Der Flurfunk ist schneller als dein Projekt (und lässt es scheitern)

Der Go-Live ist durch, doch am Shopfloor lebt Excel weiter. Wir gehen der Ursache auf den Grund und zeigen, wie du Adoption nicht dem Zufall überlässt, sondern führst. Statt Hochglanz und Poster liefern wir ein klares Gerüst: Projektmarketing als Erwartungsmanagement, Sinnstiftung und Beziehungsarbeit – eingebettet in Praxis, nicht in Folien.

Wir führen durch zwei sofort nutzbare Modelle. Erstens das Projektmarketing-Quadrat mit vier Hebeln, die Akzeptanz tragen: Sinn beantwortet warum jetzt und was wird besser, Beziehung schafft lokales Vertrauen und stoppt Gerüchte, Beweis macht Wirkung spürbar mit Quick Wins und alltagsnahen Kennzahlen, Befähigung bringt Können auf den Arbeitsplatz mit rollenspezifischen Trainings, Übungsumgebungen, Cheat Sheets und Floor-Support. Zweitens die Adoptionsleiter von Aufmerksamkeit über Verständnis und Akzeptanz bis zu Nutzung und Verstetigung. Für jede Stufe zeigen wir konkrete Schritte, damit Information zu Verhalten und neues Verhalten zur Gewohnheit wird.

Dazu gibt es ein kompaktes Playbook über alle Phasen: vor dem Kick-off mit Vision-Satz, Stakeholder-Map, Sponsor-Buy-in und Gerüchteradar; in der frühen Umsetzung mit Q&A-Kanal, dynamischen FAQs und einem Botschafternetzwerk; rund um den Go-Live mit der Leitfrage „Was heißt das morgen um 9 Uhr?“, rollenspezifischen Trainings, Sprechstunden und ehrlicher Kommunikation über Baustellen; und in der Verstetigung mit gemeinsamen Auswertungen, Nachschärfen von Prozessen und klarer Führung, die dranbleibt. Wir zeigen zudem ein Minimal-Vorgehen, das Klarheit, Rhythmus, lokales Vertrauen und Beweis priorisiert, sowie wenige, scharfe Messsignale als Frühwarnsystem statt Kontrolle.

Wenn du Projekte lieferst und trotzdem Nutzen verfehlst, fehlt meist gebaute Adoption. Wir geben dir Sprache, Werkzeuge und Routinen, um das zu ändern – pragmatisch, messbar, menschenzentriert. Gefällt dir der Ansatz? Abonniere den Podcast, teile die Folge mit deinem Team und hinterlasse eine Bewertung, damit mehr Menschen ihre Go-Lives in echte Ergebnisse verwandeln.

Das  Projektmarketing‑Quadrat 

 1) Sinn
Sinn ist nicht ‚Mission Statement‘. Sinn ist: Warum machen wir das – warum jetzt – und wie sieht Erfolg aus?
Wenn du das nicht beantwortest, beantwortet es der Flurfunk. Und meistens nicht freundlich. 

2) Beziehung
Beziehung heißt: Wer glaubt dir – und wer nicht?
 Wer beeinflusst wen? Und vor allem: Wo entstehen Gerüchte? 

 3) Beweis 
Beweis heißt: Woran sieht man Wirkung? Welche Quick Wins? Welche Zahlen zählen?
 Denn ohne Beweis wird jedes Projekt zur Glaubensfrage. 

 4) Befähigung 
Und Befähigung ist der Punkt, den viele unterschätzen: Können die Leute das im Alltag?
 Training, Guides, Übung – und ganz wichtig: Floor Support in den ersten Wochen. Weil: Können schlägt PowerPoint.
 

Die Stufen der Adoption-Leiter

1.  Aufmerksamkeit – ‚Ich hab’s gehört‘
2. Verständnis – ‚Ich kapiere es‘
3. Akzeptanz – ‚Ich sehe Sinn‘
4. Nutzung – ‚Ich mache es‘
5. Verstetigung – ‚So arbeiten wir‘ 

Bist du interessiert an mehr Informationen zu erfolgreicher Projektarbeit? Hier findest Du mehr: https://www.einfachprojekte.de

Im Blog findest Du regelmäßig neue Beiträge, kompakt und auf den Punkt: 

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Deine persönliche Projektleitungskompetenz ist das A und O. Teste Deine doch einfach mal hier:

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Und wenn Du Fragen hast oder gerne mit mir ins Gespräch kommen ma

