Wenn alles schiefläuft - als Projektleitung turbulente Phasen meistern

Kann Resilienz der Schlüssel sein, um turbulente Projektphasen zu meistern und Projekte stets auf Kurs zu halten? In unserer heutigen Episode von "Einfachprojekte" wagen wir uns an diese spannende Frage und bieten Einblicke, wie moderne Projektleiter durch mehr innere Stärke und Belastbarkeit anspruchsvolle Aufgaben bewältigen können. Jörg Tausendfreund spricht über die Herausforderungen, mit denen Projektleiter tagtäglich konfrontiert sind – von komplexen Projekten über enge Deadlines bis hin zu divergierenden Stakeholder-Zielen. Er enthüllt drei entscheidende Game Changer, die die Resilienz stärken können, und betont die Bedeutung von Selbstführung und Stressmanagement. Die Hörer erwarten praktische Tipps, um Stress abzubauen und mental stabil zu bleiben, selbst wenn die Organisation noch keine ideale Fehlerkultur besitzt.

Im zweiten Teil der Episode tauchen wir in die Welt der Selbstfürsorge ein und zeigen, wie einfache Veränderungen wie ein 15-minütiges Check-in-Meeting sofort positive Auswirkungen haben können. Transparenz und Klarheit sind entscheidend, um sich selbst und das Team vor Dauerstress zu bewahren. Jörg spricht darüber, wie das Streichen oder Vereinfachen von Aufgaben Raum für bessere Qualität und Entspannung schaffen kann. Mit einer Resilienzbooster-Checkliste helfen wir euch, eure eigene Widerstandsfähigkeit im Projektumfeld zu testen. Und abschließend bieten wir einen Projektgesundheitscheck an, der euch hilft, den aktuellen Stand eures Projekts zu bewerten. Freut euch auf wertvolle Einsichten und praktische Methoden, die euch helfen, Resilienz in eurer Projektarbeit zu stärken.

Chapters

• 0:00 Resilienz in Der Projektarbeit
• 15:53 Projektresilienz Stärken Durch Selbstfürsorge

Transcript

Jörg: 0:00

Stell dir vor, es ist Mittwochabend, du bist eigentlich schon durch für heute. Dann poppt eine Mail rein, der Lieferant braucht drei zusätzliche Wochen und sagt, wir können den Zeitplan nicht halten. Oder ein Kunde ruft an und sagt, wir hätten da noch eine Änderung, aber das soll natürlich den Termin nicht nach hinten verschieben. Und du denkst dir, wie soll ich das jetzt alles schaffen? Wenn du das oder was ähnliches kennst, dann ist es gut, wenn wir uns heute unterhalten und darauf schauen, wie du mit mehr Resilienz besser durch deine Projekte kommen kannst. Sei dabei Herzlich willkommen bei Einfachprojekte. Mein Name ist Jörg Tausendfreund, und du kannst hier für deine Projektarbeit Strategien, ansätze und Tipps bekommen, vor allem immer im Klartext gesprochen und für dich, damit du direkt was damit anfangen kannst. Sei einfach dabei.

Jörg: 1:12

Schön, dass du wieder mit dabei bist Heute. Schauen wir uns also an, wie du selbst und dein Team in turbulenten Zeiten Ruhe bewahren könnt und dein Projekt gut auf Kurs hältst. Warum ist Resilienz eigentlich ein Muss für moderne Projektleiter? Eins ist ja klar Projekte sind immer komplex, deadlines, knappe Budgets, stakeholder mit unterschiedlichen Zielen und da gibt es noch einiges mehr, was dir mit Sicherheit da dazu einfällt. Und da können wir auch noch so viele Tools und Tabellen haben und drauf schauen. Wenn wir mental und emotional nicht stabil sind, droht eben einfach alles zu kippen. Und natürlich ganz klar, eine konstruktive Unternehmenskultur ist wichtig. Aber am Ende sitzt du als Projektleitung mittendrin mit deinem Team, mit deinen Unsicherheiten und mit deinen manchmal sehr begrenzten Möglichkeiten. Mindset umso wichtiger.

