Auto, aber umgelegt auf Gebäude. Dabei handelt es sich um eine gesetzlich vorgeschriebene Gebäudedokumentation, die alle relevanten Informationen über den baulichen Zustand eines Gebäudes, über dessen Lebenszyklus hinweg, festhält. Und wer sind so die Leute, die zu euch zur Planeinsicht kommen? Also, sind das hauptsächlich Professionisten? Oder auch Privatpersonen, wie ist da die Verteilung?

Sind schon sehr viele Planverfasser, Ziviltechniker, ja auch Eigentümer, Studenten, aber hauptsächlich halt Planverfasser, Ziviltechniker, Baumeister, die halt wirklich damit arbeiten.

Und wie läuft so eine Planansicht ab? Also, was muss ich da genau machen, wenn ich in eine Hausanlage reinschauen möchte?

Also, im Vorfeld gilt es sich einen Termin auszumachen auf unserer neuen Online-Plattform. Dort werden sämtliche Daten des Kunden geprüft übers ZMR- Register. Dort wird die Rechnungsadresse bekannt gegeben und in welches Objekt, also in welche Liegenschaft, Liegenschaftsadresse, die Partei Einsicht nehmen möchte. Dann wird das nämlich im Vorfeld vorbereitet. Dann ist es sehr wichtig, eine Vollmacht zu haben, sofern man nicht selbst Eigentümer ist. Diese Vollmachtskette ist sehr umfangreich, wenn es sich zum Beispiel um Hausverwaltungen handelt. Da bräuchte man die komplette Vollmachtskette der Hausverwaltung inklusive Subvollmacht, einen Grundbuchsauszug, einen aktuellen, der nicht älter als 3 Monate ist, und einen amtlichen Lichtbildausweis. Dann wird kontrolliert, ob diese Vollmachtskette korrekt ist und so, wenn die Vollmachtskette korrekt ist, händigen wir dann den Bauakt aus, aus dem sich dann der die Partei selbstständig vor Ort Sachen kopieren kann in A3 und in A4 Format oder fotografieren kann mit dem persönlichen Handy oder Scanner, dass die Professionisten oder auch teilweise die Eigentümer selbstständig mitbringen.

Das Thema Vollmachten ist ja eigentlich auch immer wieder ein Thema, das euch begegnet oder das sehr wichtig ist in eurer Arbeit. Was genau ist da zu beachten?

Es gibt natürlich sehr viele Fälle von diversen Vollmachten. Wichtiges ist einfach, dass der Eigentümer die Vollmacht ausstellt oder die Hausverwaltung, da Mieter keine Eigentümer sind und Mieter haben nicht das Recht, Vollmachten für eben Eigentumsobjekte, die nicht in ihrem Besitz sind, auszustellen. Das ist sehr wichtig. Das wird immer sehr genau kontrolliert und ist aber meistens überhaupt kein Problem, weil sich es die Leute im Vorfeld schon sehr gut einteilen und die Vollmachten eigentlich immer gut verwalten, selbständig auch. Also, das passt, es ist eigentlich nicht so kompliziert.

Wie lang ist so ein Slot für eine Planansicht eigentlich?

Also, ein Planeinsichtsslot ist, wie gesagt, online zu buchen, prinzipiell immer für 30 Minuten. Es gibt im Moment 3 Planeinsichtsslots pro halbe Stunde. Wenn natürlich eine Hauseinlage etwas umfangreicher ist, sind wir immer bemüht, dass die Partei auch länger bei uns bleiben kann, sofern das die Sitzplatzmöglichkeiten zulassen, ist aber meistens überhaupt kein Problem.

Ja, es kommt halt auf den Sitzplatz drauf an, ne, weil wenn der nächste Termin dann schon da wäre, ja und es eigentlich keinen Sitzplatz mehr gibt, dann muss man halt schon schauen, dass die Partei halt schneller fertig wird und vielleicht einen zweiten Termin organisiert oder sich bucht, damit er weiter schauen kann oder noch mal reinschauen kann, ja, aber das kann man vor Ort mit den Mitarbeitern dann auch klären, also das ist kein Thema jetzt.