Transcript

Vom Go-Live Zum Excel-Rückfall

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Hey, meine ganz ernsthafte Frage. Wie oft habt ihr im Projekt einen Go Live? Und zwei Wochen später arbeitet die Hälfte wieder mit Excel. Stell dir ein Projekt vor, Mittelstand, Industrie, keine Spielwiese. Es soll ein neues System eingeführt werden, ERP, QM oder CRM, ganz egal. Hauptsache, es soll durchgängig werden, Fehler runter, Transparenz rauf. Und das GoLive ist durch, das Projekt ist offiziell geliefert und trotzdem hörst du auf dem Shopfloor Sätze wie, ich mache das lieber noch schnell mit meiner Liste, das System ist zu kompliziert. Und irgendwo im Hintergrund macht das Gerücht die Runde. Ab jetzt wird alles getrackt. Und jetzt kommt der Punkt. Das ist kein Tool-Problem, das ist ein Adoptionsproblem. Und heute geht es darum, wie du Adoption führst, statt auf sie zu hoffen. Und damit herzlich willkommen bei Einfach Projekte seinerbei. Herzlich willkommen bei Einfach Projekten. Mein Name ist Jan Tausendfreund und du kannst hier für deine Projektarbeit Strategien, Ansätze und Tipps bekommen. Vor allem in meinem Klammertext gesprochen. Und für dich, damit du direkt was damit anfangen kannst. Ist einfach dabei. Schön, dass du wieder mit dabei bist hier bei Einfach Projekte. Ich bin wieder im virtuellen Project Office und freue mich mit dir heute in dieses spannende Thema eintauchen zu dürfen. Heute geht es ja darum, auf etwas zu schauen, was viele Projektleitungen unterschätzen und dann teuer bezahlen. Und zwar Projektmarketing. Und bevor du jetzt denkst, oje, Werbung, Plakate, Hochglanz, nein, nein, nein, nein, nein, weit gefehlt. Projektmarketing ist in diesem Sinne sehr, sehr sauber wie folgt zu definieren. Es ist Erwartungsmanagement, Sinnstiftung und Beziehungsarbeit entlang des Projekts. Und vor allem, es ist Teil des Projektmanagement-Prozesses und auf gar keinen Fall ein Add-on aus der Perspektive, wenn noch Zeit ist. Und ich mache heute drei Dinge mit dir. Wir nehmen uns die Projekt Phönix-Szene beispielhaft und machen mal glasklar, warum Rollouts nicht scheitern, weil Leute anstrengend sind, sondern weil Adoption nicht gebaut, nicht konstruiert wird. Zweitens, du bekommst zwei Modelle, die du sofort nutzen kannst. Projektmarketing als Quadrant und eine Adoptionsleiter. Und drittens, du bekommst ein Minimal Playbook 30 Tage ohne zusätzlichen Overhead plus Templates in den Shownotes. Und ja, in der Folge nenne ich natürlich keine Links und so weiter und so fort, aber ich packe dir das Ganze gerne, wie gesagt, in die Shownotes bzw. später auch noch in einen OnePager, wenn du da Lust drauf hast. Los geht's. Projekt Phoenix, das kennst du ja, das ist ja mein Lieblingsbeispielprojekt und es soll ein neues System für alle geben. Man will Prozesse durchgängig machen, Transparenz erhöhen und Fehler reduzieren. Und jetzt hört zu, was typischerweise passiert, wenn Projektmarketing fehlt. Zum einen, Schulung kommt zu spät oder zu generisch. So aus der Perspektive, hier sind 80 Funktionen. Dann Gerüchte, ab jetzt wird alles getrackt, oder jetzt kann man uns leichter austauschen. Oder auch Schattenlisten in Excel bleiben, weil das Tool als zu kompliziert erlebt wird. Und last but not least, Support eskaliert und viele Tickets sind einfach nur Bedienfehler und nicht Technik. So, und wenn du jetzt Projektleitung bist, kennst du das? Du sitzt dann zwischen allen Stühlen, die IT sagt, hey, System läuft. Der Fachbereich sagt, System nervt. Und die Führung sagt, warum ist die Adoption so schlecht? Und du denkst, weil ihr Adoption nie als Arbeit eingeplant habt. Und das ist vielleicht ein ganz wichtiger erster Gedanke. Ähnlich wie Projektarbeit, also die Arbeit am Projekt, nicht im Projekt, am Projekt Arbeit ist. So ist Projektmarketing auch echte Arbeit. Und da hätte ich direkt schon so einen leitplankenhaften Satz für dich, an dem wir uns entlanghangeln können, wenn wir das wollen. Delivery ist billig, adoption ist Arbeit. Und wenn wir Projektmarketing machen, das vielleicht noch von vornherein. Das bedeutet ja nicht, dass alle dann das super finden, was das neue Projekt oder was das Projektergebnis ist. Aber wir gehen das ja an aus der Perspektive, wir erhöhen die Chancen, dass die Menschen diesen Change mitgehen. Am Ende des Tages, das weißt du auch, können wir keinen zwingen, sondern wir können nur Chancen erhöhen, dass irgendwas passiert. Und wenn wir so rangehen, dann ist das natürlich gar nicht zynisch, dass wir irgendwie sagen, hey, das muss gemacht, das muss gebaut werden, das ist einfach Realität. Denn wenn