Hybrides Projektmanagement: Balance zwischen Stabilität und Agilität finden

Kann hybrides Projektmanagement tatsächlich die Balance zwischen starren klassischen Methoden und chaotischer Agilität schaffen? Gemeinsam erkunden wir die oft übersehenen Stolpersteine hybrider Ansätze und entlarven Missverständnisse, die nicht selten zum Scheitern führen. Wir teilen persönliche Erfahrungen aus der komplexen Welt des Projektmanagements, um zu zeigen, dass Agilität keineswegs chaotisch ist, sondern einer klaren Struktur folgt. Anhand einer realen Misserfolgsstory eines mittelständischen Unternehmens, das bei der Digitalisierung seiner Vertriebsprozesse auf hybrides Arbeiten setzte, verdeutlichen wir, wie entscheidend flexible Entscheidungsbefugnisse und das Überwinden starrer Strukturen sind.

Hybridmethoden sind mehr als nur ein Kompromiss – sie sind eine bewusste Wahl, die auf die spezifische Projektumgebung abgestimmt sein muss. Wir laden dich ein, unseren Entscheidungskompass zu nutzen, um die bestmögliche Methode für dein Projekt zu finden, und ermutigen dazu, nicht blind den Erwartungen des Managements oder aktuellen Trends zu folgen. Manchmal ist der klassische Weg der sicherste, um Misserfolge zu vermeiden. Probiere unseren Kompass aus und lass dich inspirieren, wie er dir bei der Wahl des richtigen Ansatzes helfen kann. Vielen Dank fürs Zuhören – wir freuen uns darauf, dich in unserer nächsten Episode wieder zu begrüßen!

Chapters

• 0:00 Hybride Projektansätze
• 18:17 Maximale Projektflexibilität Ohne Kompromisse

Transcript

Speaker 1: 0:00

Hybrid, klassisch oder agil, kennst du das auch? Du sitzt in einem Meeting und dein Management verkündet stolz ab jetzt arbeiten wir hybrid. Dein Team schaut dich fragend an, und du hast leider auch keine Antwort. Meilensteinpläne, und du fragst dich noch insgeheim was bedeutet das jetzt konkret? Ja, und eine aktuelle Studie sowie der gesunde Menschenverstand sagen, dass die meisten aller hybriden Projektansätze scheitern.

Speaker 2: 0:43

Nicht, weil die Idee schlecht wäre, sondern weil die Entscheidungsgrundlage fehlt. Und genau darüber sprechen wir heute. Sei dabei.

Speaker 1: 0:51

Herzlich willkommen bei Einfachprojekte. Mein Name ist Jörg Tausendfreund, und du kannst hier für deine Projektarbeit Strategien, ansätze und Tipps bekommen, vor allem immer im Klartext gesprochen und für dich, damit du direkt was damit anfangen kannst.

Speaker 2: 1:15

Sei einfach dabei.

Speaker 1: 1:18

Schön, dass du heute wieder dabei bist. Ja, die Welt des Projektmanagements ist komplexer geworden. Das ist so, und da gibt es auch gar nichts zu diskutieren. Klassische Ansätze erscheinen tatsächlich manchmal zu starr und rein agile Methoden zu chaotisch. Wobei lass mich da eins vorweg schieben Agil wird heute viel zu leichtfertig verwendet als Begriff.

Speaker 1: 1:46

Ich höre das immer wieder in Beratungen oder Projekten, dass mir dann gesagt wird ja, wir arbeiten ja agil. Und mit einem ganz genauen Blick drauf geschaut, zeigt sich halt einfach naja, agil ist es nicht, sondern es ist ein anderes Wort für Wurschteln. Und bevor wir tiefer einsteigen, einfach das als Vorwegbemerkung Agil ist auch ein Framework oder ist ein Regelwerk, das sich an ganz bestimmte Vorgaben und Abläufe hängt, ganzbestimmte Vorgaben und Abläufe hängt. Deswegen ist es nicht irgendwie super geschmeidig und chaotisch, sondern es folgt einem wirklich sehr, sehr gut durchdachten Vorgehen. Gleichzeitig, wie gesagt, klassische Ansätze erscheinen zu starr und agile Methoden manchmal zu chaotisch. Was wäre leichter als dann zu sagen naja, hybrid, also die Verbindung von beidem, klingt nach der perfekten Lösung.