Aber sofern die Kapazitäten vorhanden sind, lassen wir die Partei auch gerne mal länger sitzen. Wie gesagt, wenn es komplett ausgebucht ist, muss man schon drauf hinweisen, dass sich die die Partei oder der Kunde dann einen neuen Termin buchen muss. Aber prinzipiell sind wir alle sehr freundlich und möchten ja auch, dass die Partei fertig wird mit ihrem Termin.

Ist halt in der BB in unserem Spezialarchiv bisschen anders, da gibt es nicht so viele Termine, weil da halt schon die besonderen Bauten von Wien, wie Amtshäuser, Polizeihäuser, Rathaus, verschiedene Banken, keine Ahnung, ja, verschiedene besondere Bauten halt sehr umfangreich sind oder die Spitäler, wo man halt sagt, die brauchen den ganzen Vormittag.

Und wie ist das bei öffentlichen Gebäuden mit der Planansicht, kann da auch einfach jeder hinkommen, theoretisch mit einer Vollmacht oder wie, wie läuft das da ab?

Ja, kann schon jeder kommen mit Vollmacht, natürlich brauchen wir ja. Aber auch vom Eigentümer, von dem besonderen Bau ist oft auch die Stadt Wien. Ja, das sind halt dann die Vollmachtgeber die Magistratsabteilungen. Ja, Planverfasser oder Ziviltechniker brauchen aber schon auch eine Vollmacht.

Welche Möglichkeiten vor Ort gibt es, um Kopien zu machen oder auch Fotos? Also, wie gehen die Leute da vor und welche Möglichkeiten gibt es da?

Also, die Parteien haben bei uns vor Ort die Möglichkeit, alle alles in Schwarz-Weiß und Farbe zu kopieren im A3 und im A4 Format. Und sie können sich, wenn sie das möchten, vor Ort auch fotografieren mit ihrem Handy oder mit Scannern, die sie sich selbst mitbringen müssen.

Gut, dann sprechen wir ein bisschen über das Thema Digitalisierung. Die Planansichten sind ja jetzt über die Jahre deutlich effizienter geworden. Also früher zum Beispiel habt ihr ja wirklich auch oft Schlangen vor der jeweiligen Planansicht in der Gebietsgruppe gehabt. Das ist jetzt heute ein bisschen besser. Erzählt mal, was sich da so verändert hat.

Es ist jetzt so, dass wir jetzt ja die Online-Termine haben, da kann man natürlich dann pro Tag die Termine festsetzen, gibt es dann keine Schlangen mehr und ist natürlich leichter, weil auch die Akte hergerichtet werden.

Also früher war es aber tatsächlich so, dass die Akte ja eben nicht vorbereitet waren und dann musste man halt, je nachdem wer kommt.

Musste man ins Archiv gehen, die Akte holen, weil man nicht gewusst hat, wer kommt. Das ist halt jetzt schon vorbereitet, wenn man es jetzt schon weiß, mit dem Online-Termin.

Ok.

Also ich bin schon im Prozess der Digitalisierung zur Gemeinde gekommen. Also ich kenn das alte Prozedere nur zum Teil. Es ist, wie gesagt, sehr viel effektiver, sehr viel kundenfreundlicher geworden, da es auch eben im Bereich der Vorbereitung für die Hauseinlagen früher immer Probleme gegeben hat, wenn jetzt sich eine Partei etwas einsehen möchte und da aber gerade etwas in Bearbeitung ist bei unseren Werkmeistern oder Referenten, dann war es für die Kollegen früher sehr kompliziert, das vorzubereiten und dementsprechend auch für die Parteien das einzusehen. Wie gesagt, es hat doch alles einen Grund mit Online-Systemen, damit eben die Datenerfassung besser wird. Die Verrechnung wird besser. Man hat dann wirklich sehr viele Probleme aus dem Weg geschafft für die Parteien, um es kundenfreundlicher zu machen. Der analoge Weg war früher teilweise vielleicht etwas einfacher, vor allem für Parteien, die ihn schon gewohnt waren. Aber der neue Weg mit eben den digitalisierten Prozessen ist definitiv kundenfreundlich gestaltet und auf die Optimierung unserer Arbeit ausgelegt. Also als Planeinsicht, als Werkmeister, als Referent. Wir versuchen wirklich für die Kunden erreichbar zu sein, sowohl telefonisch bei Fragen und auch online so schnell wie möglich. Also man muss natürlich mit etwas Zeit rechnen, dass man zu einem Planansichtstermin kommt, aber der wird immer kurz gehalten und wir schauen, dass wir die Kapazitäten immer erhöhen oder Möglichkeiten finden, dass Parteien eben länger bleiben können. Ja, also es hat sich definitiv optimiert für die Parteien.