du fertig meldest, beginnt ja oft erst die harte Arbeit und zwar die Nutzung im Alltag, also der tatsächliche Transfer des Projekts in den Alltag. Und da muss man sich eben einfach auch wirklich anschauen, was das Ganze sozusagen in so einem typischen Mittelstandsprojekt bedeutet. Und ich habe da quasi mal Beispielsätze für dich, die so ganz zuverlässig projektschädlich sind. Wir nehmen uns da mal drei ganz typische Sätze raus und untersuchen das mal ein kleines bisschen genauer. Satz 1 wäre zum Beispiel, dafür haben wir keine Zeit. Wer hat diesen Satz noch nicht gehört? Dafür haben wir keine Zeit. Und ich sage dir doch, ihr habt nur keine Zeit eingeplant. Und das ist was komplett anderes. Und übrigens ja, das ist natürlich eine Entscheidung. Projektmarketing kostet Zeit, damit natürlich auch Geld. Und kein Projektmarketing kostet später Eskalation, Nacharbeit, Schattenprozesse und einen Go Life, der sich irgendwie wie ein schlechter Witz anfühlt. Mal ganz ehrlich, genau sowas hast du eventuell schon mal entweder selber erlebt als jemand, der am Ergebnis eines solchen Projekts beteiligt war, der also sich mit einer neuen Software dann beschäftigt hat, oder du hast es vielleicht sogar als Projektleitung schon erlebt. Und da gehen wir direkt zum zweiten Satz über. Die Leute sollen sich dich so anstellen. Das sagen dann üblicherweise irgendwelche von oben, die eventuell noch gar nicht mal von den Change so massiv betroffen sind. Das meine ich übrigens auch nicht abwertend, aber das ist häufig eine ganz typische Sichtweise. Und das ist der Satz, mit dem Organisationen halt einfach Widerstand provozieren und dann irgendwie überrascht sind. Menschen reagieren auf Unklarheit, auf Zusatzlast, auf Kontrollverlust und auf Statusbedrohung, was übrigens was ganz Natürliches ist. Und wer das abwertet, bekommt nicht weniger Probleme, sondern weniger Ehrlichkeit. Das ist ein Riesenunterschied. Und dann kommt passiver Widerstand, Lächeln, Nicken und weiter wie bisher. Da werden dann die Systeme quasi ganz schnell ad absurdum geführt. Und der dritte Satz, das ist auch einer meiner favoriten Sätze, wir haben doch informiert. Und das Interessante ist ja, also wie haben wir informiert mit einem Newsletter möglicherweise? Und das ist ja, also ein Newsletter ist ja irgendwie ein Ereignis. Kommunikation ist ein Prozess und Akzeptanz ist ein Ergebnis. Nur weil wir es einmal in den Newsletter geschrieben haben, heißt das doch noch nicht, dass das für die Leute Sinn ergibt. Sondern es geht ja darum, eine Veränderung, das ist eigentlich eigentlich einmal eins das Change, eine Veränderung über die Zeit zu begleiten. Und eben mit den Dingen, die ich oben schon erwähnt habe: Unklarheit, Zusatzlast, Kontrollverlust und Statusbedrohung, mit diesen Gedanken oder mit diesen Befürchtungen natürlich auch so umzugehen, dass sie im Idealfall hoffentlich natürlich unbegründet sind und auch ausgeräumt werden können. Und wenn du nur sendest und dann erwartest, dass Menschen es halt machen, dann verwechselst du, dass senden eben einfach nicht Verstehen ist. Und verstehen ist noch lange nicht umsetzen. Und damit sind wir beim Punkt oder beim Ausgangspunkt oder beim Endpunkt, das kannst du sehen, wie du willst. Projektmarketing ist kein Deko-Job, sondern im weitesten Sinne könnte man sogar sagen, Projektmarketing ist sowas wie Risikomanagement. Und das sollte ja in keinem guten Projekt fehlen. Und deshalb lass uns mal kurz darüber nachdenken, was Projektmarketing ist und was nicht. Und wir setzen einfach mal ganz kurz den Rahmen sauber, weil wir sonst gegebenenfalls sofort in Missverständnisse reinlaufen. Projektmarketing klingt ja für manche nach Werbung. Ist es ja gar nicht. Sondern gutes Projektmarketing ist Erwartungsmanagement, ist Sinnstiftung und Beziehungsarbeit entlang eines Projekts. Im Idealfall noch prozesshaft gestaltet, aber das ist ja noch was ganz anderes. Und wenn wir das jetzt haben, also Sinnstiftung und Beziehungsarbeit und Erwartungsmanagement entlang eines Projekts, dann müssen wir ganz kurz mal abgrenzen, was es eben nicht ist. Und zwar sehr klar sollten wir das abgrenzen. Projektmarketing ist überhaupt und gar nicht zu verwechseln mit Krisen-PR. Also wenn dein Projekt kritisch ist, musst du erst stabilisieren und dann kommunizieren. Das ist was ganz anderes. Es ist auch nicht irgendwie Hochglanzprospekt ohne Substanz. Wenn Botschaft und Realität auseinanderlaufen, dann verlierst du an Vertrauen. Gibt es ja ganz häufig. Da wird dann irgendwie so ein Hochglanz Gedingens gebaut und es hat hinten und vorne dann keinen Bezug zu