Silodenken killt Projekte

Was wäre, wenn die unsichtbaren Mauern zwischen Abteilungen Ihre Projekte ins Stocken bringen? Lassen Sie sich von Jörg Tausendfreund in die Welt der psychologischen Barrieren entführen, die oft unbemerkt die Effektivität von Teams beeinträchtigen. Verlustangst, territoriales Denken und Gruppenzugehörigkeit sind nur einige der Hindernisse, die alte Belohnungssysteme begünstigen. Doch keine Sorge, die Lösung ist greifbar: Lernen Sie aus einem aktuellen Praxisbeispiel, wie ein Projekt trotz dieser Herausforderungen erfolgreich vorangetrieben werden konnte und erfahren Sie, welche Strategien Ihnen helfen können, solche Barrieren zu überwinden.

Die Kraft der Kommunikation steht im Mittelpunkt dieser Episode. Entdecken Sie die Bedeutung von regelmäßigen Stand-Up-Meetings und wie Empathie für die Perspektiven anderer zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen Abteilungen führen kann. Um Silos in Ihrer Organisation erfolgreich zu durchbrechen, präsentiere ich das Silo Breaker Toolkit, ein Set von Tools und Vorlagen, das Ihnen den Weg ebnen kann. Interessierte können mich direkt für weitere Informationen kontaktieren. Viel Erfolg mit Ihren Projekten – und ich freue mich, wenn Sie das nächste Mal wieder dabei sind!

Chapters

• 0:00 Effektive Zusammenarbeit in Projekten
• 12:41 Effektive Kommunikation in Projekten

Transcript

Speaker 1: 0:00

Hand aufs Herz, kennst du das auch Dein Projekt stoppt, weil Abteilung A nicht mit Abteilung B spricht. Marketing wartet auf Input von IT, it wartet auf Freigabe von der Rechtsabteilung, und am Ende steht alles still. Um zu unterstreichen, dass Projektkrisen ganz häufig nicht durch technische Probleme entstehen, sondern einfach durch mangelnde Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Und heute zeige ich dir, wie du mit diesen unsichtbaren Mauern umgehen und sie sogar einreißen kannst. Sei dabei Herzlich willkommen bei Einfachprojekte. Mein Name ist Jörg Tausendfreund, und du kannst hier für deine Projektarbeit Strategien, ansätze und Tipps bekommen, vor allem immer im Klartext gesprochen und für dich, damit du direkt was damit anfangen kannst, sei einfach dabei.

Speaker 1: 1:18

Wenn es dafür Zahlen gäbe, die wären alarmierend, wären alarmierend. Unternehmen verlieren sicherlich im Durchschnitt mindestens 30% ihrer Projektbudgets für mangelnde Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, und ich bin mir sicher, dass es vielleicht sogar an der einen oder anderen Stelle noch untertrieben ist. Aber wenn wir mal auf das wirklich Interessante schauen, aber wenn wir mal auf das wirklich Interessante schauen, dann sind das in ganz vielen Fällen eben nicht die fehlenden Tools oder die Prozesse, die es nicht gibt, sondern es sind ganz oft psychologische Barrieren und sogenannte organisatorische Blindspots. Die gute Nachricht mit der richtigen Strategie, mit den richtigen Ansätzen kannst du diese Barrieren systematisch abbauen und echte Zusammenarbeit etablieren. Und da schauen wir jetzt gleich drauf.

Speaker 1: 2:17

Der erste Punkt sind die sogenannten psychologischen Silos oder die Psychologie der Silos, und wenn man da mal ein bisschen stärker drauf schaust und das kennst du wahrscheinlich auch dann geht es ja vor allem darum. Also warum sind häufig das Resultat von Ängsten, von Gewohnheiten oder von unbewussten Mustern. Es gibt dafür drei zentrale psychologische Faktoren. Das eine ist Verlustangst, also wenn ich Wissen teile, werde oder bin ich weniger wichtig, weniger mächtig. Das zweite ist territoriales Denken, das ist mein Bereich, und da pusht mir keiner rein, da hat auch niemand anders was zu sagen. Und das dritte ist Gruppenzugehörigkeit Wir gegen die anderen.

