Schwelende Zeitbomben: Konflik-Gefahren erkennen und Chancen nutzen

Geheime Konflikte in Projekten kosten mehr als nur Zeit, sie gefährden ganze Vorhaben. Erfahre, wie du schwelende Konflikte identifizieren und vermeiden kannst, bevor sie eskalieren. Erhalte Einblicke in unterschwellige Spannungen und wie traditionelle Strategien oft versagen, wenn es darum geht, sie rechtzeitig zu erkennen. Diese Episode beleuchtet, warum es elementar ist, zwischenmenschliche Beziehungen in Risikoanalysen und Teamentscheidungen zu integrieren, um eine solide Grundlage für effektives Konfliktmanagement zu schaffen. Wir zeigen anhand von Beispielen aus der Praxis, wie du kleine Signale erkennen kannst, um größere Probleme zu vermeiden.

Konflikte müssen nicht nur Krisenherde sein, sie können auch die treibende Kraft für Verbesserungen und Innovationen in deinem Projektteam werden. Entdecke, wie ein exzellenter Projektleiter Konflikte als Sprungbrett zur Optimierung nutzt und gestalte noch diese Woche ein Safety-First-Meeting, um die Kommunikationsstrukturen deines Teams unter die Lupe zu nehmen. Wir ermutigen dich, Konflikte nicht als Bedrohung, sondern als wertvolle Chance zu sehen und offen für Feedback zu bleiben. Sei gespannt auf die nächste Episode von "Einfach Projekte", in der wir weitere spannende Themen rund um Projektmanagement und Teamdynamik anpacken.

Chapters

• 0:00 Die Gefahr Schwehlender Konflikte
• 21:24 Umgang Mit Konflikten Als Chance

Transcript

Speaker 1: 0:00

Kennst du das auch? Dein Projekt läuft technisch einwandfrei, das Budget stimmt, der Zeitplan ist im Grün, und trotzdem spürst du unterschwellige Spannung Meetings, die zunehmend zu Minenfeldern werden, und E-Mails, die passiv-aggressiv verfasst werden Deine besten Leute werden immer stiller.

Speaker 1: 0:22

Wenn also du schon mit Konflikten im Projekt Vorerfahrung hast, dann sollten wir uns jetzt gemeinsam austauschen. Sei dabei Herzlich willkommen bei Einfach Projekte. Mein Name ist Jörg Tausendfreund, und du kannst hier für deine Projektarbeit Strategien, ansätze und Tipps bekommen, vor allem immer im Klartext gesprochen und für dich, damit du direkt was damit anfangen kannst, sei einfach dabei.

Speaker 1: 1:05

Großartig, dass du wieder mit dabei bist. Übrigens eine aktuelle Studie naja, die ist gar nicht mehr so aktuell, aber ich glaube, trotzdem relativ relevant sagt, dass Mitarbeitende durchschnittlich 2,1 Stunden pro Woche mit ungelösten Konflikten verbringen. Und wenn du dir das mal überlegst, dann sind das bei einem 10-Personen-Team über 80 Stunden pro Monat verlorene Zeit. Also, wenn das nicht projektgefährdend ist, was ist es denn dann? Konflikte sind super relevant, und in der heutigen Zeit, in 2025 und in all dem, was wir an Herausforderungen in Projekten sonst noch so erleben, wenn der Druck eben einfach steigt, dann ist es auch ziemlich wahrscheinlich, dass Konflikte immer, immer, immer relevanter für uns werden.

Speaker 1: 1:59

Und deswegen sprechen wir heute über dieses super gefährliche Projektrisiko, das so gut wie niemand auf dem Radar hat, und zwar die schwehlenden Konflikte. Warum sie so gefährlich sind? Naja, weil sie wie ein schleichendes Gift wirken. Bis die Symptome sichtbar werden, ist es oft schon zu spät. Bis die Symptome sichtbar werden, ist es oft schon zu spät, und ich möchte mit dir heute genauer darauf schauen, wie du Konflikte frühzeitig erkennst, warum die üblichen Vermeidungsstrategien nicht funktionieren und vor allem, was du konkret tun kannst, bevor dein Projekt an menschlichen Faktoren scheitert. Und einfach nochmal, was ganz Wichtiges an der Stelle Wir machen. Wenn wir es gut machen, machen wir alle Risikoanalysen, und was mich immer wieder wirklich, wirklich, wirklich wundert, ist, dass das Thema Zwischenmenschliches und Miteinander in diesen Risikoanalysen oder auch schon bei der Auswahl des Projektteams keine Rolle zu spielen scheint.