dem, was die Menschen erleben, und damit auch keine Relevanz. Und Projektmarketing ist auch nicht Manipulation. Es ist echte Kommunikation, hält Kritik aus und benennt Unsicherheiten ehrlich. Und das ist vielleicht auch nochmal elementar. Es geht ja nicht darum, wie gesagt, nur Hochglanz zu zeigen, sondern es geht eben einfach darum, eine ehrliche, eine authentische Perspektive auf das Projekt und auf das zu erwartende Projektergebnis einzunehmen. Und es gibt einen Killer-Fehler, Killer-Fehler, könnte man sagen, den ich in Projekten ständig sehe. Und zwar, die Botschaft verspricht Nutzen A und das Projekt liefert aber Nutzen B. Und das erzeugt, klar, Verwirrung, Verärgerung und macht die Gegner des Ganzen nur stärker. Ist ja auch klar. Also die, die davor schon dagegen waren, beziehungsweise die schon auch so abgestumpft sind, dass sie eh nur noch zynisch auf solche Dinge reagieren, die können ja dann sagen: siehst du, das haben sie uns versprochen, das haben sie geliefert, ich habe es ja gesagt. Es ist genauso wie immer, du kennst diese Sprüche. Und für uns heute ist ja ganz wichtig, dass wir damit erstmal geerdet sind. Und was ich dir anbieten möchte, das sind eben, ich habe es schon eingangs gesagt, zwei Modelle, die dir helfen sollen, Projektmarketing nicht als noch mehr oder ein Add-on zu sehen, sondern auch, wie so vieles im Projekt, als system und systematisch zu begreifen. Das erste Modell, das ich dir anbieten möchte, ist das sogenannte Projektmarketing-Quadrat. Und das baut sozusagen gedanklich darauf auf, dass Akzeptanz und Adoption mehr oder weniger aus vier Dingen zusammengesetzt sind. Aus vier Hebeln könnte man auch sagen, entsteht. Das ist Sinn, Beziehung, Beweis und Befähigung. Nochmal, Sinn, Beziehung, Beweis und Befähigung. Und wenn einer fehlt, dann wird es halt einfach fucking. Ist ja auch ganz klar. Und lass uns das mal kurz gemeinsam ein ganz kleines bisschen genauer anschauen. Sinn ist ja nicht das Mission Statement. Sinn ist, warum machen wir das? Warum jetzt? Und wie sieht Erfolg aus? Und übrigens, wenn du dann vielleicht noch zum Thema Sinnaufbau auch mit hinzufügst, was bedeutet das für dich und warum ist das super für dich, dann macht es natürlich noch viel mehr Sinn. Aber wenn du das nicht beantwortest, dann beantwortet es der Flurfunk halt für dich. Und das ist meistens nicht so freundlich und nicht so positiv, wie wir uns das eigentlich wünschen würden. Oder wie es eigentlich das Projekt ganz häufig verdient hätte. Der Projektleitungssatz oder die Projektleitungsleitplanke dementsprechend muss also sein: warum jetzt und was wird dadurch konkret besser? So können wir es ganz einfach zusammenfassen. Zweiter Aspekt, zweiter Hebel, Beziehung. Und Beziehung heißt, wer glaubt dir und wer nicht. Hört sich erstmal komisch an für Beziehungen. Also gehört natürlich noch mit dazu, wer beeinflusst wen und vor allem, wo entstehen Gerüchte. Und was man sich da eben einfach auch genau anschauen muss, ist, dass der Informationsbedarf fast immer höher ist als Projekt, Leitung und Führung Glauben. Und zwar nicht, weil Mitarbeitende anstrengend sind, sondern weil Unsicherheit ein Reflex ist. Und wenn diese Unsicherheit nicht mit Klarheit gefüllt wird, dann füllt sie jemand anders mit Unklarheit und mit Gerüchten. Und übrigens, warum ist das jetzt so, dass Projektleitung und Führung ganz häufig glauben, dass der Informationsbedarf geringer ist? Hat mehrere Aspekte. Zum einen, Projektleitung und Führung beschäftigen sich schon ganz, ganz lang mit diesem Projekt, bevor das erste Mal über Marketing nachgedacht wird. Das heißt, da ist schon ganz vieles klar und Projektleitung und Führung sind ja eh schon überzeugt. Kann ja sein, dass es teilweise sogar deren Idee war. Das heißt, da werden ganz viele Dinge und ganz viele Fragen dann eben einfach ausgeblendet, auch gar nicht böse gemeint in dem Moment, aber es wird eben verpasst, sozusagen aus so einer, man könnte fast sagen, aus so einer Nullposition heraus drauf zu gucken. Also wie schaut jemand drauf, der gar nichts weiß, der komplett von dieser Nachricht, dass es jetzt das geben soll, überrumpelt wird. Und das ist das Elementare. Und wie gesagt, da muss ich halt dann auch, obwohl das sich so ein bisschen so auch komisch anhört, da muss ich dann Beziehungsgestaltung auch machen. Und Vertrauensaufbau schaffe ich eben durch Informationen. Also das ist Beziehungsarbeit, Beziehungsebene und das ist Arbeit. Also da muss ich eben rein investieren. Nochmal, sonst entstehen Gerüchte und die Gerüchte sind eben ganz selten Gerüchte in Richtung, hey, hast du