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心靈書架 # 21『 如何提升自己的關鍵核心能力:文字表達能力?』

飛利浦 Phillip

您好,您上禮拜過得好嗎?

全球知名的管理顧問公司麥肯錫McKinsey 的研究指出:上班族每天花 28% 的時間在 Email 上,平均為 2.6 小時/天。如果在加上 LINE、Teams 等文字訊息,工作中以文字為主的溝通可能已超過 50% 的比重。因此寫作能力早已成為我們日常生活工作當中,一個很重要的,但卻經常被我們所忽略的「核心能力」因為寫作能力是整合邏輯、情感、觀察與說服力的綜合能力,是文化、觀點與價值的呈現方式。其實寫作能力是橫跨職場與生活的核心能力,我們無論是寫報告、提案、簡訊、社群貼文,甚至一封有效的Email,都需要良好的寫作能力。來展現個人思維的深度與風格,在職場與人際關係中,寫作能力是可以為我們大大加分的軟實力。

最近,由於Chat GPT等A I的崛起,很多人可能會覺得我們已經不再需要學習寫作能力,只要藉著AI就可以幫我們寫出一篇很不錯的文字訊息,但是其實ChatGPT只能輔助寫作,因為要寫出具有「人味」、價值觀、經驗觀點的文章,仍需要我們自己的思考。雖然用AI可以幫我們生成內容,但也需要我們判斷、做修改與優化,這就需要仰賴我們的語感跟表達邏輯能力

在台灣的大學入學的學測考試當中,國文變成是一個很關鍵的科目,為什麼呢?因為在國文考試當中,選擇題占50分,作文占50分,很多考生,可能不需要去補數學物理化學,但是如果想要進入頂尖科系的話,常常國文會變成決勝的關鍵,所以有很多考生會特別去補習作文,因為如果作文考壞了,可能就進不了他的理想志願了,真的令人匪夷所思,在當今科技的時代,為什麼還會有這樣子的考試制度的設計呢?因為作文是語言能力最完整的展現形式,不僅需要掌握用詞、文法,更需要有條理地表達想法。一篇文章的結構安排、論點推進、例證說明,反映出一個人的邏輯思考與組織能力。如果一個人能夠在有限時間內有條不紊地提出觀點、支持論述,代表其具備良好的思考深度與邏輯能力。

此外,寫作也是最好的語言表達訓練,因為寫作需要有條理地思考:訓練邏輯與結構感

在寫作時,必須有清楚的開場、中段論述與結尾,不能天馬行空。這種有系統地陳述觀點的過程,正是語言表達中最重要的一環。說話時如果沒有這種訓練,容易變得散亂、讓人難以理解。在寫作時,常需要深入思考一個觀點的「為什麼」與「如何讓人了解?」,這會強化我們對事物的理解深度,也提升我們在口語上解釋或討論時的表達能力,當我們在寫作中學會了如何簡潔有力地表達情感或觀點,在說話時就會自然流暢,少用空話或重複詞。

其實很多成功的領導者、作家往往同時擁有強大的文字與語言表達能力,而能夠發揮對社會的極大的影響力,所以寫作能力真的是一個常常被大家忽略掉的重要的關鍵能力。

例如英國首相邱吉爾溫斯頓・邱吉爾(Winston Churchill)以鼓舞人心的演講與文筆,在第二次世界大戰中穩定英國士氣,領導盟軍走向勝利。1940年6月,敦克爾克大撤退後他在國會下議院的演說:「我們將在海灘作戰,在登陸場作戰,在田野和街道上作戰,在山丘中作戰;我們永不投降!」這段話強而有力地表達了英國堅決抵抗納粹的決心,成為英國全民團結抗戰的象徵。他的文筆與語言魅力,讓他不只是政治家,也是歷史見證者與記錄者,並在1953年獲得諾貝爾文學獎

大家好!我是飛利浦,如果您跟我一樣也很好奇有什麼方法來提升自己的寫作能力,那麼這一集的Podcast當中可能可以提供給您一些不錯的方法參考喔!

那我們該如何來落實自己的寫作操練呢?