Speaker 1: 2:58

Das Problem ist ohne klare Entscheidungskriterien ist das ein gefährlicher Weg, vielleicht sogar ein Abweg. Und heute möchte ich mit dir darüber nachdenken, wie du einen ganz praktischen, sehr kompakten Entscheidungskompass in die Hand nehmen kannst, mit drei einfachen Fragen, anhand derer du herausfinden kannst, welcher Ansatz für welchen Teil deines Projekts der richtige ist. Also lass uns einsteigen. Vielleicht eine ganz kleine Vorgeschichte oder eine Scheiternsgeschichte, also sozusagen Hybrid als Feigenblatt. Und lass mich dir da von einem Projekt erzählen, das vor sechs Monaten oder irgendwann letztes Jahr spektakulär gescheitert ist. Es hat sich dabei um ein mittelständisches Unternehmen gehandelt, und das wollte seine Vertriebsprozesse digitalisieren. Soweit so gut. Das Management verkündete ganz groß, wir machen das Hybrid. Es gab also Daily Stand-Ups, aber keine echten Entscheidungsbefugnisse im Team. Kurzer Einwurf an der Stelle finde den Fehler also weiter durch drei Gremien geschleust werden. Das Team war verständlicherweise frustriert, weil es eigentlich agil arbeiten sollte, aber in einer klassischen Command-and-Control-Struktur gefangen war. Naja, was?

Speaker 2: 4:40

ist passiert.

Speaker 1: 4:41

Nach vier Monaten war die Motivation bei den Teammitgliedern am Boden Wen wundert's? Und nach knapp sechs Monaten wurde das Projekt eingestellt. So was war jetzt der zentrale Fehler an der ganzen Sache? Hier wurde Hybrid einfach nur so als Label drüber geklebt, aber die fundamentalen Fragen zu Hybrid wurden gar nicht beantwortet. Und vielleicht, bevor wir in eine Erfolgsgeschichte hineinschauen, was sind denn die wesentlichen Unterschiede bei klassisch, bei agil und bei Hybrid? Klassisch, das kennst du Also im Regelfall, sagen wir mal das Vier-Phasen-Modell, das heißt, wir bewegen uns von einer Definition über eine Planung hin zur Durchführung und dann zum Abschluss, gerne auch als Wasserfallmodell bezeichnet. Das heißt, das Projekt bewegt sich eben einfach in einer Richtung vorwärts. Hier gibt es Methoden und Vorgehensweisen, die bekannt und bewährt sind, und klassische Projekte sind genauso up-to-date wie hybride Projekte Und agile sowieso. Aber lass mich kurz erst zu Agile. Was sagen Agile? das ist eben nicht Wurschteln auf hohem Niveau oder Wurschteln mit einer schönen Plakette, sondern Agile ist ein iterativer Ansatz, der auch hoch Methoden getrieben und mit einem starken Fokus auf Zusammenarbeit plus Eigenständigkeit der Teams.

Speaker 1: 6:31

Einer der Gründe, warum das im gerade eben erwähnten Projekt zum Scheitern geführt hat, aufgesetzt ist So in agilen Projekten ist eine der Grundideen, dass das Ziel möglicherweise noch nicht ganz klar ist oder dass es akzeptiert wird, dass das Ziel eventuell nicht vollständig erreicht wird, hört sich erstmal komisch an, ist aber so. So, da kann man natürlich noch viel, viel tiefer einsteigen, und wenn es dich interessiert, kontaktiere mich, dann kann ich dir da gern was zur Verfügung stellen. Aber was ja jetzt ganz relevant ist Hybrid ist eben nicht das Zusammenwurschteln von klassisch und agil, sondern Hybrid ist das ganz gezielte Aufsetzen, im Regelfall von agilen Anteilen in das klassische Framework. Es gibt noch eine zweite Variante, in der auf der Methodenebene sich dann in den jeweiligen Werkzeugkästen bedient wird. Also sowohl klassische Elemente als auch hybride Elemente Klingt erstmal sehr komplex. Wenn man sich das Ganze ein bisschen veranschaulicht, dann wird es eigentlich sehr, sehr klar und sehr, sehr einfach. Wie gesagt, wenn es dich tiefer interessiert, kontaktiere mich. Ich habe da die ein oder andere Info für dich. So jetzt aber zurück zur Erfolgsgeschichte. Also bewusst hybrid ein Projekt zu gestalten Als klassisches.

Speaker 1: 8:11

Gegenbeispiel ein Pharmaunternehmen, das ich begleitet habe, entwickelt ein neues Labormanagement-System. Das war das Projekt, und die Projektleitung analysierte ganz bewusst, welche Teile brauchen welchen Ansatz. So wenn wir uns so ein Projekt anschauen, dann gibt es da eben bestimmte regulatorische Anforderungen bei so einem Labor-Management-System. Hier wurde ein klassisches Vorgehen gewählt mit ganz klaren Gates, die eben dann jeweils, wenn die Voraussetzungen erfüllt worden sind, durchschritten wurden. Die, Die Nutzeroberfläche des Labormanagement-Systems wurde agil entwickelt, und da hat man eben einfach den Vorteil der schnellen Feedback-Schleifen durch das iterative Vorgehen genutzt für die einzelnen Aspekte und eine transparente Kommunikation mit den relevanten Stakeholdern, warum was wie gemacht wird. Also Kompliment an die Projektleitung, ganz genau richtig.