Speaker 1: 3:23

Das sind also so diese typischen Mauern, die hochgezogen werden, häufig. Unglücklicherweise sind diese Mauern auch deswegen entstanden, weil sie teilweise durch die Belohnungssysteme der Organisation auch gutiert wurden, vielleicht auch zu Zeiten, wo es noch gar nicht notwendig war, abteilungsübergreifend in Projekten super eng und super gut zusammenzuarbeiten. Ja, und heute leiden viele Organisationen genau an diesen Silos, und ich habe sogar ein ganz aktuelles Praxisbeispiel von einem Projekt, in dem neue Geräte entwickelt werden sollten, und das war wirklich zeitknapp und zeitkritisch, und die Projektleiterin ist an diesen Silos schier verzweifelt, weil auch, obwohl Dinge zugesagt wurden oder obwohl Dinge vereinbart wurden, sind sie immer wieder an diesen cross-funktionalen Eckpunkten, an diesen Verantwortungsübergabepunkten tatsächlich hängen geblieben, und das hat das Projekt in eine ziemliche Schieflage gebracht. Ich kann aber heute berichten zum Glück, zum Glück, zum Glück ist das Projekt inzwischen in trockenen Tüchern und fast abgeschlossen. Kommen wir nachher gleich dazu, was man machen kann. Vielleicht aber noch den zweiten Teil, und der könnte gut die Überschrift organisatorische Revolution haben, weil ein echter Game Changer in diesem Bereich ist die systematische Neugestaltung der Zusammenarbeit. Und hier möchte ich dir direkt drei wirklich bewährte Strategien vorschlagen.

Speaker 1: 5:16

Das erste wäre im Projekt zum Beispiel sowas ähnliches wie ein No-Silo-Board. Was ist das? Das ist die Visualisierung aller Abhängigkeiten, einfach mal allen, vom Auftraggeber über die einzelnen Bereichsleitungen bis zum Mitarbeitenden im Projekt klar machen, wie denn eigentlich die Zusammenhänge des Gesamtprojekts sind, weil ganz häufig sehen die Beteiligten eben einfach nur die ihren kleinen Anteil am Projekt und nicht das große Ganze. Ich habe das selber schon in Projekten erlebt, und als wir das mal groß gemacht haben und wirklich den Wert der einzelnen Arbeit auch für andere Teile transparent gemacht haben, hat sich im Projekt wirklich ruckhaft was getan. Der zweite Aspekt wären man könnte das sagen cross-funktionale Stand-up-Meetings.

Speaker 1: 6:11

Stand-up-meetings sind sowieso was ganz, ganz Wunderbares, aber auch hier es geht mir jetzt nicht darum, nochmal ein neues Meeting einzuführen, sondern mir geht es darum zu sagen komm, lass uns mal über die Funktionalitätsgrenzen hinweg zu bestimmten Aspekten, die notwendig sind, einfach mal zusammenstehen. Zusammenstehen in Anführungsstrichen natürlich nur also sinnvoll miteinander im Gespräch, themen und zielorientiert sein, um bestimmte Punkte zu lösen. Und was darüber hinaus noch spannend sein könnte, wäre auch das Rotieren von Verantwortlichkeiten. Wobei da muss man ganz ehrlich sein, das ist wirklich was für sehr reife Organisationen, weil dazu natürlich dann auch wirklich das echte Übergeben von Rollen und Verantwortlichkeiten gehört, und da tun sich viele Organisationen noch schwer. Also das ist vielleicht der dritte Punkt, rotation von Verantwortlichkeiten, dann ein kleines bisschen in Klammer. Der dritte Aspekt, das ist die kulturelle Transformation, Und hier möchte ich gern einen Aspekt oder einen Gedanken mit dir teilen, der einen systematischen Kulturwandel zu folgen haben kann, und zwar dieser Ansatz, dieser ganz konkrete Ansatz ist das sogenannte TEAM-Prinzip.

Speaker 1: 7:39

Team als Akronym hier, und zwar T für Transparenz in allen Prozessen, e für Empathie für andere Perspektiven, a für Austausch fördern und M für messbare Ziele setzen. So und wie kann es jetzt ganz genau aussehen? Also stell dir für T-Transparenz in allen Prozessen genau das vor Wir schaffen, wie auch immer das in deiner Organisation am besten möglich ist, eine möglichst umfassende Transparenz zu den Prozessen im Projekt. Also, das ist ganz wichtig. Es geht mir wieder nicht um die gesamte Organisation, sondern mein Fokus mit dir zusammen ist ja die Projektarbeit. Also schaffe Transparenz zu allen Zusammenhängen. Da kann auch nochmal das No-Silo-Board durchaus eine gute Rolle spielen, und es ist eben einfach wichtig, immer wieder zu gucken, aus Silo-Board durchaus eine gute Rolle spielen, und es ist eben einfach wichtig, immer wieder zu gucken wie sieht das mit den Schnittstellen aus?