schon gehört, wie genial das wird, sondern eher in die andere Richtung. Das wird ja bestimmt wieder ein riesen Punkt, Punkt, Punkt. Ein Riesenmist. Der dritte Hebel ist dann der Beweis. Und Beweis heißt, woran sieht man die Wirkung? Also welche Quick Wins wird es geben, welche Zahlen zählen. Denn ohne Beweis wird jedes Projekt halt einfach zur Glaubensfrage. Und da wird es die geben, die halt glauben und die, die nicht glauben. Also bei dem beispielhaften Phoenix-Projekt wäre zum Beispiel der Beweis, weniger Rückfragen, schnellere Freigaben, weniger Doppelarbeit, also alles Dinge, die die Menschen im Alltag spüren. Und da brauchst du nicht mal einen mega KPI-Poster dazu basteln, sondern das spüren die Leute direkt, das kennen die Leute direkt. Und wenn du da eine Lösung bietest durch das Projekt, dann ist das direkt was, was auch schafft. Und was dann auch gutiert wird. Also, woran sieht man die Wirkung? Es gibt diesen schönen Spruch. Wer behauptet, muss begründen. Also, wo ist der Beweis und wie können wir den ganz, ganz schnell sozusagen dann auch holen? Und der vierte Hebel, der, wie ich persönlich finde, auch ganz, ganz häufig mega unterschätzt wird, das ist das Thema Befähigung. Und Befähigung ist der Punkt, der halt sozusagen bedeutet, können die Leute das im Alltag. Und Training, Guides, Übungen und ganz wichtig natürlich auch sozusagen unmittelbarer Support on the floor in den ersten Wochen ist dabei elementar. Weil Können schlägt immer PowerPoint. Und auch hier wieder, das wird total unterschätzt. Menschen haben möglicherweise jahrzehntelang, kann ja gut sein, mit einem anderen System gearbeitet und sind auch von ihren Gedankenprozessen her auf dieses System eingefahren oder eingeschworen oder eingestellt, ist ja ganz egal. Und jetzt kommt was Neues. Und das Neue hat fast zwangsläufig, weil es sich ja auch sozusagen auch evolviert hat und so weiter und so fort, bringt fast zwangsläufig neue Gedanken und neue Verknüpfungen mit hinein. Und da gilt es ja dann eben, erstmal das Alte zu entlernen, auch loszulassen, und dann das Neue eben zu lernen und zu adaptieren. Das heißt, manchmal wird ja auch dann so eine Pauschal-Softwareschulung für irgendwas, wenn wir jetzt bei einer Softwareeinführung sind, gemacht. Oder es ist so ein Selbstdings zum Durchklicken und so weiter und so fort. Und jeder, der das schon mal gemacht hat, wird mir da eventuell zustimmen, außer die, die es verbrochen haben. Das ist häufig nicht genug. Und ganz häufig eben auch nicht aus der Perspektive derjenigen entwickelt, die es dann sozusagen wieder aus einer Null-Vorwissen-Perspektive umsetzen sollen. Das ist übrigens einer der größten Fehler. Ganz häufig denken Menschen über solche Sachen nach und denken nicht aus der Perspektive der Enduser, sondern gehen irgendwie, das scheint so etwas Menschliches zu sein, von sich aus. Und mir würde das ja reichen. Vergessen dabei aber, dass sie aus einem ganz anderen Kompetenzlevel kommen und ganz anders da drauf schauen. Und wenn du nur einen Merksatz aus diesem Quadrant, also aus diesem Thema Befähigung, mitnehmen würdest, dann ist es eben, du brauchst kein Kommunikationsfeuerwerk, du brauchst ein einfaches System, das du konsequent nutzt. Und nochmal, das kurz zusammenzufassen: wir haben Sinn, wir haben Beziehung, wir haben Beweis und wir haben Befähigung. Und wenn die vier miteinander gut funktionieren, dann kann es auch klappen. Und das führt mich dann schon direkt sozusagen zum zweiten Modell oder zum zweiten Ansatz. Und das wäre die Adoptionsleiter, können wir mal so nennen. Und viele Teams kommunizieren sozusagen bis zur Stufe Aufmerksamkeit. Und wundern sich dann, ich erkläre das übrigens gleich, was das bedeutet, und wundern sich dann, warum niemand das Tool nutzt. Adoption ist eine Kette. Und Ketten reißen immer, das weiß jeder, reißen im schwächsten Glied. Und die Stufen auf dieser Adoptionsleiter sind erstens Aufmerksamkeit, ich habe es gehört. 