Speaker 1: 3:12

Es wird ganz häufig primär darauf geschaut, wer verfügbar ist hoffentlich noch wer richtige Kompetenz hat, aber ob die Menschen gut miteinander arbeiten können oder ob wir vielleicht uns dann sogar noch die Mühe machen, ein Teambuilding vorzuschalten, um vielleicht von vornherein sehr, sehr gut auf Team so einzuzahlen, dass Konflikte entweder gar nicht erst entstehen oder die Menschen schon eine andere Basis gefunden haben, um später mit Konflikten umzugehen. Das findet leider, leider, leider, ganz, ganz selten statt. Deswegen lass uns mal schauen, wie wir mit diesem unsichtbaren Feind, dem Konflikt, einfach gut umgehen können. Also, der wichtigste Punkt ist hier wohl die Früherkennung von Konflikten, und ich mache mal ein Beispiel.

Speaker 1: 4:09

Ähnlichkeiten mit lebenden Projekten und Personen sind natürlich rein zufällig, aber einfach, um es anschaulich zu machen Stell dir vor ein IT-Transformationsprojekt circa zwölf Monate Laufzeit, erhebliches einstelliges Millionenbudget und auf dem Papier alles perfekt.

Speaker 1: 4:33

Doch kleine Signale, die einfach im Verlauf übersehen wurden. Zum Beispiel Entwickler und Business-Analysten kommunizieren plötzlich nur noch per E-Mail. In Meetings sprechen immer nur die gleichen drei Leute, und Entscheidungen werden ständig verschoben. Wenn du da mal genauer drauf schaust, dann sind das drei man könnte sagen Frühwarnsignale, die du ab morgen beachten kannst. Das eine wäre, wenn wir auf dieses Beispiel zurückblicken, kommunikationsmuster zu identifizieren, zu erkennen, also hier der Wechsel von direkter zu indirekter Kommunikation, indirekter Kommunikation Also, wenn wir eben nicht mehr im gemeinsamen Austausch, im Dialog sind, sondern in eine asynchrone Kommunikation übergehen. Dass da Dinge auf der Strecke bleiben, ist ja schon fast selbstverständlich. Meeting-dynamik wäre das zweite Frühwarnsignal, das heißt eine veränderte Beteiligung, und wo du natürlich als Projektleitung noch super gut drauf gucken kannst.

Speaker 2: 5:50

Das ist auch die Körpersprache, wenn die Leute super ablehnend in deinem Projekt sitzen.

Speaker 1: 5:55

Übrigens kleiner Einwurf super ablehnend bedeutet nicht verschränkte Arme, Das wissen wir, dass verschränkte Arme nicht unbedingt Ablehnung bedeuten. Aber wenn du dir den ganzen Menschen anschaust und vielleicht noch die Bemerkungen, also die verbalen Bemerkungen mit dazu nimmst, dann entsteht da häufig doch ein ganz, ganz klares Bild. Ja, und das dritte Frühwarnsignal, das wäre Entscheidungsverzögerung, Das wäre Entscheidungsverzögerung.

Speaker 1: 6:24

Das heißt eben ausweichende Antworten, unklare Antworten und verschobene Beschlüsse aus vorgeschobenen Gründen, die vielleicht im ersten Moment sogar total plausibel sind. Wenn wir uns also mit der Früherkennung beschäftigen würden und Klammer auf Zeit dafür nehmen würden, klammer zu, dann könnten möglicherweise ich sage jetzt mal so zwischen 50 und 60 Prozent aller später eskalierenden Konflikte im Projekt gut aufgegriffen werden. Diese Muster kannst du, ich würde mal sagen, gut zwei, drei Monate, bevor dein Projekt dann schlussendlich wirklich in der Krise angekommen ist, teilweise schon ganz gut erkennen. Also Augen auf im Projektmeeting und in der Kommunikation, die du vielleicht direkt oder auch am Rande mitbekommst. Was noch ganz wichtig ist und das wäre vielleicht so der zweite Game Changer, wenn man das so nennen darf, das ist das Verständnis der verschiedenen Konflikttypen, und nur wer sich da einigermaßen auskennt, kann auch richtig reagieren.

