Der Hype muss enden! KI wirkt erst, wenn sie langweilig wird.

Hört ihr den Lärm um KI, aber seht wenig Wirkung? Wir gehen dorthin, wo es wehtut: weg vom Tool‑Showcase, hin zu Entscheidungen, Routinen und Verantwortung. Statt glänzender Demos zeigen wir, wie Projekte messbar besser werden, wenn KI in klare Workflows eingebettet ist und Führung die Entscheidungsarbeit strukturiert. Keine Buzzwords, sondern praktikable Leitplanken, die ihr morgen anwenden könnt.

Wir starten mit einer nüchternen Bestandsaufnahme des Hypes: KI trifft fast jede Rolle, Inhalte entstehen schneller, Anbieter liefern Assists in Standardsoftware und Statuskommunikation belohnt Lautstärke. Dann drehen wir den Blick: Erfolg misst sich nicht an Nutzung, sondern an Ergebnissen wie Durchlaufzeit, Fehlerrate und Termintreue. Anhand eines typischen Risikomanagements zeigen wir, wie aus Verwaltung Wirkung wird: präzise Ursache‑Wirkung, klarer Owner, nächste Maßnahme mit Datum, Frühindikator und eine konkrete Entscheidungsfrage fürs Management. KI unterstützt beim Aggregieren, Priorisieren und Optionieren – die Entscheidung bleibt beim Menschen.

Kern ist eine belastbare Entscheidungsgovernance: wer entscheidet was, bis wann, nach welchen Kriterien und wer trägt Verantwortung nach der Entscheidung. Human in the Loop ist Professionalität, keine Bremse. Wir benennen Zonen, in denen KI ohne Review tabu ist, wählen zwei bis drei Start‑Workflows mit echtem Engpass und ersetzen Vanity‑Metriken durch Wirkungskennzahlen. Das Ergebnis ist unspektakulär und gerade deshalb stark: KI wird zur leisen Routine, die Projekte sicherer, schneller und klarer macht.

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Transcript

Willkommen Und Ausgangsthese

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Hey, was, wenn das Problem in euren Projekten gar nicht fehlende Intelligenz ist, sondern viel zu kluge Werkzeuge ohne klare Entscheidungen? Oder was, wenn KI gerade deshalb scheitert, weil sie nicht langweilig genug ist? In dieser Folge geht es nicht um neue Tools und nicht um den nächsten KI-Hype. Es geht um eine unbequeme Wahrheit. KI wird erst dann wirksam, wenn Führung bereit ist, Entscheidungen langweilig zu machen. Seinerwein. Herzlich willkommen bei Einfachen Projekten. Mein Name is Jörn Tausendfreund und du kannst hier für deine Projektarbeit Strategien, Ansätze und Tipps bekommen. Vor allem immer im Klartext gesprochen. Und für dich, damit du direkt was damit anfangen kannst. Sei einfach dabei. Ganz großartig, dass du heute mit dabei bist bei dieser ersten Folge im Jahr 2026 von Einfach Projekte. Und es geht um ein Thema, das mich schon eine ganze Weile bewegt, das ich aber noch nicht so richtig greifen konnte. Und ich habe tatsächlich die Zeit zwischen den Jahren genutzt, um etwas tiefer reinzuschauen. Weil wenn ich mich gerade auf LinkedIn oder in Präsentationen, die ich sehe oder wenn ich mit Führungskräften in Workshops bin, so umschaue, beziehungsweise da mal tiefer reinhöre, dann habe ich manchmal das Gefühl, als würde es nur ein Thema geben. Und zwar KI. Überall KI. In jedem Tool, in jeder Strategie, in jedem Projekt. Und verstehe mich bitte nicht falsch, ich nutze KI täglich. Ich spreche viel über KI. Und ich halte sie für extrem wertvoll. Aber genau deshalb irritiert mich etwas zunehmend. Und zwar, wir machen jetzt KI, wird gefeiert, auch dann, wenn noch niemand beantworten kann, wozu eigentlich. Und genau dazu passt dieser unglaubliche KI-Hype. Zum Beispiel auf LinkedIn. Und wenn du da mal schaust, da ist jetzt jeder irgendwie