Ich hör schon raus, dass eure Aufgaben über die Jahre schon deutlich anspruchsvoller geworden sind, richtig?

Ja, definitiv.

Wie äußert sich das oder woran merkt ihr das? Mehr zu organisieren auch, oder?

Mehr am Computer zu arbeiten, mehr zu protokollieren.

Also die Verfahren, wie was protokolliert wird, stellen sich natürlich auch dementsprechend um. Die werden immer umfangreicher, auch weil natürlich auch die Einsichten umfangreicher werden. Der Bearbeitungsprozess dauert natürlich etwas länger als früher, wo das analog abgeheftet wurde. Ich kenn das ja teilweise nicht, weil wie gesagt, ich bin noch relativ neu und kenn nur das neue Verfahren, aber es ist definitiv umfangreicher geworden. Also sowohl von der Protokollierung, von der Ablage, von den Verfahrensarten, wie protokolliert wird, ist es definitiv umfangreicher geworden, als es noch zum Beispiel vor 2, 3, 5 Jahren war.

Ja, aber ich hab mit Zetteln begonnen zum Schreiben und das wurde abgelegt nach Jahren und fertig. Jetzt muss man jeden Akt protokollieren, vergebühren natürlich, ist einfach organisatorisch, organisatorisch, genau, richtig, ist schon, also wie gesagt, sehr viel Computerarbeit.

Aber das dient halt im Endeffekt alles dem neuen Prozedere und das ist wirklich von unseren Kolleginnen, wo auch die Elisabeth dabei ist, wirklich sehr, sehr gut gemacht, dass das einfach funktioniert und sich immer weiterentwickelt. Es ist auch sehr viel Arbeit hinter den Kulissen, so egal ob jetzt für uns, die dann in der Planansicht im Vorfeld Sachen hergerichtet bekommen, neue die Ausführungen. Also wir sind da, wir haben ein sehr gutes IKT-Team auch, wo man wirklich sagen muss, ohne die wird es finster, aber ja, es ist sehr viel umfangreicher geworden, sowohl für die Leute, die sich intern mit Prozessen befassen, als auch für uns, die mit den Externen arbeiten und die Ausführung haben.

Aber Hauptsache, es macht trotzdem noch Spaß, oder?

Auf jeden Fall. Also, es ist immer, immer sehr interessant, immer was Neues. Also, es macht immer Spaß, glaub ich, sowohl intern als auch mit den Externen.

Gut, das ist gleich eine sehr gute Überleitung zum nächsten Thema. Habt ihr irgendwelche denkwürdigen Erlebnisse, also irgendwas Lustiges, was euch mal passiert ist im Zuge eben einer Planeinsicht oder vielleicht auch irgendwas Skurriles?

Also bei uns in der Planeinsicht ein sehr schönes Erlebnis an das ich mich zurückerinnere, war eben ein Autor, der in einem Gebäude im, glaub ich, dritten Bezirk damals gewohnt hat, der nach Australien ausgewandert ist und dann eine Geschichte geschrieben hat über das Aufwachsen in diesem Gebäude. Was er halt dort so erlebt hat und er hat das, glaub ich, aus der Perspektive eines Stuhls geschrieben, der in diesem Gebäude halt steht. 

Spannend. 

