219: Copilot-tips og andre Microsoft-hacks for en effektiv arbeidsdag med Jon Gunnar Pettersen

Hva skjer når HR møter de nyeste mulighetene i Microsoft-verktøyene? Og hvilke  gevinster ligger i verktøyene du allerede bruker hver eneste dag?

I denne episoden av HR-podden har vi besøk av Jon Gunnar Pettersen, av mange omtalt som «Excel-guru», men egentlig langt mer enn det. Sammen utforsker vi hvordan Excel, Teams og Copilot har utviklet seg de siste årene og hvilke muligheter som finnes.

Jon Gunnar deler både små og store hacks i Excel, Teams og Copilot. Du får ikke bare høre om smarte formler og funksjoner, men også hvordan du kan bruke Copilot og Teams på nye måter:

• Praktiske Excel-hacks for HR og ledere
• Slik kan Copilot og AI forenkle analyse og rapportering
• Nyheter i Teams: Møtefacilitator, stemmegjenkjenning og oversettelse
• Agenter og automatisering – hva betyr det for HR?
• Læring og kompetanseutvikling i en digital hverdag

Dette er en perfekt episode for deg som vil holde deg oppdatert og få mer ut av verktøyene du allerede har!

Vil du ha tilsendt hans excel ark med formel eksempler kan du sende mail til Jon Gunnar på: jgp@jgp.no

__

Om dagens gjest:

Jon Gunnar Pettersen er Microsoft-ekspert og Excel-guru. Mange kjenner Jon Gunnar som en engasjerende kursholder fra Videocation sin kursplattform. Jon Gunnar holder bedriftsinterne kurs innenfor hele Office-pakken, står bak noen av de mest populære kursene hos Videocation, og er også konsulent og utvikler innenfor Excel. Jon Gunnar er kjent for å formidle nyttige tips og triks på en enkel og konkret måte og hjelper deg med å omsette teori i praksis med det samme.

________

Vil du ha e-post med ukens fagtips og personlig invitasjon til webinarer fra Leonda? Ja takk!

Sjekk ut Leonda sin nye eventkalender her - med inspirerende webinarer, frokostmøter og kurs.

Liker du det du hører? Trykk på følg i din podcast app så får du beskjed når nye ukentlige episoder legges ut.

Transcript

HR-podden er gitt til deg av Leonda. Leonda tilbyr et røyst og inkluderende kompetansefellesskap for deg som jobber med HR, kompetanse eller lederutvikling i en virksomhet. Les mer om oss på leanda.no

Velkommen til HR-podden! Mitt navn er Anne Lise Heide. Jeg jobber som lederutvikler, foredragsholder og coach, og jeg har et veldig stort hjerte for HR-faget. Jeg leder digitale og fysiske kompetansenettverk i Leonda, og i godt selskap med spennende gjester byr jeg på faglig påfyll og aktuelle HR-tips hver uke.

Velkommen til ukens episode av HR-podden. I dag skal vi snakke om noe så trivielt som Microsoft. Altså disse her produktene som du bruker hver dag. men som du sannsynligvis ikke får fullt utbytte av. For potensialet i mange av disse her produktene, det er så mye større enn mange skulle tro. Så ja, vi skal selvfølgelig snakke om co-pilot og alle disse her moderne tingene, men også om andre sånne små Microsoft hacks. Smått og stort, som du kanskje ikke visste om, men som kan effektivisere arbeidshverdagen din. Og til det har vi fått med oss en, jeg pleier å kalle han Excel-guru, men han er jo så mye mer enn det. Det må vi få høre mer om etter hvert. Men dette er liksom mannen som lærte meg Excel i sin tid, den gangen jeg trodde jeg kunne Excel. Og så gikk jeg på et dagskurs, og så skjønte jeg plutselig at jeg kunne ikke så mye fra før likevel, for da lærte jeg alle de smarte måtene. Og det er liksom Jon Gunnar Pettersen i et nøtteskall. Han kommer på banen, og så lærer han deg de smarte måtene som du ikke visste om, og som du får masse nytteverdier av. Så jeg tror i dag så bruker jeg hver dag triks som jeg har lært hos Jon Gunnar, som gjør min hverdag litt mer effektiv. Men det var min versjon av det. Vi skal snart la han få lov til å presentere seg selv. Men først og fremst, velkommen til studio, Jon Gunnar Pettersen. 

Tusen takk for det.

Veldig hyggelig at du er her. La oss begynne med å bli litt kjent med deg. Hvem er Jon Gunnar? 

Ja det var det. I denne settingen har jeg alltid undervist. som en bijobb ved siden av ungdomsskolen og etter hvert studiene, så måtte man jo drive med. Når man er 18 og 20 så kan man jo alt, og da tenkte jeg at jeg kan holde kurs. Og det har vel egentlig gjort siden. Jeg holder kurs og er utvikler, programmerer og synser om ting og tang.Driver på egenhånd med et lite firma med et oversiktlig julebord, det er bare meg. Men det kan funke det også.

Ikke sant, nettopp. Og dette har du holdt på med hele ditt liv, høres det ut som? 
Ja, i praksis har jeg det. Og så sier man jo at man gjør ikke ting for resten av livet lenger, men det løpet er nok snart kjørt, så vi får se da. 

Og hva holder du kurs i da?

I dag har det alltid vært mye Excel. så har det blitt mye Co-pilot og Teams i det siste. Og ellers er det alt innenfor office pakka. Og litt tilfeldig så ramlet jeg bort på Microsofts Project for 30 år siden og har vel drevet med det siden. Så det er en måte den mørke siden av meg, litt odde siden. Microsoft Project? Ja, sånn prosjektsøringsverktøy og alt det hverdagslige ting man driver med i Office-pakka. Det er min greie, og det er Microsoft-ting det stort sett går på, selv om jeg holder kurs i Google regnark og slikt.

Ja, for du er jo egentlig, eller i hvert fall i min verden, så har du kjent som Excel-guruen. Men det er ikke bare Excel du driver med. 

Nei, men det var jo mest av det. Og i og med at jeg er litt programmerer av både utdanning og legning, så er det jo innenfor Excel jeg jobber og lager en hel ting. Og i og med at du har HR-hatten på deg ganske ofte, så er det jo innenfor Excel-verden som vi ofte jobber med HR-folk for å lage litt rapporter og analyser og trekke ut ting og rydde opp ting og så videre. 