KI-Kenner, Beauftragter, Spezialist. Unglaublich. Und genau daraus ist meine These entstanden, über die wir heute sprechen. Und zwar 2026 wird das Jahr, in dem KI langweilig werden muss, damit sie wirksam wird. Nicht spektakulär, nicht glänzend und nicht als Show. Sondern eingebaut in Routinen, Entscheidungen und Verantwortung. Dazu passt auch eine Anfrage, die ich letztens erhalten habe, wo ich gefragt wurde, ob ich einen Workshop machen kann zum Thema KI im Projektmanagement. Und eine der zentralen Fragen, die gestellt wurden im Briefing, war: Inwieweit unterscheidet sich denn jetzt KI-Projektmanagement von klassischem Projektmanagement? Und wer so eine Frage stellt, tut mir leid, der hat nichts verstanden. Weil KI ist doch kein Ersatz für irgendwas. KI kann nur eine wertvolle Ergänzung sein. Und deswegen nochmal, ganz herzlich willkommen heute hier. Und wir schauen uns eben einfach an, warum KI in Projekten oft laut, aber wirkungslos ist und was Führung tun muss, damit sich das ändert. Warum ist denn eigentlich der KI-Hype gerade so unglaublich laut und lautstark? Natürlich gibt es da dafür gute Gründe. Also warum sich gerade alles irgendwie um KI dreht oder zumindest gefühlt alles um KI dreht. Zum einen, KI betrifft fast jede Rolle. Jede und jeder fühlt sich plötzlich zuständig und natürlich auch betroffen. Zweitens, Content-Produktion ist leichter geworden. Slides, Texte, Konzepte, alles geht viel, viel schneller. Und Geschwindigkeit erzeugt natürlich Sichtbarkeit. Sichtbarkeit einzig natürlich durch Volumen. Drittens, Toolanbieter integrieren KI in Standardsoftware. Das ist real, das ist kein Marketing-Trick. Deswegen ist auch, kann ich hier direkt einschieben, nicht mehr die Frage, welches separate KI-Tool sollten wir uns denn anschauen, sondern in den meisten Standardtools, das sehen alle, die sich in Microsoft zum Beispiel bewegen, ist KI bereits integriert. Und viertens, und das ist jetzt der unbequeme Teil des Ganzen, KI wird zunehmend auch als Statussymbol benutzt. Also aus der Perspektive, wir sind modern, wir sind vorne, wir machen KI. Und genau an dieser Stelle, genau an dieser Stelle gibt es. Im VI wird KI oft wie eine Strategie behandelt. In Projekten ist KI aber nur dann wertvoll, wenn sie in Workflows landet und Entscheidungen besser macht. Und damit sind wir bei meinem eigentlichen Ärgernis. Und man könnte diesem Ärgernis im Prinzip die Überschrift geben, KI-Initiativen ohne Nutzen. Ich sehe gerade sehr, sehr, sehr viele KI-Initiativen, du vielleicht auch, die nach außen sogar gut aussehen, aber nach innen nichts verändern. Typische Muster, und das gleichst du einfach mal mit deinen Erfahrungen ab, wir haben jetzt ein KI-Programm. Aber niemand hat definiert, welches Problem damit gelöst werden soll. Sondern KI wird irgendwie einfach drauf geworfen und jetzt mach mal. Toll ist es ja schon, wenn die Mitarbeitenden wenigstens grundsätzlich geschult und trainiert werden, was man mit KI machen kann, beziehungsweise wie mit KI grundsätzlich umgegangen werden sollte. Und dabei bin ich jetzt nicht in der üblichen deutschen Sichtweise, so nach dem Thema Sicherheit und Datenschutz und so weiter und so fort. Und auch da, natürlich, ist das wichtig. Aber bevor wir uns über Datenschutz Gedanken machen oder zumindest gleichzeitig, muss einfach mal auch darüber nachgedacht werden, wie KI richtig genutzt wird. Und wer heute noch mit den Prompt Engineering Weisheiten von vor einem halben Jahr unterwegs ist, der ist eben tatsächlich schon echt veraltet. Das ist der entscheidende Punkt. KI zwingt uns natürlich auch viel, viel, viel, viel, viel