Jörg: 2:27

An Also die Frage wie gehe ich mit Rückschlägen um, wie bleibe ich handlungsfähig, wenn die Organisation vielleicht noch nicht die perfekte Fehlerkultur hat? Und ich habe letztens dazu einen etwas längeren Artikel geschrieben, den du dir gern wie immer bei mir anfordern kannst. und heute gibt es die ganz kompakte und praxisorientierte Variante für dich, da dazu Vielleicht direkt ins Thema reingestupst und reingestolpert ich möchte dir drei Game Changer heute anbieten, die du direkt betrachten kannst, um wirklich für mehr Resilienz für dich und auch für deine Mitarbeitenden im Projekt zu sorgen. Der erste Game Changer ist Selbstführung und Stressmanagement. Und ich weiß, wir leben alle in einer Welt voller Projektmanagementmethoden, gantt-charts, burndown-charts, risikolocks und so weiter und so fort. Aber all das hilft nichts, gar nichts, wenn du innerlich kurz vor einem Burnout stehst oder dich pausenlos selbst unter Druck setzt.

Jörg: 3:45

Resilienz fängt also bei dir an. Wenn du dir keine Pausen gönnst, kein Ventil hast, um Stress abzubauen, oder du unmöglich einfach mal für dich selber ruhige Gedanken fassen kannst, wie willst du dann für dein Team der sprichwörtliche Fels in der Projektbrandung sein? Das ist unmöglich, und deswegen ganz konkreter Tipp hier schon mal für dich Versuch doch mal pro Stunde oder nach zwei Stunden einfach mal für dich zwei bis fünf Minuten bewusst durchzuatmen, und ich weiß, wie schwer sich das anhört in einer wirklich stressigen Projektumgebung. Probier es einfach mal aus, steh auf, mach einfach kurz mal den Kopf frei und denk an was anderes. Guck zum Fenster raus, mach einen kleinen Spaziergang, wenn du Raucher bist. Gerne rauchen Klingt simpel, wirkt aber Wunder. Und ja, du kannst das auch in virtuelle Meetings einbauen.

Jörg: 4:54

Übrigens, die Dichte in deinem Kalender ist ja zu einem großen Anteil auch dadurch bedingt, dass du jedem Meeting zugestimmt hast. Also da vielleicht auch nochmal ganz gut drauf schauen. Vielleicht noch ein weiterer Gedanke Stell dir vor, dein Projekt ist heillos im Verzug, und du könntest jetzt auf Dauer Alarm schalten und die halbe Mannschaft Überstunden machen lassen, und, und und und, die halbe Mannschaft Überstunden machen lassen, und, und und. Besser ist es doch, erst einmal zu klären, welche Aufgaben überhaupt priorisiert sind oder priorisiert werden müssten. Was kann denn gestrichen, verschoben oder vereinfacht werden? Also eine minimale Entlastung erstmal zu suchen, weil eine minimale Entlastung kann auch schon mal ganz massiv den psychischen Druck reduzieren. Das heißt nicht, dass ihr es nicht machen sollt, sondern einfach schauen, wie können wir uns nochmal reorganisieren, um im aktuellen Moment Druck aus dem Projekt zu nehmen?

Jörg: 6:04

Zweiter Game Changer offene Kommunikation. Wen wundert es? Offene Kommunikation aus der Perspektive die Fehlerkultur, die dein Kopf retten kann. Kommunikation ist in jeder Projektsituation entscheidend, aber natürlich auch dann, wenn es besonders stressig ist. Wenn wir Probleme nicht ansprechen im Projekt, dann werden sie irgendwann riesig, und dann rennt jeder mit heimlichen Bauchschmerzen rum.

Jörg: 6:50

Bauchschmerzen rum. Resilienz heißt aber auch, unangenehme Wahrheiten früh auf den Tisch zu bringen, und zwar ohne Gesichtsverlust. Stell dir einfach Folgendes vor Du hast eine Budgetkürzung. Sag doch lieber sofort, was los ist. Also Leute, das Budget wurde gerade um 15% gekürzt, und wir müssen jetzt einfach realistisch neu planen.

Jörg: 7:11

Wer schweigt, bis nichts mehr geht, produziert fast schon automatisch Eskalation. Also geh frühzeitig mit deinem Team in Dialog, mach die Dinge transparent, und dann wird vieles viel einfacher, weil du hast lauter kompetente Menschen in deinem Team. Selbes gilt auch für eine Scope-Änderung. Ruf den Kunden an und sag klar, wie sich diese Änderung aufs Budget und auf den Termin auswirkt. Oder stell lieber noch eine Gegenfrage mit, dazu natürlich eine sehr konstruktive Welches Feature lassen wir dafür weg, damit wir pünktlich bleiben können? So oder so ähnlich. Das heißt, du musst hier schauen, dass du vor die sprichwörtliche Welle kommst und vielleicht mit kleinen Anleihen an Risikomanagement und das Umgehen mit Risiken einfach schaust wie kriege ich das jetzt wieder gerade hin?