Og jeg har lovet litt praktiske hacks i dag. Så skal vi ikke bare hoppe rett ut i det da? 

Ja, vi skal prøve et praktisk, og hvor skal man da starte? Det er mye nytt som har skjedd i denne verden. Hvis du hadde bedt meg å holde en Excel-foredrag for HR-folk på fire år siden, hvilket jeg tror du gjorde, så ville jeg vel neppe startet på å snakke om alle nyhetene. Fordi jeg var litt nerdete den gangen. Men nå har det skjedd mye i de siste årene, og det kommer mye nytt som er fryktelig praktisk og hverdagslig, og ikke nerdete, men for nå er det liksom vanlige folk sin tur. Det som har kommet av nyheter innenfor Excel og Teams og Outlook og Copilot de siste par årene, så er mye av dette relevant for målgruppen, skulle vi tro. Så vi drar litt igjen, og vi kan jo starte med Excel, for det er så konkret og lett å snakke om. Og etter et par timer senere så kan vi gå inn på for eksempel Copilot og Teams og andre ting og låte det greit? Excel fyller jo 40-årsdager. Det er 40-årsjubileum. Jeg regner med at du har markert det godt som alle andre og har vel sånn sett vært et ganske stabilt verktøy, men nå skjer det ting som sagt. Og Excel har jo aldri hatt konkurrenter sånn egentlig. for de siste ti årene. Google regneark er en hederlig konkurrent, men har ikke fått noe volum enda, men det skjer ting. Men de har blitt voksne. Og nå ser vi at nå har Excel knabbet ideer fra Google. Og det er jo klapp og skuldra, for da er man voksen, ikke sant? Og en nyhet som er ganske stor for Excel-folk, det er såkalte områdefunksjoner. Og det hadde noen om på skolen. Men det går på at det er en formel hvor svaret er et område. Det er ikke en rute. 
Har du et eksempel som gjør at jeg kan skjønne det? 

Det har jeg, vet du. Lukk øynene, nå skal du se for deg. Se for deg at du har to lister med ansatte eller byer i Belgia eller lønnsuppetalinger. To separate lister. Og så ønsker jeg å slå dem sammen til en stor liste. Det driver jo folk med. Og hvis du da lager en formel som heter V-stakk av alle ting, V for vertikal og stakk for å stable, Ja, da får du en stablet liste av de to listene. Og noe så enkelt som dette er ventet på i årevis, da har du automatisk en sum av to lister, eller tolv lister iet ark nummer 13. Hvis du har 12 ark, med ett ark per måned for fravær eller tiltak eller byer i Belgia, Så da lager vi et ark nr 13. med en V-stakk  formelen som summerer alle de 12 andre. Live. Og det var i gamle dager mye klipp og lim. Formelen Unik, den gir deg alle unike verdier i nisten. Hvis du har 30 ansatte, så har du en liste med 500 navn, hvor navnene kommer mange ganger så vil formelen unik gi deg hvert navn bare en gang.

Så skal du sende e-post til fotballaget ditt, og det er flere foreldre, med noen har flere barn, tenkte jeg, og noen adresser kommer flere ganger, så kan du bruke unik, og så får du hver adresse bare en gang. 

Kan jeg også si noe? Det er klart det å sitte og holde sånn Excel-hacks-kurs her på podcast, det kan jo hende at folk synes at dette ble litt avansert. Men tipset er vel kanskje at nå har Jon Gunnar sagt noe smart. Gå til Copilot og spør, kan ikke du vise meg dette her og gi et eksempel på det, hvis du ikke skjønner det helt fra podcasten? Eller var det dumt sagt? 

Det var ganske klokt sagt. Du får poeng for den. I gamle dager så lærte vi jo folk man drillet en framgangsmåte. Du lærte at slik skal man gjøre det. I dag så handler kursing mye mer om å vite hva som er mulig. Så hvis du etter et kurs som meg eller deg, vet om at noe går an, da kan du jo lete.

Ikke sant? Bestillerkompetanse, kaller vi det.

 Da kan du lete og google og Copilote. 

Copilote, ja. Er det et nytt ord Copilote? 

Det tror jeg det er. Jeg liker å lage verb. Takk skal du ha. Vi verber. Vi verber, bra. Og så har jeg også, vi kan jo røpe det, men jeg har laget et Excel-dokument som jeg tenker å legge tilgjengelig og sende til den som vil ha det, hvor disse formlene er listet opp, så det er ganske greit å få til.

Så hvis man ikke vil copilote mye, så kan man maile, rett og slett. 

Begge deler er bra. Mange av dere kjenner begrepet pivot-tabeller, og nå har det kommet til en formel som heter pivoter etter. Vi gjør det samme, men i en formel. og det er live. Det er alltid oppdatert og det er lettere å bruke resultatet videre,  hvor du har en enorm liste over alle lønnsdata. Vi lager en pivottabel for å få sum per lønnsart eller per ansatte eller per måned. Men det å bruke de tallene videre igjen er litt trøkkelete i hver sånn endestasjon. Formelen pivot lager en formel slik at du kan bruke svaret i neste spørsmål. Men en liten ting med ganske stor endring. Og så er Copilot blir bedre og bedre. Og Copilot har litt i startfasen i Excel, det er lov å si. Men den er skremmende flink til å lære deg ting, og vise deg ting. Og den blir bedre, her blir båten til mens man ror. Copilot i Excel er brukbart i dag, og det er bra i morgen, og det er kanskje skremmende bra med en uke eller ti. Så det bør man holde et øye med.

Og ikke la deg stoppe av at Copilot i excel av og til svarer litt rart og litt feil. Det er noe med å få hodet på det stedet, og venne seg til å spørre copilot når man lurer på noe. Så får du en litt nytte av det i dag og veldig mye nytte av det i morgen. Noe så enkelt som å kunne si at her det en liste med ansatte, kan du finne ut hvor gamle disse menneskene er? Da får du en formel i stedet for å lete og gange og klippe og dele.

Aha, den lager formler for deg?

Ja, den gjør det ofte. Ok, av og til litt feil. Av og til litt feil, av og til så vil den ikke. Det vil det ikke heller, da. Men vi er i startfasen, og jeg pleier å starte med en copilot kurs med å si noe sånn som at det er nyttig i dag, men det viktigste er hva dette er i morgen. 