Speaker 2: 9:30

Im.

Speaker 1: 9:30

Ergebnis war das Projekt schneller fertig als geplant und hat eine höhere interne Kundenzufriedenheit geliefert, und das ist perfekt. So soll es sein. Leider ist es viel zu selten so. Was war jetzt also der fundamentale Unterschied? Im zweiten Projekt wurde eine fundierte Entscheidungsgrundlage herangenommen, und es gab klare Strukturen. Und genau der Richtung wollen wir heute einmal folgen, und zwar möchte ich dir einen Entscheidungskompass anbieten, der dir dabei helfen soll zu entscheiden, was wähle ich wann? Zugegebenerweise heute im Podcast sehr kompakt, und wenn es tiefer sein soll, dann auch da wieder heute ganz viele Einladungen. Mehr gibt es super gerne, wenn du mich kontaktierst. Da gibt es einiges an Material, was ich mit dir teilen kann. Nur, du sollst ja mit dem, also mit dem, was wir heute besprechen, sofort was anfangen können. Deswegen bleibe ich hier ganz bewusst kompakt. Also praktischer Teil für dich Drei zentrale Fragen, die du dir für jeden Projektbereich beantworten solltest.

Speaker 1: 10:51

Erstens Stabilität der Anforderungen. Das ist der erste Aspekt. Also, sind die Anforderungen klar definiert und bleiben stabil? Dann klassisch Ändern sie sich häufig durch Feedback, also durch Rückmeldungen von bestimmten Stakeholdern. Dann ist agil gefragt Hast du eine Mischung aus beidem? Das heißt, dass du sozusagen beide Aspekte aus der Perspektive der Anforderungen erlebst. Dann Hybrid, aber Das haben wir gerade vorhin schon in dem Beispiel gesehen mit klarer und sehr, sehr bewusster Trennung. Also hier ist wieder die Magie in der bewussten Kommunikation und in der Strukturierung des Projekts.

Speaker 1: 11:43

Zweiter Aspekt gerade eben hatten wir Stabilität der Anforderungen. Jetzt kommt Konsequenzen von Fehlern. Also was passiert, wenn Fehler auftreten? Zu Fehlern im Projekt kann man ganz, ganz viel sagen, aber wir nehmen das jetzt mal einfach so. Also Konsequenzen von Fehlern, sind Fehler oder ungünstige Ausgänge sehr teuer oder gefährlich?

Speaker 1: 12:10

Dann klassisch Sind schnelle Korrekturen möglich. Also ist es ganz schnell möglich, wenn was schief gelaufen ist, in Anführungsstrichen das wieder zu korrigieren. Dann agil, wenn du unterschiedliche Bereiche hast, dann möglicherweise Hybrid als Alternative, aber auch hier wieder sehr bewusst mit einer ganz klaren Risikotrennung. Also die Magie liegt hier in der Risikoanalyse, die es dann wirklich sehr, sehr, sehr dezidiert zu gestalten gilt. Übrigens kurzer Hinweis noch an der Stelle du weißt ja, deine Stakeholder-Analyse sollte vor der Risikoanalyse kommen, weil Stakeholders sind Teil des Risikos. Also das waren Konsequenzen von Fehlern.

Speaker 1: 13:08

Und der letzte Aspekt, der zu beachten ist, das sind die Stakeholder-Erwartungen, also die, die im Projekt beteiligt sind, die Interesse am Projekt haben, die betroffen sind vom Projekt und und und brauchen. Dann klassisch Wohl wissend, dass auch durch Änderungen und ähnliches Termine und Budgets im klassischen Projektmanagement weiterentwickelt werden können, aber von der Grundhaltung her. Erstmal klassisch Wenn deine Stakeholder schnelle Ergebnisse sehen wollen, die schon was zeigen, aber vielleicht noch nicht ganz perfekt oder nicht ganz fertig sind, dann ist Agile topmäßig geeignet, eben einfach durch das iterative, zirkuläre Vorgehen. Und wenn du wieder so eine Mischwelt hast, in der beides wichtig ist, dann Hybrid, aber wieder ganz klar ein super klares Erwartungsmanagement, versteckte erwartungen oder versteckte ergebnis, hypothesen, die die ein oder andere stakeholder gruppe hat, also dass wir da kein schiffbruch allein. Wenn wir das jetzt aufgreifen oder mal darüber nachdenken, wie kann das heute ganz praktisch für dich dann in die umsetzung gehen, dann könntest du folgendes tun wenn du diesen Kompass implementieren willst Analysiere dein Projekt in den logischen Komponenten so gut, wie du das Projekt zerlegen kannst, und stelle die drei Fragen für jede dieser Komponenten, für jede dieser Komponenten. Da braucht es ein bisschen Übung, da braucht es ein bisschen Feingefühl, aber einfach mal machen, einfach mal ausprobieren, einfach mal lernen.