2. Verständnis, ich kapier's. Drittens Akzeptanz, ich sehe den Sinn. Viertens Nutzung, ich mache es. Und fünftens Verstetigung, so arbeiten wir. Und jetzt mal ganz ehrlich: viele Projekte machen Stufe 1 und nennen das dann Change. Ein Newsletter, ein Town Hall, ein Poster, und dann jetzt machen wir das. Aber zwischen Aufmerksamkeit und Nutzen liegt halt eine ganze Menge echtes Leben. Und das sind Fragen, das ist Unsicherheit, das ist Angst vor Fehlern, das ist Zusatzlast, Zusatzarbeit, Kompetenzlücken und Gerüchte. Und das heißt, wenn du Adoption willst, brauchst du eben einfach gezielte, wirklich gezielte Schritte pro Stufe. Und das muss man natürlich auch systematisch durchdenken. Also wie schaffe ich eine positive Aufmerksamkeit? Nicht dadurch, dass ich sage, oh, wir machen jetzt etwas Tolles, Neues, sondern, wie gesagt, ich gehe wieder von den Gedanken des Endnutzers her, also Aufmerksamkeit, Verständnis. Wie muss ich das, was wir im Projekt entwickelt haben oder was wir dann einführen wollen, wie muss ich das so verpacken und so herunterbrechen, so kommunizieren, dass jemand sagt, ich kapiere es? Akzeptanz, was sind die Vorteile, die jemand für sich wahrnimmt oder für die Organisation wahrnimmt oder wie auch immer, damit er oder sie sagen kann, ich sehe den Sinn und das macht auch total Sinn für mich. Und dann halt, wie schaffe ich es? Also wie nehme ich die Hürde so tief runter, dass jemand von der Akzeptanz, das macht Sinn, in die Nutzung gehen kann. Mache ich dann einen Mega-Hammer-Anmeldeprozess schon von vornherein, sodass die Ersten schon am Anmeldeprozess scheitern oder mache ich das Ganze so nutzerfreundlich und ich bin jetzt gerade immer in der Software, aber da gibt es natürlich auch viele, viele andere Sachen, mache ich das Ganze so nutzerfreundlich, dass es eben einfach Spaß macht, damit zu arbeiten und dort einzusteigen. Also vielleicht auch so solche Dinge wie spielerische Aspekte oder Gamification zum Start zu nutzen. Und das fünfte war ja Verstetigung. Das heißt eben tatsächlich das auch so zu unterstützen, auch die Migration von Daten und so weiter und so fort, dass eben tatsächlich dieses So arbeiten wir echt, echt, echt auch entstehen kann. Und so ein ganz kleiner Mini-Check, wenn du an vielleicht an dein aktuelles Projekt denkst, kannst du ja mal kurz vor dem geistigen Auge, auf welcher Stufe seid ihr denn wirklich? Und zwar nicht aus der Perspektive, so ist es geplant, falls ihr das überhaupt geplant hättet in diesen fünf Stufen, sondern wie ist die Realität? Übrigens kurzer Hinweis, falls ihr das nicht geplant hättet, also das ist ja im Prinzip auch so Change in fünf Schritten, dann würde ich ganz, ganz dringend empfehlen, das nochmal nachzuholen, beziehungsweise eben einfach zu Beginn sehr, sehr konstruktiv und proaktiv damit umzugehen. Und was ich dir gerne anbieten möchte, ist so eine Art Playbook, nenne ich das jetzt mal. Und wenn dich das interessiert, nimm mit mir Kontakt auf, da kann ich dir noch einiges mehr an Material geben. Da gibt es ein komplettes White Paper dazu. Aber vom Grundsatz her teilen wir das mal kurz in mehrere Phasen auf. Wir nennen mal die Startphase, nennen wir mal Phase 0. Also Playbook ist ja einfach so ein Ablauf. Und Phase 0, also wäre eben vor dem Kick-off, keine Ahnung, ein bis zwei Wochen vor dem Kick-Off zum Beispiel. Was brauchst du da? Du brauchst auf jeden Fall eine Vision, also den sogenannten Vision-Satz, der hoffentlich bei euch im Projektbriefing ohnehin drinsteht. Und drei Kernbotschaften. Und das sollte so sein, dass es wirklich auch so stabil ist, dass es wieder wiederholbar ist. Also das muss über den Projektverlauf oder ich würde dir empfehlen, dass das über den Projektverlauf immer wieder eingesetzt werden kann. Also, du kennst das Wiederholung, trägt ja dann auch zur Gewohnheit und zur Adoption dann nachher bei. Dann brauchst du eh auf jeden Fall vor dem Kick-Off, und das ist nichts Neues, sondern vielleicht einfach nur nochmal unterstrichen. Das ist natürlich eine Stakeholder-Map. Also Einfluss, Betroffenheit, im Idealfall noch Haltung mit dazu, sodass du deine Key Stakeholder, Personen oder Gruppen einfach da gut auf den Radarchirm nimmst. Und dann brauchst du noch sowas wie Sponsor-Buy-In, also Fürsprecher-Buy-In, also das bedeutet eben nichts anderes als, also was sagt der Sponsor, wann und wo und was nicht. Das ist ja auch total legitim, bestimmte Sachen noch oder noch nicht zu sagen. Und also wenn quasi eine höhere Instanz, das wäre dann der Sponsor, genutzt werden kann, das ist ja dann wie ein Marketinginstrument, dann ist es natürlich mega vorteilhaft. Und ganz wichtig, du brauchst sowas ähnliches, und das wäre jetzt ein echtes Marketingtool, du brauchst sowas wie ein Gerüchteradar. Also wo wird gerade gemunkelt? Und übrigens, das ist Arbeit, aber das lohnt sich mega. Implizit wissen wir ohnehin, wo die Gerüchte Küchen in der Organisation so sind. Das sind ja manchmal so die Raucherecken oder die Kaffee-Ecken oder was auch immer, wo man sonst sich so trifft und austauscht. Und da ist es eben auch wirklich Teil der Projektarbeit, mit gut geöffneten Ohren zu gucken, was wird da gerade besprochen, was wird da gerade zum Projekt gemunkelt. Und das ist ganz