Jeg har av og til, og det er det morsomste kurset jeg har holdt, jeg har sagt dette før, men Excel for HR, det er et artig kurs å holde. Fordi HR for Excel-kurs, det er en livlig gjeng, du kjenner dem jo. Blandet forsamling med ulike bakgrunner, ulike utdanninger, ulike erfaringer, så er det en sammensatt gruppe ofte. Og de spør om alt mulig. Og øverst på lista så spør de om «Jeg skal ha noe ruskete data inn i Excel jeg får det utenfra inn fra et landssystem. Så bruker jeg helgen på å rydde opp i det. Fjernepunktet må komme, datoformat, dobbeltlinjer, og så kan jeg bruke det til noe». Det er en lite pirrende jobb. På det feltet har det skjedd ganske mye nytt i Excel de siste ti årene som har gått litt under radaren. Jeg skal nevne en ting, og det er Power Query som jeg  synes jeg er den største endringen i Excel på et par ti år. Det er en måte å automatisere importbiten, ryddebiten og slå sammen biten. som tar så fryktelig mye tid for mange innenfor, mange kroker av med driften egentlig. Power Query? Ja, navnet er Kult. Og det er jo grunnen til å begynne å bruke det. Ja. Men det er en måte å automatisere ting som er traurig og manuelt. Ok. Og hvis du nå har hørt om det og vet om det, så kan du lete opp et kurs eller finne ut av det, eller det er deg som hører på. Den har til og med en funksjon som kan lese PDF-dokumenter inn i Excel. Det er hvor du fører mot en trainee til å pønse. Og hvis vi parer dette med Copilot og KI etter hvert. så vil mye av denne ryddejobben og friksjobbingen, som i dag bruker mye tid på, gå langt greiene. Det er slik at hvis du henter opp et Excel-dokument i dag og puster litt rolig, det skal man gjøre, vil Copilot kunne sprette opp og si; Her er det noen ukonsekvente data. Det er stavet forskjellig, og da er det mellomrom. Skal jeg ta vekk dette for deg? 

Det er betalversjon av Copilot, eller? 

Ja, i skrivende stund så er det det. Og vi skal si litt om forskjellen på de to etterpå, kanskje. Men de tøffeste tingene er på betalingsversjonen. 

Ok. Det var litt sånn praktiske hacks. Hadde du noe mer du ville inn på før jeg skal bevege meg over i Excel? Spørre hva som er nytt i Excel.

Det finnes jo en webversjon og en vanlig versjon av alle programmene. For eksempel Excel, så har vi den du har på PC-en din eller på Mac-en din, og så finnes det en webside. Mange av oss bruker ikke webversjonen Excels veldig mye. Men det kanskje man skal endre på fordi den har blitt mye bedre enn den var. Og disse nyhetene, for eksempel integrasjonen med Copilot, kommer tidligere og er bedre på webversjonen. Og det er en god idé, fordi at i noen miljøer, og på telefonen din og slik noe, så er webversjonen litt mer nærme enn PC-boksen. Selv for oss harbarka PC-folk, så det å kikke på webversjonen av disse programmene, Outlook, Teams, Excel. Det er ikke nødvendigvis så dumt.

Nå kjenner jeg mot sånn vokser her. 

Ja, det er derfor jeg sier det. Når pandemien kom, var det teamskurs over en svært lav sko. Teams var litt ustabil den gangen også. Det krasja litt, men det kom i gang. Men hvis du skal ha kurs på Teams og ingenting funker, da starter vi webversjonen, for den funker alltid. Den er litt mer stabil. Så jeg tror vi som har disse gamle vanene våre, jeg rekker opp hånda. Vi kan utføres på dette. Så det var litt om nytt i Excel og litt generelt. 

Ok, så da har dere fått litt intro til episoden. Hva er det vi skal holde på med i dag? Vi skal gi masse praktiske tips, og så kan det hende du må søke og google og copilote litt etterpå for å finne ut av ting og fordype deg. Men det er rett og slett sånn, heng med i tiden. Da må du henge litt med Jon Gunnar. 

Ja, og du må det, og det er jo litt skremmende, fordi jeg har holdt kurs siden jeg var fryktelig liten. Sikkert for lenge, men jeg har vel aldri brukt så mye tid på å lære meg nye ting som jeg gjør nå. Hvis jeg går ti år tilbake, så kunne man flyte på det man kunne, men den tiden er litt forbi, og det er spennende. Og de nyheter som kommer, de er altså ikke sånn helt nerdete og sære, men det er sånn, oi, dette var smart, hvorfor har jeg ikke tenkt på dette før? Sånne små ting som verden går fremover. Og det forandrer jo måten som vi driver opplæring på, man må være mer år våkende enn før. Eller bør det i hvert fall.

 Så vi har vært litt inne på Excel. Skal vi bevege oss over i Teams? Ja, kan vi ikke gjøre det. Er det noe nytt der om dagen?

Teams har jo alltid vært litt i startfasen, vi liker jo å si det. Og det nye med Teams er jo både at det er mye nytt som skjer der, men så er det at Teams utfordrer måten vi jobber på. Man bør jobbe på en litt annen måte. Og det liker vi ikke. Vi liker jo ikke forandringer. Forandringer har det aldri kommet noe godt ut av. Gi meg et eksempel. Og hvis man skal få litt nytte av Teams, så bør man også tenke litt på måten man jobber på. Det henger sammen. Copilot er nytt. Og det går også på igjen, også må man angripe ting og takk. Det er mye nytt på Teams. Jeg pleier når alle kurser er i Teams å gjøre en del. Det er egentlig overraskende mye. Så tar jeg alltid  kvelden for å googler What is new in Teams? Det er sånn. Oi! Det var smart. Det har jeg ikke sett. Det er stadig vekk voksenopplæring. Når du sitter på kurs er en eller annen gjøk som rekker og hånda og sier «Jeg har funnet en funksjon!» så peker han på noe. Dette har ikke jeg sett. Og det er spennende. Du lærer mye av det kurset, det vet du jo. 

Copilot er tett inne i Teams, og noe av dette krever betalingslisensen. Men det fine er at det første jeg skal nevne, det krever bare at du har det, ikke alle de andre. Det har kommer det en facilitator i møtene dine. Og en facilitator er en god venn eller en kollega. En lekeperson eller AI-person, som er en møtedeltager, i anførselstegn. Og hvis du slår på denne facilitatoren, så har du en ny person i møtet ditt. Og denne personen, den tar opp referat, passet på tida. Den kan være litt plagsomt.