Speaker 1: 8:40

E-Empathie für andere Perspektiven, das ist nicht zu unterschätzen, weil ganz häufig riegeln Menschen nicht aus bösem Grund oder Hintergrund die Zusammenarbeit ab, sondern ganz häufig ist die Organisation selbst schuld. Ein Gedanke ist hier herauszufindenilteste Produktentwicklungen gelobt wird, dann wird es möglicherweise weniger schnelle Produktentwicklungen geben, was für den Vertrieb total kritisch ist, weil der Vertrieb wird dafür gelobt, dass er viele neue Produkte in den Verkehr bringt, und das nur als kleines Beispiel am Rand. Du hast sicher direkt eigene Ideen, was es bei dir in der Organisation sein könnte. Aber auch Empathie für Produkte, für Drucksituationen, für Urlaubssituationen, für krankheitsbedingte Engpässe. Also hier einfach mal sich auch angewöhnen, über den Tellerrand hinauszuschauen.

Speaker 1: 9:55

Dazu wäre das A eventuell gut, das A für Austausch fördern, also wirklich Plattformen zu schaffen oder Möglichkeiten und Gegebenheiten zu schaffen, wie wir miteinander in den Dialog kommen. Ich bin immer wieder erstaunt, wie wenig Dialog zwischen Bereichen und Abteilungen herrscht, zwischen den einzelnen Mitarbeitenden. Die sitzen dann bei mir im Workshop oder im Seminar und sagen ah, ich kenne dich doch und arbeiten seit drei Jahren fast Tür an Tür und haben noch nie so richtig das Gespräch miteinander gefunden. Ich kann dir vielleicht auch hier einen ganz praktischen Hinweis geben Damals, als ich noch selber tief in der Projektarbeit war, haben wir es so gemacht, dass sich Teile meines Projektteams an freie Arbeitsplätze in bestimmten anderen Bereichen gesetzt haben, um wirklich ganz dicht dabei zu sein, nicht um zu kontrollieren das war zuerst so ein Gedanke sondern um ganz dicht dabei zu sein und wirklich den Austausch zu fördern, und nachdem gewisse Vorurteile abgebaut wurden, war das wirklich super hilfreich für das Vorankommen in unseren Projekten.

Speaker 1: 11:05

Das war das A Und M.

Speaker 1: 11:07

Ja, messbare Ziele setzen auf jeden Fall und unbedingt, und auch hier da geht es jetzt nicht nur um die Projektziele, sondern auch messbare Ziele setzen, was so den Austausch oder was die Qualität des Austauschs angeht. Das ist nicht immer ganz so einfach, und hier braucht es mit Sicherheit auch die Leitungen der unterschiedlichen Bereiche mit dazu, aber so ein gewisses Zielradar aufzubauen aus der Perspektive hey, wir wollen so und so oft, dass die Menschen miteinander in den Austausch gehen, und wir wollen einfach mal messen, wie hoch wir dann die Geschwindigkeiten im Projekt oder die Effizienz im Projekt ziehen können. Das ist durchaus was Realistisches, was wieder natürlich ganz individuell auf die Organisation runtergebrochen werden muss. Wie kann man das Ganze jetzt in die Praxis integrieren? Also sprich was kannst du morgen umsetzen? Du könntest morgen die folgenden drei Dinge umsetzen Implementiere doch mal als erstes so ein No-Silo-Board, also einfach du als Projektleitung oder nah an der Projektleitung geh doch mal tief in den Projektplan rein und mach mal ein Bild oder mach die Schnittstellen transparent. Das würde schon wahnsinnig wahrscheinlich helfen.

Speaker 1: 12:32

Das zweite starte doch vielleicht mal so ein cross-funktionales Miteinander umgehen, miteinander in den Dialog gehen.

Speaker 1: 12:41

Das muss ja nicht gleich sitzen in der nächsten Abteilung sein, am Schreibtisch dort, sondern vielleicht einfach tatsächlich auch diese Stand-Up-Meetings, die wirklich helfen können. Und das Dritte schau immer wieder darauf, dass du gut Empathie für die Perspektiven anderer fördern kannst, einfach dadurch, dass du auch den Austausch untereinander förderst, fördern kannst einfach dadurch, dass du auch den Austausch untereinander förderst. Und wenn dich das ein bisschen tiefer interessiert, also so ein Mega-Takeaway, dann kann ich dir gerne anbieten das Silo Breaker Toolkit, das ich mal vor einiger Zeit entwickelt habe, und da sind einfach Tools und Templates drin, die dir für das Aufbrechen der Silos eventuell hilfreich und nützlich sein können. Und ja, wie kommst du da hin? Du schreibst mir einfach, du gehst mit mir in Kontakt, und ich schicke dir das dann super gerne zu. Ja, das war's für heute schon wieder mit Einfachprojekte. Ich hoffe, für dich war wieder was dabei, und ich wünsche dir natürlich wie immer immer alles Gute und erfolgreiche Projekte Bis zum nächsten Mal. Vielen Dank, dass du heute mit dabei warst, und schalte einfach das nächste Mal wieder ein, wenn es heißt einfach Projekte.