wichtig. Sponsoring, also zum Thema den Sponsor mit an Bord haben, Sponsoring ist keine Unterschrift. Du brauchst sichtbare Unterstützung, eine klare Priorisierung und Rückendeckung bei Widerstand. Das ist Sponsoring. Das wissen manche Sponsoren auch nicht. Also, das war jetzt die Phase 0, also vor dem Kickoff. Und jetzt kommt die Phase 1. Kick-off und frühe Umsetzung. Das ist so ein bis vier Wochen im Projekt. Kommt ein bisschen auf die Projektlänge an. Also wir brauchen natürlich den Projektnamen und die Wiedererkennbarkeit, damit Menschen überhaupt darüber reden können. Das ist klar. Dann machen FAQ und einen, also Frequently Asked Questions und einen QA-Kanal. Questions and Answers macht total Sinn. Und wirklich auch Antworten liefern. Am Anfang kannst du dir vielleicht die FAQs und die QA-Geschichten auch gut mit einer KI-Unterstützung bauen lassen. Aber über die Zeit solltest du das natürlich ersetzen oder bereichern, um die Fragen, die tatsächlich wirklich echt, echt aus der Organisation kommen. Also das ist nicht einmal gemacht und vergessen, sondern das ist tatsächlich ein was ganz, ganz Lebendiges. Und dann brauchst du natürlich auch sowas wie ein Botschafter-Netzwerk. Also man könnte auch sagen, lokales Vertrauen. Super ist es halt, wenn du für Sprecher, für Sprecherinnen in den unterschiedlichen Bereichen aufbauen kannst. Im Idealfall wirst du ja ohnehin irgendwie auch mit Power-Usern oder Key-Usern arbeiten oder sonst irgendwas. Und vielleicht haben die ja auch wirklich Lust auf was Neues und sind eventuell sogar on fire. Also im positiven Sinne. Und so schnell wie es geht, erste positive Storys aus dem Alltag sammeln. Oder vielleicht auch von anderen Organisationen mit reintragen aus der Perspektive, so wird es eben konkret besser. Also das kann man ganz, ganz, ganz früh damit beginnen und kann darüber nachdenken. Und die Phase 2 ist dann im Prinzip so der Bereich rund um Lieferung und Go Live. Da sind wir jetzt wieder so in der Software-Überlegung drin. Und da möchte ich dir einen Satz anbieten, den du dir sinnbildlich quasi auf die Stirn tätowieren könntest. Natürlich nur rein metaphorisch. Und zwar, was heißt das morgen um 9 Uhr? Und das ist die Übersetzung von Projektziel zu Projektalltag. Also was braucht es dann dazu? Also aus der Perspektive, was heißt das morgen um 9? Trainings passend zur Rolle, eine Übungsumgebung und zum Beispiel Cheat Sheets. Das ist ja immer gern genommen. So irgendwie so kleine Checklistchen oder da kann ich nochmal drauf gucken. Das kann auch digital sein, das kann ausgedruckt sein. Macht doch so coole Karten, die jemand nebenhin legen kann, neben dem Arbeitsplatz, dass da vielleicht nicht auch im Bildschirm nochmal irgendwas wechseln muss oder oder oder. Also der Kreativität sind da keine Grenzen gesetzt, da kann man sich auch richtig austoben. Also Training passend zur Rolle. Dann Floor Support, also im weitesten Sinne Sprechstunden in den ersten zwei Wochen. Das bedeutet halt auch, dass die, die an der Umsetzung beteiligt waren und die besten Fachspezialisten sind, die sollten dann nicht im nächsten Projekt schon direkt landen, sondern die sollten gegebenenfalls noch zur Verfügung stehen und auch Bock darauf haben, in den ersten zwei Wochen intensiven Support zu machen. Vielleicht das sogar einzufordern. Je intensiver du das am Anfang machst, desto weniger hast du im Verlauf. Und dann natürlich Quick Wins sichtbar machen. Und das ist auch nochmal was ganz Wichtiges: Baustellen ehrlich kommunizieren. Also wenn irgendwas noch nicht läuft oder wenn es irgendwo noch einen Bug gibt oder sonst irgendwas, dann ehrlich kommunizieren. Das sagt man auch immer so schön, auch in der Krisenkommunikation kennt man es, vor die Welle kommen. Und das fördert eben einfach eins. Das fordert, fordert, fördert, Vertrauen. Und dann kommen wir zur Phase 3 und das ist im Prinzip Verstetigung. Das ist dann sozusagen so vier bis zwölf Wochen nach dem Go Live. Und die Zahlen sind natürlich immer exemplarisch und sinnbildlich, das ist ganz klar. Hier geht es eben einfach darum, Nutzung zu messen und gemeinsam auszuwerten. Also nicht als Kontrolle, sondern als Lernhilfe. Das ist ja wieder ganz wichtig. Nicht Johnny Controlletti, das haben wir schon in der Gerüchteküche gehabt. Ab jetzt können die alles tracken. Und dann geht es halt auch darum zu sagen, okay, wir schließen, Schleifen. Was meine ich damit? Also häufige Probleme auf der Prozessebene, auf der Tool-Ebene oder wie auch immer durch Training nochmal nachzuschärfen oder vielleicht auch Training nochmal zu optimieren. Und wichtig