Speaker 1: 7:39

Jetzt wissen wir aus dem Thema der Konfliktdynamik und der Konfliktforschung wissen wir aus dem Thema der Konfliktdynamik und der Konfliktforschung, dass es natürlich viele, viele Konfliktarten und Konflikttypen nochmal gibt. Ich möchte allerdings jetzt hier ganz speziell mal drei fürs Projekt sehr, sehr typische einfach mal mit dir teilen und da deinen Augenmerk super fokussiert drauf richten. Und das ist auf der einen Seite der Sachkonflikt. Also das ist was, das haben wir vielleicht doch relativ häufig noch auf dem Radarschirm. Auch wieder hier ein Beispiel Stell dir einfach vor, dass ein Entwickler und ein Designer in einem Softwareprojekt bei der Priorisierung von Features in eine Uneinigkeit geraten und dass eben auf der hoffentlich in dem Moment nur auf der Sachebene ein Konflikt entsteht.

Speaker 2: 8:37

Was kannst du?

Speaker 1: 8:38

machen, also ganz, ganz einfach Objektive Kriterien einführen und etablieren, um tatsächlich festzulegen, was ist denn jetzt Priorität? Also, je objektiver die Kriterien sind, desto besser können wir es messen. Und das Ganze dann eben in einem gemeinsamen Workshop zu erarbeiten, das ist eher, glaube ich, die hilfreichste Variante. Was erreichst du damit? Ja, auf jeden Fall eine schnellere Entscheidungsfindung, weil wir haben ja klare Kriterien. Der zweite Konflikttyp, den ich mir mit dir anschauen möchte, das sind die emotionalen Konflikte. Also, da ist richtig Musik drin, und das sind auch häufig die Dinge, die ein Projekt dann auch wirklich zum Crashen bringen können.

Speaker 1: 9:31

Wieder ein Beispiel Stell dir vor, ein introvertierter Entwickler oder vielleicht sogar noch besser, mehrere introvertierte Entwickler fühlen sich von einem dominanten Projektmanager. hoffentlich bist das nicht du übergangen. Also so einfach. ihr kennt das im Meeting so ein bisschen an die Seite gedrückt, weil man sich eben vielleicht auch verbal gar nicht so stark zeigen kann, so ganz, ganz typische Dinge, die da vorkommen können.

Speaker 2: 10:01

Ja, was ist die Lösung?

Speaker 1: 10:03

Strukturierte Kommunikationsformate, also eigentlich auch wieder ganz einfach, die alle Persönlichkeiten berücksichtigen. Das heißt eben tatsächlich, wo auch die Personen, die vielleicht sich nicht so eloquent erleben oder die einfach ein bisschen verbal schwächer sind Deswegen sind die ja nicht dümmer, und deswegen sind die nicht weniger kompetent und weniger wichtig in dem Projekt, sondern sie können sich vielleicht einfach nicht so stark nach vorne rücken.

Speaker 1: 10:35

Und wenn wir eine gute Struktur entwickeln, das heißt also im Meeting gute Regeln etabliert haben, wenn wir darauf achten, dass jeder zur sprache kommt, und wenn das ganze natürlich auch gut moderiert ist, ja, dann können wir das ganz, ganz wunderbar berücksichtigen und aufgreifen. Ja, was könnte, was könnte der impact oder was könnte die auswirkung sein? also mit sicherheit eine stärkung der team motivation. Und der dritte Konflikttyp, den ich mir mit dir heute anschauen möchte, das ist das, was man strukturelle Konflikte nennt. Das sind ganz einfach unklare Verantwortlichkeiten in oder zwischen Teams. Also, das sind so die typischen Sachen. Ja, dafür bin ich, dafür sind wir nicht zuständig. Ich habe gedacht, das macht ihr oder oder oder. Also, wer das noch nicht gehört hat, der lebt entweder in einer ganz, ganz großartigen Projektwelt oder war noch nie so richtig im Projekt unterwegs.

Speaker 1: 11:42

Was ist die Lösung? Naja, klare Rollen, klare Rollenverteilung. Das heißt also, das Einfachste ist eben wieder, dass wir die Rollen gemeinsam besprechen, die Rollen gemeinsam definieren. Das kannst du in einem Rollenworkshop machen. Du dokumentierst dann auch im Idealfall die Entscheidungswege. Da gibt es ganz wunderbare Ansätze, wie zum Beispiel die VMI-Matrix oder die RACI-Matrix, wo wir einfach für alle super transparent machen können wer ist zuständig, wer hat die Verantwortung, wer arbeitet mit, wer muss informiert werden? und im Idealfall noch an wen muss eskaliert werden, wenn es dann doch irgendwann mal?

Speaker 2: 12:30

knackt und knirscht.

Speaker 1: 12:33

Was ist die Auswirkung? Auf jeden Fall weniger Reibungsverluste und damit natürlich auch weniger Konflikte. Übrigens, fast jeder Konflikt hat ja auch eine emotionale Komponente mit dabei. Das ist ja dann immer so ein vielschichtiges Ding an der Stelle.