schneller zu agieren. Und lass uns zurückkehren zu diesen typischen Mustern. Erfolg wird gemessen über Nutzung. Das passt da optimal dazu. Also wie oft wurde das Tool geöffnet? Was für eine Quatschfrage, anstatt nach Wirkung zu fragen, anstatt danach zu fragen, was haben wir damit erreicht, wird damit gespielt. Ganz viele spielen mit KI, wie wenn es ein neues Game wäre. Der nächste Punkt ist Tool first und sozusagen statt Workflow first. Also der Grund, Kardinalfehler, den man überhaupt machen kann, erst die Technik und dann die Frage nach dem wofür. Das ist ja der Grundfehler von allen Tools, die irgendwie beschafft werden oder sonst irgendwas, seit wir mit irgendwelchen Tools arbeiten, die im Unternehmen eingesetzt werden. Ganz, ganz schlimm mit Software, wo sich dann Prozesse plötzlich an die neue Software anpassen müssen, die bisher super funktioniert haben, weil bei der Beschaffung der Software nicht darauf geachtet wurde, dass die Prozesslandschaft in der Organisation eine ganz andere ist. Und KI wird als Ersatz fürs Denken verkauft. Das ist übrigens auch nochmal so ein ganz dramatischer Aspekt. Also statt als Verstärker, zum Beispiel für bessere Entscheidungen, wird KI als Ersatz fürs Denken verkauft. Und hier ist meine klare Haltung, die ich wirklich auch gerne so stehen lasse, ich bin nicht gegen KI. Ich bin gegen KI ohne Nutzen. Oder vielleicht noch ein bisschen klarer formuliert: Human in the Loop ist kein Misstrauen. Human in the Loop ist Professionalität und alles andere ist, tut mir leid, Quatsch. KI kann Daten aggregieren. KI kann Optionen vorschlagen. Aber sie kann keine einzige Entscheidung treffen, wenn niemand Verantwortung trägt. Und das ist der entscheidende Punkt. Also, wo kommen wir denn da hin, wenn wir uns dann später darauf zurückziehen, zu sagen, naja, das hat nicht funktioniert, aber die KI hat's gesagt. Oder die KI hat vorgeschlagen, wir tun das. Human in a loop. Es wird, muss, also zumindest noch eine ganze Weile wahrscheinlich und hoffentlich noch so bleiben, dass irgendjemand dann Verantwortung übernimmt und schon allein deswegen lohnt es sich, das Denken nicht auszuschalten. Und wenn wir uns mal, naja, sozusagen einfach mal beispielhaft oder mit ein ganz kleines bisschen Fantasie so eine ganz, ganz typische Szene in einem Projekt anschauen, dann wird vielleicht auch nochmal vieles klarer. Einfach mal so als Beispiel neutralisiert aus einem Projekt, das ich erlebt habe. Und stell dir folgende Szene vor. Wir haben ein Projekt, Risikomanagement existiert, Klammer auf, was schon mal ziemlich gut ist, Klammer zu, weil in den meisten Projekten gibt es kein Risikomanagement oder zumindest kein vernünftiges. Also ein Projekt, Risikomanagement existiert. Es gibt eine Liste, Excel oder Tool, das ist ganz egal an der Stelle. Und die Risiken heißen Zeit, Kosten und Ressourcen. Sie werden aktualisiert, hin und wieder, und es stehen auch Maßnahmen drin in dieser Tabelle, in diesem Tool. Aber ohne Owner, ohne Termin und ohne klare Entscheidung. Auch wieder da, wie so häufig in Projekten der Fall. Im Lenkungskreis wird dann lustig berichtet, die Risiken werden gezeigt, alle nicken und dann passiert nichts. Nicht weil die Menschen inkompetent wären, sondern weil das Risikomanagement nicht entscheidungsfähig gebaut ist. Also das wirkt dann professionell, weil es eine Liste gibt, aber es ist nicht wirksam. Es ist, wenn überhaupt, Verwaltung. Und genau hier kann, könnte KI helfen. Aber nur wenn wir das Ziel richtig setzen. Und wie könnte jetzt sozusagen so ein Zielbild sein? Also sozusagen Risiko Fitness im Projekt. Und