 På hvilken måte? 

Den kan finne på å si, nå er det bare fem minutter igjen. Dere har enda ikke dekket opp agenda punkt tre og fire hvor du skulle bestemme en dato for samlingen. Det bør du gjøre snart. Du, Bjarne, har pratet mye om vær og vind. Ja, det sier han ikke enda. Han er veldig høflig. Men vi ser for oss  at den kan få instruks på stramme opp litte grann. Og i etterkant så lager den referat for deg og fordeler oppgaver, eller i alle fall gjøre det klart at du kan gjøre det. Så kan den spørres underveis om fakta og ting. 

Hvordan er den på referatskriving?

Skremmende bra for oss som liker ting sånn som det var før. Og den er god på tolkespråk. Og den får et referat som er mer kortfattet enn mange av oss ellers ville fått. Og særlig på sånne møter som vi to har og mange andre, hvor ting i det går litt sånn frem og tilbake og litt full fart, så er han flink til å få tak i essensen og skrive ting ned i punkter og sånne ting. 

Så dette er, du må ha copilot, betalt lisens, og da får du den facilitatoren som også skriver med referat. 

Det er riktig, men på et møte med eksterne og interne som ikke har lisensen så kan de også bruke det facilitatoren i møtet og spørre facilitatoren om noen ting, og ha glede av det som skjer i det veis i møtet. 

Spørre fasilitatoren om ting i møte. Nå må vi forklare det. Hva mener du da? 

Du har en chat i møte med meg på det, på siden og peker ut i luften der. Og da kan man jo skrive meldinger sånn «Hei Bjarne, har du husket på» og sånt i selve chatten, eller et eller annet. Hvis du da skriver @facilitator, Da trigger du facilitatoren, da våkner den. Da kan du skrive @facilitator. Kan du finne referater fra møter vi hadde for ett år siden hvor vi snakket om opptrent det samme? Og så leter han. Eller at kan du sjekke togetiden til Lillestrøm?

Men leter opp, hvor leter han? 

Det er et godt spørsmål som man ikke skal si jeg har lært. Det er et godt spørsmål. Det som er spesielt med Copilot kontra for eksempel chat-GPT, er at den har tilgang til dine data, din kalender, din Teams, din onedrive, din SharePoint og din bedriftssystem. Og der leter den. Den leter altså på internettet, så hvis du ber den lete opp vær i Harstad eller togtidene, så finner den de. Men det som virkelig er spennende er at han leter i dokumentene dine også. mailen og sånne ting. Det er vi uten tilgang til.


Og det vi har gitt den tilgang til, det må du aktivt gjøre.

 Standard i Copilot har tilgang til din OneDrive, din SharePoint og din Teams. og mailer og det man egentlig eier og har. Og så vil man tenke til en større bedrift, så har man kanskje en bunke faginformasjon, innenfor HR så har du alle avtaler og kontrakt og noen ting, hvor man da gir Copilot tilgang til visse deler av systemet for at dette vil vi at Copilot skal bruke. Det er en sånn spennende jobb som mange holder på med disse dager, å si at hva skal copilot faktisk plukke informasjonen fra? Hvor er det mest politiske kilden til medisinske data, avtaleverket vårt, skattereglene, eller hva må dere gjøre med? 

Hvor sikkert er dette? Kan man stole på at man slipper copilot inn i dette her?

 Dette er folk bedre på enn meg. Men den store forskjellen på Copilot og konkurrentene, for eksempel ChatGPT og de andre, som også er veldig gode verktøy, det er at dataene forlater aldri bedriften din. Copilot og Microsoft bruker ikke det du spør om, og det du deler til å trene opp modellen. Det gjør de andre verktøyene, og det er på godt og vondt, mye på godt. Men det å laste opp sensitive data til andre verktøy, det kan man ha litt motstand mot. Bør man ha litt noe sånt? Bør, sånn var det var, ja. Men vi ser i Norge, så har for eksempel innenfor helsevesenet, innenfor bankvesenet, så er det mange som har sagt at copilot er det eneste vi bruker på grunn av sikkerheten. Da tenker jeg at de er bedre på sånt enn meg, og så lener jeg meg litt på dem. En annen ting som er spennende, dette er en gratis funksjon, men den er god på å kjenne en stemmer. Og i et Teams-møte er jo lyd litt plagsomt av og til. Nå kan du snakke til Outlook i et møte, altså møte i outlooken din. Så kan du snakke en med den et halvt minutts tid. Da kjenner den igjen Anne Lises stemme, så vet den hvem du er. Og neste gang du står på tog og har et møte med noen på Teams, eller sitter i et landskap på kontoret, vil den infiltrere vekk alle stemmer som ikke er Anne Lise. 
På hvilken måte? Nå datt jeg av lasset her igjen jeg altså.

 Ja, det skjønte jeg. Se for deg at du sitter i et åpent kontorlandskap med en kollega ved siden av deg og har et Teams-møte som bare du har. Ja. Utsiden er en gravmaskin som bråker. Teams har vært veldig god på å filtre gravemaskin. slik at den ikke høres på andre siden. Teams er skummelt flink til det, egentlig. Nå kan du også ta vekk din plagsomme kollega. Den kjenner igjen stemmen din, og når hun eller han snøvler, tenker Teams at dette her skal ikke med på møte. Dette er ikke Anne Lise. Og det kan du velge selvsagt. Men at den kjenner igjen stemmen din har et par gode ting. En annen ting er at hvis du har et stort teamsmøterom med ti mennesker rundt et bord og én mikrofon, så vil Teams da kunne kjenne inn hva Anne Lise og Arne og Arvid og Anita sa og tagge dette i referatet, og slikt fordi han kjenner den stemmene våre, hvis vi har valgt å gi den tilgang til det.

Men da må du gjøre noe i forkant, så han skal bli kjent med stemmene. Det er riktig. Du må slå på en knapp, og så må du snakke et halvt minutt, så han kjenner deg. Og så liker han deg. Og den siste, og det er jo det som disse AI-modellene, hva er de gode på? Det kan man jo filosofere over. Jeg leste det i dag tidlig, det er mer enn assistent, det er et orakel. Vi tenker at Google er orakelet. Men AI er mer assistenten som hjelper deg. Så du får ikke orakel, men hjelper til med ting da. Det går på språk. Språkmodell snakker man om ikke. Og det oversett er den fryktelig god på. Mange språk. Hvis du har møte med fem mennesker, Som da eller Outlook har blitt kjent med stemmen til, så vet den at to av dem snakker svensk. Og en snakker finsk. så vil denne kunne oversette på sparket. Fordi når finnen snakker, og copilot kjenner igjen stemmen til finnen, så kommer det da på klingende norsk eller svensk. Og det blir jo spennende for da får du en sånn babelsk fisk i øret som er en litteraturrefeanse som noen kjenner. 