Speaker 2: 12:52

Was würde ich dir also?

Speaker 1: 12:53

raten.

Speaker 1: 12:54

Ich würde dir ich nenne es jetzt mal den Konfliktarchitekten Ansatz raten. Was macht so ein Konfliktarchitekt? Naja, also, der vergisst erst mal das klassische Konfliktmanagement und bemüht sich, strukturen zu schaffen, die Konflikte konstruktiv kanalisieren. Es ist häufig besser zu versuchen, konflikte von vornherein zu umschiffen Ich meine, das ist wieder so ein No-Brainer an der Stelle als sich dann mit Konflikten auseinanderzusetzen, die dann irgendwann entstanden sind und wir möglicherweise auch viel, viel zu spät drauf kommen. Ich erinnere mich da an einen Fall, wo ich dazukommen durfte als Konfliktmoderator in einem Projekt, wo zwei schon tatsächlich seit gut einem halben Jahr im Konflikt waren, und dann war so die Idee, dass ich innerhalb von einem halben Tag diese Konfliktdynamik auflöse.

Speaker 1: 14:02

Retrospektiv weiß ich nicht, ob mir das so richtig gut gelungen ist. Ich weiß aber, dass wir in diesem Dreierkreis, in dem wir uns getroffen haben, zum ersten Mal so richtig diesen Konflikt thematisiert haben und darüber gesprochen haben. Also, die Menschen haben nicht übereinander gesprochen, sondern sie haben über den Konflikt gesprochen, und ich würde jetzt einfach mal hoffen, dass das schon hilfreich war. Den Safety-First-Meeting Habe ich übrigens schon mal in einem der vorangegangenen Podcasts auch erwähnt. Das heißt eben einfach ein wöchentliches 30-Minuten-Meeting.

Speaker 1: 14:53

Mach es von mir aus, auch kürzer ist ja egal, aber mach es wenigstens, indem wir schauen, dass wir so ein bisschen Spannungsabbau schaffen. Was brauchen wir da? Da brauchen wir klare Gesprächsregeln, dokumentation von Mustern, das, was ich vorhin angesprochen habe, und eben einfach die Menschen in eine offene Kommunikation bringen. Übrigens vielleicht noch so ein kleiner Trick am Rande So banale Dinge wie gemeinsam mal einen Kaffee trinken oder ähnliche Sachen, die helfen auch schon ganz schön gut, um so Safety First, also emotionale Safety First, gut am Start zu haben.

Speaker 1: 15:36

Ja, was erreichst du, wenn du mit solchen Safety First Meetings arbeitest? Also mit Sicherheit über die Zeit eine offenere Kommunikation. Die Menschen müssen sich da auch erstmal ein bisschen dran gewöhnen und Offenheit auch zulassen. Das heißt, du kannst nicht kommen und mit einem Fingerschnipp sagen, so, wir machen jetzt hier mal Safety First, und ab jetzt ist die Kommunikation offen, sondern das dauert einfach ein kleines bisschen. Ja, also, der zweite Ansatz, das zweite Werkzeug, das zweite Tool wäre aus meiner Sicht ein Konfliktradar. Das heißt eben einfach, auch hier wieder wir gehen methodisch vor ein monatliches Team Assessment, wo du vielleicht ein anonymes Feedback System einführst mit einer Skalierung, mit ein paar entsprechenden Fragen, mit einem Fragebogen, wo du einfach so eine kleine Früherkennung von Spannungsfeldern aufbauen kannst. Wichtig ist, dass die Leute das nicht als sinnfrei empfinden, das heißt also wenn du das machst, dann sollte danach auch was passieren.

Speaker 1: 16:44

Dann sollten die Ergebnisse, wenn sie dann kommen sollten, nicht im Nirvana verschwinden, sondern dann braucht es natürlich auch von dir in der Projektleitung eine klare Kommunikation, dass das insgesamt auf die Gesundheit des Projekts einzahlt, und klar, was du damit erreichst. Wenn du das systematisch machst, also dieses Konfliktradar, dann wirst du mit Sicherheit früher bei Problemen oder bei aufkommenden Konflikten intervenieren können.