Jörg: 8:13

Praxistipp wäre hier natürlich leg frühzeitig Eskalationspfade fest. Das heißt, leg mit deinem Team fest, bei welchen Krisensignalen man sich zusammensetzt. Das heißt, wenn wir in einem Projekt zum Beispiel mehr als 20% Abweichung vom Zeitplan haben, dann gibt es eine Sondersitzung, und so schaffst du Transparenz, und so weiß jeder, was im Krisenfall zu tun ist. Übrigens, klammer auf, das könnte auch nochmal anders in deinem Projektmanagement, wenn du eins hast, geregelt sein. Also schau da nochmal gut drauf.

Jörg: 8:55

Wenn alles gut läuft, dann habt ihr schon gut vorbeschriebene Kriseneskalationswege, rieseneskalationswege, die nicht nur das Projekt am Laufen halten, sondern tatsächlich auch für die psychische Gesundheit der Menschen im Projekt extrem viel beitragen können. Vielleicht noch ein kleiner Zusatzgedanke hier an der Stelle Natürlich lebt das Ganze und das ist total wichtig viel, viel besser, wenn die Organisation das zulässt. Viel, viel besser, wenn die Organisation das zulässt. Aber selbst wenn in deiner Organisation noch nicht dieses Umgehen gut verbreitet ist, dann kannst du mit deinem Team oder in deinem Team Offenheit fördern. Und stell dir Folgendes vor das könnte ja sogar einen sogenannten Schneeball-Effekt nach oben und zur Seite in andere Projekte haben. Einfach, wenn ihr das gut löst, wenn du das gut mit deinem Team vormachst, dann könnte ja auch sein, dass andere sagen hey, das läuft da so gut, da will ich auch dabei sein, mich interessiert, wie die das machen. Und dann kommen wir dann direkt schon zum Game Changer Nummer 3.

Jörg: 10:07

Auch ganz einfach eigentlich Klare Prioritäten und Emotionsmanagement bei Konflikten. Was heißt das jetzt konkret? In Krisensituationen werden alle nervös, das ist normal erstmal, und jede Seite pocht auf ihr Thema. Hier gilt besser weniger Dinge zu 100% erledigen, als alles nur halb. Also, was ist der nächste wichtige Schritt, um das Projekt am Leben zu halten? Was kann warten? Manchmal gar nicht so leicht. Deswegen auch hier wieder kurz Abstand nehmen und eben unter Druck die richtigen Dinge priorisieren und nicht, die gerade eben einfach im Weg liegen. Ein bisschen in die Richtung gedacht. So ein typischer Konfliktfall könnte ja sein, dass dein Team sich zofft.

Jörg: 11:04

Also du hast das Szenario, dass ein Kollege sagt hey, ich habe das Gefühl, ich werde mit immer mehr mehr Arbeit belastet, und ein anderer hält sich komplett raus, und klar, sowas droht dann in solchen kritischen Situationen zu eskalieren. Da würde ich dir aus der Perspektive Kommunikation zum Beispiel raten, mit dem Ansatz der gewaltfreien Kommunikation nach Marschall Rosenberg zu arbeiten. Wir machen das mal ganz einfach. Da geht es um Beobachtung, gefühl und Bitte. Ich verkürze das jetzt sehr, sehr stark, aber stell es dir jetzt in dieser Situation, in dem Szenario, das ich gerade beschrieben habe, vor.

Jörg: 11:47

Also die Beobachtung könnte ja sein faktisch arbeitest du 10 Stunden pro Tag, und dein Kollege arbeitet 8 Stunden pro Tag, so das sind erstmal die Fakten der geleisteten Arbeitszeit, und dann kann man drauf schauen und kann sagen okay, also kann die Frage noch ergänzen, woran liegt es? Nach der Beobachtung kommt das Gefühl und das Bedürfnis. Du fühlst dich ungerecht behandelt und brauchst Unterstützung oder ein Teammitglied, das dich entlastet. Ist das richtig? Da kann man dann auch im Diskurs noch genauer schauen, ob das schon in die richtige Richtung geht, und dann kann eine Bitte hinterherkommen von mir als Projektleitung dann in dem Moment, wenn wir im Gespräch sind, lass uns gemeinsam schauen, wie wir die Aufgaben neu verteilen können, sodass sich keiner ausgenutzt fühlt. Und dann habe ich den Kollegen.