ist, dass die Führung sichtbar dran bleibt. Weil auf gar keinen Fall war dieses wichtig oder war wohl doch nicht so toll, das ist natürlich tödlich. Also wenn wir uns schon dafür entschieden haben und wenn wir das jetzt gemacht haben, dann sollten wir es auch noch eine Weile durchziehen. Und das ist vielleicht insgesamt nochmal ganz wichtig. Also diese Verstetigungs- oder Adoptionsphase, die dauert natürlich auch ein kleines bisschen. Je größer der Trennungsschmerz von der Altsoftware oder vom Alt-System oder vom Altprozess ist, es wird immer erst schlechter bevor es besser wird im Change. Und das ist ganz, ganz wichtig. Das heißt auch da, die Ausdauer zu haben, wirklich weiterzumachen. Und Ownership in der Linie verankern ist dann sozusagen der letzte Punkt in dieser dritten Phase, in der Verstetigungsphase. Das heißt, wer ist nach dem Projektende dafür zuständig, dass es weitergeht? Das ist alles nicht furchtbar sexy, aber es ist das, was eben einfach Wirkung erzeugt. Und du dir das Ganze mal sozusagen in so einen 30 Tage Ablauf packen würdest, und wenn du jetzt sozusagen also denken würdest, das klingt gut, aber ich habe keine Kapazität, dann ist die Antwort nicht, ah, stimmt, okay, dann lassen wir es halt. Sondern die Antwort ist natürlich dann immer Minimalversion. Und die Logik ist sozusagen mega simpel und mega einfach. Da machen wir sozusagen Minimal Viable Project Marketing und du baust eben einfach nacheinander Klarheit, Rhythmus, lokales Vertrauen und Beweis. Und wie gesagt, das kann ich dir mega gern auch nochmal sehr ausführlich in so einen One-Pager packen, wenn du da Bock drauf hast. Da schreibst du mir einfach. Und ein ganz, ganz wichtiger Satz dazu, der dir helfen kann, intern nicht als Kommunikationsmensch oder so abgestempelt zu werden. Projektmarketing ist Risikomanagement. Es schützt Nutzen, Zeit und Vertrauen. Das habe ich oben schon gesagt. Projektmarketing ist Teil des Risikomanagements. Und wer das verstanden hat, dass das eben sowas ähnliches ist, auch wie ein Vorbeugen. Der ist halt einfach dann auf der richtigen Spur. Ganz wichtig, quasi fast final schon so ein Stück weit, Projektmarketing oder so an Projekte ranzugehen. Ohne Messung bleibt das halt alles auch nur Bauchgefühl. Und du brauchst da keine Monster-Mega-Umfrage. Du brauchst einfach wenige, aber dafür klare Signale, die du quasi einsammelst oder die du dir holst. Und ganz wichtig ist es hier eben, dass die Zahlen kein Kontrollinstrument gegen Mitarbeitende sind, sondern sie sind ein Frühwarnsystem für dich. Und Minimal heißt zum Beispiel, also man könnte jetzt sagen, das sind so drei elementare Fragen, verstehen die Leute, wozu das gut ist. Fühlen Sie sich informiert und gehört. Trauen Sie sich zu, es im Alltag zu tun, und dazu drei bis fünf harte signale zum beispiel nutzung und logins tickets durchlaufzeit und qualität training aus der perspektive kann ich es also zu checken nach dem training kann ich es und ja natürlich auch gerüchte und widerstand als echten impuls wahrnehmen und nicht ja das sind wieder die querulanten oder sonst anders gerüchte und widerstand ganz ganz wichtig und wenn adoption nicht steigt dann ist das ein Hinweis auf Sinn ist unklar Befähigung fehlt oder Beziehung auch im Sinn von Vertrauen ist beschädigt und das ist Führung und nicht Kontrolle und ich fasse dir das Ganze gerne in einem Satz zusammen du kannst Projekte liefern und trotzdem Nutzen verfehlen wenn Adoption nicht gebaut wird. Projektmarketing ist deshalb kein Marketing extra sondern ein Teil guter Projektführung. Und nochmal frag dich immer und immer wieder wie baue ich das? Weil das hält dich auch vom Kopf her dahingehend offen, dass du sagst, okay, ich kann das gestalten. Und sobald du Dinge gestaltbar machst, machst du sie natürlich auch handel und veränderbar. Und jetzt sozusagen zum Abschluss eine Entfrage an dich. Hart, aber fair. Welche Gerüchte ignorierst du gerade und wunderst dich später über Widerstand. Damit sind wir am Ende der heutigen Episode angekommen. Ich freue mich, wenn du bis jetzt mit dabei warst und vor allem wenn du den ein oder anderen spannenden und nützlichen Gedanken daraus ziehen kannst. Wirf gerne nochmal einen Blick in die Shownotes. Abonnier den Podcast, empfehle ihn gerne weiter. Und ich sage einfach wieder mega Danke, dass du heute mit dabei warst. Und ich wünsche dir, bis wir uns das nächste Mal hier wieder hören bei Einfach Projekte. Allseits erfolgreiche Projekte. Bis dann. Vielen Dank, dass du heute mit dabei warst. Und schalte einfach das nächste Mal wieder ein, wenn das heißt Einfach Projekte.