Speaker 1: 17:21

Das ist zumindest die Hoffnung, wenn die Leute das auch so nutzen, wie es gedacht ist, und zwar offen Denkt da wieder dran. Einzahlen auf Feedback und Feedbackkultur ist dann natürlich mega, mega hilfreich. Ja, und das dritte Tool, das dritte Werkzeug wären sogenannte Lösungssprints, das heißt, dass einfach so zwei Stunden Workshops bei erkannten Konflikten stattfinden, so ähnlich der Sprint-Systematik vielleicht. Das heißt, wir machen eine strukturierte Problemanalyse, wir vereinbaren Maßnahmen, und wir halten diese Maßnahmen natürlich auch nach. Was auch immer das dann ist, ob das Einzelgespräche sind, ob das nochmal miteinander anderweitig in den Diskurs gehen ist, wichtig ist, dass es aufs Tableau kommt und dass wir damit umgehen können. Und naja, also, wahrscheinlich gelingt es dann eben, konfliktlösungen schon im ersten Anlauf herbeizuführen eben Konfliktlösung schon im ersten Anlauf herbeizuführen, anstatt das Konfliktkindchen erst mal in den Brunnen plumpsen zu lassen.

Speaker 1: 18:33

So ist es richtig, Brunnen plumpsen zu lassen. Und wenn wir da jetzt ganz konkret schauen, was du morgen oder wann auch immer du diesen Podcast hörst machen kannst, dann wäre das das wöchentliche Safety-First-Meeting, das ich dir ans Herz legen möchte, Der Konfliktradar als festen Prozess in deinem Projekt. Das kann man ja super etablieren, dass du für dich die Kommunikationsmuster systematisch dokumentierst, vielleicht in einer Vorlage, die du dir bastelst, oder, wenn du magst, dann kontaktiere mich, dann schicke ich dir gerne eine zu und schaffe einfach klare Eskalations und Kommunikationswege. Sei da auch gerne super offen und verfügbar Und wichtig trainiere nicht nur dich, sondern auch dein Team in Konfliktfrüherkennung. Vielleicht teilst du den Podcast, vielleicht teilst du die Gedanken, oder du könntest natürlich auch den Artikel, den ich dazu geschrieben habe, bei mir anfordern und den mit deinem Team teilen. Vielleicht aber ein ganz wichtiger Gedanke vorab, und zwar eine Warnung Fang bitte klein an, baue das Ganze Schritt für Schritt auf und drück es nicht irgendwie dem Team einfach so auf.

Speaker 1: 20:07

Eine gesunde Projektkultur, eine gesunde Konfliktkultur braucht Zeit, um sich zu entwickeln. Also habt das immer auf dem Radarschirm. Das ist ganz, ganz wichtig. Und vielleicht der wichtigste Punkt zum Schluss habe ich direkt vergessen. Konflikte sind eigentlich keine Störung deines Projekts Naja, schon irgendwie aber sie sind auf jeden Fall ein ganz natürlicher Teil davon, Und das ist glaube ich, wichtig, wichtig wichtig, in denen wir unter Zeitdruck stehen, in denen Ressourcen begrenzt sind oder in denen auch manchmal Ziele miteinander im Wettbewerb und in der Konkurrenz stehen.

Speaker 2: 21:01

Also macht dir nichts vor, es wird immer.

Speaker 1: 21:02

Konflikte geben, früh wie möglich aus der Welt zu schaffen oder vielleicht einen Rahmen zu generieren, wo sie so wenig wie möglich entstehen. Aber nochmal, konflikte sind ein natürlicher Teil der Projektarbeit. Die Frage ist also nicht, ob Konflikte auftreten, sondern wie du gut darauf vorbereitet bist. Und ein exzellenter Projektleiter, eine exzellente Projektleiterin ist natürlich nicht der oder die die Konflikte vermeidet, sondern als Chance zur Verbesserung und zur Optimierung nutzt. Immer, wenn was schief geht, dann ist das ja eine wunderbare Chance zu schauen. Okay, wie können wir das besser oder wie können wir das zukünftig besser machen? Ja, deswegen also starte doch einfach diese Woche noch mit deinem ersten Safety-First-Meeting, beobachte die Kommunikationsmuster in deinem Team und vor allem schaffe eine Atmosphäre, in der Konflikte nicht als Bedrohung, sondern als Chance gesehen werden. Konflikte nicht als Bedrohung, sondern als Chance gesehen werden.

Speaker 1: 22:06

Und ich freue mich auf dein Feedback Und wenn du das nächste Mal wieder mit dabei bist bei Einfach Projekte. Vielen Dank, dass du heute mit dabei warst.

Speaker 2: 22:49

Und schalte einfach das nächste Mal wieder ein. wenn das heißt, einfach Projekte, musik Für die Leidenschaft, den Teamarbeit und die Wille, um zu streiten, sind die Chords der Song, wo wir wirklich wachsen.