På hvilken måte? At jeg hører det på norsk, når han snakker finsk?

Forløpig sagt, jeg har sett det. Jeg har sett at tekstingen kommer. Det er tekstingen, ja. Men nå er jeg ganske sikker på at noen i salen vil rekke opp hånden og si at dette funker på stemme også, for hvorfor er det stand til å snakke?

Jeg har bare ikke prøvd det nå. Jeg har såpass litt for få finske venner. Og svenskene liker å skjønne at jeg tror at jeg forstår hva de sier. Det var en dårlig setning. Men på språksiden og i en internasjonal verden er dette en spennende ting, som i dag høres litt sånn, ja, dette høres litt spennende ut i dag, og det er kanskje veldig spennende i morgen. 

Ok, det var litt sånn nyheter i Teams. Veldig innfletta med Copilot da. Skjønner at ting henger sammen. Er det noe mer vi skal si om Teams før vi beveger oss videre?

Ja, jeg startet med fordi at man får ofte et nytt verktøy, så jobber man på samme måte som før. Det er et velkjent problem, har jeg hørt. Og mange av oss har jo mail i innboksen vår nesten hver eneste dag. Tenk det. Og møter på Teams har vi. Men Teams er jo laget for at du skal jobbe i en kanal i et team. Det har noen fordeler. Og noe så enkelt som at hvis du har samtalene dine, I en kanal, i chatting i Teams i stedet for via e-post, og ikke minst møtene dine på samme sted. Da vil jo alle møtene dine være sortert innenfor teamet i stedet for å ligge som separate, strødde møter rundt omkring. Hvis du har et team som jobber sammen med, og fem møter å løpe etter høsten, hvis du har vanlige Teams-møter, så vil disse møtene ligge som fem av de 200 møtene du har strødd rundt omkring. Hvis du har det møtet i en kanal, altså kanalmøte og samtalen der, da må du alt på ett sted, og du kan søke og systematisere, og Copilot kan lage et sammendrag for deg. Det å flytte noe av det vi har i e-posten vår inn i kanaler i Teams. Det er jo ikke nytt. Men det er uvant, og det liker vi ikke. Og det har blitt mye greier enn det var i gamle dager. 

Noe av frustrasjonen til folk når vi begynner å snakke om kanalstrategier og du har mail og du har chat og du har grupper og så videre, det er at du ikke finner tilbake til ting. Og der tenker jeg at denne copilotløsningen som gjør det enkelt å søke opp, vil jo hjelpe på det. Men dette har jo vært en kjempefrustrasjon for det at du vet du har fått informasjonen, og så kan du begynne å lete etter hvor kom den hen.

Det går noen timer i uka på å lete etter ting. Jeg spurte Copilot, jeg fikk en mail, det var i fjor høst. Så har jeg fått en mail fra en kunde som spurte om noen kurs, og så har jeg fått ja og skulle vente på den, og så var det stille noen måneder, men jeg maser ikke. Jeg trenger meg ikke på. Og så fillern. Hva var den kunden? Hvem var dette igjen? Det var et eller annet nordpå. Jeg husker det var et eller annet nord på, men så skriver jeg til Co-pilot at jeg fikk en mail fra en kunde nordpå om noe kurs.

Bling opp spretter et firma fra Bodø. Rett på  og kurs ble det.

Ok, det var derfor jeg gikk på den gata jeg bodde her sist da. 
Det er helt riktig.  Verden er liten, vet du. Det er bodømann vet du.
Det er i Bodø vi møtes, ja. Ja og kurs ble det.

Jeg bruker i hvert fall mye tid på å lete etter ting, men dette er betal versjonen? 

Dette er betalingsversjonen, men forskjellen på betal og gratis, den er i endring. Og det kommer en endring i as we speak på godt norsk. hvor det dukker opp flere muligheter i programmene. Altså innenfor Excel hører du PowerPoint enn gratisversjon gjort før. Så selv de som har gratisversjonen, de v vil nok kunne gjøre det når podcasten slippes. Da kan de klikke på copilot-knappen i Excel på PowerPoint og Teams og få til ganske mye. 

Hvis man gjør det nå, som er starten av desember, så vil du få beskjed om at her kan du kjøpe noe. Så dette er underveis. Når jeg har sagt, betalingsversjon, den koster litt penger, men verdt å prøve. 

Ok. Ja, og da blir jeg sånn, for jeg bruker jo ChatGPT hele tiden. Og da tenker jeg, trenger jeg egentlig Copilot? For jeg har jo ChatGPT. Hva er den store forskjellen?

Ja, det er et godt spørsmål, og vi vet ikke helt svaret på det enda. Fordi nå driver jo alle å klage sin AI.dings. Hvem som går seieren ut, eller om det blir én stor aktør eller mange små, det vet vi ikke, for her skjer ting fort. Det er mange flinke aktører på markedet. Co-pilot har noen fordeler. Den er bedre integrert mot Office-pakka. Den har tilgang til dataene dine på en måte som er trygg, og det tror jeg kanskje er den store forskjellen. Du kan gi de andre tilgang til e-postene dine, men da er man litt mer engstelig, ikke sant? Og den er litt mer sånn saklig på godt og vondt. ChatGPT er kreativ, har kilder overalt, og finner på å være sånn morsom å småprate med. Copilot er litt mer nøktern og strikt, og man trenger begge deler. Og jeg tar meg selv i, og det har jeg gjort flere ganger, at når jeg jobber med et eller annet, så har jeg både Google-siden og Google-siden samtidig. For de brukes til ulike ting. Så kanskje vi i dag er et sted hvor det har vært kasse med litt skrujern og skiftenøkkel og sang, og så har de ulike funksjoner foreløpig. Men jeg tror vi koker ned til for målgruppen at den har tilgang til dine data på en trygg måte. Det og at den er godt integrert i Office-pakka, vi tror det er den største forskjellen. 