Risiko Fitness heißt nicht, wir haben viele Risiken oder wir finden viele Risiken oder wir identifizieren viele Risiken. Risiko Fitness heißt entscheidungsfähige Risiken. Das bedeutet klare Ursache, Wirkung, klarer Honor. Nächste Maßnahme mit Termin. Idealerweise sogar ein Frühindikator. Das ist ein ganz eigenes Thema für sich, aber mega, mega, mega hilfreich hier im Projekt mit Frühindikatoren zu arbeiten. Eine klare Entscheidungsfrage für das Management rundet das Ganze dann ab. Und dann kommt jetzt der alles entscheidende Punkt. Die eigentliche Wirkung war nicht, dass die KI schlau war, die Wirkung war, Risikoarbeit wurde zur Routine langweilig und genau deshalb wirksam. Das ist doch das. Nicht, wenn wir irgendwas Hippiges, ganz Neues, experimentell durcharbeiten und uns immer wieder daran erinnern müssen, wie war das denn eigentlich jetzt ganz genau, sondern spannend und interessant für das Arbeiten mit Methoden, mit Tools, wird es doch genau dann, wenn es langweilig geworden ist. Und zwar langweilig aus der Perspektive, dass wir eben genau wissen, was zu tun ist und wie es geht. Und dann, erst dann, fängt Wirkung an, wenn es also eine gewisse Natürlichkeit bekommen hat. Und was wir natürlich dazu brauchen oder was dafür essentiell ist, ist natürlich auch, und das würde ich dir raten, falls du nur eine einzige Sache aus dieser Folge mitnimmst, dann sollte es sein, Daten ohne Entscheidungslogik erzeugen Stillstand und nicht Fortschritt. Ich wiederhole das nochmal. Daten ohne Entscheidungslogik erzeugen Stillstand, aber nicht Fortschritt. Und jetzt können wir das Wort Governance einfach mal einführen. Also Entscheidungsgovernance heißt, dass vier Dinge in deinem Projekt explizit zu klären sind. Erstens, wer entscheidet was im Projekt? Also nicht im Organigramm, sondern ganz konkret. Also wer entscheidet was? Kann man super gut auch für jedes Projekt entwickeln, nein, nicht kann man super gut, sondern sollte man für jedes Projekt entwickeln. Nicht einfach nur das Organigramm stupide abarbeiten, weil das stimmt ganz häufig nicht. Der zweite Aspekt oder das zweite, was geklärt werden soll, ist, bis wann muss entschieden werden? Entscheidungen ohne Frist sind Meinungen. Also wir sollten das mal entscheiden, aber wir können das auch vertragen. Das bringt uns nicht weiter, da haben wir schon wieder Zeit verschwendet. Also was muss bis wann entschieden werden? Dritter Aspekt, eigentlich logisch, aber ich sage es trotzdem, nach welchen Kriterien? Also, was sind die Kriterien anhand derer wir entscheiden? Kosten, Risiko, Qualität, Kundenwirkung etc. pp. Und ganz wichtig ist es, das vorher zu klären und nicht im Meeting zu streiten. Weil da hat natürlich auch wirklich verständlicherweise, wenn es dann im Projekt auch mal heiß hergeht, jeder seine eigene Meinung. Das heißt, das müssen wir vorher, bevor es losgeht, bevor die Emotionen das erste Mal hochschwappen, müssen wir das ganz klar geklärt haben. Und alles, was wir nicht geklärt haben, natürlich wird man darüber nochmal nachdenken müssen. Aber so die grundsätzlichen Hausaufgaben, die müssen halt alle vorher gemacht worden sein. Also dritter Punkt, nach welchen Kriterien? Und der vierte Punkt, wer trägt Verantwortung nach der Entscheidung? Was bedeutet das? Naja, was gehört da alles dazu? Eine Kommunikation, Konsequenzen, nachhalten. Eine Entscheidung wird ja nicht nur getroffen, sondern eine Entscheidung muss kommuniziert werden, nachhalten, auch im Sinn von Umsetzen. Und irgendjemand muss natürlich dann auch die Konsequenzen tragen, also die Verantwortung übernehmen. Und dabei