Speaker 1: 15:24

Der dritte Schritt entwickle eine klare Begründung für deinen Mix, also für deinen Mix klassisch, agil und Hybrid. Du solltest getreu des Mottos wer behauptet, muss begründen für jede deiner Ideen eine sehr, sehr gute Begründung liefern können, die gerne mit Fakten und mit Zahlen oder mit guten Überlegungen untermauern. Gute Überlegungen sind meistens auch total fein, wenn du keine Fakten und keine Zahlen hast, aber einfach nur was in den Raum zu werfen und zu hoffen, dass es genommen wird, das ist einfach nicht sehr hilfreich, wissen wir alle. Also entwickle eine klare Begründung für deinen Mix das hatten wir gerade und dann kommuniziere transparent, warum was wie läuft das hatten wir gerade. Und dann kommuniziere transparent, warum was wie läuft. Das ist zum einen, warum was wie laufen wird.

Speaker 1: 16:20

Also hier ist es auch ganz wichtig, dass im vorhinein des erwartungsmanagement ein gutes ist und dann währenddessen wirklich eine superklare, eine super, super, superklare Kommunikation stattfindet, und dann einfach als fünften Punkt klare Strukturen für beide Welten schaffen. Und das ist nochmal wichtig. Ganz häufig erlebe ich im Projekt, dass ein so bisschen, vielleicht sogar viel mehr klassisches Verständnis da ist, ein bisschen agiles Verständnis, und dann werden die beiden Methoden durcheinander gewürfelt, und da kommt nichts dabei raus. Doch dabei kommt raus, dass es nicht funktioniert. Eins muss ganz klar sein Wenn du in der klassischen und in der agilen Welt spazieren gehen und dich dort bedienen willst, dann solltest du beides sehr, sehr gut kennen und verstehen, und im Idealfall nicht nur du, sondern auch die Menschen, die mit dir zusammenarbeiten. Ansonsten überforderst du die Menschen und die Methoden wabern irgendwie zusammen, und am Ende kommt tatsächlich nichts Gescheites dabei raus.

Speaker 1: 17:37

Also, je mehr in Richtung Hybrid, desto klarer muss das Verständnis sein zu dem, was wir tun, und desto klarer und desto klarer ausführlicher muss die Kommunikation sein. Da kommst du nicht dran vorbei. Und vielleicht noch eine gut gemeinte Warnung an der Stelle. Der schwierigste Teil kommt meist nach der Entscheidung, und zwar die konsequente Umsetzung. In der Theorie ist das alles erstmal fein, aber dann, wenn es in die konsequente Umsetzung geht, dann wird es nochmal schwierig. Also, was ist das alles erstmal fein? aber dann, wenn es in die konsequente Umsetzung geht, dann wird es nochmal schwierig. Also, was ist das Take-away des Tages?

Speaker 1: 18:17

Die zentrale Erkenntnis Hybrid ist kein Kompromiss, sondern eine bewusste Entscheidung Auswählen von einem vorhandenen Methodenset für die jeweils richtige Projektumgebung. Nutze den Entscheidungskompass, um diese Entscheidung von dir zu treffen, und denk einfach immer daran. Es geht nicht darum, es allen recht zu machen, sondern das Beste für dein Projekt zu erreichen. Und wenn es sinnvoll ist, dein Projekt klassisch zu machen, dann mach es bitte klassisch und nicht Hybrid, weil Hybrid gerade ziemlich cool ist und irgendjemand aus dem Management in irgendeiner Zeitung den Begriff gelesen hat. Und das müssen wir jetzt unbedingt tun. Da erleidest du und dein Projekt definitiv Schiffbruch. Also, probiere den Kompass aus, und wenn du mehr brauchst, dann melde dich einfach bei mir, und für heute sage ich einfach vielen, vielen Dank, dass du wieder mit dabei warst. Ich wünsche dir alles Gute und allzeit erfolgreiche Projekte Bis zum nächsten Mal. Vielen Dank, dass du heute mit dabei warst, und schalte einfach das nächste Mal wieder ein, wenn das heißt einfach Projekte. Das war's für heute.

Speaker 2: 19:44

Untertitelung des ZDF 2020.