Du har jo vært mye inne på CoPilot i forbindelse med både Excel og Teams. Har du noen kule CoPilot-hacks til oss, noe du ikke har nevnt så langt? 

Ja, hvor skal jeg begynne? Noe av det er jo sånn generelt at man skal jobbe med KI på en annen måte enn å jobbe med googling. Fordi når man googler så får man et svar, hovedstad i Frankrike er Paris, så er man fornøyd med det liksom. Copilot og andre verktøy er mer dialogpreget, og det er uvant for oss. Hvis du skal spørre Copilot nå, så må du spørre et langt spørsmål. Når du får et svar, så må du, ja, men vent litt, kan du ikke tilpasse litt? Det svaret her var ikke helt riktig for meg, for jeg trenger mer noe som er rettet mot HR-fagfolk, kortfattet, oversett til svensk. Så har man det frem og tilbakegående noen ganger, så får man svar til slutt. Du har fått en ganske bra stemmeversjon av CoPilot på telefonen din og på PC-en din, hvor du kan snakke til den og få svar tilbake i samtale.

Og det er fryktelig uvant for oss. Noen av oss liker ikke å snakke til bilen vår og TV-en vår. Kjør til Ølenskog. Vi kjører til Lørensvåg. Og så videre. Men ref at CoPilot og andre er sånne samtalebaserte verktøy, så er dette egentlig en ganske fin måte å gjøre det på. Jeg gjorde det her om dagen. Hvor vil jeg reise på Costa de Luz i Spania?  Og da spør han tilbake som en reisebyråansatt, vil jeg ha sagt. Ja, er du alene? Er det flere? Er det barn? Er det voksne? Hva liker du å gjøre? Ja, jeg må ha et sted hvor det er god mat, ikke alt for mye folk, og litt kort og varmt. Kort vei til ting. Da vil jeg anbefale sånn, ikke sant?
Jeg må sånn komme meg seg riktig. Nå skal du høre. Så har vi praten gående. Og så glemmer man at her er ikke et menneske. Og da får du først og fremst den måten å bruke copilot på som er litt mer slik det er laget. Og hvis du ser for deg yrkesgrupper som håndverker, helsearbeider og andre som ikke er så lang  unna telefonen sin, men litt fra PC-en sin, så kan dette faktisk funke bra.

Ja, hvis du kan stole på det, for jeg hadde en god krangel med Chat-GPT her sist, for da hadde jeg, vi hadde laget et foredrag sammen, mens jeg satt i bilen og kjørte til Gardermoen og egentlig jeg tror det var et veldig bra foredrag, og han skulle skrive ned underveis, men det glemte han. Og vi hadde en helt klar avtale på at han skulle skrive ned det vi laget, og så kom jeg til Gardermoen, og bare skulle ta opp telefonen, så bare sånn, det er ikke her. Hvor ble det av det du skrev ned da? Så han, unnskyld, du kan bare lese det inn på nytt, så går det fint. Og da blir jeg litt arg, altså. 

Det er forståelig. Ja, men Copilot gjør ikke sånn, eller? 

Jo, altså vi er i startfasen. Det tror jeg vi må være klare på, at vi er i startfasen av ting. Og så er kildekritikk viktig, for du får litt rare svar. Men for mange av oss, både vi oss to og målgruppen som hører på, så tror jeg det å ha litt kjennskap til dette nye verktøyet, prøve litte granne, være skeptisk, dobbeltsjekke, jeg tror vi trenger det. For hva som kommer i morgen.

Jeg kan hende han er bedre på noen temaer, for når vi skulle lage tapasbuffet dagen før, da var han helt fin. Da laget han menyen, sendte meg oppskrifter, liksom gjorde hele greia. Men det er HR-foredraget. Litt vrang der. 

Jeg pleier å si på de kursene jeg har holdt i Copilot, som har blitt ganske mange etterhvert, så ber jeg folk om å finne et eller annet feriemål, noe hyggelig. Og det er folk fornøyd. Og så så ber jeg de søke opp noe de kan om. Det er fagfolk på bil, spør vi, søk opp nye bilbatterier som finnes og kommer. Og da sier de, ja, men her stemmer jo ikke helt. Dette er ikke riktig for da kan de faget, og så blir man kildekritisk ut av at du merker det. Og det å søke på noe du kan noe om, det er en fin måte å få adressert denne evnen på. Og så er det ingen fakta maskin, det er en samarbeidspartner. og de er jo skrøpelig som Hva er det du flest? Takk skal du ha. Copilot gir deg hjelp inni office-programmene, og det er litt uvant. Et sånn tips hvis du har den copilot betalingsversjonen. Hvis du markerer en tekst, eller et bilde, eller et møte, eller noe, og så høyre klikker man. Da får man jo opp menyer som hjelper deg der du er. Sånn har det alltid vært. Hvis du markerer en linje i Excel, høyre klikk, så får du opp sletter og kopierer og sånt. Og der kommer også copilot-knappen etter hvert. Det er en blyant. Det er litt vanskelig å kjenne igjen, for det er en blyant med en stjerne på, som er ett slags symbol, men de finner på. I morgen er det sikkert noe annet. Men da får du sånn, oi, kan hjelpe meg med det? Det har jeg ikke tenkt på. Når det kommer noen nye ting, så får du sånn, aha, dette var smart, det hadde jeg ikke tenkt på. Hvis du høyreklikker der du er, så får du copilot, og så får du opp noen forslag til hjelp. Det er en fin måte å lære på. Nå slipper du å lete og grave i menyene. Så er det noe som heter ... hvis du går inn i cloud.microsoft. Og det er ikke en veldig godt kjent side. Men nå er den det, for da har vi snakket om podkasten. Da kommer du inn i forsiden til Microsoft. Det er på en måte gamle Office.com eller noe sånt nå. Hvis du går inn i cloud.microsoft, da er du inne i Microsoft sin forside. Der har du Excelen din og Co-piloten din. Powerpoint, Outlook og hva du måtte ha, pålogget som deg, og dette funker som bare det. Ok. Til venstre da. Nå peker jeg til venstre, så får du se på det, dere som hører på. Der ligger det en god del muligheter. Der ligger agenter, og der ligger chatten din, og samtalen, og kommer ny ting. 

Ok, lagagenter-type, eller når du sier der ligger agenter, hva legger du i det? Skal vi snakke om agenter, kanskje? 