gehe ich jetzt nicht von Hammer falsch gemacht und wer ist der Schuldige aus, sondern es gehört eben einfach dazu, dass irgendjemand, die Verantwortung dafür übernimmt, was getan wird, sich verantwortlich fühlt. Sonst ist eben, wie also im wahren Leben und im Projekt ist der Niedergang schon vorprogrammiert. Die Verwahrlosung, wenn sich irgendjemand eben nicht verantwortlich fühlt. Oder andersrum, wenn sich nicht jemand verantwortlich fühlt. Ich glaube, so ist es besser gesagt. Also eine Entscheidung ohne Verantwortungsübernahme ist nur Meinung. Das ist ganz, ganz wichtig. Und das muss man an dieser Stelle eben einfach mega unterstreichen. Und wir haben ja ganz viele Meinungsspezialisten immer in unseren Meetings und in unseren Projekten mit dabei. Jetzt wechseln wir mal ganz kurz die Perspektive und zwar wir nehmen mal die Führungsperspektive ein, also sozusagen, was denn jetzt entscheidend ist. Und wenn du als Führungskraft oder als Mitglied des Lenkungskreises zuhörst oder auch dich sozusagen in deinem Projekt als Führungskraft fühlst, was übrigens toll wäre, dann ist die entscheidende Frage nicht, welche KI-Tools brauchen wir noch? Das ist nicht die Frage. Sondern wo ist KI ohne Review tabu? Mit welchen zwei bis drei Workflows starten wir wirklich? Wie messen wir Wirkung statt Nutzung? Und wer ist Owner und nicht Beobachter? Das sind die Fragen. Oder vielleicht noch mal anders gesagt: nicht jede Aufgabe ist delegierbar und Verantwortung ist es nie. Und wenn wir uns das jetzt angeschaut haben und das Ganze gemeinsam ernst nehmen, dann bleibt sozusagen noch was übrig, es bleibt nur eine Frage übrig, beziehungsweise eigentlich möchte ich dir drei Fragen anbieten, die übrig bleiben und damit dann auch für heute schon wieder enden. Also nicht als Checkliste, sondern wirklich als Einladung zur gemeinsamen Diskussion. Erste Frage, welche KI-Initiative bei euch ist gerade laut, aber nicht wirksam? Nochmal, welche KI-Initiative bei euch ist gerade laut, aber nicht wirksam? Welche drei Projektworkflows würdet ihr als erstes langweilig automatisieren? Das ist eine spannende Frage, ne? Also welche drei Projektworkflows würdet ihr als erstes langweilig automatisieren? Und dritte Frage: Wo ist eure rote Linie? Also das heißt, wo ist KI ohne Review tabu? Wo ist KI ohne Review tabu? Wenn du magst. Diese Gedanken habe ich auch in einem etwas umfangreicheren White Paper zusammengefasst. Sozusagen nicht als Pflichtlektüre, sondern als echtes Angebot an Führungsteams, die tiefer einsteigen wollen. Das kannst du dir super gerne bei mir anfordern. Da reicht einfach eine E-Mail oder eine Nachricht, zum Beispiel über LinkedIn. Da beschäftigen sich ja sowieso viele mit KI. Also kontaktiere mich einfach. Wenn du dich nicht tiefer reindenken möchtest, dann gilt auch ohne dieses Papier. KI ist kein Gegner und KI ist kein Heilsbringer. KI ist nach wie vor ein Spiegel. Das mag sich ändern. Im Moment ist KI noch ein Spiegel. Und die Frage ist nicht, wie intelligent eure Tools sind, sondern wie entscheidungsfähig eure Führung ist. Und mit diesem Gedanken danke ich dir fürs Zuhören, fürs Dabeisein. Bleib klar, bleib wirksam. Und warum könnte es nicht eine wunderschöne Aufgabe für 2026 sein, Dinge einfach mal langweilig zu machen, wenn sie dafür endlich wirken würden? Und ja, bis wir uns das nächste Mal hier wieder gemeinsam treffen bei Einfach Projekte, wünsche ich dir natürlich, wie immer, allzeit erfolgreiche Projekte. Bis dann. Vielen Dank, dass du heute mit dabei warst und schalte einfach das nächste Mal wieder ein, wenn das heißt Einfach Projekte.