Seitdem diese Familie geflüchtet ist. Also die hatten jüdische Wurzeln und sind halt damals zur Kriegszeit ausgewandert nach Australien, leben auch schon dort seit vielen Jahrzehnten und der Herr hat aber noch Eigentumsrechte in Wien auf dieser Wohnung. Und hat dann eben schlussendlich am Dachboden auch einen Stuhl gefunden aus dieser Zeit, der in seiner Wohnung gestanden ist. Das war der Stuhl von seiner Mutter oder dem Vater oder so. Und der hat dann ein Buch geschrieben, was dieser Stuhl in den letzten 100 Jahren erlebt hat, wo er gar nicht im Haus war und ist da eben zu uns gekommen, hat geschaut, wie wurden die einzelnen Wohnungen umgewidmet, wer hat dort gewohnt, alles, was er rausfinden konnte, sowohl bei uns als auch bei der MA 8 was möglich war, hat der rausgefunden und dann darüber seinen Roman geschrieben und das war wirklich sehr spannend, solche Menschen auch zu treffen.

Das klingt echt super cool. Kurze Erklärung von meiner Seite, die MA 8 ist das Wiener Stadt und Landesarchiv. Aber Elisabeth, du hast, glaub ich, auch eine Geschichte, oder?

Ja, so was Ähnliches wie der Stefan mit irgendeiner Liebesgeschichte war vor Jahren ein Buchautor da, der hat auch in Wien gelebt, in irgendeinem Wohnhaus und hat dort seine Liebesgeschichte niedergeschrieben und war auch bei mir eben Pläne ausforschen über dieses Haus und die ganze Historie.

Er hat euch dann das Buch sogar eigentlich geschickt, oder?

Ja, ich hab dann das Buch zugestellt bekommen. Ja.

Das ist cool.

… weil ich so nett geholfen hab.

Ja, es ist halt auch wirklich interessant, was die Parteien dann bei uns eigentlich rausfinden.

Was sie finden, was sie auch suchen. Glauben zu finden oder so, ist schon auch interessant.

Mhm, es gibt sehr viele Leute, die eben auch aus anderen Gründen zur Planeinsicht kommen.

Kurz am Ende möcht ich noch auf die Shownotes verweisen. Wir werden den Zugangslink zum Online-Kalender für die Planeinsichten auf jeden Fall euch da reinpacken, falls ihr jetzt selbst irgendeine Ahnenforschung betreiben wollt oder auch einfach mal Einsicht nehmen wollt, sofern ihr natürlich eine Vollmacht habt. Außerdem packen wir euch rein, den Link zu den Planeinsichten ganz allgemein. Da findet ihr dann auch noch mal alle Voraussetzungen, was man dafür braucht.

Na, hat sehr viel Spaß gemacht.

Sehr gut, das freut mich.

Ja, wirklich super.

Das freut mich. 

Damit sind wir am Ende der heutigen Folge angelangt und leider auch schon am Ende unserer fünfteiligen Podcast-Reihe. Aber für alle, die jetzt noch mehr über die Baupolizei erfahren möchten, habe ich noch einen kleinen Teaser-Apparat. Es wird nämlich bald die Möglichkeit geben, Stadtspaziergänge mit der Baupolizei zu machen. Im Rahmen von der Initiative 'GEMMA Zukunft', dem Spaziergangsprogramm der Wiener Stadtplanung, werden wir voraussichtlich mehrere Stadtspaziergänge hosten. Das ist also ideal für alle, die die Baupolizei mal live und in Farbe erleben möchten. Und ja, ich werde ziemlich sicher auch dabei sein und würde mich freuen, wenn ich den ein oder anderen dort dann antreffe. Ich pack euch den Link zu 'GEMMA Zukunft' auch gerne noch in die Shownotes, da könnt ihr euch dann informieren, sobald die genauen Termine online sind. Ja, und somit kann ich mich jetzt eigentlich eh nur verabschieden und ich hoffe, dieser Podcast war spannend für euch. Ihr habt ein paar spannende Insights mitnehmen können und vielleicht hören wir uns ja mal wieder auf diesem Wege.