Ja, litt kort om agenter da. Ja, det har vi. Vi skulle jo det.

Vi skulle det, vet du. Vi skulle jo snakke om agenter. Vi fantaserer ikke, og det går ut på kontoen som sa i sted om å vite hva som er mulig. Og en agent, altså hvis du ser Chat-GPT, så kan det minne litt om du sitter og prater i kantina på lunsjen med en sånn synser og allviter som kan alt. Det er best drillen du kan kjøpe, så svarer en alltid på det, ikke sant? Den må du kjøpe. Mens en agent er et langt mer spesialisert fagmann eller fagkvinne på et felt. En agent er en copilot eller chatGPT ting som er trent opp for et bestemt formål. Det finnes mange av dem. Du kan kjøpe, du kan laste ned. Og det finnes agenter for Microsoft-ting, og det finnes agenter for konkurrentene sine ting.

De har åpnet opp den døra. Så hvis dere for eksempel bruker Dropbox, som mange gjør. som er en konkurrent til Microsoft, så finnes det en copilot agent for Dropbox som kobler seg med de verktøyene. Hvis du ser for deg at du lager en agent selv, hvilket kan være skremmende enkelt. Så lager vi en agent som heter H.R. Herman, tenker jeg passer. H.R. Hanne. Og det er en agent som svarer på HR-spørsmålet. Det låter jo spennende. Ja, hvis han ikke faker ting, så ja. Nettopp. Og hvis du ser at dine ansatte går ut på Google og sier, har jeg rett på ferie? Da får du mange svar. Og de får ikke nødvendigvis riktige svar. Du får anta at du fortjener ferie hvis du har tatt jobbet til mer enn ferielov fra Sverige, kanskje, som ikke gjelder deg. Mm. Men en HR-agent, da sitter dere som fagfolk på HR og sier at den agenten skal kun søke følgende kilder. Den nettsiden til Skatteetaten.no. Det dokumentet som er bedriftens reglement, den mappen som inneholder kontraktene våre. og den skal søke på skattetaten.no for å få feriepengegrunnlaget. Og den ansatte spør, har jeg rett på ferie? og søker agenten kun i de Kildene, er ikke de andre. Og da vil det bli riktig svar? Det blir langt riktigere. Riktigere, ja. Og så unngå med at den fantaserer. Og hvis den ikke finner svaret, så får du si at dette vet vi ikke noe om, sier den, og det er jo en ærlig sak.  Samtidig har du som har laget agenten sagt at du, kjære agent, skal svare kortfattet på norsk og svensk, og du skal lage en tabell og du skal få i statistikken hvem som spør og blabla sammenlignet system på tingene. Agenter er spennende, og hvis du går inn på cloud.microsoft til venstre, nå peker jeg til venstre, så står det agenter, og da står det en håndfull ferdige, og det står flere agenter. Og da kan du se agenter som andre har laget, andre verktøy. Ok. Og som microsoft har laget selv. For deg og dine så finnes det en spennende agent som lager undersøkelser. Det er survey. Og den er sånn typisk, jeg finnes til å starte for deg sånn. Jeg skal lage en undersøkelse om hva folk syns om kantina vår, skriver du inn. Og så går den i tenkeboksen, så går det en liten minutt. Her er et skjema til deg i Microsoft Forms du kan bruke. Men det stopper ikke der. For da ser du forslaget. Ja, vent nå litt. Vi har glemt å spørre om, og vi må ha med, og den var litt lang. Svarer du ja, men denne blir litt lang, kan du fokorte. Gi meg spørsmål på svensk. Du må ta med noe om luftkvaliteten, for det har vært dårlig de siste. Selvfølgelig, jeg skilte på det svaret, og så var det noen gang til, og så går det et par runder. Så er den ferdig. Så det er ikke orakelet som gir deg svaret, men det er den assistenten som du jobber sammen med som sier at, på pulten og sier, hei Anne Lise, jeg lager en forslag til deg, og så spør du tilbake tastet, ja, men du må endre på noe, så er man til slutt fornøyd. Ok. Den samme assistenten er jo da litt grei å ha når man skal bruke resultatet og tolke disse ansatte som har svart i hytt og vær.Da setter vi Copilot på å si, kan du ... Er det noen trender de folk har svart på? Hvilke tiltak bør vi prioritere? og så videre.
 Ja. Men hvor god er den på det? Hvis du mater inn en av de tradisjonelle AI-modellene, en sånn undersøkelse, så kan det være litt tilfeldig hva som kommer ut. Jeg synes ikke den er sånn systematisk god på ...

 Den er lemfeldig på noe. Og du slipper ikke unna å tenke. men som et godt verktøy. For en som kjenner virkeligheten av undersøkelsen, så er den bra for det å for eksempel, hvis du ser for at du har fått 30 000 skjemaer i tur, da. Ja, ok. Ja, greit. Hvis vi snakker de dataene. Så er han god på å gjøre ting vi ikke er gode på. Ja. Og hvis du er 50, så er det likevel ganske mye. Og særlig på sånne fritekstfelt, hvor det er vanskelig å finne ut at dette ved hjelp av Excel-formel.. Men igjen, ikke la dere stoppe at vi er i startfasen. Jeg liker å si det. Mm. Jeg holdt jo kurs på et forlag i 2001. Da sa jeg til folk at internett er i startfasen, det kommer til å ta seg. Og da lo drittet over bærene. Tatt av for lenge siden, skjønner du, gutten min. Vi bruker Internett neste og eneste uke, vi. Og så barnebarnet mitt er bare på PC. Og vi var litt der hele verden. Så vi er i startfasen altså. 

Det var agentene. Vi skal begynne å runde snart, men jeg har bare lyst til å spørre, holder du fortsatt Excel-kurs? For dette var jo greia før i tiden, eller? 

Excel går aldri av moten, vet du. Jeg holder Excel-kurset senest i forrige fredag. Så det er mye Excel-kurs for tiden. Men så har det blitt mer Copilot og Teams og andre verktøy også. Så er det ikke sånn tilfeldig, for jeg er såpass liten, det er bare meg. Så hva jeg holder mye kurs i handler også litt om tilfeldigheter,  hva man roter seg borti. Det handler litt tilfeldig borti Tekna og Nito og holdt og sånt, og da blir det mye kurs i MS project, for de driver de med ... Det kan være litt tilfeldig at det ble det da. 