1. 每天寫一點,養成寫作習慣

2. 閱讀好文章,學會模仿語感與結構

3. 主動修改自己寫過的東西

4. 請人給回饋,或自己朗讀出聲

接下來讓我們來探討一下一本由經濟新潮社所出版,陳筱黠翻譯的好書:《金字塔原理:思考、寫作、解決問題的邏輯方法》The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking作者是芭芭拉.明托 Barbara Minto   ,這本書是由麥肯錫顧問 Barbara Minto 所寫,最早於 1980 年代出版,至今仍被全球許多商業顧問、管理人員、企劃人員與寫作者奉為邏輯寫作的經典教材。這是一本非常值得投資時間閱讀學習的好書特別適合想要寫出有條理、邏輯清晰、有說服力的內容的人。其中作者特別提到《金字塔原理》的核心理念:

文字表達最好是先講結論,再講理由,並用金字塔結構來組織內容。

為了幫助大家的學習記憶操練,我們把這本書閱讀消化,再加上自己過去的一點點學習經驗後,整理出以下五個要點:

1.以終為始定方向

要先問自己,我想要閱讀的人知道什麼?並且把結論放在最前面。然後再用三個理由來說明為什麼會有這個結論。

不曉得大家有沒有留意到,這裡為什麼要用三點來說明原因,而不是四點或是兩點?因為啊!在心理學上有「三的法則」(Rule of Three)因為人類大腦對「三個項目」的訊息最容易理解、記住與接受。心理學家發現,當資訊超過三點時,人會開始覺得負擔變重;而少於三點,則顯得說服力不足。三個理由剛好提供了「豐富但不過量」的說服力。

而且從古希臘的亞里斯多德時代開始,修辭學就強調三段論結構,很多經典語言句型也都是三重句,例如:美國林肯總統說的,建立一個民有、民治、民享的政府Government of the people, by the people, for the people. 古羅馬的凱撒大帝,在公元前47年迅速擊敗位於現在土耳其地區的「本都王國」後,說:『我來了、我看見了、我征服了I came, I saw, I conquered.』強調他以極快的速度達成了軍事勝利,展現出他迅雷不及掩耳的作風。

三點形成節奏、平衡與強度,使聽者或讀者容易聚焦與接受。

2.金字塔中理路強

金字塔原理就是:每一段的第一句是重點,接著用下面三點理由來做說明

3. 條理分明避重樣

在列舉三個理由的時候,不要有重複的地方,也不要有遺漏的點。

4.推論清晰邏輯彰

在說明的時候可以應用「歸納法」(多個理由→推論出結論)或「演繹法」(大前提→小前提→結論)來做論述推論,而且用詞要精準,避免模擬兩可。

馬丁・路德・金恩(Martin Luther King Jr.) 推動非暴力的民權運動,爭取非裔美國人種族平等與基本人權,他不僅改變了美國社會,也成為全世界爭取正義與和平的象徵之一。1963年,金恩在華盛頓林肯紀念堂前發表了著名演說:〈我有一個夢想〉(I Have a Dream)演說感動全世界,他用歸納方式舉出一連串黑人受到的不公平待遇(例如:不准進餐廳、不能上好學校、無法平等投票),最後歸納出結論:「我夢想有一天,這個國家將實踐它的信條:人人生而平等。」

另外巴菲特(Warren Buffett) 他在寫給股東的公開信當中,經常用演繹法來說明公司的投資決策:

大前提:投資應該看長期回報,而不只是短期表現

小前提:某一家公司有穩定的商業模式與堅強的管理層

結論:所以某家公司是值得長期投資持有的

→ 巴菲特習慣用邏輯架構說服投資人,他總是展現了理性而且平易近人的風格。

5.一語道破見真章

用一句話,寫出結論,先說重點,再說原因;讓邏輯像金字塔一樣清晰、穩固。

賈伯斯在iPhone發表會上,喜歡開場就揭曉「今天的重點」。他會在一開始就會說:今天,Apple 將重新定義手機的樣貌,立刻吸引了全場的目光,引爆全場。

我們在做文字或口語表達的時候,千萬要記住,不要咬文嚼字,不需要展現華麗的文筆,用金字塔原理可以幫助我們,用簡潔的文字,讓人快速抓到重點,很容易的了解我們所要表達的意思。

不知不覺又到了我們Podcast的尾聲了,不曉得您聽了今天的內容有沒有什麼收穫呢?記得找時間操練一下以上五個原則:

如果你喜歡我們的頻道,歡迎你訂閱並分享給可能也有需要的人。

最後,提醒大家『雖然一場精彩的演講會令人難忘,但是一段打動人心的文字卻能夠影響我們的一生。像箴言中的「喜樂的心乃是良藥;憂傷的靈使骨枯乾。」就提醒我們,內心的喜樂,會幫助我們身心都得著健康。

祝您從今天開始更留意操練自己的寫作能力,建議您可以從每天寫三件感恩事項開始著手,讓自己的文字表達能夠有很清晰的條理跟邏輯,讓人一目了然、一讀就懂,祝您平安喜樂,再見囉!