Jörg: 12:47

Das ist natürlich jetzt ein idealtypisches Beispiel. Dann habe ich den hoffentlich gut an Bord, und wir können gemeinsam beginnen auszuhandeln, wie wir die Lasten neu oder anders justieren, bevor es dann in den wirklichen Konflikt geht. Gleichzeitig Konflikte sind auch Chancen. Resiliente Teams wachsen an Konflikten, und wenn wir lernen, konstruktiv zu diskutieren, dann ist das ein ganz, ganz entscheidender Schritt auch für die Gesamt-, team und Projektkultur. Das heißt, es geht nicht um Harmonie um jeden Preis, sondern um ehrliche, sachliche Klärung.

Jörg: 13:31

Als Projektleiter schaffst du am besten einfach den Raum dafür. Und wie machst du das? Naja, du gehst mit gutem Beispiel voran dafür. Und wie machst du das? Naja, du gehst mit gutem Beispiel voran. So, wie könnte denn jetzt eine praktische Integration der Punkte, die wir uns bis jetzt angeschaut haben, in deiner Arbeit aussehen? Als erstes würde ich dir zum Beispiel drei Reflexionsfragen mit an die Hand geben. Erstens wo verschweige ich Dinge, weil ich Angst habe, wie es ankommt, wenn ich das ausspreche? Zweitens habe ich selbst genug Regenerationszeit oder stecke ich schon im Überlastungsmodus? Kooperationszeit oder stecke ich schon im Überlastungsmodus? Und drittens würde mein Team sich trauen, mir oder der Organisation Fehler zu melden, ohne negative Folgen zu fürchten? Spannende Fragen. Du kannst auch nochmal zurückspulen, wenn sie nochmal durchgehen, und dir vielleicht aufnotieren, was dir dazu einfällt. Noch eine kleine Übung hintendran Schnapp dir doch einfach mal dein Notizbuch oder dein digitales Journal oder wie auch immer du dir Notizen machst, und schreib mal innerhalb von zwei Minuten auf, was dich aktuell am meisten stresst. Anschließend markierst du, was du selbst beeinflussen kannst und was nicht.

Jörg: 15:09

Ja, und genau das ist dein Ansatzpunkt, um eben einfach gezielte Lösungen zu entwickeln. Das kannst du entweder jetzt direkt umsetzen, kannst ja Start und Stop drücken, oder du nimmst dir das einfach im Idealfall für später, für eine in deiner ruhigen Minuten vor Lass uns also zum potenziellen Take-away des Tages oder zum Take-away des Podcasts kommen.

Jörg: 15:38

Resilienz bedeutet nicht immer stark zu sein, sondern rechtzeitig innezuhalten, die Realität klar anzuschauen und Lösungen zu ermöglichen für dich selbst und dein Team. Was könntest du ganz, ganz, ganz konkret morgen anders machen? Plane ein 15-minütiges Check-in-Meeting mit deinem Team, wo jeder einfach mal kurz sagt wie läuft es bei mir, das läuft super, hier brennt es. Dann haben wir schon ganz schön viel Klarheit im Projekt. Und überleg dir gibt es eine Aufgabe oder ein Projekt, teilpaket, ein Arbeitspaket, das du streichen oder vereinfachen kannst, um Raum für bessere Qualität und besseres Durchatmen erstmal im Projekt zu sorgen?

Jörg: 16:39

Das könnten zum Beispiel jetzt Takeaways für dich sein, und egal ob Budgetkürzung, scope Change oder ein Teamkonflikt, die Devise sollte oder muss immer für dich sein sei offen, priorisiere klar, bewahre dich selbst vor dem Dauerstress, der im Projekt steckt, denn nur so bleibst du resilient und machst deine eigenen Projekte stabil mal richtig anzupacken.

Jörg: 17:25

Dann lade ich dich unbedingt ein, dir bei mir die Resilienzbooster-Checkliste zu besorgen und dir vielleicht auch nochmal ein anderes Tool mit anzufordern, in dem du deine Resilienz im Projekt vielleicht nochmal checken kannst, weil ich habe da auch ein Projektgesundheitscheck vorbereitet, und da kannst du dir auch einen Link von mir anfordern, und dann schaust du einfach mal, wie es deinem Projekt gerade geht, und und und, tausend Möglichkeiten, die es gibt. Und lass uns auch einfach beim nächsten Mal wieder tiefer eintauchen in die Welt der Projekte. Und für heute wünsche ich dir wie immer erfolgreiche Projekte. Danke, dass du mit dabei warst, und alles Gute bis zum nächsten Mal. Vielen Dank, dass du heute mit dabei warst, und schalte einfach das nächste Mal wieder ein, wenn das heißt einfach Projekte, halte einfach das nächste Mal wieder ein, wenn das heißt einfach Projekte