Grunnen til jeg spør, er jo litt sånn læringsstrategi, egentlig. Er det fortsatt kurs vi driver med, eller er det andre måter folk lærer på i dag? 

Det er et veldig godt spørsmål, og har dere svar på det, så send det gjerne inn i lukket konflikt, så skal dere få en premie som er riktig. I gamle dager var kurs to dager med lunsj og vel hjem. Den tiden har gått litt forbi. Jeg tror at mine kurser er kortere enn før. Og jeg tror det er mye å hente på å spre ting litt utover.

Nå tar man ikke lenger et Excel-kurs, så er man ferdig i neste ti årene. Man tar kanskje en halv dag en gang i året. Og så er det like mange timer, men man sprer det mer utover. Fordi det er mer som skjer, jeg tror det er en bedre måte å lære på. 

Så vil du nå påstå at det Excel-kurset jeg tok for 15-20 år siden er gått ut på dato? 

Det må du ta på nytt igjen. Kanskje det var riktig den gangen. Kanskje man lærte på den måten da. To-dagers kurs, ja. Og jeg tror alt du lærte kan du bruke nå.. Men jeg tror det vil ... Men på andre siden er jeg veldig vag med vilje, fordi jeg opplever at faget mitt å undervise er i endring. Jeg skal ikke være så påståelig til å vite hvor det kommer til å endre seg, for da faller man og raser. 

Ja, for det er veldig mye du bare får tak i selv nå. Når du trenger det, du står fast i et eller annet, og som du sier, spør du copilot, og så finner du det ut. Men likevel, er det fortsatt rom for kurs? 

Jeg håper jo det, men jeg kan jo ta feil. Og han Jeg driver med å blande læringen siste. Vi har en videokurs som er laget, og så er det vanlig kurs etterpå. Og hvis man får seg et opplæringsløp, for du kanskje har 70-30 da, hvor 70 prosent av det man skal lære seg, da bruker du hyllevare, da bruker du videokurser, mine eller andre. Du går på Google, du lærer deg noen basic ting i Excel. Og så er kurset, de 30 prosentene, de er i bedriften på pulten din. Det er faktisk hva du driver med. Og en annen ting kan være at det er bare det å finne fram i jungelen noen nye ting. Altså, hva bør jeg bruke for denne oppgaven min? Der er det foreløpig, så tror jeg at den dialogen over kursbordet kan ha en verdi. Jeg merker at folk begynner etter hvert å etterlyse fysiske kurs igjen. Det forsvant litt med pandemien. Nå er folk av kurs på pulten. fordi du får en helt annen dialog. Når du snakker med folk over et bord, enn via  Teams.

Og så tror jeg vi har ulike læringspreferanser også, for jeg merker at jeg husker mye bedre hvis jeg har vært på et kurs, vi har gjort det, vi har diskutert det, jeg har sett det live. Det er fint å sitte og fikle og finne ut av ting selv, men jeg blir litt frustrert. Jeg synes det er kjedelig å sitte og leite. 

Kanskje det er jobben min da? Og lete i Excel, og så kan jeg fortelle deg svaret etterpå. Ikke sant? 

Jeg liker den måten. Men jeg tror folk er forskjellige. Noen liker å fikle, noen liker å sitte og finne ut av. 

Folk er forskjellige, og de er en uting selvfølgelig. men ja, og derfor så er jo jeg holder jo mye kurs fortsatt og kursene blir veldig forskjellige Fordi ulike bedrifter og organisasjoner ønsker kurs på ulike måter, fordi man er ulike. Og den skreddersøm biten er den spennende biten. Så jeg pleier å si til kundene mine også det at jeg bruker jo mer tid på å planlegge kursene mine enn min tid på å holde dem enn det var i gamle dager. Jeg tror det er riktig utvikling, egentlig.

 Jeg tror vi runder av der for denne runden. Nå er det slags jul for de som hører på. Nå får de bare lande litt i det her. Det er mye spennende som skjer. Copilot på Excel, på Teams. Ta opp igjen episoden når du kjenner at du har litt rom for å gå inn og leite litt og kikke litt på de tingene Jon Gunnar har snakket om. Og så nevnte du også at du hadde et Excel-ark, der de kunne få se noe av det du fortalte om. Så hvis noen ønsker å komme i kontakt med deg, eller få tak i det Excel-arket, hvor går de da? 

Ja, du legger ut e-posten min. Jeg heter jo Jon Gunnar Pettersen. E-posten er jgp@jgp.no. Det er veldig fort å skrive pjg, jeg har mistet masse grunner på det, tror jeg. Så på nettsiden, og adressen er sånn, Anne-Lise legger den i podcast beskrivelsen, og så finnes jeg på LinkedIn. Så jeg er veldig glad hvis noen sender meg en mail, fordi det er hyggelig å få tilbakemelding, og jeg lærer mye av deg selv. Og kanskje særlig hvis det var noe jeg glemte å fortelle om, eller ikke stemte, så du lærer mye av det kurset.

Og så har jeg laget et lite Excel-ark, hvor disse små formerne som er nye, er vist med et enkelt eksempel, som jeg tror er nok til å skjønne konseptet. Noen klarer det sikkert fint uten også. Det skulle de gjerne få av meg, hvis de ønsker det. 

Ok, så da må jeg sende deg en mail, så får du det jeg selv har lagt med litt eksempler fra det vi snakket om innledningsvis i episoden. 

Det synes jeg du skal gjøre. 

Tusen takk for at du kom hit til Mottaket Media, delte litt av dine hacks, og så gleder jeg meg til å nerde mer sammen med nettverket om en liten stund, for da skal du inn og vise. HR-analyser, var det ikke det, i Excel? 

Jo, da skal vi gå litt løs på den Excel-biten, og det er en måte lever av å lage noen systemer som henter data utenfra, rydder i dem, setter dem sammen, slik at det er klar til bruk. Den biten som tar så mye manuell tid, det er jo spennende, og det gleder jeg meg til å komme tilbake der. 

Da skal vi rydde litt. Ok, tusen takk for at du kom hit til å høre på den. Takk for at jeg fikk komme. God jul. God jul.

Synes du dette var nyttig? Tips gjerne en venn eller kollega om denne episoden, slik at flere kan få glede av det som vi deler. Sjekk ut tidligere episoder på leonda.no /hr-podden. og følg oss på Apple eller Spotify for å få med deg neste episode. HR-podden byr på nye fagtips hver onsdag. Vi høres!